Na czym polega kontrola zapasów sklepu? 4 różne metody kontroli zapasów

Kontrola zapasów obejmuje procedury i systemy zarządzania zapasami, surowcami i towarami w firmie. Śledzi ruch towarów, aby obliczyć poziom zapasów, które należy utrzymywać, aby zapewnić wystarczającą podaż do sprzedaży. Dobry system kontroli zapasów jest niezbędny, aby zagwarantować odpowiednie produkty we właściwym czasie, aby zaspokoić popyt klientów i zmaksymalizować zyski.

Kontroling zapasów pełni kluczową rolę w systemie zarządzania zapasami. Obejmuje następujące procesy magazynowania i produkcji:

• Odbieraj i przechowuj przedmioty we właściwych miejscach;
• Śledź towary podczas przemieszczania między magazynami lub sklepami;
• Rejestruj szczegóły produktu i historię ruchu;
• Utrzymuj stany magazynowe i nadzoruj stany magazynowe sklepu;
• Realizuj zamówienia klientów z istniejącymi zapasami;
• Zaimplementuj skanery kodów kreskowych do kontrolowania jednostek SKU;
• Generuj zamówienia zakupu.

Celem kontrolingu zapasów jest minimalizacja kosztów utrzymania oraz zapobieganie nadmiernym i niedostatecznym zapasom. Dzięki niemu wiesz, kiedy uzupełnić zapasy, wypchnąć stare przedmioty i kupić nowe produkty. Ponadto dobrze zarządzane zapasy zwolnią miejsce w magazynie i kapitał związany z zapasami, unikając przestarzałych zapasów, które mogą zaszkodzić przepływowi środków pieniężnych.

Na przykład, jeśli jesteś właścicielem sklepu detalicznego z kosmetykami, możesz przechowywać dużo produktów do makijażu, pielęgnacji skóry, produktów do włosów itp. Ważne jest kontrolowanie zapasów, takie jak śledzenie poziomu zapasów i wyświetlanie wystarczającej liczby produktów na półkach, aby nie t nadmiar lub niedobór zapasów. Pomaga również lepiej planować zakupy i ograniczać koszty utrzymania rozbudowanych zapasów.

Surowy materiał

Surowce służą do wytworzenia składnika produktu lub wyrobów gotowych. Możesz uzyskać surowce od dostawcy lub wyprodukować je samodzielnie, aby uzyskać łatwy i szybki dostęp. Surowce staną się wówczas Twoimi aktywami magazynowymi i będą przechowywane w Twoim magazynie. Przykładami surowców są:

• Mąka do produkcji pieczywa dla piekarni;
• Tkaniny do produkcji odzieży;
• Papier i segregatory do tworzenia zeszytów.

Niedokończone produkty

Produkty niedokończone, zwane także zapasami produkcji w toku, to produkty, które są przetwarzane i trafią na rynek po ukończeniu. Może obejmować towary, które są w trakcie produkcji lub czekają na zapakowanie przed trafieniem na półki.

Przykładem niedokończonych produktów może być na wpół złożony samochód lub częściowo skompletowana para butów. Towary te powinny być przechowywane w oddzielnym magazynie w celu dobrej klasyfikacji, zapewniając, że towary niedokończone nie mieszają się z towarami gotowymi.

Inwentaryzacja cyklu

Inwentaryzacja cykliczna odnosi się do sprzedaży części zapasów sklepu i szybkiego uzupełniania ich nowymi. W przeciwieństwie do zapasów bezpieczeństwa, które mają na celu pokrycie skoków i spadków popytu, zapasy cykliczne są stosowane w celu pokrycia większości zakupów.
Małe firmy najczęściej wykorzystują zapasy cykliczne ze względu na ograniczoną pojemność zapasów bezpieczeństwa. W przypadku większych firm zapasy bezpieczeństwa nie są preferowaną opcją, chyba że jest to wymagane w celu zaspokojenia rosnących wymagań rynku. Zwykle należy zoptymalizować cykliczne zapasy, aby zaoszczędzić pieniądze na przechowywaniu, o ile można je uzupełnić na czas, aby uniknąć utraty okazji sprzedaży.

Na przykład jesteś sprzedawcą mebli. Po każdym dniu lub tygodniu ponownie sprawdzasz swoje zapasy i składasz zamówienia w celu uzupełnienia przedmiotów właśnie sprzedanych w tym okresie. W ten sposób minimalizujesz koszty magazynowania i masz pewność, że przechowujesz tylko to, czego szukają klienci.

Inwentarz w transporcie

Zapasy przenoszone od dostawcy do magazynu są nazywane zapasami w drodze. Artykuły opuściły magazyn dostawcy, ale nie dotarły do ​​Twojego magazynu. Jest to również znane jako inwentaryzacja potoku.

