Jak obniżyć koszty i zwiększyć zysk swojej firmy?

Kiedy firma tnie koszty, zwykle oznacza to, że możesz spodziewać się tańszych produktów i gorszej obsługi. Jeśli kiedykolwiek rozmawiałeś z bankiem lub dostawcą usług telekomunikacyjnych po tym, jak wdrożył rundę cięć i outsourcingu, być może spędziłeś godziny w zawieszeniu, aby w końcu porozmawiać z pracownikiem serwisu, który nie ma pojęcia, jak pomóc ty.

Wszyscy jesteśmy słusznie sceptycznie nastawieni do firm, które obniżają koszty, ale zmniejszenie wydatków i usprawnienie działalności nie musi oznaczać niższej jakości produktów lub usług.

Każda firma, niezależnie od wielkości czy bazy klientów, może efektywnie ciąć koszty – sposób, który prowadzi do wyższych przychodów i, co najważniejsze, doskonałej obsługi. Ten artykuł pokaże Ci dokładnie, kiedy i gdzie obniżyć koszty, zapewniając niezbędne wprowadzenie do wydajnych operacji dla każdej firmy.

Kluczem do zyskownego biznesu jest cięcie kosztów, utrzymanie jakości i maksymalizacja zysku

Jaki jest najlepszy sposób na maksymalne zyski? Najprostszą odpowiedzią jest zwiększenie przychodów, co oczywiście pomaga, jeśli możesz to osiągnąć. Ale istnieje lepsza i łatwiejsza do kontrolowania metoda, która polega na zarządzaniu wydatkami. Nazywa się to przywództwem kosztowym, a oto jak to działa:

Na początek musisz skupić się na dwóch głównych rodzajach kosztów: stałych i zmiennych.

Koszty stałe są niezależne od poziomu produkcji firmy i obejmują komputery, biurka, telefony i inny sprzęt. Ale termin ten może również odnosić się do mniej namacalnych kosztów, takich jak czynsz czy ubezpieczenie. W rzeczywistości praca jest często uważana za koszt stały, ponieważ zatrudnianie pracowników wymaga czasu i pieniędzy.

Koszty zmienne zależą od poziomu produkcji, co oznacza, że ​​im więcej konsumujesz, tym więcej płacisz. Przykładami kosztów zmiennych są surowce, opakowania i przechowywanie.

Teraz, gdy znasz dwa główne rodzaje kosztów, możesz zacząć uczyć się, dlaczego inteligentne zarządzanie nimi przyniesie tańsze produkty, a tym samym wyższe przychody, przy zachowaniu tych samych standardów jakości.

Możesz obniżyć koszty , dokonując dużych cięć, ale prawdopodobnie obniży to jakość dostarczanych towarów lub usług. Na przykład, jeśli zdecydujesz się zaoszczędzić pieniądze, odcinając zespół obsługi klienta, prawdopodobnie w najbliższej przyszłości spotkasz się z bardzo niezadowolonymi klientami.

Jednak mądre cięcie niepotrzebnych kosztów zarówno zwiększy przychody, jak i utrzyma jakość. Na przykład założyciel IKEA, Ingvar Kamprad, zbudował swoje 235-sklepowe imperium za pomocą prostych mechanizmów cięcia kosztów, które pozostawiły jakość nienaruszoną. Jedną ze strategii była sprzedaż mebli niezmontowanych, które zajmują mniej miejsca i wymagają mniej czasu na wyprodukowanie.

Ale jak inteligentnie obniżyć koszty ? Przyjrzyjmy się dokładniej niektórym konkretnym strategiom zmniejszania wydatków przy zachowaniu jakości.

Mniej znaczy więcej: oszczędność miejsca i niepotrzebnych czynności to podstawa redukcji kosztów

Kiedy przedsiębiorcy znajdują nową firmę, często są podatni na nadmierne podekscytowanie i mogą skończyć na wydawaniu pieniędzy, których nie mają. Chociaż ten błąd jest powszechny, może poważnie sparaliżować firmę, zanim jeszcze zacznie działać.

