Jak skutecznie wdrożyć zarządzanie wiedzą w swoim zespole?

Wiedza jest cennym zasobem dla firm. Jednakże, ponieważ nie jest to aktywa materialne, firmy rzadko mają strategię zarządzania wiedzą.

Dzięki strategii zarządzania wiedzą możesz identyfikować, śledzić, zarządzać i dzielić się wiedzą w całej organizacji oraz uzyskiwać większe korzyści z tego zasobu.

Co to jest zarządzanie wiedzą?

Zarządzanie wiedzą to koncepcja, która odnosi się do różnych metod, których można używać do tworzenia, zarządzania i dzielenia się wiedzą. Niezależnie od tego, czy tworzysz nowe zasoby, aktualizujesz stare, czy udostępniasz je nowym pracownikom, zarządzanie wiedzą może wspierać Twoje cele biznesowe.

Firmy często posiadają wyraźną wiedzę, która jest łatwa do zidentyfikowania i zarządzania. Wiedza jawna obejmuje najlepsze praktyki, które umieściłeś na piśmie, zasoby szkoleniowe, własność intelektualną lub harmonogram konserwacji używanego sprzętu.

Jednak organizacje również polegają na wiedzy ukrytej. Ten rodzaj wiedzy jest trudniejszy do zapisania na piśmie. Transmisja zazwyczaj odbywa się osobiście, ale pewna niejawna wiedza jest czymś, co pracownicy zdobywają dzięki wieloletniemu doświadczeniu.

Dlaczego zarządzanie wiedzą ma znaczenie?

Wiedza stanowi wartość dla Twojej firmy. Jest to zasób, ale w przeciwieństwie do bardziej namacalnych zasobów, możesz nie mieć nad nim odpowiedniej widoczności.

Twoja organizacja codziennie polega na wiedzy swoich pracowników. Wraz z rozwojem praktyk, takich jak praca zdalna i outsourcing, ważniejsza niż kiedykolwiek jest poprawa komunikacji i upewnienie się, że wszyscy mają dostęp do wiedzy, której potrzebują do wykonywania swojej pracy.

Zarządzanie wiedzą jest również konieczne, ponieważ w wielu branżach istnieje luka w umiejętnościach, a nowi pracownicy często uczą się, jak wykonywać swoją pracę podczas wstępnego procesu szkolenia. Przekazywanie wiedzy nowym zatrudnionym jest ważniejsze niż kiedykolwiek, ponieważ rekordowa liczba osób z okresu wyżu demograficznego przechodzi na emeryturę.

Wiedza jest również kluczową częścią kultury Twojej firmy. Jeśli nie przekażesz wiedzy nowym pracownikom i partnerom, możesz stracić to, co czyni Twoją firmę wyjątkową. Wiedza i jej przekazywanie to rzeczy, które należy kultywować, aby zachować kulturę firmy, generować wzrost i innowacje oraz zapewniać pozytywne doświadczenia klientom i pracownikom.

Pięć strategii wdrażania zarządzania wiedzą

Strategie te pomogą Ci zaadaptować system zarządzania wiedzą w celu poprawy widoczności i uzyskania większej wartości z tego zasobu.

Zacznij od ankiety

Przeanalizuj wiedzę, którą Twoja organizacja przekazała na piśmie, przeglądając podręczniki, zasady, najlepsze praktyki, materiały szkoleniowe i nie tylko.

Powinieneś także stworzyć listę wiedzy, która jest niejawna. Ta lista może zawierać procesy, których jeszcze nie udokumentowałeś, a także rzeczy, których pracownicy nauczyli się robić przez lata bez wyraźnego przeszkolenia.

Digitalizacja

Przekształcenie wiedzy w zasoby cyfrowe poprawia dostęp. Gwarantuje również, że wiedza pozostanie dostępna, nawet jeśli zrezygnujesz z tradycyjnego modelu miejsca pracy i wybierzesz pracę zdalną lub outsourcing.

Dobrą strategią jest stworzenie centralnego repozytorium, w którym pracownicy i partnerzy będą mieli dostęp do wszystkich Twoich zasobów. Funkcje wyszukiwania i katalogi są plusem, ponieważ pomagają użytkownikom szybko znaleźć określone informacje, których szukają.

