21 sposobów na rozpoczęcie wiadomości e-mail

Opublikowany: 2023-05-22

E-mail jest kluczowym narzędziem komunikacji, ponieważ jest wysyłany i odbierany ponad 300 miliardów razy dziennie. Specjaliści od marketingu, handlowcy i przedstawiciele obsługi klienta mogą mieć problem ze stworzeniem dopracowanego podejścia do rozpoczęcia biznesowej wiadomości e-mail, zwłaszcza w przypadku pisania do nieznanego odbiorcy.

Otwarcie wiadomości e-mail może wpłynąć na to, czy czytelnik zdecyduje się przeczytać resztę. W tym artykule skupiono się na znaczeniu wstępów w wiadomościach e-mail i przykładach tego, jak sprzedawcy mogą pisać przekonujące wstępy.

Przeczytaj także: Statystyki e-mail marketingu, z którymi powinieneś się uporać

Dlaczego wprowadzenie do wiadomości e-mail jest ważne?

Podobnie jak rozmowy telefoniczne i wideokonferencje, e-maile są niezbędnym narzędziem komunikacji. Każdy e-mail wysyłany do współpracowników powinien być postrzegany jako szansa na zdobycie ich szacunku. Zwiększasz swoje szanse na zrobienie pozytywnego pierwszego wrażenia, tworząc solidne wprowadzenie do e-maila. Pozytywne pierwsze wrażenie może przekonać odbiorców do przeczytania całej wiadomości e-mail i podjęcia niezbędnych kroków.

Pamiętaj, aby zastanowić się nad odbiorcami i dokładnym celem artykułu. W ten sposób możesz rozwinąć jasną komunikację, która pomoże ci rozwijać inicjatywy i budować relacje. Możesz zrobić doskonałe pierwsze wrażenie, otwierając e-mail w profesjonalny sposób.

Przeczytaj też: Najlepsze narzędzia do automatyzacji email marketingu

Jak rozpocząć e-mail w różnych okolicznościach?

start-e-mail-powitanie-cześć

Istnieją różne sposoby rozpoczynania wiadomości e-mail. Za każdym razem nadawca wiadomości będzie miał inny cel. Dlatego; każdy e-mail będzie miał osobny akapit wprowadzający.

Powiązany artykuł: Przykłady najlepszych kampanii e-mailingowych

Oto kilka sposobów rozpoczęcia wiadomości e-mail, w zależności od okoliczności:

Drogi [Imię]

Zwrot grzecznościowy użyty w tym e-mailu jest dopuszczalny w przypadku oficjalnego kontaktu e-mailowego. Kiedy chcesz okazać szacunek odbiorcy, zwykle używasz go w formalnych listach biznesowych, listach motywacyjnych i innych komunikatach.

Chociaż „pan”i pani." były historycznie akceptowalnymi zwrotami grzecznościowymi, groziło to fałszywym przedstawieniem płci lub błędnym założeniem, że czytelnik jest żonaty. Zamiast tego użyj„Drogi Adamie”lub„Drogi Adamie Barney”.

Cześć lub cześć

Jeśli chodzi o pozdrowienia e-mailowe, zwykłe„Cześć”,po którym następuje przecinek, jest całkowicie w porządku w większości korespondencji służbowej. Rozważ użycie powitania „Cześć”, jeśli chcesz uzyskać bardziej oficjalny ton. Mimo że jest to zwyczajne powitanie, to jest również naturalne i serdeczne.

Cześć wszystkim, cześć zespół [nazwa działu] lub cześć zespół

Masz kilka alternatyw podczas wysyłania e-maili do dwóch lub więcej osób.„Cześć wszystkim”, „cześć drużyno”lub„cześć [nazwa działu]”to nieformalne, ale odpowiednie sposoby zwracania się do grupy ludzi.

Co więcej, nigdy nie zwracaj się do odbiorców zaimkami takimi jak panie czy panowie, ponieważ są to określenia bardzo nieformalne, a zatem nieodpowiednie dla e-maili biznesowych.

Mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień lub mam nadzieję, że miło spędziłeś weekend

To dobre tematy wiadomości e-mail, ponieważ wyrażają uznanie dla czytelnika i nawiązują kontakt ze współpracownikiem, którego już znasz lub z którym chcesz mieć serdeczne stosunki robocze.

dowiaduję się o. . .

