Jak zarządzać listami e-mailowymi: najlepsze praktyki i najważniejsze narzędzia

Marketingowcy zajmujący się e-mailem stają przed zbyt częstym pytaniem: czy powinniśmy poświęcać czas na proaktywne przeglądanie i aktualizowanie naszych list e-mailowych, czy też powinniśmy skupić się na docieraniu do odbiorców i rozwiązywaniu pojawiających się problemów?

Sensowne jest, aby zespoły ds. sprzedaży i marketingu traktowały priorytetowo docieranie do odbiorców, ponieważ jest to główny czynnik napędzający rozwój rurociągów. Ale robiąc to, ryzykujesz nieumyślne uszkodzenie reputacji swojej marki, wysyłając e-maile do klientów z błędnej listy e-mailowej.

W tym poście omówimy najczęstsze przeszkody związane z zarządzaniem listami e-mailowymi, najlepsze praktyki skutecznego aktualizowania danych kontaktowych i czego szukać w narzędziu do zarządzania listami e-mailowymi.

Co to jest zarządzanie listą e-mailową?

Zarządzanie listą e-mail odnosi się do wielu sposobów, na jakie Twój zespół gromadzi, aktualizuje i wykorzystuje informacje o subskrybentach. Jest to niezbędny proces, ponieważ zapewnia, że ​​Twój zespół może czerpać jak największą wartość z zasięgu poczty e-mail, budować trwałe relacje z klientami i zwiększać sprzedaż.

Typowe wyzwania związane z zarządzaniem listami e-mailowymi

Nawet najbardziej doświadczeni marketerzy stają przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem listami e-mailowymi. Pomyśl o tym: pracujesz z ogromną ilością ciągle zmieniających się danych. Ponadto musisz być w stanie działać szybko, aby dobrze wykorzystać te dane.

Oto kilka najczęstszych wyzwań, przed którymi stoją zespoły związane z zarządzaniem listami e-mailowymi:

Wymień wzrost i retencję

Każda lista e-mail marketingowa zaczyna się od zerowych kontaktów. Rozwijanie listy e-mailowej może być trudne, a wielu marketerów zniechęca się, jeśli ich lista rośnie wolniej, niż się spodziewali. Nie wspominając o tym, że niektórzy z Twoich subskrybentów z czasem zrezygnują z subskrypcji, a Twoja lista w naturalny sposób ulegnie zniszczeniu, gdy Twoje kontakty zmienią pracę lub informacje kontaktowe. Często może się wydawać, że robisz krok do przodu i dwa do tyłu.

Kluczem jest nadanie priorytetu jakości listy e-mailowej, a nie ilości. O wiele bardziej wartościowe jest posiadanie mniejszej listy kontaktów z bardzo zaangażowanymi klientami niż zalewanie list e-mailowych nieistotnymi lub niezainteresowanymi odbiorcami.

Oprzyj się pokusie kupowania list adresowych — często są one wypełnione pułapkami spamowymi i nie są łatwym rozwiązaniem, jak myślą niektóre zespoły.

Dostarczalność e-maili

Niezależnie od tego, ile kontaktów znajduje się na Twojej liście e-mailowej, istnieje kilka powodów, dla których możesz nie być w stanie dotrzeć do niektórych z tych subskrybentów.

Wiadomości e-mail mogą być kierowane do folderów ze spamem lub generować twarde lub miękkie odbicie, co oznacza, że ​​wiadomość nie została dostarczona. Bardzo ważne jest, aby zespoły zajmowały się tymi odsyłanymi wiadomościami e-mail i monitorowały ich dostarczalność — możliwość dotarcia do skrzynki odbiorczej zamiast do folderu ze spamem.

Wstrzymaj zasięg, jeśli nastąpi nagły spadek dostarczalności, dopóki nie zidentyfikujesz problemu. Czy wdrożyłeś odpowiednie protokoły uwierzytelniania poczty e-mail ? Czy zbyt często się odzywasz? Czy e-maile Twoich klientów są nieaktualne? Jeśli nadal wysyłasz e-maile pomimo niskiej dostarczalności, marnujesz czas swojego zespołu i potencjalnie niszczysz reputację nadawcy.

Personalizacja

Zbieranie i przechowywanie danych subskrybentów poczty e-mail to jedno, ale skuteczne wykorzystanie tych informacji do personalizacji i wzbogacania ich doświadczeń jest kluczem do sukcesu w marketingu e-mailowym.

Informacje, które przechowujesz na liście e-mailowej, powinny umożliwiać podjęcie działań i przynosić wyraźną korzyść dla klienta, na przykład używanie imion i nazwisk klientów w celu zwracania się do nich w wiadomości e-mail oraz wykorzystywanie ich lokalizacji do wyróżniania ofert lokalnych sklepów. Zarządzanie listą e-mailową to ciągłe wyzwanie, aby zdecydować, jakie informacje przechowywać i jak zapewnić, że są one wykorzystywane we właściwy sposób.

