19 zmieniających życie sztuczek i wskazówek dotyczących wydajności

Wskazówki dotyczące wydajności, aby wykonać więcej pracy

Prawie wszystko wokół nas jest zaprojektowane tak, aby przykuć naszą uwagę, niezależnie od tego, czy są to nasze smartfony, poczta e-mail, media społecznościowe i prawie wszystko w Internecie.

Nawet kiedy zamykamy oczy, aby medytować (lub zdrzemnąć się), nasz umysł wciąż odtwarza obrazy tych rzeczy, przed którymi uciekamy. Jedynym sposobem, aby być produktywnym w epoce cyfrowej, jest opracowanie solidnego mechanizmu obronnego „przeciwrozproszenia”. Czas jest naszym najcenniejszym zasobem i musimy go mądrze wykorzystywać. W tym artykule omówimy 19 hacków zwiększających produktywność, które pomogą Ci w pełni wykorzystać swoje dni.

Powiązane: Jak wejść w stan przepływu: 11 potężnych technik

19 trików i wskazówek dotyczących produktywności

1. Zasada 3 sekund

Zasada 3 sekund to świetny sposób na zmuszenie się do pracy nad zadaniem, którego się boisz. W zasadzie brzmi to dość głupio, ale działa jak magia.

Za każdym razem, gdy coś odkładasz, po prostu zacznij odliczać od 3, a gdy tylko dojdziesz do 1, odłóż wszystko inne na bok i natychmiast zabierz się do zadania, nie zastanawiając się dwa razy.

Na przykład, jeśli masz zadanie, które ma się odbyć za kilka godzin, ale po prostu nie możesz opuścić YouTube, powiedz „3…2…1…Chodźmy!” i natychmiast zamknij przeglądarkę i otwórz zadanie.

2. Zmierz, jak długo możesz się skoncentrować

Pomiary to świetna wskazówka dotycząca produktywności przy śledzeniu postępów. Mierz, jak długo możesz pracować nad zadaniem, zanim mentalnie odpłyniesz . Gdy już wiesz, jaki jest Twój średni czas, postaraj się go zwiększyć o około 20%. Jeśli pracujesz 2 godziny i czujesz się wyczerpany, poświęć dodatkowe 20 minut przed przerwą. Reklamy

Możesz także śledzić, jak długo pracowałeś nad jednym zadaniem bez żadnych zakłóceń. Jeśli szybko ukończyłeś projekt, nie rozpraszaj się czymś innym zbyt długo, bo ponowne rozpoczęcie pracy zajmie Ci jeszcze więcej czasu.

Technika Pomodoro to kolejny świetny sposób na poprawę koncentracji. To właściwie tylko interwały czasowe z małymi przerwami pomiędzy nimi. Chodzi o to, aby pracować przez 25 minut, a następnie zrobić sobie pięciominutową przerwę. Po czterech „pomodoro” (które mogą trwać od 25 minut do godziny), zrób 15-30 minutową przerwę.

Możesz ustawić licznik czasu, aby śledzić cykl pracy, ale nie zapomnij robić sobie przerw. Jeśli pracowałeś dla trzech pomodoro bez przerwy, prawdopodobnie nie będziesz w stanie skoncentrować się na tym, co musisz zrobić dalej. A jeśli chcesz uzyskać najlepsze rezultaty dzięki tej technice, postaraj się, aby sesje robocze były spójne (pracuj przez 25 minut bez rozpraszania się).

3. Zautomatyzuj powtarzalne zadania

Automatyzacja powtarzających się zadań może pomóc Ci zwolnić kilka dodatkowych godzin w ciągu dnia, aby wykorzystać je na ważniejsze rzeczy . Zadania, które nie wymagają „ludzkiego dotyku”, są dobrymi przykładami rzeczy, które można zautomatyzować. Po co robić w kółko przyziemne zadania, skoro komputer może to zrobić za Ciebie? Zdziwiłbyś się, ile wolnego czasu możesz odzyskać, automatyzując niektóre z tych rzeczy.

Możesz używać narzędzi takich jak Hootsuite do automatyzacji postów w mediach społecznościowych, Mailchimp do kampanii e-mailowych, HubSpot do działań sprzedażowych i marketingowych, Lemlist do zimnych zasięgów LinkedIn.

