Ożyw swoje spotkania dzięki oprogramowaniu do zarządzania spotkaniami

Mamy dopiero kilka miesięcy do nowego roku, a ja już nazywam go rokiem automatyzacji.

Pomiędzy eksplozją naszego najnowszego przyjaciela ChatGPT a bardziej zaawansowanym oprogramowaniem sztucznej inteligencji, organizacje szukają sposobów na obniżenie niepotrzebnych kosztów i maksymalizację czasu pracowników przeznaczonego na głęboką pracę. I to ma sens, dlaczego.

Optymalizujemy nasze przepływy pracy pod kątem obaw związanych z globalną recesją i zmiennym popytem rynkowym, zwłaszcza dla firm B2B. Nikt z nas nie jest ślepy na zwolnienia technologiczne, które miały miejsce w 2022 r. A teraz zobaczymy, jak firmy mogą dostosować się do ograniczonych zasobów i zmieniających się rynków, a wszystko to przy jednoczesnym zrozumieniu stale rozwijającej się technologii.

Krótko mówiąc, mniej ludzi wykonuje więcej pracy. Jednym ze sposobów dostosowania się organizacji myślących przyszłościowo jest skorzystanie z rosnącego arsenału sztucznej inteligencji.

W wielu przypadkach narzędzia do automatyzacji stają się nie tylko luksusem, ale koniecznością. Łącząc się z członkami zespołu, należy spodziewać się zwrotu ku automatyzacji we wszystkich branżach, zwłaszcza w zarządzaniu spotkaniami.

Łączność w świecie po pandemii, który w dużej mierze przeniósł siłę roboczą do pracy globalnej, zdalnej i hybrydowej, będzie nadal polegać na oprogramowaniu do wideokonferencji.

To, czego firmy używają wraz z globalnymi narzędziami do obsługi konferencji, znacząco wpłynie na sposób, w jaki pracownicy oszczędzają czas i pieniądze oraz łagodzą codzienne stresory. A jednym z obszarów, które organizacje chcą usprawnić bardziej niż kiedykolwiek, są spotkania.

Spotkania są już tematem gorących dyskusji — niezależnie od tego, czy regularne spotkania all-hand są dla Twojej organizacji wartościowe, czy też byłbyś szczęśliwy bez kolejnych spotkań twarzą w twarz. Kochaj je lub nienawidź, spotkania są tu na stałe (po prostu mogą zacząć wyglądać zupełnie inaczej).

Na podstawowym poziomie spotkania to miejsce, w którym łączysz się, współpracujesz i często łączysz różne pomysły w celu opracowania innowacyjnych rozwiązań i planów. To, co oprogramowanie do zarządzania spotkaniami wciąż rozwiązuje, to uporządkowanie istniejących spotkań — niezależnie od tego, czy chodzi o sposób przygotowania, prowadzenia czy kontynuacji.

Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami jest ulepszane z roku na rok dzięki bardziej inteligentnej technologii, szerszemu zastosowaniu i globalnej zdalnej sile roboczej, która potrzebuje szybszych przygotowań do spotkań i podsumowań. Nic dziwnego, że cyfrowe narzędzia do zarządzania spotkaniami będą stanowić ogromny trend, na który należy zwrócić uwagę. Sprawdźmy dlaczego.

Złe spotkania kosztują firmy miliardy

Koszt prowadzenia złych spotkań jest ogromny. Raport o stanie spotkań z 2019 r. ujawnił, że źle zorganizowane spotkania kosztowały organizacje w samych Stanach Zjednoczonych 399 miliardów dolarów. W tym samym roku w Niemczech zmarnowano 73 miliardy dolarów, w Wielkiej Brytanii 58 miliardów dolarów, aw Szwajcarii 33 miliardy dolarów – wszystko z powodu złych spotkań.

Łatwo nazwać „złe” spotkania kosztownymi, ale gdzie konkretnie spotkania wpływają na wyniki finansowe organizacji? Głównie w kosztach pracy – powszechne zjawisko znane jako „zmęczenie spotkaniem” można przypisać pracownikom potrzebującym czasu, aby dojść do siebie po frustrujących.

W najgorszym przypadku trwające i źle prowadzone spotkania mogą obniżyć ogólną produktywność firmy i irytować pracowników, zwłaszcza tych na stanowiskach kierowniczych, którzy mogą spędzać na spotkaniach do 23 godzin tygodniowo, powodując niezadowolenie z pracy, które może przyczynić się do kosztownej rotacji.

