Strategia biuletynu: Twój 7-dniowy przewodnik po tworzeniu biuletynu e-mail

Rozpoczęcie pracy jest najtrudniejszą częścią tworzenia biuletynów. Jak planujesz, kiedy wyślesz — i co powinieneś napisać? Jak powinien wyglądać i jak uatrakcyjnić firmowy newsletter?

Niezależnie od tego, czy kierujesz reklamy do konsumentów (B2C), czy do firm (B2B), istnieją pewne sprawdzone metody dotyczące biuletynów, których należy przestrzegać, aby zaangażować odbiorców i zwiększyć liczbę konwersji. Ten siedmiodniowy przewodnik przeprowadzi Cię przez proces tworzenia biuletynu, od opracowania treści po rozesłanie go w świat.

Jak wie każdy dyrektor ds. marketingu i strateg treści, zaplanowanie kalendarza redakcyjnego i stworzenie miejsca na poprawki i niepowodzenia pozwoli zachować zdrowie psychiczne i poprawić ogólną wydajność.

Oto Twój przewodnik po tworzeniu biuletynu e-mail:

Dzień pierwszy: Stwórz jakąś strukturę

Aby nie czuć się przytłoczonym zadaniem, Zoe Bjornson — była szefowa marketingu w About.Me i obecna producentka w Bynd.com — mówi, że Twój proces zawsze powinien zaczynać się od odrobiny planowania kalendarza.

Bjornson wyjaśnia, że ​​Twój kalendarz powinien nie tylko określać, o czym zamierzasz pisać i kiedy to wyślesz, ale także inne części procesu: „poświęć czas w swoim kalendarzu na burzę mózgów, pisanie, przeglądanie i edytowanie, abyś nie mamy do czynienia tylko z jednym wielkim terminem, ale raczej z wieloma mniejszymi terminami”, wyjaśnia.

Możesz stworzyć swój plan w Outlooku, Evernote lub dowolnej innej platformie, która pomoże Ci się skoncentrować. Upewnij się, że wykorzystałeś swój plan, aby wykroić czas w swoim harmonogramie pracy każdego dnia na tworzenie biuletynu.

Tutaj zarządzanie czasem staje się niezbędne. Bjornson podkreśla, jak ważne jest, aby każdy element biuletynu mógł się przekształcać i zmieniać w ciągu tygodnia — od projektu po tematy. „ Zaplanuj swój kalendarz, aby móc zoptymalizować każdy element procesu ” – dodaje.

Jeśli będziesz postępować zgodnie ze strukturą przedstawioną w tym poście, będziesz mieć jeden mini-termin każdego dnia przez siedem dni.

Kiedy jesteś już na etapie planowania, możesz również stworzyć strukturę swojego biuletynu. Jeśli masz już strategię dotyczącą treści biuletynów, zapewni to łatwe do zarządzania ramy. Na przykład Twoja strategia treści może wyglądać tak:

• Dwa ostatnie posty na blogu, jeden profil klienta i zewnętrzny link do przydatnego narzędzia online.
• Jedna wskazówka dotycząca produktu, jedna aktualizacja branżowa i jeden produkt sezonowy.
• Trzy wskazówki dla użytkowników (z linkami do bardziej szczegółowych informacji), dwa ostatnie posty na blogu oraz profil nowego lub nadchodzącego produktu.
• Jedna wskazówka dotycząca produktu, jeden post na blogu i jedna pomocna treść strony trzeciej.

Widać, że tworzenie strategii treści sprawia, że ​​praca jest znacznie mniej zniechęcająca. Struktura może być elastyczna, dając miejsce na ogłoszenia o nowych produktach i inne istotne elementy.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z ustalonych ram, czy zaczynasz od zera, pierwszym krokiem będzie sporządzenie listy tematów. Pamiętaj, że celem Twojego biuletynu nie jest dzielenie się aktualnościami na temat Twojej firmy – celem jest służenie Twoim czytelnikom. Staraj się dostarczać im coś wyjątkowego i przydatnego w każdym wysyłanym e-mailu.

Oto kilka pomysłów na treść biuletynu firmowego, które pokochają czytelnicy:

• Wiadomości branżowe, które wpływają na ich pracę lub życie.
• Popularne tematy lub wydarzenia.
• Historie o tym, jak inni klienci korzystają z Twoich produktów, aby poprawić swoje życie.
• Prognozy ekspertów.
• Szybkie wskazówki, jak ułatwić/ulepszyć ich życie.
• Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
• Krótkie, zabawne historie.
• Linki do narzędzi internetowych.
• Treści generowane przez użytkowników (poproś użytkowników o udostępnianie zdjęć i historii).