Możesz nawet zainstalować bota na swojej stronie internetowej i stronach mediów społecznościowych, aby usprawnić obsługę klienta i automatycznie odpowiadać na pytania. Każde powtarzające się zadanie, którego z jakiegoś powodu nie możesz zautomatyzować, zleć na zewnątrz freelancerowi. Reklamy

4. Naucz się mówić nie

To jeden z najlepszych hacków zwiększających produktywność. Zbyt częste mówienie „tak” zmusza cię do spędzenia dnia, bycia częścią planów innych ludzi i braku czasu dla siebie. Naucz się mówić „nie” stanowczo, ale grzecznie. I nigdy nie miej z tego powodu wyrzutów sumienia.

Mówienie „nie” otwiera Twój czas na robienie rzeczy, które naprawdę chcesz robić (i pozostawia przestrzeń dla innych, aby mogli cieszyć się dniem bez Ciebie).

Reklamy Oczywiście czasami nie jest łatwo powiedzieć „nie” – wiemy, jak to jest. Może być trudno odrzucić plany, gdy wiesz, że zostały stworzone w dobrych intencjach, zwłaszcza jeśli to coś małego. Ale są sposoby, aby odmówić planom i żądaniom innych ludzi w kwestii Twojego czasu, nie pozostawiając im niemiłego smaku.

Istnieją dwa sposoby na odrzucenie ludzi: prostolinijne lub uprzejme. Prostota jest wtedy, gdy mówisz im, dlaczego nie mogą mieć twojego czasu. To wtedy, gdy mówisz: „Nie mogę spędzać czasu we wtorek, bo jestem zajęty” lub „Nie chcę wychodzić dziś wieczorem”. To nie sprawi, że ta osoba będzie szczęśliwa, ale przynajmniej wiedzą, dlaczego odmawiasz.

A potem jest bycie miłym. Możesz powiedzieć: „Muszę pracować”, co jest prawdą. Ale możesz też powiedzieć: „Nie mam ochoty spotykać się dziś wieczorem, ale daj mi znać, jeśli chcesz coś zrobić w przyszłym tygodniu”.

Bycie miłym jest otwarte na interpretację, która może zmusić osobę do kreatywności w swoim planie B. Więc zaplanuj mądrze swoje podejście, jeśli chodzi o mówienie „nie”. Reklamy

5. Rób regularne przerwy

Kiedy pracujesz zbyt wiele godzin bez przerwy, Twój poziom produktywności nieuchronnie zaczyna spadać. Robienie regularnych przerw pomaga naładować baterie, dzięki czemu możesz wrócić z ostrzejszym umysłem .

Dobrą wiadomością jest to, że nie musisz rezerwować godzin na raz, aby czerpać korzyści z regularnych przerw. Według badań przeprowadzonych przez University of Illinois, można zobaczyć wymierną poprawę, robiąc nawet krótkie przerwy psychiczne.

Badanie wykazało, że uczestnicy, którzy zrobili 10-minutową przerwę po półgodzinnym sprawdzaniu swojej pamięci, byli w stanie popełnić znacznie mniej błędów podczas wznawiania testu w porównaniu z tymi, którzy nie zrobili przerwy.

Wyniki tego małego badania sugerują również, że o ile dłuższa przerwa po godzinie pracy może oczyścić umysł i zmniejszyć zmęczenie, o tyle zrobienie krótkiej przerwy po zaledwie pół godzinie może mieć znacznie większy wpływ na wydajność poznawczą.

Twoje przerwy mogą mieć formę krótkiego spaceru, rozciągania się, parzenia kawy, a nawet wyjścia na zewnątrz, aby zaczerpnąć świeżego powietrza. Uważaj tylko, aby nie dać się wciągnąć w rozproszenie, od którego trudno będzie się oderwać, na przykład w mediach społecznościowych. Zawsze możesz to zrobić na koniec dnia.

6. Wyeliminuj wszystkie niepotrzebne rozpraszacze

Rozproszenia utrudniają nam koncentrację. Według tych badań przeciętny pracownik nie może wytrzymać dłużej niż 6 minut bez sprawdzania poczty elektronicznej lub komunikatora internetowego. Wyeliminuj wszystkie nieistotne czynniki rozpraszające w godzinach pracy.