Rozpoczęcie wiadomości e-mail od słów„Kontakt w sprawie…”jest uprzejme i bezpośrednie , ponieważ wyjaśnia to cel komunikacji. Ponieważ setki e-maili są wysyłane w ciągu jednego dnia roboczego, wybór tej metody oznacza, że ​​zależy Ci na czasie odbiorcy, ponieważ jest zwięzły.

Jasne określenie intencji pomaga również uniknąć nieporozumień lub niejasności co do tego, co czytelnik ma zrobić.

Dzięki za . . .

Inną metodą nadawania priorytetu czytelnikowi jest okazanie wdzięczności. Potwierdzenie na początku, że Twój e-mail jest odpowiedzią na e-mail lub działanie odbiorcy, sprzyja pracy zespołowej.

Powiązany artykuł: Jak używać zmiennych e-mail do masowych wiadomości e-mail

Zautomatyzuj pozyskiwanie klientów na LinkedIn za pomocą Octopus CRM

21 Przykłady rozpoczęcia wiadomości e-mail

Wprowadzenie e-maila jest najważniejszą częścią. Ponieważ początek wiadomości e-mail przyciąga uwagę czytelników, bardzo ważne jest, aby akapity wprowadzające były chwytliwe.

Powiązany artykuł: Jak napisać wiadomość e-mail dotyczącą współpracy

Oto kilka przykładów na rozpoczęcie wiadomości e-mail:

Utwórz chwytliwą linię tematu

Utwórz atrakcyjny temat wiadomości e-mail, aby przekonać odbiorcę do jej otwarcia. Sztuczka polega na zdobyciu ich zainteresowania, ponieważ w przeciwieństwie do e-maila od kogoś, kogo znają, nie ma pewności, że przeczytają Twój e-mail, chyba że wpadnie im w oko.

Wiersze tematyczne dotyczące sieci:

  • – Czy mogę postawić ci lunch?
  • „Kawa na mój koszt?”

Linie tematyczne sprzedaży:

  • „40% wzrost w 3 miesiące – wow.”
  • „Czy oferujecie kurs online dla [książka]?”

Wiersze tematyczne poszukiwania pracy:

  • „Szukasz [nazwa stanowiska]?”
  • „Chcesz wiedzieć jak wygląda praca w [firmie]”

Dostosuj zwrot grzecznościowy do okazji i branży

Chociaż pozdrowienia to jedno słowo, wybór właściwego ma znaczenie. Trzymaj się zwykłego powitania „Szanowny”, jeśli piszesz do kogoś z tradycyjnej dziedziny, takiej jak bankowość lub rząd. Używaj „Cześć”, „Cześć”lub„Hej”, wysyłając e-mail do osoby z bardziej swobodnej branży, w tym mediów, technologii, podróży lub mody.

Wybór powitania, do którego są przyzwyczajeni, pokazuje twoją pracowitość. Ich imię jest zawarte w drugiej części pozdrowienia. Pamiętaj, aby zwracać się do nich po imieniu. W dzisiejszych czasach stało się to standardem we wszystkich sektorach.

Unikaj używania„[Imię] [Nazwisko]”,ponieważ wydaje się to zbyt formalne i robotyczne, a także„Pan/Pani/Pani”.[Nazwisko]” , ponieważ sprawia, że ​​wyglądasz młodo.

Dołącz wezwanie do działania

wezwania do działania

Nie bądź dwuznaczny. Twój potencjalny klient powinien wiedzieć, co dalej zrobić po otrzymaniu e-maila sprzedażowego.Prosisz o odpowiedź na e-mail?Czy powinni do nich zadzwonić?Czy wymagasz od nich zarezerwowania czasu w twoim kalendarzu na przemówienie?Dołączenie jasnego wezwania do działania w wiadomościach e-mail pomoże potencjalnym klientom wiedzieć, co zrobić po otrzymaniu wiadomości e-mail. Dlatego podczas wysyłania e-maili niezbędne jest dodanie wezwania do działania, aby pomóc czytelnikom zrozumieć cel wiadomości.

Przedstaw się

Nie możesz zakładać, że potencjalny klient zna Ciebie lub Twoją firmę. Przedstawienie się powinno być jedną z pierwszych czynności. Nie trzeba mieć długiego wstępu. Zacznij od podania swojego imienia i nazwiska, stanowiska i nazwy firmy.

Daj szybką wartość

Znajdź metodę natychmiastowego dodania wartości, nawet jeśli jest to tylko twoje osobiste doświadczenie. Tylko uważaj, aby nie być ostrym w pierwszym e-mailu. Komplement na wstępie może złagodzić krytykę.