Oto kilka pomysłów na treść biuletynu pracowników dla biuletynów wewnętrznych:

• Nadchodzące wydarzenia i święta.
• Aktualizacje dotyczące ich planów 401K i innych świadczeń.
• Historie o tym, jak Twoja firma poprawia jakość życia klientów.
• Mało znane anegdoty o historii firmy.
• Wewnętrzne oferty pracy i jak się na nie aplikować.

Ważne jest, aby pamiętać o docelowych odbiorcach i pisać treści, które będą zachwycone otrzymaniem.

Gdy masz już listę tematów, ponumeruj je według ważności. Wiele osób nie będzie czytać poza pierwszą pozycję, więc umieść najważniejszą treść na górze. Tylko najzagorzalsi fani przeczytają do dołu (jak może twoja mama), więc nie chowaj tam niczego istotnego.

W przypadku większości biuletynów wystarczą trzy lub cztery tematy, ale możesz używać ich tak wielu, jak tylko chcesz. Eksperymentuj i zobacz, co jest właściwe.

Wskazówka dla profesjonalistów : wielu dostawców usług poczty e-mail, takich jak Constant Contact i Mailchimp, pozwala śledzić łącza, które ludzie klikają w Twoich wiadomościach. Zwróć uwagę, co jest popularne i gdzie pojawiają się Twoje linki w każdym biuletynie. Na przykład, jeśli nikt nigdy nie kliknie linków, które pojawiają się po czwartym akapicie, możesz chcieć wysyłać krótsze wiadomości.

Dzień drugi: Napisz treść

Teraz, gdy masz już rozplanowane, o czym będziesz pisać, będziesz gotowy, aby przejść do zadania drugiego dnia.

Ważne jest stworzenie cichej, wolnej od zakłóceń przestrzeni, w której można przyłożyć długopis do papieru. Lub, jeśli nie jesteś autorem słów, podaj swojemu autorowi wskazówki dotyczące głosu i misji biuletynu. Niezależnie od tego, jak się do tego zabierzesz, Bjornson radzi ci pisać swobodnie, wiedząc, że nie naciśniesz od razu przycisku wysyłania. Mówi: „Dawanie sobie swobody — miejmy nadzieję, że w postaci dobrze zaprojektowanego kalendarza — da ci więcej miejsca na pisanie i popełnianie błędów. Najważniejszą rzeczą jest rozpowszechnianie treści. Wtedy możesz skupić się na dopracowywaniu i ulepszaniu”.

Kimberly Devitt, kierownik ds. marketingu w Corkcicle, również sugeruje, aby poczuć się komfortowo i pozwolić mu płynąć. „Kreatywność przychodzi falami. Więc upewnij się, że jesteś we właściwym headspace, zanim zaczniesz pisać. Odkryłam, że prostując biurko, nie tylko oczyszczam swoją fizyczną przestrzeń, ale także uwalniam swój umysł od bałaganu” – mówi.

Jako zasada Bjornson sugeruje tworzenie treści oddzielnie od miejsca ich rozpowszechniania — głównie dlatego, że mogą się zdarzyć błędy technologiczne i ludzkie. Oznacza to pisanie w Dokumentach Google i tylko kopiowanie/wklejanie do HubSpot lub innej aplikacji e-mail (chyba że masz bezproblemową integrację), gdy będziesz gotowy do pracy.

Jeśli masz blokadę pisania, podziel pismo na małe kawałki. Zamiast patrzeć na cały artykuł, pomyśl o stworzeniu kolejnego potrzebnego elementu — konspektu, wstępu, akapitu. Obiecaj sobie nagrodę w postaci małej przerwy po ukończeniu tego przedmiotu, a następnie zmierz się z następnym.

Niektórzy ludzie mają odwrotny problem – piszą za dużo, zbyt swobodnie. Najlepiej, aby był prosty, krótki i słodki. Ściana tekstu nie zachęca czytelnika. Chcesz dać im krótkie fragmenty, podzielone na obrazy, większy tekst oraz listy lub grafikę.

Na przykład w wielu biuletynach każdy temat zawiera tylko nagłówek godny tabloidu, zdjęcie i jedno lub dwa zdania tekstu zwiastuna. Następnie kończą się linkiem do bloga firmowego. To świetny sposób, aby Twój biuletyn był czytelny. Jest to również sprytne posunięcie, jeśli kierujesz reklamy remarketingowe do odwiedzających Twoją witrynę.

