Wprowadzanie ulepszeń w obsłudze klienta Twojej małej firmy

Obsługa klienta jest kluczem do sukcesu każdej małej firmy. Im lepsza obsługa klienta, tym bardziej osobiście zaangażowani klienci będą odczuwać sukces Twojej firmy – a im bardziej są zaangażowani, tym bardziej skłonni będą zapewnić Ci stały patronat i pozytywne opinie. I odwrotnie, jeśli Twoja firma pozostawia wiele do życzenia w dziale obsługi klienta, nie powinieneś być zaskoczony zauważalnym spadkiem liczby stałych klientów lub nowych klientów. Poniższe wskazówki dobrze przysłużą się właścicielom małych firm, którzy są gotowi przenieść obsługę klienta na wyższy poziom.

Powiązany wpis: 7 sposobów na opracowanie skutecznej strategii obsługi klienta dla biznesu

Bądź gotów przyznać się do błędów

Całkowita niechęć do przyznania się do błędów nie przysłuży się klientom. Nikt z nas nie lubi mieć do czynienia z ludźmi, którzy uważają się za nieskazitelnych, zwłaszcza w sytuacjach, gdy dajemy tym ludziom nasze pieniądze. Tak więc, jeśli instynktownie przechodzisz do defensywy za każdym razem, gdy klient przedstawia ci problem, w twoim najlepszym interesie jest jak najszybsze skorygowanie tego zachowania.

Następnym razem, gdy klient przyjdzie do ciebie ze skargą, spróbuj spojrzeć na sytuację z jego perspektywy. Nie oznacza to, że każda możliwa skarga klienta jest uzasadniona, ale może się okazać, że Twoja firma ponosi pewien poziom odpowiedzialności za większość skarg, które są do Ciebie kierowane. Co więcej, przyznawaj się do błędów popełnionych przez Twoją firmę. Wielu konsumentów jest znacznie bardziej skłonnych wybaczyć błędy popełniane przez przedsiębiorstwa, gdy odpowiedzialne strony szczerze przepraszają i dokładają prawdziwych starań, aby naprawić sytuację.

Chociaż przyjmowanie postawy obronnej w przypadku popełnienia błędu jest podstawową ludzką naturą, generalnie nie jest to postrzegane jako ujmująca cecha dla każdego, kto prowadzi firmę zorientowaną na klienta. W związku z tym gotowość do rozpoznawania błędów po swojej stronie i naprawiania ich może być dobrodziejstwem dla obsługi klienta.

Edukuj recydywistów

Jeśli niektórzy członkowie Twojego zespołu pozostawiają wiele do życzenia, jeśli chodzi o obsługę klienta, dobrze byłoby ich przeszkolić. Chociaż większość osób pracujących w dziale obsługi klienta od czasu do czasu otrzymuje skargę, członkowie zespołu, których podejście do klientów jest konsekwentnie krytykowane, będą musieli zostać wyjaśnieni. W końcu, w zależności od wielkości Twojej firmy, wystarczy jeden wyjątkowo niezobowiązujący pracownik, aby zniszczyć całą Twoją reputację.

Mając to na uwadze, warto edukować recydywistów w zakresie zasad dobrej obsługi klienta. W niektórych przypadkach osoby te mogą nawet nie zdawać sobie sprawy, że są niegrzeczne lub nieuprzejme. Jeśli jednak członek zespołu jest w pełni świadomy swojej nieuprzejmości i wykazuje całkowitą niechęć do zmiany, środki dyscyplinarne mogą być wskazane.

Wykorzystaj technologię, aby oferować lepsze usługi

Małe firmy odnoszące największe sukcesy stawiają na technologię. A ponieważ coraz więcej przedsiębiorców jest otwartych na transformację cyfrową, pojawiają się nowe innowacyjne narzędzia. W rezultacie firmy technologiczne zapewniają, że oferują wyrafinowane, łatwe w użyciu, opłacalne i bezpieczne rozwiązania, które pomagają małym firmom utrzymać wiele aspektów ich codziennej działalności, w tym obsługę klienta. W ten sposób mogą przyciągnąć więcej klientów i rozwijać się.

Możesz zaoferować lepszą obsługę klienta, wykorzystując innowacyjne rozwiązania technologiczne, takie jak oprogramowanie pomocy technicznej dla małych firm . Przyspiesza czas reakcji klientów dzięki automatyzacji. Zespoły obsługi klienta mogą bezproblemowo zarządzać wiadomościami e-mail z wielu skrzynek odbiorczych na scentralizowanej platformie za pomocą tego narzędzia. Dlatego nie ma szans, aby przegapić pilną prośbę lub reklamację klienta.

Dobre oprogramowanie pomocy technicznej promuje również dobrą współpracę w zespole. W ten sposób Twój zespół może gromadzić dokładne dane do celów raportowania i pomagać w zrozumieniu klientów, aby promować doskonałą komunikację od pierwszego kontaktu do rozwiązania problemu.

Oprócz oprogramowania pomocy technicznej właściciele małych firm muszą również zapewnić solidne rozwiązania technologiczne w zakresie cyberbezpieczeństwa, takie jak zapory sieciowe i przechowywanie danych w chmurze, aby chronić dane klientów i zasoby cyfrowe firmy. Wiele firm technologicznych oferuje rozwiązania w zakresie cyberbezpieczeństwa, które pomagają zmniejszyć luki w zabezpieczeniach i zagrożenia, które mogą mieć wpływ na klientów małych firm.

Przeczytaj także: 8 skutecznych kroków do zwiększenia wartości wdrożenia Twojej firmy

Rozszerz oferty specjalne dla stałych klientów

Każdy lubi czuć się doceniony, a klienci, którzy czują, że ich patronat jest ceniony, prawdopodobnie będą nadal wspierać Twoją firmę. W związku z tym powinieneś rozważyć rozszerzenie ofert specjalnych dla osób, które konsekwentnie dostarczają ci biznes. Na szczęście sposobów na to nie brakuje.

W zależności od rodzaju produktów i usług oferowanych przez Twoją firmę, karty ze znaczkami, które dają specjalny prezent po zebraniu określonej liczby znaczków, mogą być skutecznym narzędziem zachęcającym klientów do powrotu. Możesz również zachęcić klientów do podania swoich danych kontaktowych, ponieważ umożliwi to wysyłanie im e-maili i wiadomości tekstowych zawierających ekskluzywne kupony i/lub powiadamianie ich o nadchodzących ofertach. Dodatkowo, w zależności od tego, ile wiesz o czyichś preferencjach, możesz nawet dostosować oferty specjalne do indywidualnych potrzeb klienta. Instytucje finansowe, które chcą zapewnić klientom wygodne doświadczenie bankowe, powinny rozważyć wykorzystanie wysoko ocenianego API dla FIS.

Przeczytaj także: Jakie znaczenie ma zarządzanie umowami dla rozwijających się firm?

Jeśli Twoja mała firma rutynowo nie zapewnia obsługi klienta, prawdopodobnie ucierpi na tym Twój wynik finansowy. Obsługa klienta powinna być priorytetem dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości, a jeśli Twoja firma tego brakuje, nie ma lepszego czasu niż teraźniejszość, aby sobie z tym poradzić. Wyposaż się we wskazane powyżej wskazówki, które pomogą Ci usprawnić obsługę klienta i położyć podwaliny pod długoterminową satysfakcję klientów.