Jak firmy wirtualnych asystentów pomagają dużym firmom w obecnej sytuacji gospodarczej

Każda sytuacja ekonomiczna obejmuje dwa najbardziej przerażające słowa w danym momencie; W górę iw dół! Nikt nigdy nie jest w stanie przewidzieć, jak pod górę lub w dół może potoczyć się gospodarka, czego skutkiem będzie blef ślepca.

Zwolnienia pracowników pociągają za sobą również, jeśli sytuacja gospodarcza znajduje się w recesji, połowę finansowej runie. Zgodnie z przewidywaniami, gospodarce USA grozi kolejna recesja. W rezultacie Rezerwa Federalna planuje podwyższyć koszty pożyczek przy znacznej podwyżce stóp procentowych, prawdopodobnie największej od 30 lat.

Załamanie koniunktury to także recesja, czyli okres załamania gospodarczego, w którym spada popyt na towary i usługi. Z drugiej strony recesje charakteryzują się również spowolnieniem produkcji i wzrostem stopy bezrobocia. Jednak firmy wirtualnych asystentów mogą pomóc dużym firmom w obecnej trudnej sytuacji gospodarczej, pomagając dużym firmom zaoszczędzić czas i pieniądze.

Najczęściej zadawane pytanie w tym momencie brzmi; jak wirtualna asystentka może pomóc mojej firmie?

Według statystyk 67% właścicieli firm zatrudniło co najmniej jednego wirtualnego asystenta w 2021 r. ze względu na to, jak dobrze wirtualni asystenci pasują do niemal każdej branży. (Źródło: 99 firm)

Ten blog ma na celu być twoim przewodnikiem po firmach wirtualnych asystentów, które są ratunkiem w czasach zagrożenia gospodarczego, i dać ci różne odpowiedzi na to, jak wirtualny asystent może pomóc w moich procesach biznesowych.

Kompletny przewodnik po zrozumieniu roli firm wirtualnych asystentów w rozwoju biznesu:

Spośród szerokiej gamy korzyści, jakie zyskujesz zatrudniając wirtualnego asystenta, numerem jeden jest pozyskanie wysoko wykwalifikowanych, zręcznych, doświadczonych i kompetentnych osób, które świadczą usługi administracyjne, marketingowe, techniczne, kreatywne, księgowe lub wsparcie osobiste dla przedsiębiorców, firm , czy start-upów zdalnie.

Po epoce pandemii freelancerzy i asystenci osobiści odnotowali wzrost popytu. Dzieje się tak, ponieważ duże firmy zrozumiały wartość opłacalności usług wirtualnych asystentów i dodatkową korzyść wynikającą z elastyczności. Ponadto łatwy dostęp do Internetu i innych platform łączących otworzył drzwi do nowych możliwości dla kilku niezależnych profesjonalistów, którzy chcą pracować jako wirtualni asystenci.

Jak wirtualni asystenci mogą pomóc w rozwoju Twojej firmy?

Zatrudnienie wirtualnej asystentki to jedyna odpowiedź na pytanie Jak możesz pomóc w rozwoju swojej firmy?

Jeśli więc potrzebujesz pomocy sekretarskiej lub księgowej dla swojej firmy, ale brakuje Ci zasobów, aby zatrudnić kolejnego pracownika na pełny etat lub raczej brakuje Ci powierzchni biurowej, aby zmieścić więcej pracowników do rutynowych zadań, zatrudnienie wirtualnej asystentki jest właściwym wyborem dla Ciebie !

Jeśli chodzi o firmy wirtualnych asystentów, są one skarbnicą oddanych wirtualnych asystentów! Firmy te szkolą wirtualnych asystentów w zakresie określonych usług i udzielają dużym firmom wsparcia i pomocy zgodnie z ich wymaganiami.

Wirtualni asystenci pomagają firmom w osiąganiu skalowalności i rozwoju, oto jak:

1) Pomagają w śledzeniu produktów i usług
Śledzenie produktów oznacza, że ​​firmy wirtualnych asystentów pomagają śledzić zamówienia, dostawy i zwroty, szczególnie w przypadku firm zajmujących się handlem elektronicznym.
Firmy wirtualnych asystentów zapewniają wirtualnym asystentom umiejętności i informacje o zamówieniach produktów i statusach dostaw. Bezproblemowo wysyłają terminowe powiadomienia do konsumentów o potwierdzeniu zamówienia i planowanym czasie dostawy.

2) Pomagają zaplanować spotkania:
Planowanie spotkań dla dużych firm jest podstawą wszystkich branż, ale jest czasochłonne. To zadanie może przebiegać bezproblemowo, jeśli wirtualny asystent obsługuje Twój dział recepcji.

