11 najlepszych praktyk w zakresie szkoleń medialnych

Jesteś gotowy porozmawiać z tym reporterem i przekazać światu swoją ekspercką opinię.

Ale poczekaj! Czy brałeś udział w szkoleniach medialnych? Niezależnie od tego, czy chodzi o wiadomości, media społecznościowe, czy transmisje na żywo, wiele zależy od wyglądu, który sprawi, że będziesz dobrze wyglądać.

Oto 11 wskazówek, jak odnieść sukces:

11 wskazówek dotyczących szkolenia medialnego, które pomogą Ci osiągnąć sukces

1. Zaprezentuj się jako głos firmy.

Publiczny wizerunek Twojej firmy jest projektowany przez Twojego rzecznika (Ty!), więc to Ty masz największy wpływ na to, czy zostanie napisana funkcja, zostanie uruchomiony odcinek podcastu lub czy webinar zakończy się sukcesem. Jeśli dobrze wykonujesz swoją pracę, zapewnisz dziennikarzom i gospodarzom wszystkie informacje, których potrzebują, aby tworzyć dobrze przemyślane treści i dać ich odbiorcom mnóstwo cytatów i kontekstu.

Wyraźne podkreślanie kluczowych komunikatów podczas każdego wystąpienia w mediach jest kluczem do spójnego wizerunku marki. Później porozmawiamy o znaczeniu kęsów dźwiękowych, ale znajomość kluczowych przesłań — trzy zwięzłe punkty załatwiają sprawę — oznacza, że ​​możesz wnieść każdą odpowiedź, której udzielisz, do jednego z tych punktów.

Miej pozytywne nastawienie do wywiadu (i wszystkich interakcji z reporterami). Dziennikarze na ogół nie dostają wystarczająco dużo wynagrodzenia za to, ile wykonują, więc nie znoszą kwaśnych lub nieentuzjastycznych rozmówców.

Poza tym szacunek działa w obie strony: szacunek rodzi szacunek.

Uprzejmość nie gwarantuje Ci funkcji ani zaproszenia z powrotem do programu, ale zapewnia, że ​​ludzie nie pomyślą „O nie, nie znowu”, gdy usłyszą Twoje imię.

Powiązana lektura: PR to nie coś, co warto mieć, to konieczność

2. Praktyka przygotowuje.

Jaki jest najlepszy sposób na przećwiczenie rozmowy kwalifikacyjnej? Własnymi słowami!

Możesz pomyśleć: „Ale nie chcę popełniać żadnych błędów!” lub „Co jeśli zapomnę, co mam powiedzieć?” Cóż, dlatego potrzebujesz dokumentu przygotowującego do rozmowy kwalifikacyjnej.

Ten dokument powinien zawierać wszystko, co chcesz powiedzieć, a także kilka pytań, które możesz zadać i jak byś na nie odpowiedział. Może również zawierać notatki na temat osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną lub sposoby na bardziej osobistą rozmowę.

Kluczem jest pokazanie ankieterowi, że inwestujesz w budowanie wzajemnie korzystnych relacji z nimi – a nie tylko szukanie szybkiej prasy.

Kiedy ćwiczysz rozmowy kwalifikacyjne, nie próbuj zapamiętywać wszystkiego. Zamiast tego ustal kilka kluczowych przesłań i bądź przygotowany na mówienie o nich w różnych kontekstach. Może to pomóc złagodzić strach przed „powiedzeniem niewłaściwej rzeczy”, a także pomóc brzmieć bardziej naturalnie, ponieważ nie będziesz powtarzać nut.

