Czym jest zarządzanie danymi podstawowymi i dlaczego ma to znaczenie?

Każda firma rozwija się dzięki danym. Ale co się stanie, jeśli te dane różnią się w różnych systemach wewnętrznych?

Możliwość efektywnego wykorzystania danych klientów — w tym imion i nazwisk, adresów, adresów e-mail i numerów kont — jest integralną częścią tworzenia idealnej obsługi klienta. Ale kiedy informacje są kierowane do Twojej firmy z różnych źródeł, nieuniknione jest, że Twoje dane w końcu staną się nieaktualne i zaczną się różnić w Twoich zestawach danych.

Pozostawione bez kontroli, zduplikowane i nieprawidłowe dane powodują problemy w obsłudze klienta i utrudniają przedstawicielom handlowym skuteczne angażowanie klientów. To szkodzi reputacji Twojej marki i powoduje, że Twoi klienci zwracają się do konkurencji w celu uzyskania bardziej płynnej, spersonalizowanej obsługi.

Najlepszym sposobem na wzbudzenie zaufania do danych — bez względu na to, z jakich lub z ilu rozwiązań danych korzystasz — jest wdrożenie strategii zarządzania danymi głównymi (MDM). Wyjaśnijmy, czym jest zarządzanie danymi podstawowymi, jak rozpocząć i utrzymać skuteczną strategię MDM oraz jak znaleźć najlepsze rozwiązanie MDM dla swojego zespołu.

Czym jest zarządzanie danymi podstawowymi (MDM)?

Zarządzanie danymi podstawowymi to proces, którego celem jest ujednolicenie danych w różnych systemach.

Twoje dane będą się różnić w różnych systemach w zależności od konkretnych potrzeb dla każdego punktu danych, sposobu ich gromadzenia oraz tego, czy Twój zespół nadał priorytet konserwacji i jakości danych . Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami MDM pomoże Twojemu zespołowi poprawić jakość danych, ułatwi udostępnianie danych i zapewni, że wszystkie Twoje zespoły i systemy będą pracować z zaufanymi danymi.

MDM zazwyczaj obejmuje dwa procesy, którymi można zająć się oddzielnie lub jednocześnie:

Analityczny MDM

Celem zarządzania analitycznymi danymi podstawowymi jest zapewnienie spójnych danych do przechowywania lub analizowania dla hurtowni danych i systemów analitycznych. Ostatecznie poprawi to podejmowanie decyzji w Twojej firmie.

Operacyjny MDM

Celem operacyjnego zarządzania danymi podstawowymi jest zapewnienie spójności danych w podstawowych systemach biznesowych, w tym w finansach, zakupach, płacach, sprzedaży, marketingu lub innych narzędziach działowych. Operacyjne rozwiązanie MDM zaczyna się tam, gdzie dane są tworzone — na przykład w systemie CRM lub ERP — i łączy te źródła danych podstawowych z innymi systemami w organizacji.

Jakimi danymi należy zarządzać jako danymi podstawowymi?

Sposób definiowania danych podstawowych — nazywanych również „złotym rekordem” lub „pojedynczym źródłem prawdy” — będzie zależał od branży, rodzaju działalności i celów. Na przykład sprzedawcy detaliczni i firmy handlu elektronicznego zazwyczaj postrzegają nazwy klientów, adresy i dane konta jako dane podstawowe, a także kody kuponów oraz ceny lub szczegóły produktów. Z drugiej strony bank zazwyczaj traktuje priorytetowo numery kont, nazwy klientów i produkty finansowe jako dane podstawowe.

Kluczem do rozwiązania MDM jest najpierw zrozumienie wszystkich różnych typów danych, które gromadzisz i przechowujesz, oraz tego, w jaki sposób dane te wpływają na procesy biznesowe. Zacznij od zidentyfikowania danych, które są najważniejsze dla Twojej organizacji, i dostosowania strategii MDM w celu ochrony tych danych.

Dlaczego jakość danych jest tak ważna dla zarządzania danymi podstawowymi?