Pogratuluj im

Dziś mamy więcej informacji o perspektywach niż kiedykolwiek. Dlatego możesz łatwo uzyskać dostęp online do kilku potencjalnych sukcesów.

Aby uzyskać aktualizacje finansowania, sprawdź witrynę internetową potencjalnego klienta, wyszukaj wiadomości o firmie w Google, przejrzyj profil zawodowy potencjalnego klienta na LinkedIn i dodaj wszystkie otrzymane informacje do swoich danych kontaktowych.

Nie próbuj przekonywać potencjalnego klienta po tym, jak odkryłeś idealny moment, aby mu pogratulować. Po prostu powiedz komuś szczery komplement.

Wspomnij o udostępnionych kontaktach

Wyświetlanie wszelkich kontaktów, które udostępniasz, jest najprostszym podejściem do rozpoczęcia rozmowy z nową osobą. Kiedy zaczynasz bez linku, ważne jest, aby szybko wyjaśnić, dlaczego potencjalni klienci powinni być Tobą zainteresowani na początku e-maila wprowadzającego.

Podejmować właściwe kroki

Brak odpowiedzi na wysłany e-mail. Wymiana, którą miałeś, nie była tam. Brak reakcji niekoniecznie oznacza brak zainteresowania. Ponownie skontaktuj się z potencjalnym klientem. Musisz wziąć pod uwagę kilka czynników. Wiadomość e-mail nigdy do nich nie dotarła. Nie mają jeszcze motywacji do działania. Twoim celem powinno być kontynuowanie co najmniej dwa razy, a najlepiej trzy razy, aby posunąć rozmowę dalej.

Wzmocnij ich misję

Wypróbuj tę strategię na menedżerach szczebla wykonawczego. Kierownictwo i właściciele firm są odpowiedzialni za promowanie wizji organizacji. Wzmocnij ich misję w początkowych liniach, aby połączyć się z odbiorcą.

Wyjaśnij cel swojego e-maila

Chociaż nawiązywanie nowych znajomości korespondencyjnych jest wspaniałe, naszym celem w korzystaniu z e-maili wprowadzających jest tworzenie perspektyw handlowych lub zatrudnienia. W rezultacie musisz jasno określić w swojej wiadomości, dlaczego je piszesz. Jest to kluczowe, jeśli nie znasz żadnego z nich osobiście.

Oferować pomoc

oferta-pomoc-pomoc

Pamiętaj, że celem pierwszego e-maila jest wyłącznie uzyskanie odpowiedzi. Z tego powodu potencjalny klient może wymagać pilnej naprawy, która nie ma nic wspólnego z towarami lub usługami Twojej firmy. Nadal możesz pomóc czytelnikom.

Porozmawiaj z pracownikami niższego szczebla

Każda organizacja ma pracowników, którzy wchodzą w interakcje z klientami. Zacznij od zapytania sprzedawców, jak sobie radzą i gdzie ich zdaniem mogliby zrobić lepiej. Najprawdopodobniej wszyscy zareagują razem.

Następnie skontaktuj się z nimi jeszcze raz, podziel się wynikami i zapytaj, w jaki sposób Twoja usługa lub produkt mogą być pomocne. Sprzedawcy mogą być skłonni przekazać Twoje dane odpowiednim kontaktom, jeśli istnieją cele, które firma może skuteczniej osiągnąć po wdrożeniu sprzedawanego przez Ciebie produktu.

Zrób o nich pierwszą linię

Jednym z najważniejszych elementów e-maila wprowadzającego jest pierwsza linia. Ma to kluczowe znaczenie dla budowania trafności. Jeśli ci się uda, zachęcisz czytelnika do dalszego czytania.

Twoja początkowa skłonność może polegać na przedstawieniu się, na przykład„Nazywam się ABC i kontaktuję się z tobą, ponieważ…”,ale to tylko sprawi, że będą ciekawi e-maila.

Podziękuj im za subskrypcję

Czas potwierdzić ich wybór, gdy zasubskrybują materiał Twojej firmy. Dziękowanie swoim subskrybentom zwiększa ich poczucie przynależności do społeczności i sprzyja większemu zaufaniu do Twojej firmy.

Stajesz się sympatyczny i humanizujesz swoją markę, wyrażając wdzięczność nowym subskrybentom e-maili.

