Metadane: co to jest i dlaczego przechowywanie dokumentów ma kluczowe znaczenie

Kwestie zarządzania i przechowywania dokumentów są na porządku dziennym każdej firmy, dużej czy małej. Fakt, że te dokumenty są coraz bardziej cyfrowe (natywne lub w końcu zdigitalizowane), skłonił firmy do konfrontacji z nowymi narzędziami i koncepcjami, które nie zawsze są łatwe do zrozumienia. Przede wszystkim nie zawsze jest łatwo zrozumieć wagę i centralną rolę niektórych elementów, co utrudnia zrozumienie, jak skutecznie i produktywnie z nich korzystać lub dlaczego należy zwracać na nie uwagę.

Temat, o którym dzisiaj porozmawiamy, pasuje do tego opisu: metadane . Metadane tworzymy i wykorzystujemy na co dzień, czasem nawet o tym nie wiedząc, i ma to fundamentalne znaczenie dla wspierania działań, które wykonujemy w ramach naszej pracy, która polega na wytwarzaniu, wykorzystywaniu i konsultowaniu wszelkiego rodzaju dokumentów.

Chociaż słowo „metadane” może przywodzić na myśl coś niejasnego i abstrakcyjnego, jest to coś niezwykle konkretnego: bez tego nie moglibyśmy wystawić ani zbadać faktury, ani odzyskać umowy, którą podpisaliśmy kilka lat temu, a teraz musimy się konsultować. . Bez metadanych nie moglibyśmy nawet pobrać ewidencji, o której pokazanie może poprosić organ podatkowy.

Spróbujmy więc uzyskać jasność, aby dowiedzieć się więcej o tych kwestiach.

Co to są metadane?

Aby wyjaśnić, czym są metadane, odwołamy się do jednej z najczęściej używanych i prawdopodobnie najskuteczniejszych definicji: metadane to dane opisujące inne dane.

Oznacza to, że metadane dostarczają danych i informacji. Jeśli mówimy o dokumentach elektronicznych, metadane dostarczają informacji o tych dokumentach, pomagają je opisać i kontekstualizować, wyjaśniając ich funkcję i, jeśli to konieczne, ich związek z innymi dokumentami.

Często metadane mogą pochodzić z treści samego dokumentu, innym razem pochodzą z produkcji i użytkowania tego dokumentu i mogą być powiązane z dokumentem w późniejszym czasie. Innym razem służy do wskazania, w jaki sposób należy obchodzić się z dokumentem lub go przetwarzać. Metadane pełnią kilka funkcji i dlatego generalnie dzielą się na kategorie, takie jak:

• metadane opisowe;
• metadane strukturalne
• metadane administracyjne i zarządcze

Niektóre metadane są łatwe do zidentyfikowania i znajdują się już w dokumencie; inne można znaleźć w dowolnym dokumencie komputerowym, podczas gdy inne typy metadanych są specyficzne dla określonych typów dokumentów.

Informacje, które znajdujemy w każdym dokumencie to np. data umieszczona na dokumencie, czy informacja o tym, kto go utworzył, czy jest to osoba fizyczna, firma czy instytucja. Temat dokumentu, czyli krótki opis jego zawartości, to metadane przekrojowe, które są wykorzystywane w opisie każdego rodzaju dokumentu.

Z drugiej strony, jeśli mówimy o fakturach lub innych dokumentach fiskalnych, podstawowym rodzajem metadanych jest numer VAT.

Odwrotnie, w przypadku dokumentu dotyczącego opieki zdrowotnej, takiego jak raport medyczny, przydatne może być umieszczenie odnośnika wskazującego placówkę, w której przeprowadzono badanie diagnostyczne, w celu łatwiejszego wyszukania dokumentu zgodnie z tymi kryteriami wyszukiwania wśród metadanych.

Krótko mówiąc, każda informacja zawarta w dokumencie lub z nim powiązana może stać się metadanymi , o ile jest w stanie odegrać rolę w cyklu życia tego dokumentu: w jego tworzeniu, zarządzaniu i przechowywaniu, a także w jego wyszukiwaniu i późniejszym posługiwać się.

Dlaczego metadane są krytyczne

Teraz, gdy podaliśmy kilka przykładów i zidentyfikowaliśmy obiekt naszego zainteresowania, spróbujmy zrozumieć, dlaczego metadane są niezbędne.