Chociaż nie otrzymałeś jeszcze towaru, nadal jest on uwzględniony w zarządzaniu zapasami i powinien być śledzony, aby zapewnić płynny transport. Kiedy inwentarz dotrze do Twojej lokalizacji, następuje przeniesienie własności i teraz jesteś właścicielem towarów.

Kontrola zapasów może być skomplikowana dla detalistów. Oto niektóre z głównych wyzwań:

Problemy z łańcuchem dostaw

Twój plan uzupełnienia zapasów nie zawsze może się udać. Podczas pandemii Covid-19 łańcuch dostaw został zakłócony z powodu wielu ograniczeń transportowych. Takie opóźnienia lub anulowanie dostaw może spowodować braki w magazynie i zaszkodzić wynikom finansowym.

Aby rozwiązać ten problem, możesz na przykład często zmieniać kolejność najlepiej sprzedających się produktów, aby utrzymać wystarczającą ilość w magazynie. Może to być Twoim ratunkiem, jeśli wystąpią trudności w pozyskiwaniu lub dostawie produktów, nadal będziesz mieć wystarczającą ilość zapasów do sprzedaży, dopóki nie nadejdzie nowy towar.

Brak powierzchni magazynowej

Chociaż opóźnione dostawy mogą spowodować utratę przychodów, stwarza to również inny problem. Wszystkie Twoje zaległe zamówienia mogą nadejść w tym samym czasie i spowodować problemy z przestrzenią magazynową. Dlatego powinieneś mieć trochę nadmiaru miejsca do obsługi tego materiału. Planując przestrzeń magazynową, powinieneś zaprojektować efektywny układ i ustandaryzować pojemniki lub palety, których będziesz używać do przechowywania towarów.

Nieprzewidywalne wymagania klientów

Popyt klientów może się zmieniać i utrudniać jego przewidywanie. Może się okazać, że zaopatrzysz się za dużo lub za mało, aby zaspokoić popyt, a oba przypadki mogą spowodować szkody. Jeśli nie masz wystarczającej ilości produktów, Twoi klienci będą kupować od konkurencji. W przeciwieństwie do tego, jeśli masz nadmiar zapasów, podczas gdy klienci nie kupują tak dużo, twój kapitał zostanie pochowany w martwych zapasach. Dlatego prognozowanie popytu na podstawie wiarygodnych danych jest niezbędne, aby dopasować podaż do popytu.

Słaba komunikacja

Niewłaściwa komunikacja może być problemem podczas kontrolowania zapasów, od pozyskiwania zamówień po śledzenie poziomów zapasów i przenoszenie produktów do wielu sklepów. Zwłaszcza jeśli prowadzisz sprzedaż wielokanałową, prosta i poprawna komunikacja jest niezbędna zarówno do wewnętrznej, jak i zewnętrznej współpracy w celu zarządzania dokładnymi zapasami.

Jest to tradycyjna metoda polegająca na zapisywaniu ruchu na papierze za pomocą pióra i papieru. Ten sposób działa tylko w przypadku startupów i małych firm, których zapasy są łatwe do kontrolowania. Jednak gdy Twoja firma rośnie i rozszerza się na więcej jednostek SKU, takie podejście może być przeszkodą w skalowaniu. Jest to czasochłonne, podatne na błędy i ma ograniczone możliwości efektywnej analizy danych.

Karty magazynowe

Używanie kart magazynowych to nieco bardziej złożony sposób monitorowania zakupów, sprzedaży, wymiany produktów i zwrotów. Jest to tabela rejestrująca koszt sprzedanych towarów, ceny sprzedaży i dostępne zapasy dla każdego produktu.

Dzięki tej metodzie używasz oddzielnych kart dla każdego towaru, aby śledzić ich ruch w magazynach i magazynach. Na karcie możesz umieścić dodatkowe notatki lub uwagi, takie jak wszelkie kwestie lub problemy związane z tą pozycją.

System kart magazynowych jest skuteczny tylko wtedy, gdy rejestrujesz stałe i aktualne informacje natychmiast po przesunięciu zapasów. Musisz także śledzić nietypowe wycofania zapasów, aby uniknąć niedokładnych danych. Takie podejście jest dobrym sposobem śledzenia produktów, zwłaszcza jeśli używasz metody inwentaryzacji „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” (FIFO).

Jednak karty akcji mają również słabości. Zapisanie tysięcy kart to wciąż długi proces, nie mówiąc już o ryzyku utraty kart magazynowych. Ponadto, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy, trudno jest wyśledzić i naprawić dokładną kartę magazynową. Korzystanie z tych fizycznych kart nie jest optymalne, ponieważ nie można skorzystać z automatyzacji przy obecnej technologii.

Arkusze kalkulacyjne

Lepszą metodą kontrolowania zapasów są arkusze kalkulacyjne, takie jak Microsoft Excel lub podobne aplikacje. Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych pozwala łatwo i spójnie aktualizować dane produktów. Jeśli opanujesz program Excel z umiejętnościami kodowania, jest to dobra metoda podstawowej automatyzacji pozyskiwania zaktualizowanych poziomów zapasów i danych.

