Jak zarządzać wydajnym zdalnym zespołem?

Wydajne zarządzanie zespołem pracującym zdalnie to nauka dla każdej firmy, która przestawia się z pracy w lokalizacji lub pracy w biurze.

W Exposure Ninja zarządzamy naszym zespołem w 100% zdalnie i robimy to od ponad siedmiu lat. Nie po to, by dmuchać we własne trąby, ale lubimy myśleć o sobie jako o niesamowicie wydajnym i efektywnym wirtualnym zespole. To nie znaczy, że po drodze nie natrafiliśmy na kilka wybojów.

Chociaż zarządzanie wirtualnym zespołem na początku może wydawać się zniechęcające, może być błogosławieństwem w nieszczęściu. Przeniesienie firmy do konfiguracji pracy zdalnej zachęca do usprawnienia procesów, lepszego zrozumienia oczekiwań od członków zespołu i uczynienia firmy szczuplejszą.

Obejrzyj nasze webinarium na temat tego, jak przetrwać i rozwijać się po przejściu do pracy zdalnej od naszego głównego ninja i weterana pracy zdalnej, Tima Camerona-Kitchena.

Wyzwania związane z zarządzaniem zdalnym zespołem

Przenosząc swój zespół do wirtualnego miejsca pracy, napotkasz nowe wyzwania — ale ważne jest, jak nimi zarządzasz. Oto niektóre z najczęstszych wyzwań, przed którymi stoją zespoły pracujące zdalnie:

• Brak odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej
• Zdezorganizowane lub nieodpowiednie metody komunikacji
• Brak odpowiedzialności i jasności co do obowiązków
• Granice w godzinach pracy i poszanowanie czasu wszystkich
• Rozłączne harmonogramy pracy
• Trudności w śledzeniu pracy, produktywności i wydajności
• Problemy z rozpoznaniem, kiedy personel jest zestresowany lub przeciążony
• Poczucie izolacji i braku więzi w zespole

Wypróbowaliśmy i przetestowaliśmy różne podejścia do radzenia sobie z tymi wyzwaniami. Niektóre zawiodły, ale inne odniosły sukces. W naszym szkoleniu Remote Working Revolution przeprowadzimy Cię przez nasze sukcesy i porażki, dzięki czemu możesz uniknąć popełniania błędów i przejść od razu do wdrożenia wspaniałych rzeczy.

Dostań się na szczyt Google za darmo

Pobierz bezpłatną kopię naszej bestsellerowej książki,

" Jak dostać się na szczyt Google "

Pobierz moją bezpłatną kopię

Jak zapewnić efektywne zarządzanie zdalnym zespołem?

Zarządzanie zespołem zdalnym nie musi być problemem. Dzięki odpowiednim procesom możesz ustanowić płynnie działającą operację online, która sprawi, że będziesz się zastanawiać, dlaczego wcześniej nie korzystałeś z usług zdalnych.

1. Ustaw jasne oczekiwania i godziny pracy

Kiedy oczekujesz, że Twój zespół będzie pracował i nad czym oczekujesz, że będzie pracował po przejściu na pracę zdalną, jest ważnym czynnikiem. Przekazanie pracownikom laptopa i odesłanie ich do domu bez żadnego wyjaśnienia spowoduje niespójne godziny pracy i nieregularną pracę.

Chociaż praca zdalna może być elastyczna, ważne jest, aby zarządzać elastycznością, jaką pozwalasz na ten czas. Ustal oczekiwania dotyczące godzin pracy ze swoim zespołem poprzez indywidualne rozmowy, zaktualizowane umowy lub pisemną umowę o pracę w domu. Każdy członek zespołu musi jasno określić, jakich godzin pracy oczekuje.

W Exposure Ninja korzystamy z elastycznych godzin pracy, umożliwiając wielu naszym pracownikom elastyczną pracę, pod warunkiem, że zawsze pracują co najmniej cztery godziny dziennie, od poniedziałku do piątku, w Wielkiej Brytanii od dziewiątej do piątej. W przypadku ról skierowanych do klientów elastyczność jest mniejsza, ale nadal będziemy pozwalać naszemu zespołowi na zarządzanie przerwami i zamiast tego oferujemy opcje pracy od ośmiu do czterech lub od dziesięciu do sześciu.