Pomijając przepisy prawne, do których za chwilę wrócimy, pierwszą funkcją metadanych jest umożliwienie nam wyszukiwania i pobierania dokumentu z naszych komputerowych archiwów wtedy, gdy tego potrzebujemy.

W rzeczywistości, kiedy musimy pobrać dokument z naszych archiwów, musimy użyć klawiszy wyszukiwania , jeśli nie chcemy spędzać dni na przewijaniu niekończących się list rekordów. Te klucze wyszukiwania są reprezentowane przez metadane powiązane z dokumentem, gdy został on wprowadzony do systemu zarządzania lub systemu zachowywania. Te metadane, takie jak data, temat, numer dokumentu, numer VAT itd., to narzędzia, których używamy do wyszukiwania właściwych dokumentów we właściwym czasie.

Metadane do zarządzania i przechowywania dokumentów

W praktyce zbiór metadanych towarzyszących dokumentowi, najpierw w systemie zarządzania dokumentem, a następnie w systemie przechowywania, jest ustrukturyzowany według precyzyjnych kryteriów i standardów oraz powiązany z samym dokumentem. To jak informacja na odwrocie folderu z dokumentami, która pozwala nam zrozumieć, czy w tym folderze znajdziemy dokumenty, których szukamy, czy nie.

Mimo że zestaw metadanych może potencjalnie składać się z wielu różnych informacji, gdy celem jest zapewnienie efektywnego zarządzania i przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami , konieczne jest przestrzeganie precyzyjnych kryteriów i standardów.

Jak już wspomnieliśmy, metadane można podzielić według ich funkcji.

Metadane opisowe

Metadane opisowe , jak łatwo się domyślić, mają na celu opisanie dokumentu lub obiektu cyfrowego, z którym są powiązane, w celu ułatwienia jego wyszukiwania i wyszukiwania . Informacje określające temat dokumentu to metadane opisowe.

Metadane administracyjne i zarządcze

Z drugiej strony te metadane dostarczają informacji o zabiegach, którym dokument został lub musi zostać poddany, w celu zapewnienia jego długoterminowej ochrony , integralności i autentyczności w czasie. Metadane administracyjne i zarządcze mogą być metadanymi dostarczającymi informacji o prawach dostępu do dokumentu lub metadanymi wskazującymi, jak długo dokument powinien być przechowywany.

Metadane strukturalne

Wreszcie metadane strukturalne dostarczają informacji, które umożliwiają zlokalizowanie dokumentu w systemie przechowywania, zdefiniowanie wewnętrznej struktury dokumentu lub zidentyfikowanie powiązań z innymi dokumentami. Na przykład metadane strukturalne umożliwiają powiązanie dokumentu z plikiem komputerowym, do którego należy, w celu ustanowienia stabilnej relacji między dwoma obiektami.

Rola regulacji sektorowych

Dlatego niektóre metadane muszą być zawsze obecne, ponieważ ich obecność jest niezbędna do odzyskania dokumentów; inni muszą być obecni, ponieważ służą jako gwarancja integralności dokumentu, a inni, ponieważ kontekstualizują dokument i pomagają we właściwym umiejscowieniu go w odniesieniu do innych dokumentów.

Ponadto inne metadane są wymagane przepisami właśnie ze względu na ich bardzo ważną rolę.

Wytyczne AgID dotyczące tworzenia, zarządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych określają precyzyjny zestaw obowiązkowych minimalnych metadanych, które muszą być powiązane z dokumentami elektronicznymi, elektronicznymi dokumentami administracyjnymi i agregacjami dokumentów elektronicznych (takimi jak na przykład pliki elektroniczne). Minimalne obowiązkowe metadane muszą być obecne przez cały czas, aby zapewnić przechowywanie zgodne z prawem.

W niektórych przypadkach oprócz wytycznych Agencji ds. Cyfrowych Włoch obowiązują specjalne przepisy branżowe.