Excel może łączyć wiele arkuszy kalkulacyjnych i łączyć się z innymi systemami za pomocą makr wysokiego poziomu lub kodowania. Za pomocą programu Excel możesz projektować dostosowane arkusze kalkulacyjne zawierające dane produktów, dane dotyczące zapasów, informacje o dostawcach i wyniki sprzedaży z odpowiednimi polami danych.

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel ma jednak pewne wady. Nie wszyscy są kompetentni w korzystaniu z Excela, więc przeszkolenie ich w pracy wymaga czasu. Dodatkowo, im więcej posiadasz produktów, tym cięższe są pliki do uruchomienia na komputerach. Jeśli jesteś dużym sprzedawcą detalicznym ze złożonym łańcuchem dostaw i procesem sprzedaży, potrzebujesz bardziej oszczędnego i wydajniejszego rozwiązania do obsługi zapasów w sklepie. Arkusze kalkulacyjne są bardziej odpowiednie dla małych i średnich firm do konfigurowania podstawowych funkcji kontroli zapasów.

Oprogramowanie

W erze cyfrowej oprogramowanie odgrywa ważną rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwem, a kontrola zapasów w sklepie jest jego częścią. Korzystanie z systemu kontroli zapasów, takiego jak system śledzenia zapasów Magestore, może pomóc w usunięciu przeszkód związanych z poprzednimi metodami. Oto niektóre z korzyści, jakie uzyskasz, stosując rozwiązanie cyfrowe:

• Oszczędzaj czas poświęcany na ręczne i powtarzalne zadania;
• Zmniejsz liczbę błędów spowodowanych błędami ludzkimi;
• Usprawnij kanały komunikacji i zapewnij zespołowi przejrzystość w przepływach pracy;
• Zapobiegaj niedokładności zapasów, stratom i kradzieżom;
• Zminimalizuj martwe zapasy i braki zapasów.

System zarządzania zapasami Magestore można dostosować do potrzeb Twojej firmy, niezależnie od wielkości i branży. System jest wyposażony w funkcje POS i inne funkcje zarządzania sprzedażą detaliczną. Pochodzi z Magento i dziedziczy wszystkie moce i integracje Magento. Dzięki Magestore kontrola zapasów może osiągnąć inny poziom wydajności. Poznaj ich najważniejsze funkcje poniżej

• Generuj i edytuj nieograniczoną liczbę SKU z numerami seryjnymi
• Aktualizuj ruch zapasów w różnych lokalizacjach automatycznie iw czasie rzeczywistym, skanując kody kreskowe;
• Zorganizuj magazyn ze znormalizowanymi pojemnikami i paletami;
• Synchronizuj wszystkie dane produktów, sprzedaży, dostawców i klientów w centralnej bazie danych;
• Wysyłaj powiadomienia o niskim stanie zapasów i twórz zamówienia zakupu dla dostawców;
• Wspieraj sprzedaż wielokanałową i odzwierciedlaj dostępność produktów na swoich publicznych stronach;
• Szybko realizuj zamówienia klientów i odpowiednio aktualizuj poziom zapasów;
• Oceń wydajność dostawców, aby wybrać tych najlepszych dla Twojego łańcucha dostaw;
• Analizuj i generuj raporty dotyczące zapasów w sklepie, czasu realizacji, COGS, kosztów magazynowania, najlepiej i najgorzej sprzedających się produktów;
• Wsparcie księgowości i audytu zapasów;
• Prognozuj zapotrzebowanie na zapasy, aby pomóc Ci w podejmowaniu decyzji zakupowych.

Magestore oferuje skalowalność i elastyczność dla Twojego sklepu detalicznego. Możesz uzyskać dostęp do oprogramowania z dowolnej przeglądarki i urządzenia dzięki technologii PWA, w przeciwieństwie do statycznych arkuszy Excel. Aby działać szybciej w tej konkurencyjnej branży detalicznej, potrzebujesz solidnego systemu, takiego jak Magestore, do kontrolowania zapasów i nie tylko.

Chociaż kontrola zapasów i zarządzanie zapasami brzmią podobnie, mają pewne różnice. Podczas gdy kontrola zapasów dotyczy istniejących zapasów w magazynie, zarządzanie zapasami obsługuje ogólny ruch zapasów w całym łańcuchu dostaw.

Oto porównanie między dwoma procesami pod względem ich celu, zakresu, kluczowych problemów i działań:

Kontrolowanie zapasów ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania Twojej firmy detalicznej. Teraz, gdy znasz 4 metody kontroli zapasów, inwestowanie w system zarządzania zapasami typu open source jest najlepszą opcją. Wykorzystanie technologii zwiększy Twoją produktywność i rozwiąże wiele problemów w operacjach łańcucha dostaw.