Zadaj sobie pytanie, czy możesz przekazać niektóre informacje, które chcesz zawrzeć obrazem lub zdjęciem z podpisem. Jeśli chcesz podzielić się szybką statystyką lub zabawnym faktem, użyj wbudowanych funkcji projektowania serwisu Canva lub aplikacji biuletynu, aby utworzyć grafikę.

Wskazówka dla profesjonalistów: jeśli konsekwentnie dodajesz treści do swojego bloga przez cały miesiąc, masz gotowe treści gotowe do użycia. Chwyć nagłówek, zdjęcie i kilka pierwszych zdań każdego posta na blogu i upuść je w swoim biuletynie z linkiem do pełnej treści dla osób, które chcą więcej.

Dzień trzeci: Potrzeby projektowania map

Jeśli nigdy nie pracowałeś dla magazynu, wydawcy lub gazety, oto krótka lekcja na temat kopiowania i układu: idą ręka w rękę, czasami razem, a innym razem w sprzeczności. Nie można mieć jednego bez drugiego i powinny się one uzupełniać, aby stworzyć spójny projekt, który wciąga czytelnika w treść.

Najczęściej treść jest na pierwszym miejscu. Napisanie najpierw treści pozwala grafikowi zrozumieć, jak używać obrazów i projektów w celu uzupełnienia słów. Kiedy artysta zwizualizuje przestrzeń na tekst i obszar na fotografię lub inne elementy, może zakasać rękawy i zabrać się do tworzenia. Jeśli masz niewielki personel, Bjornson sugeruje, aby wydać ciężko zarobione pieniądze na zatrudnienie doświadczonego projektanta, który przeniesie Twój biuletyn z centralnego obrazu giełdowego do urzekającego arcydzieła, który czytelnicy będą chcieli otworzyć. Jeśli Twój budżet nie pozwala na projektanta, mówi, że narzędzia takie jak Canva świetnie nadają się do szybkich wizualizacji.

Wielu dostawców usług poczty e-mail ma fabrycznie załadowane szablony zaprojektowane przez profesjonalistów. Sekretem dobrego ich wykorzystania jest prostota i nie dodawanie zbyt wiele do projektu szablonu. Pamiętaj, że biała przestrzeń to cecha projektu; sprawia, że ​​rzeczy są łatwe do strawienia.

Jeśli korzystasz z szablonu, zastanów się nad następującymi pytaniami: Z jaką zawartością pracujesz? Potrzebujesz jednej czy dwóch kolumn? Jaki jest Twój najważniejszy element treści — nagłówek, obraz czy przycisk wezwania do działania?

Możesz także wykazać się kreatywnością dzięki krojom pisma. Mieszanie i dopasowywanie różnych czcionek może sprawić, że Twój biuletyn będzie bardziej atrakcyjny wizualnie. Tylko upewnij się, że używasz nie więcej niż dwóch lub trzech różnych czcionek i ogranicz liczbę krojów pisma do dwóch na biuletyn.

Jednak Twój projekt może wyglądać amatorsko, jeśli dasz się ponieść stylom czcionek lub kolorom. Proste czarne litery w połączeniu z kolorową fotografią i dużą ilością białej przestrzeni to klasyczny i profesjonalny wygląd.

Wreszcie nie zapomnij o telefonie komórkowym! Szacuje się, że 81% otwieranych wiadomości e-mail odbywa się na urządzeniu mobilnym, dlatego konieczne jest zaprojektowanie biuletynu z myślą o małych ekranach. Oznacza to używanie układu jednokolumnowego, dużych czcionek i dużych przycisków.

Jeśli nie masz pewności, jak Twój newsletter będzie wyglądał na urządzeniu mobilnym, użyj przycisków podglądu w aplikacji newslettera lub uruchom go za pomocą narzędzia do podglądu wiadomości e-mail, takiego jak Litmus lub Email on Acid. Te narzędzia pokażą Ci, jak Twoja poczta będzie renderowana na różnych urządzeniach i klientach poczty e-mail.

Po ukończeniu treści musisz utworzyć wiersz tematu i tekst podglądu. Daj sobie dużo czasu — jest trudniej niż myślisz, aby przekształcić wiadomość w coś wystarczająco intrygującego, aby przekonać ludzi do otwarcia wiadomości e-mail.