Celem zarządzania danymi podstawowymi jest utrzymanie spójności danych we wszystkich systemach. Jeśli nie możesz ufać swoim danym, być może docierasz do klientów w nieskuteczny lub niewłaściwy sposób, co ostatecznie szkodzi Twoim relacjom z nimi.

Jakość danych jest kamieniem węgielnym zarządzania danymi podstawowymi. Twoi przedstawiciele muszą zrozumieć, skąd pochodzą dane w Twoim systemie, w jaki sposób mogą pogorszyć się ich jakości i jak je aktualizować. Jeśli nie uda się zachować jakości danych podstawowych, wszystkie dalsze procesy i systemy będą opierać się na złych danych, co prowadzi do niepożądanych wyników biznesowych.

Wskazówki dotyczące utrzymywania skutecznej strategii MDM

Wdrożenie strategii MDM jest łatwiejsze, niż mogłoby się wydawać, ale zachowanie jakości danych będzie wymagało wysiłku całej firmy. Rozpocznij swoją strategię MDM, postępując zgodnie z tymi wskazówkami:

Dostosuj interesariuszy danych

Skuteczna strategia MDM wymaga dostosowania interesariuszy danych w działach — w tym każdego decydenta lub kierownika pracującego w systemach danych — w celu uzgodnienia struktury danych podstawowych i zasad ich aktualizacji. Wyznacz jednego lub dwóch członków zespołu, którzy pokierują Twoimi początkowymi działaniami w zakresie MDM. Stamtąd mogą koordynować działania z innymi interesariuszami danych, aby opracować strategię.

Scentralizuj dane

Zrozumiałe jest, że Twoje dane będą przechowywane i wykorzystywane w wielu systemach. Ale ważne jest, aby w miarę możliwości scentralizować dane i skonsolidować wszelkie nadmiarowe systemy lub narzędzia. Dużo łatwiej jest zarządzać danymi, jeśli są one przechowywane w mniejszej liczbie lokalizacji. Ponadto ćwiczenie MDM w mniejszym zakresie przygotuje Twój zespół na wszelkie nowe narzędzia lub systemy, które mogą zostać dodane później.

Rozpoczynając swoją przygodę z MDM, udokumentuj każdy system i narzędzie, które przechowuje lub wykorzystuje Twoje dane. Użyj tej listy, aby zidentyfikować możliwe obszary, w których możesz ograniczyć (bez poświęcania jakości usług).

Popraw jakość danych

Jak omówiliśmy powyżej, jakość danych ma kluczowe znaczenie dla zarządzania danymi podstawowymi. Regularne czyszczenie danych to skuteczny sposób na zachowanie jakości danych i dalsze doskonalenie strategii MDM. Przejrzyj istniejące dane przed zidentyfikowaniem danych podstawowych i regularnie szkol swój zespół w zakresie sposobów poprawy jakości danych.

Zaimplementuj wspólną warstwę metadanych

Wspólna warstwa metadanych znacznie ułatwi udostępnianie lub integrowanie informacji w systemach zarządzania przedsiębiorstwem i systemach analitycznych. Większość programów do zarządzania danymi podstawowymi (poniżej udostępniamy wskazówki, jak znaleźć odpowiednie oprogramowanie do swoich potrzeb) ułatwi wdrożenie tej warstwy metadanych.

Skoncentruj się na cyberbezpieczeństwie

Twoje dane podstawowe będą obejmować wrażliwe dane klientów i informacje poufne, które musisz chronić. Upewnij się, że wdrożyłeś zabezpieczenia danych, aby chronić dane przed ryzykiem cyberataków. Jeśli nie masz w swoim zespole eksperta ds. cyberbezpieczeństwa, zalecamy skonsultowanie się ze specjalistą, aby zrozumieć potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa podczas zarządzania danymi podstawowymi i najlepsze praktyki ich ochrony.