Korzyści z posiadania wirtualnego asystenta obejmują; zarządzanie spotkaniami, planowanie i usprawnianie procesu zarówno dla klientów, jak i firm. Wirtualny asystent zajmie się również wszystkimi odwołaniami spotkań, zmianami terminów i potwierdzeniami, a także systemem oceny klientów, który działa jako pozytywne referencje dla firmy.

3) Obsługują Płatności:
Wirtualni asystenci eliminują błędy ludzkie i opóźnienia w zarządzaniu płatnościami. Ponadto wirtualni asystenci potwierdzają transakcje płatnicze i dostarczają pomocnych informacji na temat zwrotów oraz szczegółów płatności cyklicznych opłat.

4) Śledzą konta:
Technologia przyzwyczaiła nas do posiadania informacji związanych z naszymi finansami na jedno kliknięcie. Niezależnie od tego, czy chodzi o termin płatności, bieżące saldo bankowe czy informacje związane z kontem, każdy zapis jest dostępny z nienaganną szybkością i wydajnością.

Obszar rachunków i księgowości jest znacznie bardziej ceniony w obecności wirtualnych asystentów, biorąc pod uwagę, że banki i inne firmy finansowe polegają na wirtualnej pomocy i zautomatyzowanych usługach w celu śledzenia rachunków.

5) Są nienagannymi asystentami naukowymi:
Wiadomo, że wirtualni asystenci pomagają studentom naukowym i innym firmom, w których badania są zaangażowane w charakterze asystentów badawczych. Na wczesnych etapach badań wirtualni asystenci pomagają zawęzić szeroki zakres informacji, filtrując określone słowa kluczowe lub tematy.

6) Ogranicz interwencję człowieka:
Wirtualni asystenci świadczą zautomatyzowane usługi i informacje bez interwencji człowieka, co pozwala uniknąć implikacji. Chociaż tylko niektóre firmy i organizacje wspierają całkowite przejście na pomoc wirtualną, jeśli są one skutecznie kontrolowane i zrównoważone z pracownikami biurowymi, są to usługi zorientowane na wyniki i wysoce korzystne.

Zaskoczony, że tak wiele można wiedzieć o wirtualnych asystentach i ich zaletach? Mamy dla Ciebie więcej!

10 najlepszych firm wykorzystujących wirtualnych asystentów do rozwoju

Jeśli nadal zastanawiasz się, jak wirtualny asystent może pomóc mojej firmie, spójrz na 10 największych przedsiębiorstw wykorzystujących wirtualnych asystentów do rozwoju:

1) Nieruchomości:
W jaki sposób wirtualni asystenci pomagają w domenie takiej jak nieruchomości? Wirtualni asystenci są cenni i ważni dla firm z branży nieruchomości, ponieważ pomagają im wykonywać zadania za mniej więcej ułamek tego, co firmy z branży nieruchomości płacą swoim stałym pracownikom.

Wirtualni asystenci projektują i edytują cyfrowe materiały marketingowe dla domów otwartych i wszelkiego rodzaju nieruchomości. Zarządzają kontami firm zajmujących się nieruchomościami w mediach społecznościowych, umawiają spotkania z potencjalnymi nabywcami i zapisują przypomnienia w kalendarzu.

2) Startupy i Przedsiębiorcy:
To świat pełen startupów, a my w nim żyjemy! Startupy codziennie napotykają nowe możliwości i wyzwania i muszą nadrobić stracony czas. Niestety skutkuje to blokadą, w której załatwienie wszystkiego staje się niemożliwe, a ważne zadania pozostają niekompletne.

Ponieważ przedsiębiorcy i start-upy dysponują skromnym budżetem na zatrudnienie, lista nieukończonych zadań stale się wydłuża. Jednak dzięki wirtualnym asystentom przedsiębiorcy i start-upy mogą zmieścić się w budżecie i wykonywać swoją pracę bez nadmiernego obciążania finansów.

3) Handel elektroniczny:
Sektor e-commerce odnotowuje stały wzrost i będzie trwał przez długi czas dzięki niezawodności platform e-commerce, dzięki którym ludzie będą mogli korzystać z wszystkiego, czego potrzebują.

Jeśli zastanawiasz się, jak wirtualny asystent może pomóc Twojej firmie, a pochodzisz z domeny e-commerce, powinieneś wiedzieć, że wirtualni asystenci są dobrze wyposażeni na arenie e-commerce. Mogą zajmować się zadaniami zarządzania zamówieniami i ich realizacji, mogą prowadzić czaty na żywo w celu interakcji i rozwiązywania zapytań klientów, a także mogą odbierać połączenia od klientów podczas zarządzania zapasami produktów.