Jak spędziłeś wakacje/weekend/itp.?

Nie bądź zbyt nachalny z tym; być ostrożnym. Jednak pytanie potencjalnych klientów o ich wakacje i to, czy odwiedzili znane miejsca turystyczne, jest dopuszczalne. Poproś ich, aby podzielili się swoimi doświadczeniami, ale nie bądź zbyt nachalny. Wskazane jest, aby skontaktować się z nimi po powrocie z podróży.

Wszystkiego najlepszego

Nie musisz poprzedzić powitania krótkim, podnoszącym na duchu stwierdzeniem, takim jak„Mam nadzieję, że wszystko jest w porządku”lub„Mam nadzieję, że miałeś wspaniały weekend”.Jest to idealne rozwiązanie, jeśli kontaktujesz się z odbiorcą od dłuższego czasu lub jesteś z nim blisko. Możesz pominąć ten akapit, jeśli wiesz, że słuchacze preferują krótkie notatki zawierające tylko najważniejsze szczegóły.

Mam szczerą nadzieję, że masz się dobrze

Życząc od razu powodzenia drugiej osobie, możesz ustanowić przyjazny ton rozmowy, nie żądając od niej zbyt wielu danych osobowych. Ponieważ nie wiesz, jak sobie radzą, jest to doskonała alternatywa dla kogoś, do kogo nie pisałeś od dłuższego czasu.

Kontynuacja naszej rozmowy w [Wydarzenie/Miejsce]

Byłoby to doskonałe otwarcie, gdybyś przeprowadził z kimś wspaniałą rozmowę podczas wydarzenia networkingowego, ale musiało być precyzyjne, ponieważ jeden z was musiał odejść, ponieważ nadszedł czas, aby odeszli. Mimo to wymieniliście się osobistymi danymi kontaktowymi lub wizytówkami. Dzięki temu wprowadzeniu możesz ponownie rozpocząć rozmowę, przedstawiając krótki przegląd tego, jak Cię znają.

Uwagi końcowe: „Dziękujemy za uwagę”

Chcesz nadać odpowiedni ton, wyrażając podziękowania i zaufanie w e-mailu po rozmowie kwalifikacyjnej. Ponieważ styl tego e-maila jest wyrazem uznania, kontynuuj, opisując aspekty swojej wiedzy i doświadczenia, które Twoim zdaniem pomogą firmie i sprawią, że będziesz dobrze pasować na to stanowisko.

Uwielbiałem dowiedzieć się więcej o szczegółach [tytułów stanowisk].

Zawsze pamiętaj, że to ty wybierasz, czy firma jest dla ciebie idealna zawodowo, oprócz tego, czy firma uważa, że ​​będziesz dla nich odpowiedni.

Czasami możesz dojść do wniosku, że ta praca nie jest dla ciebie odpowiednia. W takim przypadku skorzystaj z tego powitania e-mail i uprzejmie poinformuj ich, że nie posuniesz się dalej w rozmowie.

Czy nadal jesteś zainteresowany?

Proste pytania typu„czy jesteś zainteresowany?”może pozwolić komuś na ucieczkę, zwłaszcza jeśli nie masz pewności, czy chce kontynuować rozmowę. Działa również dobrze jako temat e-maila sprzedażowego.

Przeczytaj także: Kompleksowy przewodnik po śledzeniu zasięgu poczty e-mail

Jak napisać najlepsze wiersze otwierające e-mail?

Po zakończeniu powitania w wiadomości e-mail przejdź do pierwszego zdania.Oto jak zrobić idealny:

Trzymaj to krótko

Nawet jeśli narzędzie do otwierania wiadomości e-mail jest kluczowe, nie powinieneś pisać długiego. Ponieważ wstępy do wiadomości e-mail są najbardziej krytyczną częścią wiadomości e-mail, najprawdopodobniej masz do przekazania ważne informacje lub pytanie, na które należy odpowiedzieć. Pierwsza linia Twojego e-maila powinna wzbudzić zainteresowanie czytelnika.

Bądź uprzejmy i przyjazny

baner emoji

Twój ton może zabrzmieć inaczej w e-mailu niż podczas osobistego spotkania. W końcu odbiorca nie może zobaczyć twojej miny ani usłyszeć twojego głosu. Dlatego unikaj używania tematów wiadomości e-mail, które są bardzo bezpośrednie i mogą wydawać się nieprzyjemne, a także treści zabawnych, które odbiorca może nie uznać za zabawne.