Kluczem jest więc zrozumienie zarządzania kosztami od samego początku, a dobrym miejscem do rozpoczęcia jest posiadanie nieruchomości.

Przestrzeń jest głównym wydatkiem i głównym celem redukcji kosztów. Aby zorientować się, ile miejsca wystarczy, pamiętaj, że standardem jest jedenaście metrów sześciennych na pracownika. Jeśli masz więcej miejsca, prawdopodobnie wydajesz na to zbyt dużo pieniędzy.

Innym świetnym sposobem na zmniejszenie kosztów miejsca jest hotdesking , sposób na zmaksymalizowanie liczby stanowisk pracy poprzez wyeliminowanie pojedynczych biurek i umożliwienie pracownikom korzystania z tego, co jest dostępne. Na przykład Stocks, brytyjska firma produkująca maszyny do szycia, ma zespół sprzedaży składający się z dziesięciu osób pracujących w przestrzeni przeznaczonej dla sześciu osób. Jednak biuro działa sprawnie, ponieważ pracownicy spędzają 60 procent czasu na spotkaniach poza biurem.

W porządku, teraz, kiedy zmaksymalizowałeś swoją przestrzeń, czas obniżyć inne, nieistotne koszty, a to oznacza outsourcing – innymi słowy, zlecanie nieistotnych zadań innym firmom.

Każda czynność, która nie jest kluczowa dla Twojej firmy, powinna zostać przetestowana: jeśli wykonanie jej wewnętrznie niż zewnętrznie kosztuje więcej, należy ją zlecić komuś innemu, która może to zrobić taniej.

Podczas gdy prace zlecane na zewnątrz, które są już wykonywane we własnym zakresie, mogą być bardziej skomplikowane, ponieważ inwestycje kapitałowe zostały już poczynione, niemniej jednak należy to zrobić.

Załóżmy, że zdajesz sobie sprawę, że musisz zlecić tworzenie reklam na zewnątrz, ale właśnie zainwestowałeś w nowe oprogramowanie do projektowania marketingowego. Chociaż może to być trudne, ważne jest, aby zaakceptować utopione koszty; pieniądze, które wydałeś na oprogramowanie, już zniknęły, ale nie musisz marnować pieniędzy, płacąc personelowi reklamowemu.

Szybkie przekształcanie kapitału w produkty iz powrotem w większy kapitał jest niezbędne dla dobrze prosperującej firmy

Czy wiesz, co to jest cykl kapitałowy ? Cóż, jest to wiedza niezbędna dla każdego właściciela firmy, ponieważ każda firma jej przestrzega.

Oto jak to działa:

Zaczynasz z gotówką w ręku, swoją lub kogoś innego. Pieniądze te są następnie wykorzystywane do zakupu aktywów kapitałowych i materiałów, które praca pracowników przekształca w gotowe produkty przeznaczone do sprzedaży. Płacisz swoim dostawcom, jesteś opłacany przez swoich klientów i miejmy nadzieję, że masz jeszcze trochę pieniędzy do powtórzenia.

Dlaczego ma to kluczowe znaczenie dla redukcji kosztów?

Ponieważ niskie koszty wymagają szybkiego cyklu kapitałowego i skupienia się na starym powiedzeniu, że czas to pieniądz . Na przykład im więcej pieniędzy jest związanych z kapitałem obrotowym, takim jak akcje, tym większe są koszty związane z takimi rzeczami, jak odsetki i przechowywanie. Dlatego ważne jest, aby ograniczyć czas, w którym masz zapasy w swoim posiadaniu.

Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest ograniczony zapas. Weźmy na przykład Wal-Mart, którego magazynowanie jest dwa i pół razy mniejsze niż średnia w branży, co zapewnia wydajny cykl.

Ale negocjacje z klientami i dostawcami mogą również obniżyć koszt aktywów kapitałowych. Na przykład, jeśli sprzedajesz towary i usługi na kredyt, a odebranie płatności od klienta zajmuje 90 dni, zasadniczo tracisz wszelkie odsetki, które narosłyby pieniądze. Lepszą strategią jest ustalanie krótszych terminów płatności przy jednoczesnym dyscyplinowaniu spóźnionych płatników grzywnami i groźbami podjęcia kroków prawnych.