Silosy danych

Oprócz wyzwania związanego z personalizacją, o którym mówiliśmy powyżej, dane Twoich klientów są prawdopodobnie rozproszone w kilku różnych systemach w Twojej organizacji. Różne zespoły używają Twoich danych do określonych potrzeb, a w Twojej organizacji często występują rozłączenia.

Silosy danych stanowią duże wyzwanie dla zespołów marketingowych, ponieważ oznaczają, że możesz nie mieć pełnej widoczności danych poszczególnych subskrybentów w narzędziu do marketingu e-mailowego. Marketing, sprzedaż i każdy zespół mający kontakt z klientem musi uzgodnić sposób gromadzenia danych i miejsce ich przechowywania, aby mieć pewność, że można uzyskać pojedynczy wgląd w dane klientów.

W jaki sposób narzędzie do zarządzania pocztą e-mail może Ci pomóc?

Chociaż Twoi przedstawiciele zawsze będą musieli ręcznie konserwować Twoje listy e-mailowe, istnieją narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, które rozwiązują omówione powyżej wyzwania i umożliwiają Twoim przedstawicielom wykorzystanie pełnego potencjału danych klientów.

Dlaczego zespoły powinny wdrożyć narzędzie do zarządzania pocztą e-mail? Oto kilka korzyści:

Weryfikacja adresu e-mail

Wiele zaawansowanych narzędzi e-mail może zweryfikować adresy e-mail klientów i upewnić się, że adres jest poprawny, zanim klikniesz „wyślij”. Narzędzia do zarządzania pocztą e-mail mogą wykrywać literówki, nieprawidłowe domeny poczty e-mail i kilka innych problemów, które mogą powodować generowanie twardego odbicia od zasięgu.

Przycinanie listy

Weryfikacja danych klienta i aktualizacja listy kontaktów staje się zbyt trudna do zarządzania, gdy lista rośnie do setek i tysięcy kontaktów.

Narzędzie do zarządzania pocztą e-mail znacznie zmniejsza obciążenie związane z higieną list, pomagając aktualizować dane klientów, usuwać nieaktualne adresy i segmentować listy znacznie szybciej i dokładniej niż jakikolwiek człowiek mógłby to zrobić sam.

Przestrzeganie prywatności

Przepisy i standardy dotyczące prywatności klientów nieustannie zmieniają sposób, w jaki marketerzy mogą pozyskiwać i wykorzystywać dane swoich klientów. Oczywistym przykładem jest ochrona prywatności poczty firmy Apple, która została wprowadzona we wrześniu 2021 r. (Czy wiesz, jak zarządzać higieną listy w świecie post-MPP?) Narzędzia do zarządzania pocztą e-mail pomagają wyprzedzać najnowsze przepisy dotyczące prywatności i chronić Twoją markę od potencjalnych problemów prawnych.

Raportowanie danych w czasie rzeczywistym

Przekształcenie danych o zasięgu w praktyczne spostrzeżenia może zająć członkowi Twojego zespołu dni lub tygodnie. Dzięki odpowiedniemu narzędziu do zarządzania pocztą e-mail możesz uzyskać dostęp do raportów w ciągu kilku sekund, aby zmierzyć i lepiej zrozumieć swój sukces w marketingu e-mailowym, kondycję listy e-mailowej i sposoby poprawy.

Odblokuj większą produktywność

Każda korzyść, którą udostępniliśmy powyżej, przekłada się na oszczędność czasu dla Twojego zespołu. Najlepsze narzędzia do zarządzania pocztą e-mail bezproblemowo wpasują się w codzienny przepływ pracy Twojego zespołu i zintegrują się ze wszystkimi narzędziami używanymi do zarządzania danymi klientów. Weryfikując wiadomości e-mail, automatycznie oczyszczając listy i dostarczając dokładne raporty danych, narzędzie do zarządzania pocztą e-mail może znacznie usprawnić pracę Twojego zespołu i poprawić jego wyniki.

Podstawowe najlepsze praktyki zarządzania listami e-mail marketingowymi

Bez względu na to, jakiego narzędzia używasz do pomocy w marketingu e-mailowym, istnieje kilka najlepszych praktyk zarządzania listami e-mailowymi, których należy przestrzegać:

Utrzymuj higienę listy e-mailowej

W powiązaniu z przycinaniem listy, które wyjaśniliśmy powyżej, higiena listy e-mailowej określi, jak skutecznie osiągasz zasięg sprzedaży i marketingu.