4) Firmy informatyczne:
Był to jeden z pierwszych sektorów biznesowych, który wykorzystał prawdziwy potencjał wirtualnych asystentów. Firmy IT korzystają z wirtualnych asystentów do takich usług, jak bezbłędne tworzenie stron internetowych, wsparcie techniczne, wsparcie klienta i administracji oraz inne zadania związane z technologią.

Ponadto infrastruktura firm IT jest dostępna siedem dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, dzięki czemu wirtualni asystenci mogą pozostawać w kontakcie z pracownikami za pośrednictwem niezawodnych i bezpiecznych sieci.

5) Rachunkowość i księgowość:
Firmy zajmujące się rachunkowością i księgowością wymagają specjalistycznej wiedzy w swojej dziedzinie i stale potrzebują większej liczby pracowników do wykonywania rozległej pracy, którą otrzymują przez cały rok.

Wirtualni asystenci pomagają firmom zajmującym się rachunkowością i księgowością we wprowadzaniu danych, rozliczeniach zobowiązań i należności, zarządzaniu kalendarzem, uzgadnianiu rachunków bankowych i organizowaniu dokumentacji. Pomagają również przy zapisach w księgach rachunkowych, uzgadnianiu transakcji i zarządzaniu fakturami. Wszystkie te zadania wykonywane przez wirtualnych asystentów pomagają tym firmom zrzucić część obciążeń finansowych.

6) Zarządzanie bazą danych:
Zarządzanie bazą danych jest potrzebą chwili dla większości firm, a posiadanie wykwalifikowanych ekspertów w tej dziedzinie wiąże się z dodatkowymi korzyściami.
W tym przypadku zatrudnienie dobrze zorientowanych wirtualnych asystentów do wprowadzania danych może zapewnić gruntowną pomoc w rozwiązywaniu problemów związanych z wydajnością i przynieść kilka korzyści.

7) Marketing cyfrowy:
Marketing cyfrowy przejął tradycyjne taktyki marketingowe, a wszystkie firmy muszą mieć cyfrową obecność, aby potencjalni klienci mogli je zobaczyć i usłyszeć. Wymaga to jednak szczytowej kreatywności i nieszablonowego myślenia, co nie jest możliwe, jeśli zadania marketingu cyfrowego są powierzane zwykłym pracownikom.

Ale w jaki sposób wirtualny asystent może pomóc Twojemu marketingowi?

Firmy zajmujące się marketingiem cyfrowym zatrudniają wirtualnych asystentów, którzy tworzą praktyczne i zorientowane na wyniki kampanie reklamowe i plany marketingowe zgodnie z najnowszymi trendami na kilku platformach mediów cyfrowych. Ponadto wirtualni asystenci wykwalifikowani w kuratorowaniu treści, pisaniu blogów, edytowaniu blogów i generowaniu potencjalnych klientów prowadzą marki do rozpoznawalności i generowania przychodów.

8) Kancelarie prawne:
Chociaż związek między wirtualnymi asystentami a kancelariami prawnymi może być dla naszych czytelników niewyraźny, powiedzmy, że wirtualni asystenci pomagają firmom prawniczym znacznie zaoszczędzić na kosztach i zwiększyć ich rentowność.

Zamiast szukać niedoświadczonych stażystów do zadań administracyjnych, kancelarie prawne zatrudniają wirtualnych asystentów dyrektorów, ponieważ to stanowisko nie wymaga specjalistycznej wiedzy prawniczej. Powierzenie takich zadań wirtualnym asystentom pomaga kancelariom skupić się na istotnych aspektach prawnych.

9) Zasoby ludzkie:
Od firm IT po firmy marketingowe, specjalista HR jest ważnym podmiotem dla sprawnego funkcjonowania organizacji.

Jeśli pracujesz w firmie zajmującej się zasobami ludzkimi, możesz się zastanawiać, „jak wirtualny asystent może pomóc mojej firmie”.

Wirtualni asystenci pracujący jako wirtualni asystenci ds. zasobów ludzkich mogą wykonywać zadania HR w szybszym tempie za mniejsze pieniądze w porównaniu z zatrudnieniem dodatkowego pracownika.

Jak każdy inny zwykły HR, wirtualny asystent HR zarządza codziennymi zadaniami, takimi jak polityka urlopowa, zapewnia realizację celów pracowników, stale sprawdza środowisko pracy i służy jako łącznik między kierownictwem a pracownikami.

10) Sztuka i rozrywka:
Arena sztuki i rozrywki jest zatłoczona i zawsze istnieje dodatkowe zapotrzebowanie na wsparcie administracyjne w biznesie artystycznym i rozrywkowym przez cały czas. Zadania te obejmują zarządzanie kalendarzem, komunikację, wprowadzanie danych i pomoc marketingową.