Z drugiej strony, jeśli twoi dostawcy oferują ci kredyt, może być kuszące, aby go wziąć. Jednak, w zależności od sytuacji, opłaca się opłacać z góry w zamian za niższy koszt całkowity. I oczywiście ważne jest, aby unikać spóźniania się, ponieważ spowoduje to złą sławę w branży.

Wykorzystanie marży zysku Twojej firmy do motywowania pracowników jest tak samo ważne, jak maksymalizacja wpływu zachęt pozafinansowych

Zwiększona produktywność to świetny sposób na obniżenie kosztów zmiennych, ale oznacza to przekonanie pracowników, aby robili więcej – a wszyscy wiemy, że nie jest to łatwe zadanie. Na szczęście istnieje świetna strategia zwiększania produktywności, a wszystko opiera się na motywowaniu pracowników poprzez marżę zysku, a nie obrót; dzięki temu jesteś po tej samej stronie, co twoi pracownicy, jednocześnie zwiększając własne zyski.

W większości firm zespół sprzedaży jest wynagradzany za dokonaną sprzedaż. Taka struktura powoduje, że pracownicy skupiają się na cięciu transakcji, a koszty często nie są związane. Lepszą strategią jest powiązanie prowizji z zyskami firmy, a tym samym skupienie siły sprzedaży na oszczędzaniu pieniędzy i poprawie wyników firmy.

Na przykład Atrium, londyńska firma oświetleniowa, ponad dwukrotnie zwiększyła swoje zyski, przechodząc na system nagród powiązany z zyskiem brutto. Ich sprzedawcy przestali obniżać ceny i zamiast kierować się mentalnością „wszystko, by zadowolić klienta”, zainwestowali w cięcie kosztów zewnętrznych i poprawę wydajności.

Ale pieniądze nie wystarczą. Chociaż dobre wynagrodzenie jest głównym aspektem zadowolenia z pracy, sama gruba pensja nie gwarantuje, że Twoi pracownicy będą pracować z optymalną wydajnością. W rzeczywistości satysfakcja z pracy jest również wynikiem różnych bezgotówkowych motywatorów , takich jak poczucie osiągnięcia, które chcesz, aby poczuli się Twoi pracownicy dokonujący cięcia kosztów.

Ale jak możesz to osiągnąć?

Jednym ze sposobów jest po prostu zwrócenie uwagi na wysiłek, jaki wykonują Twoi pracownicy. W rzeczywistości zwykły e-mail z podziękowaniem lub kolacja dla personelu po dużym projekcie może znacznie zmotywować Twój zespół bez rozbijania banku!

Utrzymuj koszty finansowania na niskim poziomie, wyszukując konkursy finansowania, kontaktując się ze znajomymi i pracując w bankach

Każda rozwijająca się firma z pewnością zmierzy się z wyzwaniem związanym z finansowaniem kosztów , dlatego bardzo ważne jest, aby kontrolować je, zanim zaczną pochłaniać Twoje zyski.

Koszty finansowania – czyli koszt pozyskania pieniędzy – powstają z tytułu odsetek i innych opłat. Ważne jest, aby określić sposoby na faktyczne uzyskanie pieniędzy niewielkim lub żadnym kosztem.

Jedną ze strategii jest udanie się do agencji rządowych lub określonych firm, takich jak banki i gazety, które mogą być zainteresowane konkretną działalnością biznesową mającą miejsce na określonym obszarze; może to skłonić ich do wpłacania pieniędzy lub oferowania korzyści Twojej firmie.

Na przykład co roku na całym świecie przyznawane są tysiące nagród dla nowych lub małych firm. Większość z nich opiera się na biznesplanie, takim jak Start-up Awards HSBC, który przyznaje do 25 000 funtów.

Innym podejściem jest poproszenie rodziny i przyjaciół o pieniądze. Ta technika jest korzystna, ponieważ unikasz dostosowywania się do sformalizowanych i czasochłonnych procedur, a jednocześnie zapewniasz bardziej elastyczne warunki. Jednak ważne jest, abyś wyjaśnił wszelkie ryzyko takim sponsorom, ponieważ ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby pomocny przyjaciel lub członek rodziny cierpiał trudności ekonomiczne z powodu nieudanych zobowiązań finansowych.