Pamiętaj, aby Twój temat był skupiony na czytelniku. Zamiast mówić „Wiadomości i aktualizacje z Widgets, Inc”, powiedz coś w stylu „re: wskazówki, jak najlepiej wykorzystać nowy widżet”. Na koniec pamiętaj, dlaczego w ogóle wysyłasz biuletyn. Czy chcesz, aby ludzie czytali Twojego bloga, zapisywali się na kurs lub sprawdzali produkt? Nie zapomnij zaprosić ich jasnym, przekonującym wezwaniem do działania (CTA). Dobrym pomysłem jest umieszczenie CTA na początku e-maila na wypadek, gdyby ludzie nie czytali do samego końca. Możesz zakończyć przeredagowaną wersją tego samego CTA, jeśli lepiej będzie mieć je na końcu. Wiele wezwań do działania jest w porządku.

Po napisaniu treści pozwól jej odpocząć przez dzień lub dwa, zanim spróbujesz edytować. Niemożliwe jest wykonanie dobrej pracy przy edycji kopii, na którą gapisz się godzinami!

Dzień czwarty: Zbierz i zaktualizuj subskrybentów

Podczas gdy zostawiasz swój pisemny egzemplarz, jest to doskonały czas na pracę nad listą. Upewnij się, że aktualizujesz listę o nowych klientów lub kontakty i poinformuj swoich obserwatorów w mediach społecznościowych, że powinni się zarejestrować, jeśli chcą otrzymywać wspaniałe informacje, które zamierzasz wysłać.

Dzisiejszy dzień to także doskonały dzień na pracę nad powiększaniem swojej listy subskrybentów. Bjornson mówi, że nadszedł czas, aby udostępnić swój link „subskrybuj” daleko i szeroko. Chociaż chcesz dotrzeć do tych z pełnych nadziei odbiorców, na początek przyjaciele i rodzina chętnie pomogą Ci osiągnąć cele liczbowe, podając swoje adresy e-mail. Aby uzyskać jak najlepszy wynik, mówi, aby proces był prosty i usunąć wszelkie przeszkody.

„Jeśli Twoja subskrypcja odbywa się za pośrednictwem ogólnej witryny internetowej, utwórz osobną stronę docelową tylko dla subskrybentów biuletynu, aby mogli przejść i zarejestrować się. Pamiętaj również o skonfigurowaniu wiadomości e-mail z potwierdzeniem w usłudze biuletynu, aby nowi subskrybenci wiedzieli, że zostali dodani do Twojej listy, a także odrobiną osobowości, która powie im o Tobie i rytmie biuletynu, aby wiedzieli, co mają Spodziewaj się”, dzieli się.

Według dyrektor generalnej The On Switch, Nancy A. Shenker, innym sposobem na ciągłe przyciąganie subskrybentów do Twojej witryny są przyciski subskrybenta. Upewnij się, że Twoja witryna i platformy mediów społecznościowych oferują przyciski rejestracji dla każdego, kto chce dołączyć do Twojej listy.

Jeśli posegmentujesz swoją listę — wysyłając nieco inny materiał do różnych grup subskrybentów — upewnij się, że formularz rejestracyjny pozwala im wybrać treści, które chcą otrzymywać. Możesz wysyłać różne treści do osób, które są na różnych etapach podróży kupującego, na przykład prosząc ich o sprawdzenie w formularzu rejestracji, czy aktywnie szukają Twoich produktów, czy po prostu są ciekawi.

„Upewnij się, że masz dobry system zarządzania listami, zwłaszcza jeśli chcesz, aby różne typy czytelników otrzymywały różne treści. Upewnij się, że ustawiłeś również język „rezygnacji” — zwłaszcza teraz, gdy konsumenci są bardzo wrażliwi na prywatność danych” — radzi Shenker.

Jeśli chcesz zachęcić ludzi do dołączenia do Twojej listy e-mailowej, rozważ zaoferowanie bezpłatnych zasobów jako zachęty. Może to być bezpłatny przewodnik w formacie PDF, ebook lub kod kuponu — wszystko, co będzie miało wystarczającą wartość dla odwiedzających Twoją witrynę, że będą skłonni podać Ci swój adres e-mail, aby go otrzymać.

Dzień piąty: Przejdź przez poprawki

Nie sądzisz, że potrzebujesz całego dnia, aby używać cienkiego grzebienia do zębów (i okularów do czytania, gdy twoje oczy są zmęczone zbyt długim czasem spędzonym przed ekranem) — aby przejść przez powtórki? Pomyśl jeszcze raz, mówi Bjornson. „Treść zawsze się zmienia, gdy trafia do ostatecznej formy, więc formuj ją według potrzeb”.