Zatrudnienie wirtualnego asystenta do tych zadań przynosi również korzyści podczas wydarzeń związanych z wyszukiwaniem i finalizowaniem miejsc, pracą z cateringiem i sprzedawcami, wysyłaniem zaproszeń i aranżacją wystroju.

Obecna sytuacja gospodarcza i rola wirtualnych asystentów:

Szacunkowy czas trwania recesji wynosi od 12 do 18 miesięcy od szczytu. Tak więc, jeśli odpowiednio to obliczymy, mamy około sześciu miesięcy na wyjście z recesji w 2022 roku.

Wiemy, co myślisz: „Jak wirtualny asystent może pomóc mojej firmie w odzyskaniu kosztów z przeszkodą w postaci rosnących płac?

• Płace pracowników są jednym z najdroższych aspektów pieniężnych dla dużych firm, a wraz ze wzrostem inflacji rosną również koszty wynagrodzeń. Można więc śmiało powiedzieć, że za kilka lat prawa fizyki zostaną złamane, a prędkość inflacji będzie większa niż prędkość światła!
• W stale zmieniającej się gospodarce zatrudnianie wirtualnych asystentów to najlepszy wybór dla każdej dużej firmy. Chociaż wydaje się to łamaniem języka, jest to najprostszy klucz do zwiększenia produktywności i rentowności poprzez delegowanie przyziemnych zadań związanych z badaniami, administracją i wprowadzaniem danych.
• W czasach kryzysów gospodarczych można zaufać tylko firmom zajmującym się wirtualnymi asystentami, jeśli chodzi o zatrudnianie wirtualnych asystentów. Zaletą zatrudniania wirtualnych asystentów z firm wirtualnych asystentów jest to, że duże firmy nie muszą tracić czasu na szkolenie tych wirtualnych asystentów, ponieważ firmy VA zadbały o ten aspekt.
• Ponadto wirtualni asystenci nie otrzymują zwrotu kosztów dojazdów do pracy, ubezpieczenia zdrowotnego ani płatnych urlopów.
• Wreszcie, wirtualni asystenci są niedrodzy, elastyczni i wyszkoleni; czego jeszcze potrzebują duże firmy?

Choć brzmi to świetnie w teorii, czy warto zastosować je w praktyce? I czy daje to solidną odpowiedź na twoje obawy dotyczące tego, w jaki sposób wirtualny asystent może pomóc mojej firmie?

Choć koncepcja dużych firm wykorzystujących firmy wirtualnych asystentów brzmi wspaniale, należy wziąć pod uwagę kilka aspektów, zanim zostanie to zrealizowane w praktyce.

• Podczas gdy doświadczeni wirtualni asystenci mogą bezproblemowo ułatwić ten proces, większość dużych firm nie ma wystarczających zasobów ani czasu, aby sprawdzić przeszłość tych wirtualnych asystentów. W tym miejscu pojawiają się firmy wirtualnych asystentów i zatrudniają tylko tych wirtualnych asystentów, którzy są wystarczająco wykwalifikowani i doświadczeni, aby pomóc dużym firmom w rozpoczęciu działania.
• Co więcej, gdy duże firmy zatrudniają kogoś, ważne jest, aby wiedzieć, czego firma od niego oczekuje i odwrotnie. Dzięki wirtualnym asystentom zakres błędów zmniejsza się, a elastyczność wzrasta i rzadko zdarza się, że coś pójdzie nie tak.
• Wirtualni asystenci to nowy standard pracy. Okazały się dochodowym aktywem we wszystkich branżach, w tym w marketingu cyfrowym, nieruchomościach, IT i opiece zdrowotnej. W związku z tym większość dużych firm prędzej czy później musi wykorzystać zalety wirtualnych asystentów, ponieważ każda duża firma może skorzystać z dodatkowej pomocnej dłoni przy zadaniach administracyjnych i tym podobnych.

Zasadniczo duże firmy mogą zaoszczędzić do 78% kosztów operacyjnych rocznie z każdym zatrudnionym wirtualnym asystentem. Co więcej, biorąc pod uwagę obecną sytuację gospodarczą, wirtualni asystenci są przystępni cenowo i łatwo nimi zarządzać w porównaniu z pracownikami wewnętrznymi.

Co więcej, według badania Stanforda, wirtualni asystenci są o 13% wydajniejsi niż pracownicy zatrudnieni na miejscu. W rezultacie duże firmy mogą w pełni wykorzystać swoje unikalne umiejętności, wydajność i cechy elastycznej pracy, aby przejść przez kryzysy gospodarcze i wyjść z zyskiem.