Jak utrzymać zorganizowaną strategię zarządzania projektami?

Zarządzanie projektami to wieloetapowy proces krytyczny w planowaniu i organizowaniu zasobów firmy w celu wykonania określonego zadania. Dla niektórych jest to na podstawie projektu. W przypadku innych firm zarządzanie projektami jest już zakorzenione w kulturze operacyjnej. W przeszłości o zarządzaniu projektami słyszeliśmy tylko wtedy, gdy mieliśmy do czynienia z projektami informatycznymi, inżynieryjnymi lub budowlanymi. Ponieważ jednak koncepcja ta ma obecnie zastosowanie w każdej branży, zasady są z grubsza takie same — to znaczy definiowanie celów, identyfikacja komponentów, przydzielanie zadań i monitorowanie kontroli jakości.

Każdy projekt obejmuje wiele ruchomych części. Być może osobą, która pełni istotną rolę, jest kierownik projektu. Jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji i władzę nadzorowania wszystkiego, aby osiągnąć pożądany rezultat. Dla niego sukces projektu zależy od tego, w jaki sposób upewni się, że zespół przestrzega sugerowanych kroków i procesów przez cały oczekiwany cykl życia. Ale idealny scenariusz zawsze łatwiej powiedzieć niż zrobić. Zaletą dzisiejszego zarządzania projektami jest dostępność nowoczesnych narzędzi i zasobów napędzanych innowacyjną technologią cyfrową.

Czy współczesne narzędzia do zarządzania projektami ułatwiają pracę menedżerom?

Nie można mówić o zarządzaniu projektami bez dotykania roli, jaką odgrywa technologia. Angażowanie się w projekt byłoby bezużyteczne, jeśli Twój zespół nie maksymalizuje narzędzi, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami. Niezależnie od wielkości projektu lub liczby zaangażowanych osób korzystanie z oprogramowania pomaga w wydajniejszym planowaniu, organizowaniu, wdrażaniu i monitorowaniu zadań. Ale nie każda platforma lub narzędzie spełnia wyzwania, przed którymi stoją kierownicy projektów – ze względu na unikalne wymagania ich branży lub złożoność projektu.

Należy pamiętać o korzystaniu z najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami. Na przykład proste projekty mogą dobrze działać z narzędziem, które ma podstawowe możliwości. A jeśli chcesz korzystać z najlepszych funkcji oferowanych przez platformę do zarządzania projektami, ważne jest, aby porównać solidne możliwości i rozważyć idealną odmianę, która odpowiada Twoim potrzebom.

Polecane dla Ciebie: Projekty Zoho dla freelancerów: jak zorganizować swój biznes, realizować projekty i zwiększać produktywność?

Właściwy sposób podejścia do wyboru narzędzi i technologii

Wybór narzędzi, zwłaszcza technologii, nie jest łatwą decyzją dla kierowników projektów. Ostatecznie chcesz, aby te narzędzia były cennymi zasobami, a nie przeszkodą w produktywności. Oczywiście koszt również ma znaczenie, ponieważ większość narzędzi dla przedsiębiorstw nie jest darmowa.

Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, wdrażanie narzędzi i technologii powinno być decyzją ukierunkowaną na cel. Nie ma uniwersalnego rozwiązania ani platformy. Co chcesz osiągnąć, wymagając od zespołu użycia określonego narzędzia? Jakie są Twoje priorytety przy wyborze możliwości oprogramowania do zarządzania projektami? Gdy masz już go do dyspozycji, ważne jest również, aby zdać sobie sprawę, że technologia jest tylko jednym z czynników, które będą miały wpływ na powodzenie projektu. Kierownicy projektów nadal muszą wykorzystywać techniki i strategie, które zapewniają wydajność i produktywność.

Mając to na uwadze, omówmy pomocne wskazówki, które pomogą kierownikom projektów zachować porządek i radzić sobie z każdym problemem napotkanym w trakcie projektu.