2. Ustal przejrzystą etykietę komunikacji i harmonogram spotkań

Czy Twój zespół będzie komunikował się tylko przez e-mail i WhatsApp? (Mam nadzieję, że nie!) Jakich narzędzi powinni używać do komunikacji? Jak będą się odbywać spotkania? Gdzie i kiedy? To tylko niektóre z pierwszych pytań, jakie firmy zadają na temat zdalnej komunikacji roboczej.

Oto, co zalecamy:

• Używaj Slacka do całej komunikacji wewnętrznej. Slack to narzędzie do obsługi wiadomości błyskawicznych, które można zainstalować na komputerze stacjonarnym i urządzeniu mobilnym, aby umożliwić członkom zespołu szybką i wydajną komunikację.
• Używaj Kalendarza Google do planowania spotkań. Wszyscy w zespole powinni używać tego samego systemu kalendarzy, aby uniknąć podwójnego rezerwowania spotkań lub pisania wszystkiego w swoim długopisie i papierowym pamiętniku.
• Zaplanuj spotkania z wyprzedzeniem i zaplanuj tylko tyle czasu, ile potrzebujesz. Twórz przejrzyste plany spotkań i przydziel przewodniczącego spotkania, aby pokierował dyskusją i przeniósł spotkanie, gdy jest to konieczne.
• Korzystaj z Google Hangouts do spotkań. Google Hangouts to bezpłatne narzędzie do wideokonferencji. Gdy planujesz spotkanie w Kalendarzu Google, automatycznie jest mu przypisywany link do Google Hangout. Po prostu kliknij link, aby dołączyć do spotkania.
• Przekaż swojemu zespołowi wskazówki, jak skutecznie komunikować się ze współpracownikami pracującymi zdalnie. Przejście do pracy zdalnej oznacza większą ilość wiadomości online i znacznie mniejszą interakcję twarzą w twarz. Ponieważ nie możesz polegać na swojej mowie ciała i tonie głosu w wiadomościach pisemnych, ważne jest, aby członkowie zespołu umieli skutecznie pisać do swoich kolegów.

3. Użyj odpowiednich narzędzi

Wydajne zespoły zdalne dysponują odpowiednimi narzędziami. Chociaż wymienione powyżej narzędzia komunikacyjne to pierwszy krok, niezbędne jest również posiadanie odpowiednich narzędzi do zarządzania innymi aspektami działalności firmy.

Oto kluczowe narzędzia, które polecamy w Exposure Ninja:

• Praca zespołowa* — narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami w celu śledzenia i przypisywania zadań i projektów w pracy.
• Hubstaff* — narzędzie do śledzenia czasu w celu śledzenia godzin pracy i poziomów aktywności.
• Xero — Oprogramowanie księgowe do rozliczania płac i zarządzania fakturami klientów.
• Lastpass — bezpieczne narzędzie do zarządzania hasłami.
• Infusionsoft/Keap — CRM sprzedaży. Przeczytaj więcej o CRM tutaj.

Wszystkich narzędzi, które tu poleciliśmy, używamy sami.

4. Wprowadź procesy w miejscu

Po uporządkowaniu oprogramowania i narzędzi potrzebnych do prawidłowego prowadzenia firmy nadszedł czas na wdrożenie procesów. Procesy są podstawą udanego, zdalnego biznesu i nie mogę wystarczająco podkreślić znaczenia jasnych, wydajnych i powtarzalnych procesów.

W Exposure Ninja używamy Teamwork* do zarządzania zadaniami. Praca zespołowa ma funkcję, która pozwala na tworzenie list zadań (takich jak listy kontrolne) dla podstawowych zadań w Twojej firmie. Zapewniają one, że pracownicy nigdy nie przegapią żadnej chwili, ponieważ zawsze dokładnie sprawdzają swoją pracę. Jest również niezwykle pomocny dla nowych członków zespołu rozpoczynających pracę zdalnie, ponieważ zapewnia im przejrzysty przewodnik krok po kroku.

Przechodzisz na pracę zdalną? Czy procesy brzmią jak ból głowy? Nasze szkolenia i doradztwo Rewolucja Pracy zdalnej prowadzą Cię krok po kroku przez konfigurowanie niezawodnych procesów zdalnych. Zarejestruj się, aby poznać wszystkie sekrety.