Jak oprogramowanie do zarządzania spotkaniami zwalcza złe spotkania

Nie jesteś sam, jeśli kiedykolwiek narzekałeś na bezsensowne spotkanie lub spotkanie, które trwało długo. Przejście w kierunku automatyzacji spotkań za pośrednictwem oprogramowania do spotkań bezpośrednio zwalczy najczęstsze skargi na spotkania.

• Spotkania są zbyt długie i nieproduktywne. Ta skarga jest głównym celem oprogramowania do rozwiązywania problemów związanych z bólem. Solidne oprogramowanie do zarządzania spotkaniami monitoruje ogólny czas przewidziany w programie, czas każdego punktu programu oraz czas poszczególnych mówców.
  Jeśli chodzi o produktywność, oprogramowanie do spotkań może wspomóc produktywność Twojego zespołu na wiele sposobów. Twoje narzędzie do zarządzania spotkaniami ma przynajmniej prosty sposób rejestrowania zadań i decyzji podejmowanych na spotkaniach oraz śledzenia działań.
• Spotkania nie są dobrze zorganizowane ani dobrze zaplanowane. Większość, jeśli nie wszystkie, oprogramowania do zarządzania spotkaniami ma narzędzie do tworzenia agendy, które umożliwia tworzenie prostych, złożonych lub dostosowanych szablonów, dzięki czemu zespoły mogą dodawać strukturę i plan do swoich spotkań.
• Spotkania nie są zorientowane na działanie i nie skutkują jasnymi kolejnymi krokami. Oprogramowanie do obsługi spotkań obniża koszty dzięki automatyzacji dzięki intuicyjnemu przechowywaniu zapisów ze spotkań. W razie potrzeby można łatwo uzyskać dostęp do podsumowania spotkania lub protokołów, co pomaga w dalszym przetwarzaniu zarejestrowanych informacji.
• Spotkania nie mają charakteru integracyjnego i nie pozwalają na równy udział. Integracja w miejscu pracy jest niezbędna, ponieważ brak różnorodności i integracji podczas spotkań może powodować kosztowne martwe punkty.

Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami zapewnia wirtualną platformę spotkań, która zapewnia wszystkim takie same możliwości uczestnictwa, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji lub osobistych uwarunkowań. Sprzyja to integracji i zwiększa produktywność, minimalizując czas i wysiłek poświęcany na podróże i planowanie.

Dzięki funkcjom, takim jak wirtualne tablice, udostępnianie ekranu i współpraca w czasie rzeczywistym, oprogramowanie do zarządzania spotkaniami umożliwia zespołom bezproblemową i wydajną współpracę bez względu na lokalizację lub strefę czasową.

Mniej przyziemnej pracy na spotkaniach, więcej czasu na strategię

Spośród 182 menedżerów wyższego szczebla ankietowanych przez Harvard Business Review, 64% stwierdziło, że spotkania odbywają się kosztem głębokiego myślenia. To niepokojące statystyki dla firm, które chcą stale dostosowywać się poprzez głęboką, długoterminową strategię.

Aby zachować konkurencyjność na dzisiejszych rynkach, firmy potrzebują najlepszych i najzdolniejszych skupionych na dużych elementach.

Zadania takie jak tworzenie programów od podstaw lub ręczne wpisywanie protokołów ze spotkań są czasochłonne i frustrują pracowników. Prowadzi to do niezadowolenia z pracy, rotacji i marnowania zasobów. Nie tylko żmudna praca przygotowawcza do spotkań może być zniechęcająca. Złe spotkanie może prowadzić do syndromu spotkania, utrudniając pracownikom powrót do zdrowia po spotkaniach i efektywną pracę.

Spotkania powinny unikać typowych pułapek: automatyzuj zadania, jeśli to możliwe, utrzymuj przebieg spotkań i trzymaj się tylko odpowiednich uczestników. Po co Twoi pracownicy ręcznie układają porządek obrad, podsumowują notatki ze spotkań i przepisują czynności do wykonania w drugiej lokalizacji cyfrowej, skoro aplikacja do zarządzania spotkaniami może zrobić to za Ciebie w ciągu kilku sekund?

Źródło: Grafika autorstwa Ronniego Jensena

Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami umożliwia strategiczne spotkania z ustaloną agendą, ustalonym harmonogramem, ukierunkowanymi tematami i przypisanymi prelegentami. Uczestnicy wiedzą, czego się spodziewać, więc mogą przygotować się z wyprzedzeniem i zagłębić się w program w miarę postępu spotkania.

Spotkania asynchroniczne już się odbywają, a firmy muszą się do nich dostosować

COVID-19 pokazał nam, że bezpośrednie spotkania nie są już potrzebne do odniesienia sukcesu w organizacji. Myślące przyszłościowo firmy, z których wiele ma pracowników w różnych strefach czasowych, przeszły na asynchroniczną pracę i spotkania.