Ustalanie priorytetów i celów projektu

Zanim Twój zespół rozpocznie pracę nad projektem, pierwszym krokiem jest przynajmniej posiadanie planu określonych priorytetów. Ukończenie projektu powinno być procesem składającym się z faz i kroków, które można podzielić na możliwe do wykonania zadania. Ustalenie priorytetów pomoże Tobie i Twojemu zespołowi dostosować się do oczekiwań projektu. Lista priorytetów stanie się również podstawą Twoich kryteriów monitorowania i kontroli jakości. Krótko mówiąc, ustalanie priorytetów zadań w określonej kolejności zapewni zespołowi zorientowane na cel podejście do codziennych wyników.

Określ terminy i harmonogram realizacji

Każde zadanie, nieważne jak małe, powinno mieć termin. Dobrze zorganizowany kierownik zespołu utrzymuje napięty harmonogram, aby zmotywować każdego członka, aby nie pozostawał w tyle. Oczywiście idealnym scenariuszem jest dotrzymanie wyznaczonego terminu. Ale w przypadku opóźnień menedżerowie powinni również zachować elastyczność i znaleźć nowy plan kursu, aby uwzględnić ewentualne zmiany i dostosowania do docelowego terminu.

Chociaż przestrzeganie ścisłego harmonogramu może być dla niektórych uciążliwe, jest to krytyczny aspekt monitorowania jakości. Nie pozwól żadnemu członkowi zespołu wmówić Ci, że jest inaczej.

Wyznaczanie kamieni milowych projektu

Jaka jest różnica między kamieniem milowym a celem? Kamień milowy odnosi się do określonego wydarzenia, które oznacza zakończenie określonego etapu lub fazy projektu. Kamień milowy jest niezbędny, ponieważ daje kierownikowi i zespołowi szczegółowy wgląd w kluczowe wydarzenia, które popchną projekt do następnego kroku. Aby uniknąć pomyłki co do tego, co jest zwykłym zadaniem, a co kamieniem milowym, Twoim testem powinny być poniższe pytania.

• Czy zakończenie wspomnianego wydarzenia znacząco wpłynie na ostateczny wynik?
• Czy wydarzenie ma znaczenie dla określenia, czy projekt posuwa się do przodu?
• Czy obejmuje wkład interesariuszy?

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli uważasz, że wydarzenie jest ważne, należy je uznać za kamień milowy projektu. Dzięki temu będziesz mógł śledzić i mapować postępy zespołu.

Miej wyraźny zestaw celów krótko- i długoterminowych

Wspomnieliśmy wcześniej o znaczeniu ustalania priorytetów zadań, co idzie w parze z tym zaleceniem. Jeśli jasno zdefiniujesz krótko- i długoterminowe cele projektu, łatwiej będzie określić, które zadania są najważniejsze. Ponadto możesz lepiej delegować zadania, dzieląc wyniki projektu na łatwe do zarządzania zadania „skoncentrowane na celu”. Cele te powinny również stać się podstawą do monitorowania postępów, zwłaszcza gdy potrzebujesz związać się lub potrenować członka zespołu.

Może Cię zainteresować: Jak używać oprogramowania do zarządzania projektami Agile w pracy z klientem?

Spójna komunikacja

Spójna komunikacja jest trudna nawet dla najbardziej doświadczonych kierowników projektów. Kiedy kierujesz dużym zespołem, wiele może wpaść w szczeliny. Ponadto zaufanie i zrozumienie osób o różnych osobowościach może przeszkadzać w radzeniu sobie z problemami napotkanymi podczas pracy nad projektem.

Efektywna komunikacja to także proces. Wymaga zaangażowania ze strony menedżera, konsekwentnego zachęcania każdego członka zespołu do większej otwartości. Na szczęście istnieje wiele prostych sposobów, aby to osiągnąć. Oprócz regularnych spotkań i indywidualnych sesji coachingowych możesz korzystać z narzędzi, takich jak aplikacja do przesyłania wiadomości, wideokonferencje, a nawet zwykłe e-maile, aby utrzymać otwarte linie komunikacyjne. Ponadto obowiązkiem kierownika jest otwartość na opinie i pomysły, które mogą pomóc w rozwiązywaniu typowych problemów i obaw.

