Maksymalizacja produktywności dzięki automatyzacji: wdrażanie wydajności procesów w miejscu pracy

Automatyzacja jest potężnym narzędziem zwiększania produktywności w miejscu pracy. Dzięki automatyzacji organizacje mogą systematycznie wykonywać rutynowe zadania, optymalizować procesy i minimalizować pracę ręczną. Wdrażanie wydajności procesów poprzez automatyzację prowadzi do znacznych oszczędności czasu, pieniędzy i zasobów, umożliwiając pracownikom skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach.

Ostatnie badania sugerują, że 94% małych i średnich przedsiębiorstw wykonuje powtarzalne zadania, podczas gdy automatyzacja poprawiła satysfakcję z pracy 90% pracowników umysłowych i produktywność 66% z nich.

Istnieją różne rodzaje automatyzacji, takie jak robotyczna automatyzacja procesów (RPA), automatyzacja procesów biznesowych (BPA) i rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji (AI). Identyfikacja najbardziej odpowiedniej strategii automatyzacji dla Twojej firmy i jej prawidłowe wykonanie jest kluczem do uczynienia z niej zwycięskiej strategii.

Rewolucja w wydajności biznesowej

Automatyzacja zwiększa wydajność miejsca pracy, usprawniając operacje, eliminując wąskie gardła i minimalizując błędy w powtarzalnych zadaniach, ostatecznie umożliwiając pracownikom skupienie się na wysokowartościowej, specjalistycznej pracy. Ponadto ułatwia lepsze zarządzanie danymi i ich wykorzystanie, umożliwiając firmom podejmowanie decyzji w oparciu o dane i optymalizację ich ogólnej wydajności.

Jak powiedział kiedyś znany konsultant ds. zarządzania, Peter Drucker: „Wydajność to robienie rzeczy we właściwy sposób; skuteczność to robienie właściwych rzeczy”. Dzięki różnym dostępnym opcjom automatyzacji firmy mogą osiągnąć idealną równowagę między wydajnością a skutecznością w dążeniu do doskonałości operacyjnej.

Poniżej przedstawiono najczęstsze technologie automatyzacji, z których każda ma swoją przewagę konkurencyjną, gdy jest optymalnie wdrożona:

• Robotic Process Automation (RPA): automatyzacja ręcznych, powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych lub przetwarzanie faktur.
• Business Process Automation (BPA): Usprawnianie złożonych, wieloetapowych przepływów pracy, które obejmują wiele systemów i interesariuszy.

• Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML): Stosowanie zaawansowanych algorytmów i możliwości uczenia się do zadań wymagających podejmowania decyzji lub rozpoznawania wzorców.
• Automatyzacja kognitywna: włączenie przetwarzania języka naturalnego (NLP) i wizji komputerowej w celu automatyzacji zadań, które wymagają ludzkiej percepcji lub zrozumienia.
• Automatyzacja Internetu rzeczy (IoT): Łączenie i automatyzacja urządzeń, czujników i systemów do gromadzenia, monitorowania i kontroli danych.
• Desktop Automation: automatyzacja zadań na poszczególnych komputerach, takich jak zarządzanie plikami lub manipulowanie danymi.

Każdy rodzaj automatyzacji to unikalne narzędzie, które zapewnia inne korzyści. Zrozumienie swoich potrzeb, składu zespołu i najlepszego rozwiązania oznacza zarówno przegląd opcji, jak i wyczucie metod ich realizacji. Dokonanie świadomego wyboru gwarantuje sukces danego rozwiązania automatyzacji.

Automatyzacja procesów biznesowych

Chociaż automatyzacja może przynieść wiele korzyści, nie jest pozbawiona wyzwań. W niektórych przypadkach wdrożenie automatyzacji może nie przynieść oczekiwanych rezultatów ze względu na czynniki takie jak nieodpowiednie planowanie, niedostateczne dopasowanie do celów biznesowych lub niewystarczające przeszkolenie pracowników.

Ponadto nieoczekiwane problemy techniczne, brak interoperacyjności między systemami i niechęć personelu do wprowadzania zmian mogą utrudniać powodzenie inicjatyw automatyzacji.

Kwestie techniczne są odpowiedzialne za 90% niepowodzeń projektów automatyzacji, przy czym koszty wdrożenia to 37%, a brak ogólnej wizji lub strategii odpowiada za 25%.