3. Naucz się słuchać, a potem odpowiadaj.

Oprzyj się pokusie przerwania. Zamiast tego pozwól reporterowi zakończyć swoje pytanie, zanim zaczniesz mówić, zwłaszcza jeśli jest to długie pytanie z wieloma częściami (nie chcesz zgubić się w swojej odpowiedzi). Zanotuj w pamięci uwagi, które chciałbyś poruszyć po tym, jak reporter skończy mówić, aby w razie potrzeby móc je uwzględnić w odpowiedzi. Pomoże to również upewnić się, że wszyscy wiedzą, co właśnie zostało powiedziane podczas rozmowy – i buduje zaufanie między tobą a ankieterem, pokazując, że naprawdę słuchasz i myślisz o zadawanych pytaniach.

4. Oferuj ukąszenia dźwiękowe.

Ugryzienia dźwiękowe to krótkie, deklaratywne zdania, które przekazują Twoją wiadomość i mogą stanowić samodzielny cytat. Używają aktywnych czasowników, aby zilustrować twoje uwagi i sprawić, by były niezapomniane. To są najważniejsze punkty, które chcesz, aby publiczność przeczytała lub usłyszała, więc przemyśl je i upewnij się, że naprawdę coś mówią, a nie są tylko modnymi słowami.

Aby pomóc Ci w jak najskuteczniejszym dostarczaniu wiadomości, unikaj słów wypełniających, takich jak „um”, „lubię” lub „wiesz”. Zamiast tego używaj aktywnych czasowników, takich jak „powiedzieć”, „myśleć” i „wierzyć”. Dzięki temu rozmowa będzie płynnie przechodzić od tematu do tematu bez opóźnień.

Nie bój się używać metafor i analogii, aby dodać koloru i głębi swojemu przekazowi. Dobra metafora może pomóc powiązać złożone pomysły w coś łatwo przyswajalnego przez odbiorców niezaznajomionych z Twoją branżą lub obszarem specjalizacji. Metafory pomagają również zilustrować kluczowe punkty, czyniąc je bardziej zapadającymi w pamięć niż po prostu stwierdzając fakty. I są zabawne!

Pomyśl o kampanii Chevy's Like a Rock, która w zwięzły i wciągający sposób zilustrowała odporność ich pojazdów.

Powiązana lektura: Dlaczego każda kampania PR potrzebuje marketingu w mediach społecznościowych

Jak w sposób zwięzły i kreatywny podsumować najważniejszą cechę Twojej marki lub sposób, w jaki rozwiązuje problem?

Ważne jest, aby nie przesadzić i nie komplikować zbytnio swojego przekazu lub być głupim do stopnia niedojrzałości — Twoi odbiorcy nie docenią, gdy ktoś cię o tym mówi. I pamiętaj, że humor jest subiektywny!

Wreszcie, staraj się, aby wszystko było proste, gdy tylko jest to możliwe, unikając odpowiedzi na zbyt wiele pytań lub podając zbyt wiele szczegółów na temat każdego aspektu tego, czego potrzeba, aby coś przeszło od generowania pomysłów do opracowywania koncepcji, przez produkcję aż do samego dnia premiery… lub ryzykuj, że zostaniesz cytowany kontekstu w dalszej części drogi.

5. Ostrożnie podchodź do trudnych pytań.

Jeśli reporter zada ci pytanie, na które trudno odpowiedzieć, nie bój się powiedzieć „nie wiem”. Najlepszym sposobem, aby odpowiedzieć na pytanie, które nie jest twoją dziedziną wiedzy, jest po prostu powiedzenie: „Nie jestem ekspertem w tej dziedzinie, ale mogę się dla ciebie dowiedzieć do [wstaw ramy czasowe]”. Więc zrób to!

Ale cokolwiek robisz, nie przychodź do defensywy. W porządku, jeśli nie zgadzasz się z linią pytań lub rozumowania ankietera, ale unikaj wdawania się w kłótnię lub debatę, chyba że służy to twojemu celowi (co jest mało prawdopodobne).

Dodatkowo unikaj odpowiadania na hipotetyczne pytania. Nie musisz być w stanie przewidzieć przyszłości, aby mieć opinię na jakiś temat — zamiast tego wykorzystaj swoje doświadczenie i bazę wiedzy jako punkt wyjścia do wyrażenia, co to oznacza dla Twojej firmy/organizacji/pomysłu/itd. i dlaczego ma znaczenie dzisiaj.

