7 wskazówek dotyczących pisania kolejnych wiadomości e-mail, które otrzymają odpowiedź

Nikt nie lubi pisać kolejnych e-maili i bardzo łatwo jest odkładać to zadanie na później.

Możesz założyć, że jeśli ktoś nie odpowiedział na Twój e-mail, oznacza to, że nie jest zainteresowany. Ale prawda jest taka, że ​​istnieje wiele powodów, dla których ludzie nie reagują i zwykle potrzebują jedynie delikatnego szturchnięcia.

Niezależnie od tego, czy ich skrzynki odbiorcze są zbyt przepełnione, są zbyt zajęci i po prostu zapomnieli, czy też potrzebują więcej informacji przed podjęciem decyzji, dobrze przygotowany e-mail uzupełniający może być wszystkim, czego potrzebujesz, aby nawiązać z Tobą kontakt.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się , dlaczego kolejne wiadomości e-mail są tak ważne, i odkryj 7 wskazówek dotyczących pisania automatycznych wiadomości uzupełniających po braku odpowiedzi.

1. Bądź jasny i bezpośredni

Nie można zaprzeczyć, że konsekwentne działania następcze przynoszą rezultaty. Ale musisz być jasny i bezpośredni w swoich e-mailach, aby zwiększyć swoje szanse na wywołanie odpowiedzi.

Pamiętaj, że skrzynki odbiorcze ludzi to zatłoczone miejsca. Według ostatnich raportów, e-maile B2B mają wskaźnik otwarć wynoszący zaledwie 21,3%, co oznacza, że ​​być może będziesz musiał być wytrwały, jeśli chcesz, aby odbiorcy odpowiadali na Twoje wiadomości.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci tworzyć jasne i bezpośrednie e-maile:

• Przejdź do sedna sprawy i daj ludziom znać, co masz nadzieję osiągnąć w ciągu kilku pierwszych zdań.
• Wyjaśnij, w jaki sposób i dlaczego wiadomość jest istotna dla odbiorcy.
• Wystarczy rzut oka na powód wysłania e-maila.
• Upewnij się, że odbiorca wyraźnie rozumie, co powinien zrobić dalej.
• Aby zaoszczędzić czas, rozważ utworzenie szablonu wiadomości e-mail, z którego będziesz korzystać na co dzień. Dzięki temu będziesz mieć zarys za każdym razem, gdy usiądziesz do wpisania kolejnego e-maila.

Wskazówka dla profesjonalistów: jeśli masz więcej niż jedną prośbę do wysłania, najlepiej wybrać tylko najważniejszą z nich do dalszych działań, aby uniknąć bombardowania odbiorcy informacjami.

2. Dodaj wezwanie do działania (CTA)

Następnym krokiem w pisaniu skutecznych e-maili uzupełniających jest dodanie przekonującego wezwania do działania. Może to być albo w formie pełnego wartościowego wezwania do działania, które sprawi, że się wyróżniasz, albo w formie czegoś w rodzaju widżetu wywołania. Dodanie przycisku Zadzwoń do nas teraz może przyciągnąć Twoich odbiorców i zmotywować ich do natychmiastowego kontaktu z Tobą, bez konieczności szukania numeru telefonu.

Pamiętaj, że nie wszystkie wezwania do działania są sobie równe. Możesz mieć wiele powodów do wysyłania kolejnych e-maili, w tym:

• kontynuacja po wysłaniu zasobów
• po nieodebranym połączeniu
• po zakończeniu wersji demo lub bezpłatnego okresu próbnego
• mierzenie zainteresowania po przesłaniu wyceny lub próbek produktów
• kontynuacja wysłanej umowy
• wysłanie wstępu po połączeniu w mediach społecznościowych
• odpowiadanie na zapytanie sprzedażowe
• podjęcie kolejnego kroku w kampanii budowania linków/promocji treści

Bez względu na powód, użyj silnego CTA, aby jasno określić, co powinien zrobić Twój odbiorca. Nie zostawiaj im czytania między wierszami i interpretowania wiadomości.

I upewnij się, że unikasz niejasnego języka, takiego jak „ Co myślisz? „ lub „ Czy masz aktualne informacje na ten temat? “.

Zamiast tego zaprojektuj ostatni wiersz e-maila w bardziej efektywny sposób, jak w poniższym przykładzie:

Takie postępowanie nie tylko wzbudza ciekawość odbiorcy, ale także dodaje przekonujące wezwanie do działania, które dodatkowo motywuje go do odpowiedzi na Twój e-mail.