Jakość Twoich list e-mailowych z czasem ulegnie pogorszeniu z kilku powodów:

• Subskrybenci zmieniają adresy e-mail (zwłaszcza gdy zmieniają pracę)
• Twoi przedstawiciele przypadkowo błędnie wpisują dane klienta
• Klienci stają się duplikatami w twoim systemie
• Niektórzy abonenci tracą zaangażowanie

Przeszkol swój zespół w zakresie różnych sposobów, w jakie dane klientów mogą ulec pogorszeniu i jak rozwiązać te problemy. Możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wyczyścić listę e-mailową w trzech krokach w tym poście na temat higieny list .

Pozwól subskrybentom wybrać częstotliwość e-maili

Zapewnienie subskrybentom kontroli nad tym, jak często otrzymują od Ciebie wiadomości i jakie tematy znacznie przyczynią się do poprawy sukcesu Twojego e-mail marketingu. Pozwól klientom wskazać, jak często chcą otrzymywać e-maile Twojej marki, czy to codziennie, co tydzień czy co miesiąc.

Wyjaśnij różne typy e-maili, które możesz wysyłać — takie jak rekomendacje nowych produktów, alerty o wyprzedażach lub informacje o członkach programu lojalnościowego — i pozwól im wybrać, które e-maile chcą otrzymywać. Centrum preferencji e-mail to idealne miejsce, aby zapewnić te opcje.

Segmentuj odbiorców

Każda osoba na Twojej liście e-mail marketingu ma unikalną historię związaną z Twoją marką i inne potrzeby niż pozostali klienci.

Segmentacja list e-mailowych według odbiorców, kluczowego nabywcy lub etapu cyklu życia ma kluczowe znaczenie dla wysyłania odpowiednich wiadomości e-mail i utrzymywania zaangażowania subskrybentów. Jeśli wyślesz tę samą wiadomość do wszystkich swoich klientów, niezależnie od ich potrzeb, zdadzą sobie sprawę, że nie troszczysz się o nich jako o jednostki i poczują się mniej lojalni wobec Twojej marki. Jednym ze sposobów na poprawę segmentacji odbiorców jest testowanie A/B e-maili i sprawdzanie, jak różne osoby reagują na różne elementy wiadomości.

Ułatw rezygnację z subskrypcji

Jeśli Twoi subskrybenci nie mają łatwego sposobu na wypisanie się z Twojej listy, oznaczają Twoje wiadomości jako spam (i prawdopodobnie tworzą niekorzystną opinię o Twojej firmie). Rezygnacje z subskrypcji nie wpływają negatywnie na ogólną dostarczalność e-maili — tak robią skargi dotyczące spamu.

Rozumiemy — chcesz zatrzymać jak najwięcej subskrybentów, a utrata któregokolwiek z nich wydaje się krokiem wstecz.

Ale musisz szanować swoich klientów i ich wolność. Wkażdymwysyłanym e-mailu umieść link umożliwiający anulowanie subskrypcji i opcjonalną sekcję, w której mogą wyjaśnić, dlaczego anulowali subskrypcję.

Pamiętaj: mogą preferować otrzymywanie wiadomości w inny sposób, a obecne pożegnanie może być po prostu do zobaczenia później.

Rozwijaj swoją listę organicznie

Mówiliśmy to już wcześniej, ale warto powtórzyć: nie kupuj list e-mailowych. Wysyłanie wiadomości na zakupioną listę e-mailową to gwarantowany sposób na pogorszenie dostarczalności wiadomości e-mail i potencjalnie całkowite zniszczenie reputacji nadawcy.

Rozwijaj swoją listę e-mail marketingu w sposób organiczny. Poproś klientów, aby zapisywali się do e-maili Twojej marki w punkcie sprzedaży i poprzez posty w mediach społecznościowych. Organizuj konkursy i loterie, które zachęcą ich do zapisania się na Twoje e-maile.

Rozwój organiczny to najlepszy sposób na pozyskanie subskrybentów, którzy rzeczywiście są związani z Twoją marką.

Zoptymalizuj formularze i procesy zgody

Gdy chcesz organicznie rozwijać swoją listę e-mail marketingu, będziesz polegać na formularzach zgody, aby ludzie podawali Ci swoje dane kontaktowe.

Upewnij się, że prosisz o podanie tylko niezbędnych informacji w tych formularzach i potwierdź, że każdy przesłany formularz odpowiednio kieruje do Twojego CRM lub innego rozwiązania do przechowywania danych.

Włącz test CAPTCHA we wszystkich formularzach, aby odfiltrować boty, które mogą podawać niedokładne lub nieistotne dane subskrybenta. Na koniec zaimplementuj podwójną zgodę, w której subskrybent potwierdza swoją subskrypcję e-mailem, zanim zostanie oficjalnie dodany do Twojej listy.

Co sprawia, że ​​skuteczne oprogramowanie do zarządzania listami e-mailowymi?