Ale czym różni się spotkanie asynchroniczne od zwykłego czatu w aplikacji Teams?

W spotkaniach asynchronicznych uczestnicy spędzają określoną ilość czasu na całym materiale spotkania, a nie na otwartym zadaniu. Dobrze przeprowadzone spotkanie asynchroniczne ma cel, program, centralne miejsce, w którym uczestnicy mogą dzielić się swoimi przemyśleniami, oraz proces rejestrowania protokołów. Protokół ze spotkania jest finalizowany i wysyłany po zakończeniu spotkania.

Prowadzenie takiego spotkania z różnymi częściami jest możliwe tylko przy wsparciu oprogramowania do zarządzania spotkaniami.

Źródło: Velocity Global

Na co zwrócić uwagę w oprogramowaniu do zarządzania spotkaniami?

Od początku spotkań (nie jestem pewien, nie było mnie tam, ale chyba odbywały się w prehistorycznych jaskiniach) pojawia się temat skarg na spotkania.

Niektóre z najczęstszych skarg na spotkania obejmują nakładających się na siebie mówców, długie spotkania, brak standardowego procesu tworzenia agendy lub sporządzania notatek, brak scentralizowanego obszaru do przechowywania notatek lub protokołów ze spotkań oraz monopolizację spotkania przez jedną osobę. Dlatego szukanie dokładnych środków zaradczych w przypadku tych typowych wpadek podczas spotkań jest niezbędne przy rozważaniu oprogramowania do zarządzania spotkaniami.

Inwestując w oprogramowanie do zarządzania spotkaniami, chcesz uzyskać jak największy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki. Oto najważniejsze funkcje, które warto mieć na swojej liście życzeń do zarządzania spotkaniami:

• Konstruktor agendy; dodatkowe punkty, jeśli wielu członków zespołu może współpracować nad programem
• Zautomatyzowany system do tworzenia i dystrybucji protokołów ze spotkań
• Śledzenie czasu dla punktów porządku obrad i mówców
• System do mierzenia efektywności spotkania i zbierania informacji zwrotnych od Twojego zespołu
• System do organizowania mówców
• System do automatycznego rejestrowania zadań na spotkaniach
• System do automatycznego rejestrowania decyzji w trakcie spotkania
• Mechanizm głosowania na spotkaniu
• Integracja z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność, które mogą pomóc w zarządzaniu zadaniami
• Scentralizowane przechowywanie materiałów konferencyjnych
• Możliwość dostosowywania i tworzenia szablonów programów, protokołów spotkań i nie tylko

Chociaż ta lista z pewnością nie jest wyczerpująca, jest dobrym punktem wyjścia do inwestowania w technologię zarządzania spotkaniami.

Ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić dzięki oprogramowaniu do zarządzania spotkaniami?

Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki oprogramowaniu do zarządzania spotkaniami zależy od rodzaju prowadzonych spotkań, wielkości zespołu i długości spotkań. Oto przykład obliczenia czasu i pieniędzy wydanych na spotkania.

Według kalkulatora HBR godzinne spotkanie z ośmioma pracownikami, którzy zarabiają 70 tys. rocznie, będzie kosztować Twoją organizację 392 USD za spotkanie. Przepłucz i powtarzaj to spotkanie kilka razy w miesiącu lub nawet co tydzień, a zobaczysz, jak spotkania się sumują.

Koszty spotkania są kosztami utopionymi, jeśli nie ma struktury i namacalnych wyników, a Twoi pracownicy opuszczają spotkanie z poczuciem frustracji i wyczerpania. Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami łagodzi te bolesne punkty, chroniąc Cię przed wypaleniem pracowników i spadkiem produktywności.

Pożegnaj się z bezproduktywnymi spotkaniami

Ponieważ firmy szukają automatyzacji w celu obniżenia kosztów i usprawnienia procesów, przestrzeń spotkań nie będzie wyjątkiem. Przy utrzymującej się tendencji do globalnej, zdalnej i hybrydowej pracy oraz niepewności rynkowej, firmy będą ograniczać koszty i zasoby tam, gdzie to możliwe.

Ponieważ jednym z najbardziej kosztownych błędów, jakie mogą popełnić firmy, są nieproduktywne spotkania, oprogramowanie do zarządzania spotkaniami, które zapewnia bardziej wydajne i przydatne wyniki spotkań, będzie oczywistym trendem.

Dołącz do rewolucji spotkań, która przetrwała próbę czasu — poznaj sekrety Skype'a i dowiedz się, jak usprawnia on współpracę.