Automatyzacja upraszcza powtarzalne zadania

Wspomnieliśmy wcześniej, że współczesne zarządzanie projektami opiera się na technologii. Ale zdarza się, że menedżerom nie udaje się zmaksymalizować korzyści płynących z tych narzędzi. Mając je do dyspozycji, szukaj sposobów na automatyzację powtarzalnych zadań. Czy oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala na planowanie powtarzających się zadań i automatyczne ich przydzielanie? Co powiecie na narzędzie, które automatycznie generuje raporty dla konkretnych danych? Menedżerowie powinni zrozumieć, że robienie rzeczy ręcznie nie czyni cię lepszym w pracy. Te narzędzia są dostępne właśnie dlatego, że każdego dnia masz tylko określoną liczbę godzin na załatwienie spraw.

Deleguj i przypisuj

Kierownicy projektów nie muszą wykonywać całego ciężkiego podnoszenia. Możesz podzielić swój zespół na mini jednostki, którym przydzielono określone zadania administracyjne. Oczywiście ważne jest również, aby upewnić się, że wybierasz odpowiedniego pracownika, który poradzi sobie z przydzielonym zadaniem. Deleguj w oparciu o ich mocne strony i podstawowe kompetencje, aby zmaksymalizować niewykorzystany talent lub umiejętności każdego członka.

Kontrola jakości i monitorowanie postępów

Ostatnim na naszej liście zaleceń jest znaczenie monitorowania postępów poprzez kontrolę jakości. Raporty i analizy projektów pomogą Ci określić obszary wymagające poprawy i konkretne możliwości coachingowe. Jeśli istnieją KPI, zespół powinien mieć dostęp do raportów, które pokazują, jak układają się pod względem celów.

Pokonywanie typowych wyzwań stojących przed kierownikami projektów

Teraz, gdy omówiliśmy wskazówki, które pomogą menedżerom stać się bardziej zorganizowanymi i produktywnymi, w jaki sposób powinni przezwyciężyć typowe wyzwania związane z zarządzaniem? Faktem jest, że nawet najbardziej doświadczony menedżer od czasu do czasu natknie się na przeszkody. Są to przykłady niekontrolowanych przypadków, które mogą utrudniać postęp projektu.

1. Ograniczenia i problemy budżetowe: Pieniądze są zawsze kluczowym problemem dla kierowników projektów. Kiedy jesteś ograniczony, aby sprostać określonemu budżetowi, może to skomplikować realizację zadań i celów. Według badania przeprowadzonego w 2017 r. 49,5% kierowników produkcji uważa koszt projektu za największe wyzwanie. Aby rozwiązać ten problem, wrócimy do naszego wcześniejszego zalecenia dotyczącego znaczenia planowania. Proces wyznaczania celów i priorytetów przynajmniej zminimalizuje problemy związane z przekroczeniami i brakami.
2. Członkom zespołu brakuje umiejętności: Twój zespół będzie tak dobry, jak najsłabszy członek. A projekt w dużej mierze zależy od indywidualnych wyników. Jako kierownik projektu będziesz musiał obiektywnie ocenić kompetencje, aby określić, czy potrzebujesz dodatkowego wsparcia dla swojego zespołu.

Może Ci się spodobać również: Ułatw planowanie projektów dzięki tym 10 narzędziom do zarządzania.

Ostatnie słowa

Podsumowując, dobrze zorganizowany kierownik projektu odgrywa kluczową rolę w sukcesie zespołu. Dla menedżerów to zadanie może być przytłaczające i żmudne, ale nie trzeba podchodzić do projektu bez pomocy narzędzi i zespołu kompetentnych pracowników. Omówione tutaj wskazówki w żaden sposób nie obejmują wszystkich najlepszych praktyk, jakie może zastosować kierownik projektu. Chociaż zarządzanie zespołem jest przedsięwzięciem bardzo osobistym, przestrzeganie ustalonych zasad produktywności i wydajności zagwarantuje korzystne wyniki.