Oto oferta: najbardziej przemyślane i wciągające biuletyny nie są wybitne w pierwszym szkicu. Zwłaszcza w pierwszym tygodniu tworzenia biuletynu, dając sobie wystarczająco dużo czasu na przeanalizowanie każdej ostatniej linijki i obrazu, będzie służył Twojej firmie — i Twojej marce. I hej, nie bój się, no cóż, zacznij od nowa. „Może nawet przepisz to całkowicie, ale zachowaj oryginał na wszelki wypadek! Następnie umieść go w swoim dostawcy usługi biuletynu i dostosuj go w razie potrzeby.

Jeśli napisałeś treść, postaraj się, aby ktoś inny wykonał edycję. Ale przygotuj się na otwartość na ich opinie — nawet profesjonalnym pisarzom trudno jest nie czuć się obronnym, gdy ktoś nie lubi ich wyborów. Jeśli możesz, poproś o pomoc przyjaciela lub współpracownika.

Jeśli musisz dokonać korekty własnej kopii, spróbuj przeczytać ją na głos. To świetny sposób na wyłapywanie błędów i niewygodnego sformułowania. Możesz także użyć narzędzi takich jak Grammarly — darmowa wersja wykryje najczęstsze błędy, a wersja pro może znacznie poprawić pisanie.

Każdy, kto dokonuje korekty, musi również przetestować każdy link w biuletynie.

I na koniec, nie zapomnij sprawdzić tematu i nazwy nadawcy w swoim dostawcy usług poczty e-mail! Są to ważne elementy, które wpłyną na to, czy ludzie otworzą Twój newsletter.

Dzień szósty: Przeprowadź test

Jazda próbna jest jednym z najczęściej pomijanych kroków w kampaniach e-mail marketingowych.

Wyślij podgląd swojego e-maila do kilku wybranych członków personelu w celu uzyskania opinii. Dzięki temu będziesz mógł dowiedzieć się o wszelkich niezgodnościach z różnymi czytnikami poczty e-mail i urządzeniami, a także upewnić się, że Twoja kopia ma sens dla osób, które nie oglądały jej przez sześć dni.

Następnie po wprowadzeniu niezbędnych zmian na podstawie opinii wyślij do siebie testową wiadomość e-mail. Pomoże Ci to wyłapać wszelkie literówki lub błędy z ostatniej chwili.

„Zanim wyślesz swój biuletyn do setek, tysięcy, a nawet milionów subskrybentów wiadomości e-mail, konieczne jest przetestowanie i upewnienie się, że wszystko wygląda tak, jak powinno – i działa tak, jak powinno”, wyjaśnia dyrektor ds. treści cyfrowych w Sachs Media, Ashley Perkins. „Zaoszczędzi ci to wiele zakłopotania i kłopotów, jeśli złapiesz tę literówkę w ostatniej sekundzie, którą wcześniej przegapiłeś, lub uszkodzony link w swoim wezwaniu do działania, zanim naciśniesz przycisk „wyślij”.

Dzień siódmy: Przygotowanie do startu — hm, wysyłka

Teraz, gdy już opisałeś, napisałeś, poprawiłeś i przetestowałeś, jesteś w końcu gotowy, aby nacisnąć przycisk „wyślij”. Jako ostatnią przerwę, Bjornson mówi, aby wyświetlić podgląd, przeczytać go jeszcze raz — a następnie zaplanować frajera.

Po wysłaniu mówi, aby udostępnić zapowiedź biuletynu w mediach społecznościowych. Na przykład opublikuj wiersz tematu lub fragment wiadomości e-mail i link do rejestracji dla tych, którzy nie dołączyli do Twojej listy. Im bardziej ją promujesz, tym więcej rejestracji otrzymasz. Ale to również sprawia, że ​​subskrybenci są podekscytowani otrzymywaniem biuletynu, co zwiększy wskaźniki otwarć i kliknięć.

Pomoc eksperta jest na wyciągnięcie ręki

Potrzebujesz fachowej pomocy z treścią biuletynu lub bloga? Porozmawiaj z przyjaznym specjalistą ds. treści w ClearVoice. Pomożemy Ci nawiązać kontakt z wysoko wykwalifikowanymi pisarzami, redaktorami i strategami treści.