3. Stwórz przekonujący temat

Zanim wyślesz do odbiorców wiadomość e-mail, będą mogli przeczytać Twoją starannie przygotowaną wiadomość, musisz najpierw zachęcić ich do jej otwarcia , używając atrakcyjnego wiersza tematu.

Gdy e-mail uzupełniający wyląduje w ich skrzynce odbiorczej, wiersz tematu będzie pierwszą rzeczą, jaką zauważą odbiorcy wiadomości e-mail. Dlatego musi być naprawdę dobry, aby zwiększyć szanse na otrzymanie odpowiedzi.

Najskuteczniejszym sposobem na stworzenie wiersza tematu jest jego personalizacja.

Według różnych badań ludzie są o 26% bardziej skłonni do otwierania wiadomości e-mail ze spersonalizowanymi tematami.

Źródło obrazu

Spersonalizowana treść nie podlega obecnie negocjacjom, a personalizacja treści może przybierać różne formy.

Ale jeśli chodzi o tematy wiadomości e-mail, oto kilka podstawowych pomysłów, na których możesz się oprzeć:

• {FirstName} , zapomniałem wspomnieć…
• Szczerze mówiąc, {CompanyName} mnie zwalił
• Spróbujmy jeszcze raz, {FirstName}
• Czy mogę zmienić zdanie, {FirstName} ?

Możesz także wspomnieć o ostatniej rozmowie, którą prowadziłeś, aby dodać kontekst.

Tylko upewnij się, że Twój temat nie jest spamerski. Ponadto musisz zawsze starać się zademonstrować wartość, kiedy tylko możesz.

Może to wymagać trochę wysiłku, ale warto zainwestować, ponieważ wiersze tematyczne mogą mieć ogromny wpływ na wskaźniki otwarć i odpowiedzi, a ostatecznie na ogólny wynik, zwłaszcza jeśli próbujesz zamieścić post gościnny.

Wskazówka dla profesjonalistów: jeśli Twój e-mail uzupełniający jest powiązany z tym, który wysłałeś na początku, możesz po prostu odpowiedzieć na najnowszą wiadomość, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na wymyślanie chwytliwego tematu.

4. Czas na kolejne e-maile

Jednym z największych pytań e-mail marketerów jest to, jak długo powinni czekać na odpowiedź po wysłaniu pierwszego e-maila.

Odpowiedź jest prosta: nie czekaj zbyt długo. Jeśli chodzi o otrzymanie odpowiedzi z kolejnego e-maila, czas może być bardzo ważny.

Musisz dać odbiorcy trochę czasu, aby mógł dostać się na Twój adres e-mail .

Często, gdy ludzie nie odpowiadają na twoje e-maile, dzieje się tak dlatego, że złapałeś ich w środku czegoś. W rezultacie często zapominają odpowiedzieć, a wraz z upływem czasu Twój e-mail jest ukryty na dole skrzynki odbiorczej.

Wystarczy uprzejma wiadomość uzupełniająca po kilku dniach, która wywoła odpowiedź bez denerwowania. Problem może również wynikać z nieprawidłowych adresów e-mail, więc upewnij się, że zweryfikowałeś e-maile. Istnieje wiele narzędzi do wyszukiwania wiadomości e-mail, które mogą Ci w tym pomóc.

Nie czekaj jednak tak długo, aż w końcu o wszystkim zapomną .

Jeśli zajrzysz zbyt wcześnie, możesz wyglądać na aroganckiego lub natrętnego, a nikt tego nie lubi. Jeśli jednak zwlekasz zbyt długo z wysłaniem kolejnej wiadomości e-mail, Twój kontakt może stracić kontekst rozmowy.

Najlepiej, jeśli chcesz dać swoim kontaktom od 2 do 3 dni na odpowiedź na Twój e-mail.

5. Uzyskaj właściwą liczbę i częstotliwość

Wysłanie jednego e-maila uzupełniającego jest w porządku, ale co zrobić, jeśli nadal nie otrzymasz odpowiedzi?

Badania pokazują, że często potrzeba wielu dotknięć, aby klienci odpowiadali na wiadomości e-mail, dlatego musisz być wytrwały, jeśli chcesz zwiększyć odsetek odpowiedzi na wiadomości e-mail.