Trzecią i ostatnią strategią jest negocjowanie z bankami korzystniejszych warunków. Ale aby to zrobić, potrzebujesz zarówno niezbędnego know-how, jak i biznesplanu. W końcu banki podlegają tym samym czynnikom makroekonomicznym i presji, aby osiągnąć zysk, co Ty, więc mądrze jest poszukać banku, który jest w dobrej kondycji finansowej, ponieważ będzie w stanie zaoferować lepszą stopę procentową.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest czytanie działu finansowego gazety i pamiętanie, że stopy procentowe zwykle wynoszą od trzech do dziewięciu procent. Oczywiście powinieneś strzelać do dolnej granicy zasięgu i rozejrzeć się, aż tam dotrzesz.

Cięcie kosztów w sytuacji kryzysowej może wymagać poważnych działań

Jeśli katastrofa dotknie Twoją firmę, cięcie kosztów jest prawdopodobnie pierwszym środkiem, jaki podejmiesz. Czasami może to oznaczać podejmowanie trudnych decyzji, aby utrzymać swoją firmę na powierzchni, a wszyscy wiemy, że ekstremalne czasy mogą wymagać ekstremalnych środków.

Jedną z takich strategii jest wymiana długu na akcje, ponieważ odciążenie długu może czasami być warte większej części Twojej firmy. Na przykład firma bagażowa Samsonite sprzedała aż 60 procent swoich akcji CVC Capital Partners, jednej z największych europejskich grup private equity, w zamian za spłatę długu o wartości prawie 175 milionów dolarów.

Innym ekstremalnym środkiem jest przeniesienie firmy do nowego kraju, aby zaoszczędzić na podatkach. Na przykład niektóre kraje mają bardzo niskie stawki podatkowe dla przedsiębiorstw, takie jak Malediwy ze stawką podatkową w wysokości 9 procent i Zjednoczone Emiraty Arabskie ze stawką 15 procent. Porównaj to z krajami o niektórych najwyższych stawkach, takimi jak Włochy, gdzie stawka podatkowa dla przedsiębiorstw wynosi 76 procent lub Indie, gdzie wynosi 86 procent.

Ale bez względu na to, jakie działania podejmiesz w sytuacji kryzysowej, zwolnienie pracowników nigdy nie jest najmądrzejszą opcją; firmy z niepewnymi pracownikami radzą sobie znacznie gorzej.

Czemu?

Cóż, zwolnienie jest głównym źródłem strachu dla każdego pracownika, wpływając zarówno na jego produktywność, jak i jakość pracy. W rzeczywistości zwalnianie ludzi może nawet spowodować, że cenni pracownicy będą szukać wyjścia z firmy, którą postrzegają jako tonący statek.

Jednak pracownicy są również gotowi do poświęceń, które oszczędzają pieniądze firmy, jeśli to zagwarantuje im pracę. Na przykład w czerwcu 2009 r. British Airways przekonały 6940 pracowników do wzięcia dobrowolnego urlopu bezpłatnego – posunięcie to zaoszczędziło firmie 16,7 miliona dolarów, a także długoterminowe miejsca pracy tych pracowników.

No i oczywiście jest ostatnia deska ratunku: tnij i uciekaj. W końcu porażka jest tylko faktem biznesowym, a w samej Wielkiej Brytanii 400 000 firm każdego roku zamyka swoje drzwi! Pamiętaj więc, że wyjście z nierentownego biznesu, jeśli zostanie wykonane dobrze, może sprawić, że będziesz w lepszej formie, aby rozpocząć kolejny.

Wniosek

Niektórzy uważają cięcie kosztów za środek nadzwyczajny, ale długoterminowa strategia redukcji wydatków jest w rzeczywistości niezbędna do zwiększenia marż zysku każdej firmy.

Skuteczne zarządzanie kosztami pomoże również zbudować biznes przygotowany na każdy kryzys lub trudną sytuację.