6. Nie prowadź z użyciem mowy handlowej lub żargonu.

Nie używaj skrótów, akronimów ani branżowego żargonu technicznego. Bez względu na to, jak dobrze się komunikujesz, nie zakładaj, że reporter zrozumie, co masz na myśli przez „responsywny design” lub „marketing wielokanałowy”. Jeśli nie znają żargonu, nie zrozumieją tego, co mówisz, a twoja wiadomość zostanie utracona w tłumaczeniu. Zamiast tego dostosuj użycie języka branżowego do rozumienia przez reportera Twojej firmy i jej korzyści — a jeśli nie rozumieją, wyjaśnij jaśniej lub zmień całkowicie kurs!

Zamiast sprzedażowym językiem i żargonem, prowadź z przekonującymi historiami i statystykami, które wspierają Twoje kluczowe przesłania. Spraw, aby to, co mówisz, zapadało w pamięć.

Powiązana lektura: 5 wskazówek PR, aby umieścić swoją firmę technologiczną na radarze

7. Nawiąż kontakt z ankieterem.

Nawiązanie relacji z ankieterem może odbywać się na różne sposoby. Jeśli masz szczęście, może już z nimi rozmawiałeś i masz wyczucie ich stylu komunikacji. Ale najprawdopodobniej spotkasz ich po raz pierwszy podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub wydarzenia.

Jak w każdym nowym wprowadzeniu, utrzymuj kontakt wzrokowy; pokazuje, że jesteś zaangażowany w to, co mówią i interesujesz się ich pytaniami. Poświęć trochę czasu, aby zrozumieć, czego naprawdę interesuje osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną i podaj prawdziwe informacje dotyczące zainteresowań osoby zgłaszającej.

Wreszcie, nie mów nieoficjalnie. Wiele osób znających się na mediach wykorzystuje nieoficjalne lub w tle jako narzędzie do wzmocnienia swoich relacji i wiarygodności w mediach informacyjnych. Jednak ważne jest, aby znać zasady, ponieważ bez względu na to, jak dobrze znasz się na mediach, reporter zawsze ma przewagę, gdy wygłaszasz nieoficjalne oświadczenie. Najłatwiejszym sposobem rozwiązania tego problemu jest nie wychodzenie z ewidencji.

8. Przeczytaj mowę ciała swoich odbiorców.

Jeśli reporter wygląda lub brzmi zdezorientowany, zapytaj, czy jest coś, co musisz wyjaśnić. Czasami próbują zebrać swoje przemyślenia na temat tego, jak planują napisać historię. Albo nie rozumieją, co powiedziałeś. Sprawdzenie zapewnia, że ​​Twoje wiadomości są prawidłowo przekazywane i odbierane.

W przypadku wystąpień medialnych z publicznością na żywo ważne jest również, aby ocenić zaangażowanie publiczności. Czy są zainteresowani i rozumieją, co mówisz? A może są znudzeni, zdezorientowani i czekają na kolejnego gościa?

9. Nie denerwuj się, jeśli rozmowa pójdzie w złym kierunku.

Rozmawiając z mediami, łatwo jest pogubić się w chwili, gdy reporter zadaje pytanie po pytaniu. W końcu zadają Ci pytania dotyczące Ciebie i Twojej firmy — dlaczego nie chcesz na nie odpowiadać? Ale pamiętaj, że ci ludzie mają również swój własny program: chcą wspaniałych cytatów i informacji do swojej historii.

Oznacza to, że jeśli zadadzą ci pytanie, które nie ma sensu lub wydaje się, że jest nie na temat, nie bierz tego do siebie. Mogą szukać czegoś konkretnego lub po prostu mają inny sposób interpretacji tego, co się wydarzyło, niż sposób, w jaki Twój zespół interpretuje sytuację; tak czy inaczej, nie ma powodu, aby ktokolwiek zaangażowany w proces rozmowy kwalifikacyjnej (włącznie z Tobą) denerwował się tego rodzaju nieporozumieniem.