To studium przypadku z SalesFolk pokazuje, że:

• 92% odpowiedzi na e-maile pochodziło z działań następczych
• 55% odpowiedzi zostało wygenerowanych między 4. a 8. kolejnymi wiadomościami e-mail

Źródło

Pozostaje jednak pytanie: Ile kolejnych e-maili należy wysłać?

Nie ma jednej zasady określającej minimalną liczbę uzupełnień, które należy wysłać. To bardziej kwestia zdrowego rozsądku.

Pamiętaj tylko, że istnieje bardzo cienka granica między wytrwałością a byciem irytującym. Ponadto, jak pokazano w powyższym studium przypadku, pierwsze, szóste i siódme e-maile uzupełniające przynoszą tylko niewielki wzrost współczynnika odpowiedzi, co oznacza, że ​​wysyłanie więcej niż 3 lub 4 wiadomości uzupełniające może nie być opłacalne .

Poza tym wysyłanie zbyt wielu e-maili może spowodować, że zostaniesz oznaczony jako spamer, gdy zirytowani odbiorcy narzekają – i to jest ostatnia rzecz, której chcesz.

Więc zamiast skupiać się na ilości, lepszym pomysłem jest praca nad poprawą jakości każdego z e-maili, dzięki czemu możesz uzyskać lepsze wyniki przy mniejszym nakładzie pracy.

Oto przykład harmonogramu śledzenia poczty e-mail używanego przez Reply.io:

Źródło obrazu

6. Zaoferuj coś wartościowego

Mówiliśmy o jasnym pytaniu, ale gdy otrzymasz przekonujące wezwanie do działania i jednocześnie wniesiesz wartość, prawdopodobieństwo otrzymania odpowiedzi na e-mail jest znacznie większe.

Dobrą wiadomością jest to, że dodawanie wartości nie zawsze oznacza podłączenie Twojego produktu lub usługi. Może to być również magnes na leady Twojej firmy, bezpłatne webinarium informacyjne, które prowadzisz, lub cokolwiek innego, co Twoi potencjalni klienci uznają za wartościowe i przydatne.

Na przykład, jeśli opublikowałeś nowy post na blogu na temat, który jest istotny dla odbiorcy lub jeśli udostępniłeś nowy produkt lub funkcję, która może być dla niego przydatna, dlaczego nie uwzględnić go w następnej obserwacji?

Możesz dodać wartość i sformułować swój e-mail w sposób, który przypomina potencjalnemu klientowi, że odpowiedź jest spóźniona, ale nie jest nachalna, jak w poniższym przykładzie:

Oto kilka innych sposobów zwiększania wartości swoich e-maili:

• dzielić się odpowiednimi wiadomościami branżowymi
• wyślij odcinek podcastu w niszy potencjalnego klienta
• udzielać bezpłatnych porad, informacji zwrotnych lub analiz
• rozśmiesz ich ciekawą historią, żartem lub GIF-em
• udostępnij bezpłatny e-book lub białą księgę swojej firmy
• udostępnij nagranie z webinaru wokół problemu potencjalnego klienta

7. Zautomatyzuj kolejne e-maile

Zasadniczo istnieją dwa sposoby wysyłania kolejnych wiadomości e-mail: ręcznie lub poprzez zaplanowanie automatycznej sekwencji działań następczych.

Sposób, w jaki zdecydujesz się obsłużyć kolejne wiadomości e-mail, będzie zależeć od skali zasięgu Twojej poczty e-mail.

Jeśli zarządzasz jednocześnie mniej niż dwoma tuzinami kontaktów, istnieje możliwość ręcznego wysyłania uzupełnień. Jeśli jednak zarządzasz czymś więcej, proces może być nieco skomplikowany. W rzeczywistości może to zmienić się w totalny chaos bez odpowiednich narzędzi, które mogą ci pomóc.

Tutaj pojawia się automatyzacja poczty e-mail.

Dzięki nowoczesnym platformom do marketingu e-mailowego będziesz mógł nie tylko wysyłać ogromne ilości e-maili, ale także będziesz mieć narzędzia do automatyzacji personalizacji na dużą skalę .

Przykłady platform e-mail, z których możesz korzystać, obejmują kampanie Woodpecker, Mailshake i Hunter.