Zarządzanie listą e-mailową zawierającą mniej niż 100 kontaktów może być łatwe, ale cokolwiek więcej może szybko stać się zbyt trudne do obsługi całkowicie ręcznie.

Oprogramowanie do zarządzania listami e-mailowymi może pomóc Ci usprawnić wszystko, co omówiliśmy w tym poście, i zaszczepić większe poczucie pewności co do sukcesu programu. Podczas oceniania potencjalnych narzędzi listy e-mailowej dla swojego zespołu zalecamy zapoznanie się z tymi kluczowymi funkcjami i możliwościami:

Integracje CRM

Narzędzie listy e-mailowej nie przyniesie Ci żadnej wartości, jeśli nie będzie mogło połączyć się z danymi klientów i narzędziami, których używasz do prowadzenia działań informacyjnych. Zapytaj o integracje CRM dostępne z Twoim przyszłym rozwiązaniem — czy łączy się ono ze wszystkimi narzędziami i systemami używanymi przez Twój zespół do przechowywania danych klientów i zarządzania nimi?

Szczegółowe raporty

Najlepsze narzędzia do marketingu e-mailowego obejmują zaawansowane funkcje raportowania, które umożliwiają szybki wgląd w kluczowe wskaźniki związane z kondycją programu pocztowego. Zapoznaj się z raportami dostarczanymi przez każde potencjalne oprogramowanie do zarządzania listami e-mailowymi i zapytaj, jak możesz sortować, filtrować lub dostosowywać te raporty w oparciu o określone cele marketingu e-mailowego.

Właściwa segmentacja

Personalizacja jest częstym wyzwaniem e-mail marketingu, ale odpowiednie narzędzie może to ułatwić. Większość rozwiązań do tworzenia list e-mailowych umożliwia segmentowanie odbiorców i tworzenie list na podstawie ich danych demograficznych i zachowań zakupowych. Segmentacja jest niezwykle trudna do zarządzania bez narzędzia — musisz ręcznie aktualizować arkusze kalkulacyjne za każdym razem, gdy otrzymujesz istotne informacje o poszczególnych subskrybentach, a jest dużo miejsca na błąd ludzki.

Zbadaj głębokość segmentacji zapewnianą przez każde potencjalne narzędzie, aby pomóc Ci zrozumieć, które zapewnią Ci szczegółowe kierowanie, którego potrzebujesz.

Możliwości automatyzacji

Jedną z głównych zalet każdego narzędzia marketingowego są możliwości automatyzacji, które zapewnia. W jaki sposób oprogramowanie listy e-mailowej może ułatwić pracę przedstawicielom i powstrzymać ich od marnowania czasu na powtarzalne zadania administracyjne? Oceń, jakiego rodzaju automatyzację może zapewnić Twoje narzędzie do zarządzania listą potencjalnych klientów i oblicz, ile czasu zaoszczędziłoby to Twoim przedstawicielom. Oszczędności te mogą pomóc w uzasadnieniu potencjalnego kosztu rozwiązania.

Intuicyjny interfejs

To, jak łatwo jest korzystać z oprogramowania do tworzenia list e-mailowych, będzie miało ogromny wpływ na to, jak szybko Twój zespół przystosuje się do działania i zwiększy swoją produktywność. Zastanów się, ile czeka Cię krzywa uczenia się dla Twoich potencjalnych rozwiązań, i zapytaj o poziomy wsparcia, do którego możesz uzyskać dostęp, aby przyspieszyć rozwój swojego zespołu. Czy dostawca oferuje dokumenty instruktażowe lub filmy wideo? Czy masz dostęp do szkoleń i praktycznego wsparcia?

Czyste listy e-mail napędzają firmy do przodu

Każdy członek Twojego zespołu ma obowiązek dbać o czystość Twoich list adresowych. Dokładnie wyjaśnij, w jaki sposób jakość danych klienta spadnie z czasem i naucz swoich przedstawicieli, jak wykrywać i poprawiać nieprawidłowe dane klienta.

Większość zespołów będzie chciała znaleźć narzędzie do zarządzania listami e-mailowymi, które rozwiąże najczęstsze problemy i znacząco usprawni pracę zespołu. Jeśli Twoja lista adresów e-mail zawiera kilkaset kontaktów, niezbędne jest narzędzie.

Praca z przejrzystą listą kontaktów jest pierwszym krokiem do ulepszenia marketingu e-mailowego, ale istnieje wiele innych kwestii, które pozwolą uzyskać znaczące wyniki za pośrednictwem poczty e-mail.

Aby uzyskać więcej porad ekspertów, jak sprostać najnowszym wyzwaniom związanym z pocztą e-mail, obejrzyj nasze seminarium internetowe na żądanie „Wprowadzanie sztucznej inteligencji do poczty e-mail: 10 prognoz ekspertów, aby dobrze rozpocząć rok”.