Plan komunikacji wewnętrznej: co to jest i jak go rozwijać?

Solidny plan komunikacji wewnętrznej jest integralną częścią codziennych operacji. Skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej to kluczowy element każdej organizacji. Musisz zrozumieć, jak komunikować się ze wszystkimi w firmie, aby osiągnąć cele biznesowe.

W większości firm klienci i pracownicy łączą się za pomocą starannie zaplanowanych technik. Zauważysz znaczny wzrost zaangażowania pracowników, jeśli zastosujesz ten sam standard opieki w swoim planie komunikacji wewnętrznej. Dlatego potrzebujesz skutecznego planu komunikacji wewnętrznej.

W tym blogu omówimy:

• Definicja planu komunikacji wewnętrznej
• Zalety Planu Komunikacji Wewnętrznej
• Najlepsze sposoby na opracowanie planu komunikacji wewnętrznej

Czym jest plan komunikacji wewnętrznej?

Plan komunikacji wewnętrznej to strategia, która odnosi się do celów biznesowych dotyczących zaangażowania i interakcji pracowników oraz wyświetla wymagane działania, aby je osiągnąć. Twoja strategia komunikacji wewnętrznej służy jako mapa drogowa sukcesu w komunikacji wewnętrznej. Oto podstawowe elementy skutecznego planu komunikacji wewnętrznej:

• Misja, cele i wartości firmy
• Ważne wiadomości biznesowe
• Kanały komunikacji
• Obowiązki i procesy dla pracowników
• Strategie marketingowe i komunikacyjne

Chodzi o to, w jaki sposób Twoi pracownicy otrzymują informacje, których potrzebują do wykonywania swoich obowiązków. Dlatego zbieranie i analizowanie informacji zwrotnych od pracowników powinno być ważną częścią Twojej strategii.

Zalety Planu Komunikacji Wewnętrznej

Miejsce pracy jest znacznie bardziej produktywne, gdy jest zaangażowane w aktywną komunikację. Twoi pracownicy będą bardziej zaangażowani w swoją pracę, jeśli dobrze zaplanujesz komunikację wewnętrzną. Istnieje wiele zalet posiadania skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej, która przyczynia się do ogólnego sukcesu Twojej firmy. Oto niektóre z nich:

• Pomaga zwiększyć produktywność: Kiedy pracownicy łączą się, skutecznie rozumieją swoje obowiązki i priorytety. Zwiększa to produktywność organizacji, a siła robocza staje się bardziej wydajna.

• Zmniejsza liczbę błędów i pomyłek: Błędy pracowników są często spowodowane brakiem komunikacji. Twoja firma może stracić pieniądze, jeśli popełnisz błąd. Jeśli rozwiniesz skuteczną komunikację w swojej organizacji, może to zapobiec tym błędom i błędom.

• Pomaga zwiększyć zaangażowanie pracowników: Komunikacja wewnętrzna to skuteczna metoda zwiększania zaangażowania pracowników. Pracownicy angażują się i motywują, gdy organizacja zapewnia ciągłe aktualizacje.

• Poprawia kulturę miejsca pracy: interakcja pracowników poprawia się, gdy działy i zespoły się komunikują. Umożliwia pracownikom dostęp do wszystkich potrzebnych im informacji w dowolnym momencie.

• Pomaga zrozumieć cele biznesowe: Komunikacja wewnętrzna zapewnia, że ​​cała Twoja firma jest na tej samej stronie. Pomaga zrealizować cel biznesowy, wizję i strategię.
• Zwiększa wyniki przywództwa: Strategia komunikacji wewnętrznej pomaga menedżerom i liderom w poprawianiu wyników przywództwa. Pomaga zrozumieć, jak i kiedy powinni komunikować się ze swoim personelem.

Strategia komunikacji wewnętrznej pokazuje, jak wszyscy w organizacji dopasowują się i wnoszą wkład w ogólną strategię. Informuje ich na bieżąco o bieżących projektach, działaniach i przyszłych celach.

Najlepsze sposoby na opracowanie planu komunikacji wewnętrznej

Plany komunikacji wewnętrznej są wymagane z różnych powodów. Wyjaśnia, jak komunikować się ze sobą, aby pomagać i realizować cele firmy. Możesz skorzystać z planu komunikacji, jeśli potrzebujesz przekazać wiadomość do grupy osób lub całej firmy. Przyjrzyjmy się przewodnikowi krok po kroku, jak opracować skuteczną strategię komunikacji wewnętrznej, która poprawi komunikację z pracownikami.

Analiza aktualnego stanu komunikacji wewnętrznej

Przed utworzeniem planu komunikacji wewnętrznej ważne jest, aby wiedzieć, jak skuteczna jest Twoja obecna komunikacja wewnętrzna. Przeanalizuj to i zobacz, gdzie możesz wprowadzić ulepszenia. Można to osiągnąć za pomocą różnych sposobów śledzenia, w tym:

• Ile z Twoich celów komunikacji wewnętrznej zostało osiągniętych?