Możesz po prostu przygotować następną sekwencję, a następnie pozwolić narzędziu zająć się wszystkim innym za Ciebie, w tym:

• wysyłanie e-maili
• śledzenie ostatniego czasu, kiedy kontynuowałeś(aś)
• zobaczenie kto już odpowiedział
• dowiedzieć się, kogo należy ponownie śledzić
• uzyskiwanie informacji o tym, jak działały Twoje e-maile uzupełniające
• Testowanie A/B Twoich e-maili w celu poprawy wyników

… i wiele więcej.

Krótko mówiąc, korzystanie z narzędzia takiego jak te wymienione powyżej jest jak zatrudnianie asystenta do pracy przez całą dobę!

Wskazówka dla profesjonalistów: jeśli dużo docierasz do blogerów i wpływowych osób, istnieją świetne platformy informacyjne dla blogerów, których możesz użyć do zautomatyzowania kontaktu, a także znalezienia odpowiednich potencjalnych klientów i informacji kontaktowych.

Dodatkowe wskazówki dotyczące skutecznych dalszych wiadomości e-mail

7 wskazówek opisanych powyżej pomoże Ci utworzyć kolejne e-maile, które otrzymają odpowiedź.

Poniżej znajduje się kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci stworzyć wyjątkowe e-maile:

• Pisz zwięźle: Jeśli ktoś już nie odpowiedział na Twoją pierwotną wiadomość e-mail, nie zmuszaj go do przeczytania kolejnej dużej wiadomości. Poza tym celem kolejnego e-maila nie jest ponowne przekonanie potencjalnego klienta, ale raczej przypomnienie mu o początkowej wiadomości, na którą nie odpowiedział.

• Zaangażuj ich w pierwszym zdaniu: Napisz chwytliwą linijkę otwierającą, która natychmiast przyciągnie twojego potencjalnego klienta. Powinna nadać kontekst i zainteresować ich, by mogli dowiedzieć się więcej o Twojej ofercie. Unikaj ogólnych linii otwierających, takich jak „ Tylko zamelduj się ”, „ Dotykanie bazy ” lub „ Chciałem tylko zameldować się i dowiedzieć się ”.

• Używaj optymistycznego języka: Twój pierwszy e-mail służy do przełamania muru formalności, co oznacza, że ​​kolejne e-maile mogą być pisane przyjaznym, bardziej osobistym tonem. Od pierwszej linii do wezwania do działania skup się na używaniu optymistycznego języka, aby Twoje e-maile wydawały się bardziej atrakcyjne.

• Unikaj podejścia „wskakiwanie na szczyt skrzynki odbiorczej”: wysoki wskaźnik odpowiedzi na e-maile wynika z budowania pełnych szacunku, trwałych relacji z kontaktami. Podejście polegające na wbijaniu wiadomości e-mail na górę skrzynki odbiorczej odbiorcy jest nieskuteczne, ponieważ nie zapewnia żadnej wartości ani nie poprawia samopoczucia potencjalnego klienta.

• Nie obrażaj swoich potencjalnych klientów: trudno nie czuć się negatywnie, jeśli potencjalni klienci nie odpowiadają na Twoje e-maile. Ale musisz pozostać pozytywnym i odpornym bez względu na wszystko. Uważaj na irytację, frustrację i inne negatywne uczucia, które mogą wkraść się do Twojego e-maila, ponieważ nie przybliży Cię to do celu.

• Bądź dostępny po kliknięciu wyślij: według badań nawet 50% sprzedaży trafia do dostawców, którzy odpowiedzą jako pierwsi. Dlatego po wysłaniu dalszych informacji upewnij się, że skorzystasz przez około godzinę na wypadek, gdyby potencjalny klient był gotowy do podjęcia działań natychmiast po otwarciu wiadomości e-mail.

To jest okład

Te wskazówki pomogą Ci uzyskać więcej odpowiedzi od Twoich kontaktów. Wielu Twoich konkurentów nie wykorzystuje tych informacji na swoją korzyść, co oznacza, że ​​jeśli będziesz wytrwały, dostaniesz lwią część biznesu.

Twoja kolej. Która z tych wskazówek dotyczących pisania automatycznych wiadomości uzupełniających najbardziej Ci odpowiada? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej!

Ron Stefański jest internetowym przedsiębiorcą i profesorem marketingu, którego pasją jest pomaganie ludziom w tworzeniu i wprowadzaniu na rynek ich własnego biznesu internetowego. Możesz dowiedzieć się od niego więcej odwiedzając OneHourProfessor.com. Możesz również połączyć się z nim na YouTube lub Linkedin.