Dodatkowo, podczas gdy emoji z buźką może sprawić, że Twoje wprowadzenie będzie wyglądać fantastycznie, upewnij się, że zostanie dobrze przyjęte. Emotikony są akceptowane w wiadomościach e-mail do bliskich przyjaciół i współpracowników, ale warto ich unikać, pisząc ważniejsze wiadomości, na przykład do szefa lub osoby rekrutującej.

Kiedy masz wątpliwości, idź formalnie

Jeśli nie masz pewności, jak rozpocząć wiadomość e-mail, przejdź do oficjalnego stylu. Nieco więcej formalności i uprzejmości jest zwykle lepsze niż bycie zbyt nieformalnym i potencjalnie nieprofesjonalnym. W razie potrzeby możesz trwale zmienić swój styl i wiersze tematu wiadomości e-mail w kolejnych listach.

Czego powinieneś unikać, aby rozpocząć swój e-mail?

Często popełniamy błędy podczas pisania wiadomości e-mail. Nie zdajemy sobie jednak sprawy z konsekwencji, jakie nasze drobne błędy mogą wywrzeć na biznes. Dlatego pisząc e-mail musimy zwracać uwagę na to, co piszemy. Czytelnicy często tracą zainteresowanie, jeśli czytane przez nich e-maile zawierają błędy.

Powiązany artykuł: Powody niepowodzenia kampanii e-mailowych

Oto kilka błędów, których możesz uniknąć, rozpoczynając wstęp w wiadomości e-mail:

[Błędna nazwa]

Sprawdź pisownię imienia i nazwiska odbiorcy przed użyciem go w pozdrowieniu e-mailowym. Literówki się zdarzają, ale błędne wpisanie czyjegoś nazwiska budzi podejrzenia, że ​​nadawca nie pisał e-maili z uwagą.

Czy zrobiłbyś mi przysługę?

Linia wprowadzająca, taka jak „Czy możesz wyświadczyć mi przysługę?”nie brzmi poprawnie, zwłaszcza gdy wysyłasz e-mail do kogoś po raz pierwszy.

Zamiast tego rozważ użycie linii początkowej e-maila, takiej jak„Kontaktuję się w sprawie…”, która przekazuje problem, który spodziewasz się rozwiązać z ich pomocą.

Pozwól, że się przedstawię

Ten program do otwierania wiadomości e-mail jest często używany podczas wysyłania wiadomości e-mail do nowego odbiorcy. Pozwól, że się przedstawię, jest równoznaczne z opisaniem twojego przedstawienia w e-mailu.Czy powiedziałbyś to komuś na głos?Brzmi to twierdząco, ale ostatecznie jest to czas stracony. Zamiast tego przejdź od razu do rzeczy.

Wiem, że jesteś zajęty, ale. . .

Wstęp tego e-maila sugeruje, że czas czytelnika jest cenny. W najgorszym przypadku oznacza to, że nadal zasługujesz na ich uwagę, mimo że o tym wiesz.

Unikaj tego początkowego wersu bez względu na to, jak blisko jesteś czytelnika; zamiast tego podaj zwięzły przegląd swojej motywacji do wysyłania im wiadomości.

Do tych których może to dotyczyć

Chociaż„Do kogo to może dotyczyć”wydaje się być formalnym powitaniem, jest ono bezosobowe i nadużywane. Oznacza to, że nie dbasz o to, aby odbiorca był tym, kim myślisz, że jest lub czy Twoja wiadomość jest dla niego istotna.

Pozdrowienie e-mailowe „ SzanownyPanie lub Pani”również podlega tym zasadom. Binarne powitanie płciowe jest przestarzałe i może być postrzegane jako ekskluzywne.

Przeczytaj także: Najlepszy czas na wysłanie zimnego e-maila

Wniosek

Wprowadzenie do wiadomości e-mail jest kluczowym elementem wiadomości e-mail. Przykuwają uwagę czytelników i przekazują wiadomość nadawcy. Dlatego intra muszą być chwytliwe i przyciągać uwagę. Jednak podczas pisania e-maili nadawcy często popełniają drobne błędy, które powodują, że czytelnicy tracą zainteresowanie przeczytaniem całej wiadomości. Dlatego zwracanie uwagi na drobne szczegóły jest kluczowe, aby uniknąć błędów, zwłaszcza podczas pisania wstępów do e-maili.