Jeśli czegoś nie rozumiesz lub chcesz uzyskać więcej informacji na temat pytania, poproś o wyjaśnienie w razie potrzeby (np. „Nie rozumiem, co rozumiesz przez „x”? Czy mógłbyś to wyjaśnić w inny sposób?'). Pamiętaj też, że czasami reporterzy mogą zadawać pytania z innych punktów widzenia, niż się spodziewasz; jest to część procesu, więc staraj się nie przyjmować postawy defensywnej, nawet jeśli reporter popełnia przestępstwo.

Nie spiesz się, zanim odpowiesz na pytania, niezależnie od tego, czy zastanawiasz się, co chcesz powiedzieć, czy po prostu zastanawiasz się, jak najlepiej na nie odpowiedzieć. I na koniec, zastrzegaj sobie prawo do powiedzenia „bez komentarza” lub odroczenia odpowiedzi do czasu, aż uzyskasz więcej informacji (np. „Pozwól, że wrócę do ciebie później dzisiaj”).

10. Powtarzaj, powtarzaj, powtarzaj swoje kluczowe wiadomości.

Skuteczni komunikatorzy powtarzają w kółko te same wiadomości. To proste: zapewnia spójność, skupia się na punktach najważniejszych dla Twojej marki i pomaga prowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Powtarzanie daje najlepszą okazję, aby dotrzeć do najważniejszych wiadomości.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, kluczowe jest zidentyfikowanie kluczowych przesłań, które chcesz przekazać i zaplanowanie wokół nich swoich dźwięków. Ta praktyka pomoże również upewnić się, że w obliczu nieoczekiwanych pytań podczas wywiadu na żywo (co zdarza się często), możesz udzielić zwięzłych odpowiedzi, nie tracąc z oczu, w jaki sposób odnoszą się one do tych głównych tematów – i jak pasują do szerszych narracji, w których się znajdujesz. opowiadanie o Twojej marce.

Pod koniec wydarzenia lub wywiadu, jeśli reporter lub prowadzący zapyta, czy jest „coś jeszcze, o czym chciałbyś wspomnieć”, wykorzystaj to jako okazję do zakończenia rozmowy kluczowymi wiadomościami.

11. Uśmiechnij się i baw się dobrze!

Uśmiech pomaga się zrelaksować, więc jeśli denerwujesz się rozmową kwalifikacyjną, postaw na uśmiechniętą buzię. To nie tylko dobre dla nerwów, ale także dla reportera, gdy widzi, jak dobrze się bawisz. Będziesz wyglądać bardziej pewnie i sympatycznie, kiedy się uśmiechasz.

Im bardziej otwarte i komfortowe będą obie strony podczas rozmowy kwalifikacyjnej, tym łatwiej będzie wszystkim zaangażowanym – i nic nie sprawia, że ​​ludzie czują się bardziej niekomfortowo niż niezręczna cisza, w której zamiast tego powinien być trochę śmiechu!

Podczas gdy występy w mediach to duże możliwości dla marek, musisz cieszyć się tym, co robisz; inaczej, po co?

Pamiętaj, że szkolenie medialne to proces, a nie wydarzenie. Nie zmienisz się z dnia na dzień w idealnego rzecznika. Ale dzięki praktyce i cierpliwości możesz poprawić swoje umiejętności i poczuć się bardziej komfortowo, przemawiając przed publicznością lub kamerą.

Nie zapomnij się uśmiechnąć, być autentycznym i baw się dobrze, doskonaląc swoją grę z wystąpieniami publicznymi! Jeśli chcesz poprawić wizerunek swojej firmy w mediach i zostać przeszkolonym w zakresie etykiety medialnej przez jednych z najlepszych w branży, skontaktuj się z nami.