Budowanie biblioteki cyfrowej umożliwia również pracę z różnymi formatami. Możesz wykorzystać filmy lub pliki audio do dzielenia się wiedzą, którą trudną do zapisania na piśmie, na przykład filmując, jak pracownik wykonuje określone zadanie.

Centralne repozytorium pozwoli również skuteczniej śledzić wiedzę. Będziesz mógł zidentyfikować luki i zapewnić wszystkim dostęp do najnowszych wersji używanych przez Ciebie dokumentów. Ponadto udostępnianie zasobów jest łatwe, ponieważ możesz wysyłać łącza do pracowników, którzy muszą przejrzeć określoną informację.

Zarządzanie wiedzą i kultura

Firma z kulturą, która ceni wiedzę i uczenie się, to firma, która wyniesie więcej z zarządzania wiedzą.

Powinieneś przejrzeć kulturę swojej firmy i podstawowe wartości. Rozważ dodanie wartości, takich jak komunikacja, rozwój osobisty i zawodowy lub ciągłe uczenie się.

Podejmij działanie z kilkoma nowymi projektami

Gdy zaktualizujesz wartości swojej firmy, powinieneś poszukać konkretnych rozwiązań, aby te wartości stały się częścią Twojej codziennej działalności.

Oto kilka przykładów:

• Możesz aktualizować opisy stanowisk, aby wszyscy wiedzieli, że oczekujesz od nich dzielenia się wiedzą z zespołem. Możesz również poprosić menedżerów o szukanie tego zachowania podczas oceny wydajności.
• Stwórz katalog z opisem stanowiska i doświadczenia wszystkich. Ten dokument pomoże pracownikom zwrócić się do właściwej osoby, gdy potrzebują pomocy.
• Stwórz zespół międzydziałowy, aby członkowie mogli udostępniać informacje w całej organizacji i wspólnie tworzyć zasoby cyfrowe.
• Twój dział HR może odgrywać kluczową rolę w zarządzaniu wiedzą dzięki programom rozwoju osobistego i zawodowego, w których każdy pracownik może wyznaczać cele i wykorzystywać cotygodniowe zdalne szkolenia, aby przeglądać spersonalizowane zasoby szkoleniowe.
• Przejrzyj swój proces szkoleniowy i sposób, w jaki dostarczasz wiedzę nowym pracownikom. Pracownicy odpowiedzialni za szkolenia prawdopodobnie mają duży wkład w Twój program zarządzania wiedzą.

Dlaczego strategiczne podejście ma znaczenie

Osiągniesz lepsze wyniki, jeśli przyjmiesz strategiczne podejście do zarządzania wiedzą. Jest kilka pytań, które powinieneś sobie zadać podczas budowania tego procesu:

• Jakie cele chcesz osiągnąć dzięki zarządzaniu wiedzą?
• Jaką rolę może pełnić wiedza w Twojej organizacji?
• Jak uzyskać więcej z wiedzy?

Wdrożenie procesu zarządzania wiedzą może być istotną zmianą. Utwórz plan krok po kroku z osią czasu. Zaangażuj niektórych pracowników w tę transformację i zbadaj oprogramowanie do zarządzania wiedzą, aby usprawnić proces.

Poszukaj również sposobów na ciągłe doskonalenie procesu zarządzania wiedzą. Szukaj nowych sposobów identyfikowania wiedzy, twórz nowe zasoby i regularnie aktualizuj istniejące. Posłuchaj opinii pracowników i zdecyduj, jakie wskaźniki możesz wykorzystać do oceny wydajności tego nowego systemu.

Końcowe przemyślenia

Zbyt wiele firm pomija zarządzanie wiedzą. Jednak najlepszym sposobem zachowania tego cennego zasobu jest wdrożenie strategicznego planu tworzenia, zarządzania i udostępniania wiedzy. Zarządzanie wiedzą będzie nadal stawać się jeszcze bardziej istotną rolą w przyszłości, ponieważ coraz więcej firm odchodzi od tradycyjnych modeli i zamiast tego przyjmuje pracę zdalną lub współpracuje z coraz większą liczbą dostawców i partnerów.