Jeśli nie możesz oprzeć się sprawdzaniu telefonu co kilka minut, wyłącz go i trzymaj z dala od Twojej bliskości. Nie martw się, że przegapisz „ważne” telefony lub SMS-y, zawsze możesz je odesłać później.

Odwracanie uwagi zachęca do wielozadaniowości — mentalnej żonglerki, która obniża wydajność obu zadań. Im mniej rozproszeń, tym więcej pracy możesz wykonać.

7. Ustaw konkretną godzinę sprawdzania poczty

Powodem, dla którego nie możemy oprzeć się sprawdzaniu naszej poczty co kilka minut, jest efekt FOMO. Większość otrzymywanych przez nas wiadomości e-mail nie wymaga naszej pilnej odpowiedzi. Możesz ustawić określone godziny w ciągu dnia, aby sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą i odpowiadać na wiadomości partiami.

Możesz to sprawdzić w południe – po wykonaniu najważniejszych porannych zadań, a potem ponownie późnym popołudniem, tuż przed wypisaniem się z pracy. Pozbądź się nawyku impulsywnego sprawdzania go co kilka minut.

8. Chroń swój „przepływ”

Flow to stan umysłu, w którym jesteś tak całkowicie pogrążony w czynności, że stajesz się nieświadomy swojego otoczenia . Kiedy jesteś w takim stanie, praca nie jest już pracą. Jeśli czytasz książkę, strony po prostu się odwracają. Jeśli piszesz, słowa po prostu wypływają z ciebie bez wysiłku.

Ilekroć wpadniesz w taki stan, chroń go tak, jakby od tego zależało twoje życie. To wtedy Twoja kreatywność osiąga szczyt. Wycisz telefon, wyłącz powiadomienia e-mail, trzymaj się z dala od mediów społecznościowych i wszystkiego, co może sprawić, że stracisz koncentrację. Nawet nie rozmawiaj z ludźmi. Nic innego nie powinno mieć znaczenia poza zadaniem, na którym się koncentrujesz. Kiedy twój przepływ zostanie zakłócony, odzyskanie go może zająć kilka godzin, a czasem nawet nie wydarzyć się w ciągu dnia.

9. Zapisz wszystko

To jedna z najlepszych wskazówek dotyczących produktywności, które pomogą Ci załatwić sprawy. Mamy tendencję do przeceniania naszej zdolności do zapamiętywania rzeczy. Wyrób w sobie nawyk zapisywania wszystkiego, od codziennych planów po nazwiska nowych osób, które spotykasz. Nie zajmuje to dużo czasu ani wysiłku. Możesz używać smartfona lub nosić ze sobą mały kieszonkowy notes i długopis.

Zdziwisz się, jak bardzo pomaga ci ten hack produktywności. Wszystko jest spisane i możesz skreślać przedmioty w miarę ich ukończenia, co daje poczucie satysfakcji i postępu. Dzięki temu poczujesz większą kontrolę nad swoim dniem.

Kiedy coś spisujemy, jesteśmy zmuszeni organizować nasze zadania . Myślimy o krokach potrzebnych do osiągnięcia celu i planujemy, jak podzielić cel na wykonalne kawałki pracy. To wszystko jest na papierze, poza naszymi głowami, gdzie można o tym zapomnieć.

Nic nie jest bardziej frustrujące niż to, że nie pamiętasz, co chciałeś zrobić lub co zamierzałeś kupić. To jeszcze bardziej frustrujące, gdy zdajesz sobie sprawę, że jest to jedna z wielu rzeczy, których nie pamiętasz. Wyrobienie w sobie nawyku zapisywania wszystkiego raz na zawsze rozwiązuje ten problem.

10. Zaplanuj swój dzień z wyprzedzeniem

Niewiele jest ważniejszych hacków zwiększających produktywność. Napisanie listy zadań do wykonania zwiększa Twoje szanse na wykonanie do 91%. Ustal garść priorytetów na swój dzień – najlepiej poprzedniego dnia, a następnie zajmij się nimi z samego rana, kiedy twój umysł jest jeszcze świeży.

Jeśli nie zaplanujesz swoich działań z wyprzedzeniem, zauważysz, że reagujesz na pojawiające się rzeczy. Oznacza to, że wykonywanie małych zadań może zająć cały dzień.