Zanotuj mocne strony i ograniczenia poprzedniego planu. Dowiedz się, co chcesz osiągnąć w przyszłości.

• Zaprojektuj i przeprowadź ankietę dla swojej firmy.

Przeprowadzenie ankiety to prosta i skuteczna technika pozyskiwania informacji zwrotnej od pracownika. Przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian przeanalizuj, co faktycznie działa, a co nie.

Dzięki obszernemu zbiorowi pytań QuestionPro stosuje wyjątkowe podejście do badania doświadczenia pracowników. Otrzymasz w ten sposób 360-stopniowy obraz swojej firmy. To świetny sposób na zebranie ich opinii.

• Sprawdź wyniki w różnych okresach.

Ramy czasowe pomogą Ci przeanalizować obecną sytuację. Utwórz wykres informacji w różnych okresach i sprawdź wynik.

Definiowanie celów

Następnym krokiem jest wybór odpowiednich celów. Strategia SMART to jedna z najbardziej wpływowych i prostych metod:

• Konkretne: Określ swoje cele konkretnie. Na przykład może to być „Jakie są cele Twojej firmy?” lub „Kto pracuje, aby je osiągnąć?”

• Miara: Cel musi być mierzalny. Na przykład w celu zwiększenia przychodów, produkcji i pracy zespołowej.

• Osiągnij: Cel powinien być osiągalny. Powinno być praktyczne i opierać się na Twojej zdolności do rozwoju firmy.

• Istotne: Czy cele wpłyną na ogólne wyniki firmy? Należy unikać nieistotnych celów niezwiązanych z opracowaniem skutecznego planu.

• Czas: Jakie są terminy osiągnięcia każdego celu? Bez harmonogramu nie wpłynie to właściwie na plan.

Do odbiorców, do których chcesz dotrzeć

Wiedza o tym, do kogo próbujesz dotrzeć, jest niezbędna. Gwarantuje, że tylko ci, którzy muszą to zobaczyć, otrzymają odpowiednie treści.

Najlepiej byłoby, gdybyś w swoim planie zwrócił się do różnych typów zespołów i działów firmy. Nie możesz używać tego samego języka, gdy rozmawiasz z nimi wszystkimi. Przy ustalaniu planu należy wziąć pod uwagę wszystkie działy, zespoły, przełożonych i juniorów.

Wybór odpowiedniego narzędzia komunikacji wewnętrznej

Niezbędne jest wybranie odpowiedniego narzędzia komunikacji dla grupy docelowej. Intranet to jedna z najczęściej używanych technologii komunikacji wewnętrznej. Intranet to idealny sposób komunikacji, aby dotrzeć do wszystkich pracowników firmy w wielu lokalizacjach. Nowoczesne intranety mogą służyć jako cyfrowe centrum Twojej firmy. Integruje i łączy wiele technologii komunikacyjnych, takich jak:

• Komunikator (Slack)
• Poczta e-mail (Gmail, wiadomości e-mail programu Outlook i kalendarz)
• Zarządzanie projektami (Trello)
• Wideokonferencja i spotkanie (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
• Zarządzanie obszarem roboczym (Dysk Google)

Zrozumienie i skuteczne wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych do komunikacji wewnętrznej jest niezbędne. Teraz może być dobry moment na rozpoczęcie, jeśli nie masz jeszcze intranetu.

Pomiar planu komunikacji wewnętrznej

Po wdrożeniu planu nadszedł czas na pomiar wyników. Ważne jest, aby zebrać wymierne dane, aby określić skuteczność komunikacji wewnętrznej. Oprogramowanie analityczne pomoże Ci w gromadzeniu wymiernych danych.

Istnieją różne techniki oceny wydajności komunikacji wewnętrznej. Rzućmy okiem na kilka przykładów:

• Sprawdź swoją produktywność. Czy jest jakaś poprawa?
• Czy przychody rosną?
• Czy rzadziej popełnia się błędy i pomyłki?
• Czy retencja pracowników nadal się poprawia?
• Czy zauważyłeś poprawę zaangażowania pracowników?
• Czy udało Ci się osiągnąć konkretny cel?

Jeśli zauważysz, że Twój plan nie jest skuteczny, musisz ustalić, co poszło nie tak w Twoim planie i jakie niezbędne działania musisz podjąć, aby ulepszyć swój plan komunikacji wewnętrznej.

Wniosek

Do pomyślnego rozwoju firmy wymagany jest plan komunikacji wewnętrznej. Musi utrzymywać regularną komunikację ze swoimi pracownikami. Określ, która metoda najlepiej odpowiada Twoim celom. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego jest częste testowanie.

Wymaga to odpowiednich technologii. Ankiety dotyczące doświadczeń pracowników dostarczą informacji, które pomogą opracować plan komunikacji wewnętrznej i lepszy biznes.

Dowiedz się więcej o QuestionPro Workforce i o tym, jak zbierać ciągłe informacje zwrotne od pracowników, aby wywrzeć lepszy wpływ na organizację.

ZAREZERWUJ DEMO DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