5. Spraw, aby ludzie byli odpowiedzialni i odpowiedzialni

Podobnie jak w przypadku każdej firmy, najbardziej skuteczne są te, w których członkowie zespołu mają jasne obowiązki i są odpowiedzialni za określone zadania lub procesy. Kim są ci ludzie i jak biegli w prowadzeniu procesów, za które są odpowiedzialni, jest integralną częścią sprawnie działającej zdalnej firmy.

Jeśli Twoja firma będzie potrzebować nowych procesów do zdalnego działania, wyznacz konkretną osobę w Twojej organizacji, aby była odpowiedzialna za ustanowienie każdego z nich. Jeśli masz osobę, która jest mocno nastawiona operacyjnie, warto przydzielić jej do określenia kryteriów i przeglądu wprowadzonych procesów.

6. Zarządzaj różnymi strefami czasowymi

Różne strefy czasowe mogą siać spustoszenie w wirtualnym zespole nieprzygotowanym na nie. Chociaż zlecanie niektórych zadań zespołom z innych krajów może być tańsze, jeśli podstawowa baza klientów znajduje się w Wielkiej Brytanii lub USA, będziesz również potrzebować personelu dostępnego w tych strefach czasowych. Inną kwestią jest sytuacja, w której pracownicy muszą komunikować się ze sobą i upewnić się, że ich harmonogramy pracy są skrzyżowane.

Wiele odnoszących sukcesy zdalnych firm, w tym Buffer, ma zespoły w różnych lokalizacjach i strefach czasowych, podobnie jak Exposure Ninja. Zaletą jest to, że Twoja firma może częściej odpowiadać klientom. Upewnij się, że ustaliłeś jasne godziny pracy i sprawdź, czy harmonogramy są zgodne z kolegami.

7. Zrozum, kiedy pracownicy potrzebują zdalnego wsparcia

Pracownik przechodzi obok twojego biurka, niezwykle spóźniony o 20 minut do pracy i z głęboką zmarszczką wyrytą na czole. Pytasz ich, czy wszystko jest w porządku, a oni wydają się tłumić łzy. Łatwo zauważyć, kiedy pracownik potrzebuje wsparcia w fizycznym miejscu pracy, w którym dochodzi do interakcji twarzą w twarz.

Gdy Twój zespół pracuje zdalnie, nie widzisz tych samych sygnałów. Ale są sygnały. Zwróć uwagę na zmiany w zachowaniu, nieparzyste godziny przepracowane, nieodebrane zadania i upewnij się, że pytasz również bezpośrednio.

8. Zaplanuj regularne nadrabiania zaległości 1:1

Regularne spotkania jeden na jednego zapewniają, że Twój zespół jest na dobrej drodze do realizacji swoich zadań. Wskaże im kierunek, którego potrzebują, i zapewni ci spokój ducha, wiedząc, że dokonuje się postęp. Nadrabianie zaległości jest nieocenione, jeśli chodzi o utrzymanie ścisłej więzi między menedżerami i pracownikami oraz efektywne zarządzanie zdalnym zespołem.

9. Dodaj działania społecznościowe

To, że Twój zespół jest wirtualny, nie oznacza, że ​​społeczna strona pracy powinna zostać pominięta. Zastąp czaty w pokoju personelu i drinki po pracy kanałami Slack i grupami zainteresowań. W Exposure Ninja mamy kanał Watercooler, na którym nasz zespół omawia wszystkie rodzaje, a także kluby książki, ligi fantasy football i nie tylko.

Unikaj pokusy, aby spakować pracowników z laptopami i trzymać kciuki. To doprowadzi tylko do jednego rezultatu: katastrofy. Wykonaj powyższe kroki i weź udział w naszym szkoleniu Rewolucja pracy zdalnej lub umów się na konsultację w sprawie pracy zdalnej z naszym zespołem ekspertów, aby zabezpieczyć przyszłość swojej firmy.

*Niektóre linki w tym artykule to linki partnerskie, za których promocję Exposure Ninja otrzymuje opłatę (te linki nie są sponsorowane). Exposure Ninja promuje tylko usługi, z których już korzystamy w ramach naszego stosu marketingowego