Jak zarządzać wnioskami o urlop jak szef

Zrównoważenie pragnień urlopowych pracowników może być trudne jako pracodawca. Znalezienie idealnego kompromisu między elastycznością a upewnieniem się, że Twoja firma ma wystarczający zasięg, może być trudne.

Powiązany post: Wskazówki dotyczące równowagi między życiem zawodowym a prywatnym dla pracowników

Według różnych badań korzyści i przywileje wynikające z zatrudnienia są przez pracowników bardziej cenione niż sama płaca. Rodzaje osób, które aplikują do pracy z tobą, są silnie uzależnione od tego, jak zarządzasz wnioskami o urlop.

Jeśli twoje ograniczenia dotyczące czasu wolnego są poważne, trudno będzie przyciągnąć wykwalifikowanych kandydatów do pracy.

Jeśli sprawisz, że składanie wniosków o urlop będzie niesprawiedliwe lub trudne, będziesz mieć problemy z utrzymaniem personelu na pokładzie. Jeśli nie masz polityki, będziesz miał problemy z utrzymaniem personelu przez najbardziej pracowite okresy wakacyjne.

Utrzymanie zdrowego życia osobistego z dala od pracy, gdy jest to konieczne, oraz jakość życia są uważane za bezpośrednio powiązane. Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, jak szybko i skutecznie obsługiwać żądania.

Tworzenie polityki dotyczącej wniosków o czas wolny, która jest korzystna dla wszystkich stron, może przebiegać w następujący sposób:

Ustal proces i terminy

Aliza Naiman, kierownik w Olgam Life, mówi: „Musisz ustanowić metodę składania wniosków urlopowych, której pracownicy muszą przestrzegać, jeśli chcesz sprawiedliwie rozpatrywać wnioski.

Uwzględnij w swojej polityce, z jakim wyprzedzeniem pracownik musi złożyć wniosek. Kilka firm prosi o określony czas, na przykład dwa tygodnie.

Niektóre firmy mogą chcieć zaplanować coroczne wakacje i poprosić wszystkich o przesłanie wniosków w styczniu.

Możesz przygotować się na braki kadrowe, wymagając od pracowników złożenia wniosków w określonym terminie. Możesz obliczyć, ile ubezpieczenia będziesz potrzebować, przewidując, kto będzie nieobecny w biurze.

Ustalenie terminów daje również pewną swobodę w rozwiązywaniu wszelkich problemów związanych z czasem wolnym (np. zbyt wielu pracowników prosi o te same daty wolne).

Należy uwzględnić osobę lub osoby, do których pracownik musi kierować zapytania (np. kierownik, przełożony itp.). Pracownicy będą wtedy wiedzieć, kiedy i do kogo kierować wnioski.

Określ, co się stanie, jeśli pracownik nie skorzysta z urlopu w wyznaczonym terminie. Czy nadal weźmiesz pod uwagę ich prośbę? Czy prośby innych pracowników będą miały pierwszeństwo przed ich własnymi?”

Ustal termin składania wniosków

W każdym sektorze występują wyjątkowe sezony o wysokiej intensywności, podczas których zbyt długi urlop może mieć katastrofalne skutki dla działalności firmy. Na przykład handel detaliczny potrzebuje dużej pomocy podczas ferii zimowych.

Susan Melony, CMO FreePeopleSearch, twierdzi: „Możesz chcieć ustalić datę graniczną, kiedy w pewnych okolicznościach można składać wnioski o urlop.

Można nawet pójść o krok dalej i ustalić termin składania wniosków”.

Kontynuuje: „Ma to na celu powstrzymanie ludzi od proszenia o rzeczy na następny rok, kiedy nie wszyscy pracownicy zostaną zatrudnieni.

Jeśli ustalisz termin składania wniosków, poinformuj o tym wszystkich pracowników od razu. Jest to ważne, ponieważ prawdopodobnie nie będziesz w stanie zaakceptować każdego wniosku o czas wolny, więc będziesz potrzebować procedury ustalania, kto otrzyma ich wniosek, a kto nie.

Kilka z tych technik zależy od tego, kto składa pierwszą prośbę, co jest sprawiedliwe tylko wtedy, gdy wszyscy są jednakowo świadomi, że mają do tego prawo.

Zasady „kto pierwszy, ten lepszy” są najczęściej stosowane przez firmy do kontrolowania czasu urlopu, a następnie zasady dotyczące stażu pracy.

Kto pierwszy, ten lepszy: Ten, kto pierwszy zażąda czasu wolnego, otrzyma go. Dlatego ogłaszasz termin każdemu pracownikowi jednocześnie iz wyprzedzeniem.

Elastyczność jest ważna, ponieważ niektórzy pracownicy zawsze mogą być na pierwszym miejscu. Nie chcesz, aby ci sami pracownicy byli zmuszani do pracy w dni świąteczne tylko dlatego, że nie złożyli wniosków do następnego dnia.

Staż pracy: Działa to najlepiej, gdy istnieją wnioski o czas wolny, które są równie uzasadnione i sprzeczne ze wszystkich innych powodów”.

Przeczytaj także: Odpowiedzialny hazard i zarządzanie finansami

Przejrzystość co do tego, kto jest nieobecny i kiedy

Raport przedstawiający stan firmy to świetne narzędzie do zarządzania urlopami.

Komunikację i planowanie pracy liderów zespołów wspomaga wgląd w nieobecności podległych pracowników.

Ułatwia również zarządzanie zadaniami, wyznaczając asystentów systemowych, którzy zajmą się sprawami nieobecnych osób podczas ich urlopu.

Pracownikom podoba się również otwartość i dostępność informacji o urlopie bieżącym, zaległym, wykorzystanym, wnioskowanym lub niewykorzystanym.

Posiadanie wszystkich tych danych w jednym miejscu ułatwia zarządzanie planami urlopowymi z przełożonymi.

Przejrzysty system umożliwia również wygodne przechowywanie plików z kompleksową informacją o dostępnych i wykorzystanych urlopach.

Wymagania specyficzne dla sektora

W zależności od sektora może to obejmować utrzymanie minimalnego poziomu zatrudnienia w celu zapewnienia bezpieczeństwa pacjentów lub nakazanie obecności określonej części pracowników w celu zaspokojenia zapotrzebowania (produkcja) (opieka zdrowotna).

Działasz w zatłoczonej świątecznej branży detalicznej, a może zajmujesz się księgowością w okresie podatkowym? Gdy tylko pracownik zacznie dla Ciebie pracować, upewnij się, że jest świadomy wszelkich okresów wstrzymania wniosków o czas wolny.

Zapytaj o cel prośby

Wydaje się, że korzystne może być rozważenie powodów, dla których każdy pracownik szuka urlopu, aw niektórych przypadkach po prostu może tak być.

Jednak nawet w połączeniu z innymi obiektywnymi kryteriami poleganie wyłącznie na „powodach wniosku” może szybko przerodzić się w błędną grę subiektywnych preferencji.

Przeczytaj także: Dlaczego czarnoskórzy pracownicy są szczególnie dotknięci zwolnieniami?

Weź pod uwagę wcześniejsze prośby

Uwzględnienie „poprzednich próśb” o dni wolne może być uciążliwe pod względem śledzenia, podobnie jak „rotacyjne harmonogramy”, ale nie jest to nic, z czym nie poradziłby sobie dobrze zorganizowany system.

Podejście to obejmuje szersze spojrzenie na to, kiedy i ile czasu pracownicy wykorzystali, zamiast skupiać się tylko na wcześniejszych wnioskach o urlop urlopowy.