Dotyczy to dokumentów mających znaczenie podatkowe i podatkowe, takich jak faktury, dokumenty przewozowe, zamówienia, rejestry księgowe. W tym przypadku niektóre normy, jak np. DPR 600/72 i rozporządzenie ministerialne z dnia 17 czerwca 2014 r., dostarczają precyzyjnych wskazówek dotyczących sposobów zachowania tych kategorii dokumentów, a także metadanych. DM z dnia 17 czerwca 2014 r. w art. 3 stanowi, że wśród metadanych związanych z tymi konkretnymi dokumentami, w samym dokumencie musi znaleźć się imię i nazwisko, kod podatku denominacyjnego, NIP, data. Dzieje się tak, ponieważ te informacje i powiązania między nimi są uważane za niezbędne do zapewnienia odzyskania dokumentów, aby można było je odtworzyć władzom.

Jest to prosty przykład pokazujący, w jaki sposób często interweniują przepisy branżowe, dostarczając precyzyjnych wskazówek, o których należy pamiętać podczas omawiania ochrony zasobów cyfrowych .

Wpływ nowych Wytycznych AgID

Niedawne wejście w życie nowych Wytycznych AgID dotyczących dokumentów informatycznych zwróciło uwagę na kwestię metadanych .

Nowe wytyczne zmodyfikowały system minimalnych obowiązkowych metadanych związanych z dokumentem informatycznym, który do tej pory ograniczał się do 6 obowiązkowych metadanych. Nowy standard faktycznie podwaja liczbę minimalnych metadanych, co wymaga, aby nowe informacje były ulepszane; nie zawsze jest to łatwe do zidentyfikowania dla wszystkich organizacji.

Ta ogromna zmiana zmusiła firmy i wyspecjalizowanych dostawców konserwacji do dokonania poważnych aktualizacji swoich systemów, aby móc obsłużyć nową strukturę.

Poza minimalnymi obowiązkowymi metadanymi

Oczywiście, poza minimalnymi metadanymi wymaganymi przez różne przepisy, zawsze istnieje możliwość włączenia do naszego zbioru metadanych dodatkowych informacji, które mogą być przydatne w konkretnym kontekście biznesowym i wspierać dodatkowe funkcje badawcze, zarządcze lub strukturalne.

Jednocześnie, gdy chcemy wzbogacić zestaw metadanych o dodatkowe elementy, dobrze jest przestrzegać przynajmniej kilku podstawowych kryteriów , aby uniknąć mnożenia się pól poza to, co jest potrzebne i niepotrzebnej komplikacji.

Przede wszystkim dobrze jest zidentyfikować funkcje, które musimy zapewnić, czy np. klawisze wyszukiwania, których używamy najczęściej do pobrania konkretnego typu dokumentu, a co za tym idzie, jakich metadanych potrzebujemy. Niektóre z tych informacji są już prawdopodobnie częścią minimalnego zestawu metadanych, takich jak data lub temat; innych informacji, być może konkretnie związanych z określonym kontekstem lub ustalonymi praktykami biznesowymi, może brakować i ich uwzględnienie może być przydatne.

Jednak często obowiązuje zasada „mniej znaczy więcej”: nie ma sensu dodawać dużej ilości informacji, których nigdy lub prawie nigdy nie użyjemy do wyszukania tego konkretnego dokumentu; lepiej skupić się na kilku, ale znaczących informacjach. Zbyt bogata i złożona struktura może na dłuższą metę stać się trudna w zarządzaniu i może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, niepotrzebnie komplikując pracę operatorów i zwiększając ryzyko błędów.

Na koniec dobrze jest przypisać „etykiety” do metadanych, które zamierzamy dodać, tj. oznaczenia, które sprawiają, że temat jest od razu jasny i które identyfikują informacje, których powinniśmy oczekiwać od tych metadanych. Jest to niezbędne z kilku powodów.

Po pierwsze, ułatwia pracę operatorów i zmniejsza ryzyko błędów konfiguracji czy kompilacji .

Po drugie, gdy wkraczamy w świat ochrony zasobów cyfrowych , przejrzystość ma kluczowe znaczenie. Jeśli będziemy musieli przenieść nasze archiwa od jednego dostawcy usług konserwatorskich do drugiego, być może po kilku latach użycie niejasnych metadanych może spowodować szereg problemów i podważyć stopień interoperacyjności i zrozumiałości indeksów w pakietach konserwujących, utrudniając to do wykonywania zadań.