Dlatego, aby zapewnić pomyślne wdrożenie, firmy muszą dokładnie ocenić swoją strategię automatyzacji. Oto cztery kluczowe kroki, które należy wziąć pod uwagę przy opracowywaniu strategii automatyzacji procesów biznesowych:

1. Identyfikacja obszarów do automatyzacji : Pierwszym krokiem w automatyzacji procesów biznesowych jest zidentyfikowanie obszarów działalności, które są powtarzalne, czasochłonne i można je zautomatyzować. Niezbędna jest ocena obecnych procesów i przepływów pracy, aby zidentyfikować obszary, które można usprawnić i zautomatyzować. Analizując procesy biznesowe, organizacja może określić, które procesy najlepiej nadają się do automatyzacji.

2. Ocena potencjalnych narzędzi i technologii automatyzacji : Po zidentyfikowaniu procesów niezbędna jest ocena potencjalnych narzędzi i technologii automatyzacji, które można wdrożyć w celu zautomatyzowania procesów biznesowych. Obejmuje to badanie różnych narzędzi i technologii automatyzacji dostępnych na rynku, zrozumienie ich możliwości i ocenę ich przydatności do procesów biznesowych.

3. Wdrażanie automatyzacji w podejściu etapowym : Po zidentyfikowaniu obszarów do automatyzacji i narzędzi do ich wdrożenia, kolejnym krokiem jest wdrożenie automatyzacji w podejściu etapowym. Oznacza to stopniowe wprowadzanie automatyzacji i testowanie jej w celu zidentyfikowania potencjalnych problemów lub przeszkód. Takie podejście pozwala również firmie upewnić się, że automatyzacja działa poprawnie przed wdrożeniem jej w całej organizacji.

4. Pomiar wyników wdrożenia automatyzacji : Ostatnim krokiem jest zmierzenie wyników wdrożenia automatyzacji w celu oceny korzyści płynących z automatyzacji. Niezbędne jest monitorowanie wyników automatyzacji pod kątem oszczędności czasu i kosztów, wzrostu produktywności, poprawy jakości i zadowolenia klientów. Metryki te dostarczą cennych informacji na temat skuteczności automatyzacji i pomogą zidentyfikować możliwości dalszej optymalizacji.

Pokonywanie wyzwań we wdrażaniu automatyzacji

Jak pokrótce omówiono powyżej, wdrożenie automatyzacji w miejscu pracy może wiązać się z kilkoma wyzwaniami, którym należy sprostać za pomocą inteligentnych strategii, aby zapewnić pomyślne wdrożenie.

Jednym z najważniejszych wyzwań we wdrażaniu automatyzacji jest integracja jej ze starszymi systemami. Dzieje się tak dlatego, że starsze systemy często mają złożone i dostosowane integracje, które są trudne do odtworzenia w systemach automatyki. Aby sprostać temu wyzwaniu, firmy muszą inwestować w niestandardowe usługi integracyjne lub całkowicie migrować do nowych systemów. Na przykład firma Walmart wdrożyła system automatyzacji swojego łańcucha dostaw, który wymagał niestandardowej integracji ze starszymi systemami, aby zapewnić bezproblemowy przepływ danych między nowymi i starymi systemami.

Kolejnym wyzwaniem związanym z wdrażaniem automatyzacji jest uwzględnienie wpływu na siłę roboczą. Firmy muszą inwestować w programy podnoszenia i przekwalifikowywania, aby pomóc pracownikom dostosować się do zmieniającego się środowiska pracy. To nie jest całkiem nowa koncepcja. W 2019 roku Amazon wdrożył program podnoszenia kwalifikacji, aby pomóc pracownikom zdobyć nowe umiejętności i przejść do nowych ról, ponieważ firma zautomatyzowała kilka procesów w swoich magazynach. To nie tylko pomogło firmie Amazon zatrzymać siłę roboczą, ale także zwiększyło produktywność pracowników i satysfakcję z pracy.

Automatyzacja będzie nadal rosła

Gdy idziemy w przyszłość, wykorzystanie mocy automatyzacji będzie podstawą sukcesu dla firm myślących przyszłościowo. Maksymalizacja produktywności dzięki automatyzacji i wdrażaniu efektywności procesów w miejscu pracy uwolni niewykorzystany potencjał, na nowo zdefiniuje rolę ludzkich talentów i otworzy bezprecedensowe możliwości rozwoju. Poprzez strategiczne przyjęcie technologii automatyzacji, firmy mogą znaleźć się w czołówce innowacji, ustanawiając nowe standardy doskonałości i kształtując przyszłość swoich branż.