Powodem, dla którego planowanie jest tak ważne, jest to, że zapewnia długofalowy sukces. Zaoszczędzisz czas, nie zastanawiając się, co musisz zrobić dalej. Po prostu wybierz zadanie z listy rzeczy do zrobienia i zacznij.

Nie planując z góry listy rzeczy do zrobienia, możesz mieć bardzo pracowity dzień, ale nadal robić niewielkie postępy, ponieważ nie pracowałbyś nad rzeczami, które są najważniejsze.

11. Zacznij dzień od najważniejszych zadań

Bardziej prawdopodobne jest, że poddasz się rozproszeniom później w ciągu dnia, kiedy jesteś wyczerpany, a twoja siła woli jest wyczerpana. Ponadto, w miarę upływu dnia, jakość twoich wyników staje się coraz gorsza.

Ludzie mają tendencję do ulegania rozproszeniom, gdy zauważają, że ich siła woli się kończy. Jeśli zaczniesz dzień od skupienia się tylko na najważniejszych zadaniach, będziesz mniej kuszony, by później ulegać rozproszeniom.

Przekonasz się również, że twoje wydruki są wyższej jakości. Zaplanowanie dnia z wyprzedzeniem pomaga ograniczyć bałagan i rozproszenia, przypominając o rzeczach, które wymagają pełnego skupienia, gdy tylko się obudzisz . Zarezerwuj poranne godziny na te zadania.

12. Dołącz nagrody do swoich osiągnięć

Dołączanie nagród do osiągnięć może dać ci dodatkowy impuls, gdy czujesz się zmęczony i wyczerpany psychicznie. Nagrodami może być wszystko, co lubisz.

Na przykład możesz zjeść przekąskę po wykonaniu zadania. Możesz wyjść na drinka ze znajomymi po osiągnięciu limitu sprzedaży. Możesz zaplanować urlop po zakończeniu długiego i strasznego projektu. Im większe osiągnięcie, tym większa powinna być nagroda.

13. Sekret produktywności „Jerry'ego Seinfelda”

To jeden z moich ulubionych hacków zwiększających produktywność. Zdobądź duży kalendarz ścienny, który zawiera wszystkie dni i miesiące na jednej stronie, a następnie zawieś go obok swojego stanowiska pracy (lub widocznej ściany w domu). Za każdy dzień, w którym wykonasz wszystkie swoje zadania, umieść duże X z czerwonym znacznikiem.

Po kilku dniach zacznie budować się łańcuch, a Twoim celem będzie nie zerwanie go. Kiedy masz łańcuch, który ma kilka tygodni, zrobisz wszystko, aby go nie zerwać i nie musisz zaczynać od nowa.

14. Podziel duże zadania na mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu części

Gdy zadanie jest zbyt duże lub trudne, naszą pierwszą reakcją jest strach przed nim, co prowadzi do zwlekania. Myśl o tym może nawet spędzać bezsenne noce. Ilekroć stajesz przed takim zadaniem, podziel je na mniejsze części, o których nie trzeba myśleć.

Na przykład, jeśli musisz napisać raport zawierający 10 000 słów, podziel go według tematów, które zamierzasz omówić, a następnie skoncentruj swoją energię na jednym temacie, zanim przejdziesz do następnego, a potem następnego. Nie patrz na to całościowo, bo nigdy nie znajdziesz motywacji do rozpoczęcia.

15. Partia podobnych zadań

Wykonywanie niepowiązanych zadań jeden po drugim może być psychicznie męczące i uniemożliwić przejście w stan przepływu . Grupowanie podobnych zadań pomaga zachować ten sam nastrój podczas pracy.

Możesz grupować działania społecznościowe, takie jak e-maile, rozmowy telefoniczne i spotkania; aktywność fizyczna, taka jak gotowanie, sprzątanie i zakupy spożywcze; zajęcia rekreacyjne, takie jak oglądanie telewizji, czytanie i media społecznościowe. Robienie ich zamiennie z pewnością zepsuje twój przepływ.

16. Przestań wielozadaniowość

Wielozadaniowość nie jest tak wydajna, jak wielu ludzi sądzi. Badania pokazują, że może to zmniejszyć twoją produktywność nawet o 40%, ponieważ nie poświęcasz pełnej uwagi niczemu.

Może również zmniejszyć Twoją wydajność, spowolnić, a nawet sprawić, że będziesz zestresowany. Zamiast próbować robić więcej na raz, spróbuj skupić się bardziej na jednym zadaniu na raz .

