Zarządzanie wiedzą dla content marketerów: Mój stos technologiczny

Chociaż technicznie nie jestem sprzedawcą treści, przepływy pracy, które opracowałem jako dziennikarz i badacz, mogą przynieść korzyści każdemu, kto tworzy treści w naszym zróżnicowanym, bogatym w informacje środowisku. W tym artykule wyjaśnię swoją filozofię i podzielę się elementami, które dla mnie działają, aby inspirować pomysły, które przyniosą korzyści Twojemu programowi content marketingowemu, a co za tym idzie, odbiorców, do których próbujesz dotrzeć.

Najpierw cofnę się o krok i wyjaśnię termin, którego użyłem w nagłówku: Zarządzanie wiedzą. Pamiętam, jak w liceum uczyłem się, w jaki sposób amerykańska gospodarka była napędzana przez informacje. Jako początkujący pisarz od razu nabrało to sensu — miałem zostać „pracownikiem wiedzy”. Wtedy nie było tak jasne, jak złożone będzie to zadanie zarządzania wiedzą. Zamiast chodzić do biblioteki i wściekle dokumentować fakty z książek na kartach, dziś informacje są wszędzie .

Akt żonglowania wiedzą

Mam ADHD, więc ten problem może być dla mnie bardziej intensywny niż dla innych, ale czy zdarza Ci się leżeć w łóżku w nocy, przeglądając w myślach listę rzeczy, o których boisz się zapomnieć? To tak, jakbyś żonglował dziesiątkami informacji na pierwszym planie swojego umysłu, co uniemożliwia ci wykonanie ważnej pracy polegającej na naładowaniu mózgu dobrym snem.

Oswajanie bestii

Moim zdaniem celem zarządzania wiedzą jest okiełznanie wszystkich ważnych informacji napływających do Ciebie — e-maili, biuletynów, publikacji branżowych, webinariów, wydarzeń, a nawet rozmów — tak, aby były one dostępne wtedy, gdy ich potrzebujesz i tylko wtedy, gdy tego potrzebujesz. W przypadku content marketerów niektóre z rzeczy, którymi możesz chcieć zarządzać, obejmują:

• Pomysły na artykuły.
• Punkty, które chcesz umieścić w nadchodzących artykułach.
• Osoby, z którymi chcesz przeprowadzić wywiad lub w inny sposób dotknij ich mądrości (na przykład poproś współpracownika o napisanie posta na blogu na stronie Twojej firmy).
• Materiał badawczy, w tym pismo innych osób oraz dane.
• Twój kalendarz redakcyjny i status treści w produkcji.

Kilka czynników sprawia, że ​​jest to trudne. Po pierwsze, różne rodzaje informacji są optymalnie przechowywane na różne sposoby. Kalendarz redakcyjny można najlepiej uchwycić, powiedzmy, w aplikacji kalendarza lub czymś zorganizowanym w porządku czasowym. Informacje o osobach i firmach nadają się do schematu organizacyjnego typu CRM, z wieloma kontaktami na firmę. Stan zawartości może wymagać listy kontrolnej lub innej aplikacji do zarządzania zadaniami. Dane najlepiej przechowywać i analizować w arkuszu kalkulacyjnym.

Właściwe narzędzie do pracy: ale połączone

A potem jest wszystko inne — treści internetowe, które czytasz, które podsycają pomysły, pobierana biała księga zawierająca ważny punkt, który chcesz zacytować, świetna infografika lub wizualizacja danych, której struktura idealnie pasowałaby do czegoś, co chcesz wyrazić, wątek na Twitterze który oddaje ducha czasu lepiej niż ty sam. Jestem pewien, że masz pomysł. I nawet nie wspomniałem o e-mailu.

Zmagałem się z tym od lat i wypróbowałem prawie każde narzędzie zwiększające produktywność, jakie możesz sobie wyobrazić, ale ostatnio, być może z powodu postępów w uczeniu maszynowym i sztucznej inteligencji, rzeczy w moim świecie zaczynają nabierać kształtu. Zasady, którymi kieruję się w dzisiejszych czasach zarządzaniem wiedzą, to:

• Używaj jak najmniejszej liczby narzędzi . Przełączanie kontekstów oraz wycinanie i wklejanie to czas do bani, a ponadto zwiększają ryzyko wprowadzenia błędów. Biorąc pod uwagę tę wytyczną…
• Zbliż się tak blisko, jak to tylko możliwe, do „najlepszego w swojej klasie” rozwiązania dla swojego przypadku użycia. Po prostu nie ma sensu przechowywać kontaktów w dokumencie Google ani używać arkusza kalkulacyjnego do rzeczy, których nie można sortować i filtrować. Musisz być w stanie wykorzystać zebrane informacje. Kluczem do stworzenia najlepszej w swojej klasie pracy jest to, że…
• Wszystko musi łączyć się tak płynnie, jak to tylko możliwe .