Demokratyzacja dostępu do danych

Chcesz, aby wszyscy w Twoim zespole wiedzieli, kiedy i jak powinni zarządzać Twoimi danymi klientów. Zapewnij zasoby szkoleniowe i pomocnicze, takie jak przewodniki i filmy instruktażowe, które przeprowadzą pracowników przez najlepsze praktyki i procesy MDM. Wskazówki mogą dotyczyć tego, jak przeglądać i aktualizować dane klientów, oznaki, że dane mogą być niskiej jakości oraz jak używać danych, aby ułatwić im pracę.

Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego rozwiązania MDM

Wdrożenie strategii MDM może wydawać się przytłaczające. Ale nie martw się — istnieją programy i narzędzia do zarządzania danymi, które mogą sprawić, że cały proces będzie niezwykle prosty i intuicyjny.

Jak w przypadku każdego narzędzia biznesowego, znalezienie najlepszego rozwiązania do zarządzania danymi podstawowymi dla Twojego zespołu będzie zależeć od Twoich unikalnych potrzeb. Z ilu systemów danych korzysta Twoja firma? Jak dojrzały jest Twój zespół w swojej strategii dotyczącej danych? Jaki jest cel wdrożenia rozwiązania MDM?

Podczas oceny dostępnych opcji zalecamy zapoznanie się przynajmniej z tymi kluczowymi funkcjami MDM:

Zaawansowana integracja z usługami

Prawdopodobnie jedną z najważniejszych kwestii przy wyborze narzędzia do zarządzania danymi podstawowymi jest to, z jakimi systemami lub usługami ma się integrować narzędzie MDM. Twoje idealne rozwiązanie MDM powinno łączyć się ze wszystkimi krytycznymi systemami biznesowymi i innymi rozwiązaniami do obsługi danych, które mogą obejmować narzędzie do czyszczenia danych.

Możliwość obsługi różnych domen na jednej platformie technologicznej

Niektóre rozwiązania MDM są tworzone w celu zaspokojenia potrzeb pojedynczej domeny, takich jak zarządzanie danymi klientów, danymi produktów lub danymi pracowników. Zaawansowane rozwiązania mogą jednak obsługiwać wiele domen na tej samej platformie technologicznej, eliminując potrzebę korzystania z więcej niż jednego rozwiązania MDM i znacznie usprawniając pracę Twojego zespołu. Określ, które podejście najlepiej sprawdza się w Twojej firmie.

Elastyczne wdrożenia

Tutaj sprawy stają się techniczne. Możesz hostować swoje rozwiązanie MDM lokalnie, w chmurze lub hybrydowo. Jeśli wolisz rozwiązanie chmurowe, możesz wybrać między innymi Microsoft Azure, Amazon AWS i Google. Poproś potencjalnego dostawcę rozwiązań MDM o wyjaśnienie korzyści płynących z jego opcji wdrożeniowych.

Udostępnianie i skalowanie hostingu w chmurze

W zależności od ilości danych i potencjalnego budżetu, hosting w chmurze może być bardziej wydajnym rozwiązaniem, ponieważ można łatwo skalować w górę lub w dół w zależności od potrzeb. Wielu dostawców chmury oferuje również funkcje bezpieczeństwa, które jeszcze bardziej chronią Twoje dane.

Doładuj swój CRM zaufanymi danymi

Najlepszym sposobem na zachowanie jakości danych i podejmowanie mądrzejszych decyzji biznesowych jest umożliwienie wszystkim użytkownikom danych zrozumienia, jak wspierać zarządzanie danymi podstawowymi.

Wstępne czyszczenie i oznaczanie danych może zająć trochę czasu, ale jest to niezbędna inwestycja, która zapewni Twojemu zespołowi solidne podstawy do dalszego rozwoju.

Szukasz dodatkowych zasobów, które pomogą Ci zarządzać danymi klientów? Pobierz nasz pakiet narzędzi Ultimate CRM Admin Toolkit , który pomoże Ci sprostać najnowszym wyzwaniom związanym z administrowaniem danymi CRM.