Badanie przeprowadzone przez University of London pokazuje, że wielozadaniowość nie pozwala mózgowi przetwarzać informacji tak głęboko, jak skupienie się na jednym zadaniu na raz. Kiedy wykonujesz wiele zadań jednocześnie, w rzeczywistości zmniejszasz swoją zdolność do odzyskiwania wspomnień i przetwarzania informacji.

Dlatego następnym razem, gdy będziesz musiał zrobić kilka rzeczy naraz, wybierz jedną. Będziesz mógł wykonywać swoje zadania znacznie szybciej, oszczędzać czas i być na bieżąco ze wszystkim przez resztę dnia.

17. Twórz szablony do rutynowych czynności

Jest to jeden z najlepszych hacków zwiększających produktywność, aby zrobić więcej w krótszym czasie. Jeśli Twoja praca polega na wykonywaniu tych samych zadań w kółko, utwórz szablony, aby nie zawsze zaczynać od zera . Możesz tworzyć szablony dla swoich e-maili, raportów, propozycji itp., a następnie dostosowywać je tylko do odbiorcy.

Jeśli dużo masz do czynienia z klientami, zapisz listę najczęściej zadawanych pytań i odpowiednich odpowiedzi. Za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail dotyczącą któregokolwiek z pytań z Twojej listy, możesz po prostu skopiować/wkleić odpowiedź (i oczywiście dostosować ją przed wysłaniem).

18. Odpuść perfekcjonizm

Kiedy spędzasz zbyt dużo czasu próbując zrobić coś bezbłędnego, gdy jest już wystarczająco dobre, po prostu przynosisz efekt przeciwny do zamierzonego.

Nic, co zrobisz, nigdy nie będzie idealne. Istoty ludzkie są wadliwymi stworzeniami i popełnianie błędów leży w naszej naturze. Nie jesteśmy maszynami. Dowiedz się, jak uwolnić się od nierealistycznych oczekiwań wobec siebie i ludzi, z którymi pracujesz.

Podczas gdy perfekcjonizm jest wymagający, bycie realistą z większym prawdopodobieństwem skutkuje wykonaniem pracy (bez stresu). Zawsze możesz poprawić jakość swoich wyników, ale wiedząc, kiedy odpuścić, nie będziesz tracić czasu na coś, co już jest wystarczająco dobre. W porządku jest mieć wysokie oczekiwania, ale wiedz, kiedy odpuścić. Nigdy nie osiągniesz sukcesu będąc zbyt surowym dla siebie.

19. Pij dużo wody

Na koniec pij dużo wody! Noś butelkę wszędzie ze sobą. Czasami możesz nie czuć pragnienia, ale twoje ciało rozpaczliwie potrzebuje wody, aby osiągnąć optymalny poziom . Odwodnienie może sprawić, że poczujesz się ospały, rozdrażniony i utrudnisz skupienie się nawet na najmniejszych zadaniach.

Może również wpłynąć na Twój wygląd fizyczny. Jeśli jesteś odwodniony, Twoja skóra może stać się sucha, a oczy mogą wyglądać na zapadnięte.

Jeśli naprawdę chcesz się nawodnić, powinieneś wiedzieć, co mówi ci kolor twojego siusiu. Jeśli jest ciemnożółty, zwykle oznacza to, że nie pijesz wystarczającej ilości wody. Jeśli to wyraźny kolor, to gratulacje! Prawdopodobnie pijesz wystarczająco dużo wody.

To może wydawać się obrzydliwe, ale najlepszy czas na sprawdzenie moczu jest rano, kiedy się budzisz. Tyle czasu zajmuje Twojej wodzie z wczorajszej nocy, aby w pełni wydostać się z Twojego systemu. Zanim rano sprawdzisz mocz, cała ta woda opuści Twój pęcherz. Jeśli jest żółty, spróbuj pić więcej wody w ciągu dnia.

Jeśli musisz często sikać, może to oznaczać, że pijesz za dużo wody i powinieneś zwolnić. Ale jeśli sikasz mniej niż zwykle, może to oznaczać, że twoje ciało walczy z pozbyciem się wody, ponieważ nie dostaje jej wystarczająco dużo. Staraj się pić szklankę wody co godzinę, aż uzyskasz normalny kolor moczu.