Oto jak to robię

W trakcie wielu bezpłatnych wersji próbnych i weryfikacji koncepcji zajmuję się kilkoma narzędziami, które opiszę poniżej. Zacznę od łączności, ponieważ jest to najważniejszy element. Przy wszechobecności interfejsów API łączność powinna być zapewniona. Ale nie wszystkie integracje są sobie równe — sposób konfiguracji interfejsu API może mieć wpływ na bezproblemową synchronizację i niekończącą się frustrację.

• Do łączenia rzeczy: Zapier. Nie jestem programistą, chociaż uczę się, jak korzystać z webhooków i interfejsów API z bardzo potrzebną pomocą Zapiera. Zazwyczaj jednak wbudowane wyzwalacze i akcje działają dobrze w większości celów. Szczerze mówiąc, nie wiem, co bym zrobił bez takiego narzędzia. Zapier integruje się ze wszystkimi innymi narzędziami i pozwala osiągnąć „flow” część przepływu pracy.
• Do zarządzania zadaniami i terminami: ClickUp. Choć przede wszystkim aplikacja do zarządzania zadaniami, wydaje się, że firma dąży do tego, aby być wszystkim dla wszystkich (do tej pory z nierównymi wynikami). Elementy zarządzania zadaniami są fantastyczne i uwielbiam elastyczność i design interfejsu — przydatność kodowania kolorami jest nie do przecenienia.
• Dla osób i firm: Airtable i Noloco. Ponieważ moim głównym obowiązkiem jest tworzenie raportów MarTech Intelligence naszej firmy, zbieram wiele danych o dostawcach technologii marketingowych i oczywiście kontakty w tych firmach są kluczowe. Używałem ClickUp do śledzenia osób i firm, ale jest to niezgrabne — po prostu nie jest do tego stworzony. Najlepszą kombinacją, na jaką dotychczas trafiłem, jest użycie Airtable do przechowywania i nawiązywania połączeń między różnymi tabelami danych i Noloco do ustawiania wyświetlaczy dostosowanych do indywidualnych użytkowników. Mógłbym podzielić się całym Airtable z naszym zespołem sprzedaży, ale wtedy ich oczy zaszkliłyby się i nigdy nie mogli znaleźć potrzebnych informacji. Dwie obserwacje: Airtable stara się rozwijać lepsze widoki poprzez swoją funkcjonalność beta interfejsów, ale moim zdaniem to jeszcze nie wszystko. Noloco działa również (w wersji beta) z Arkuszami Google, choć w tej chwili jest to bardzo niezręczne. Wszystko po to, aby powiedzieć, że chciałbym stworzyć to jedno narzędzie, a nie dwa, ale nic, co znalazłem, nie wydaje się robić wszystkiego, czego potrzebuję w tej dziedzinie.
• Do gromadzenia danych strukturalnych: JotForm. Tak, istnieją lepiej wyglądające aplikacje formularzy, ale JotForm jest niesamowicie elastyczny (oferuje logikę warunkową, bezpośrednią integrację z wieloma rzeczami, wstępne wypełnianie itp.), a także kontrolę wyglądu i działania CSS. Używam go nawet wewnętrznie, gdy zbieram dane strukturalne, takie jak informacje, które ostatecznie trafiają do Airtable lub ClickUp.
• Dla danych nieustrukturyzowanych: Mem. Ten mógłby być artykułem samym w sobie (i prawdopodobnie będzie w przyszłości), ale dla mnie Mem to miejsce, w którym zrzucam „wszystko inne” — e-maile, zakładki, skrawki treści internetowych, notatki i transkrypcje ze spotkań i wirtualne wydarzenia itp. Unikając struktury folderów, która sprawiła, że ​​Evernote nie było dla mnie startowe, Mem łączy twoje wpisy za pomocą hashtagów i, teraz, niedawno zadebiutowanej funkcji sztucznej inteligencji Mem X. Chodzi o to, że piszesz lub patrzysz na coś w głównym oknie narzędzia, a Mem automatycznie wyświetla wszystko, co jest powiązane na prawym pasku bocznym, dzięki czemu łatwo jest znaleźć „to, co widziałem w zeszłym miesiącu”, co odnosi się do mojego projektu nad czym teraz pracuję.

Jest o wiele więcej do powiedzenia, aw nadchodzących tygodniach i miesiącach będę nadal badać te technologie na poziomie osobistym, które mogą zwiększyć Twoją produktywność jako marketera. Bądź na bieżąco z głębszymi zagłębieniami się w tematy, które tu poruszyłem, w tym konkretne przykłady przepływów pracy, które mają znaczenie.