8 wskazówek, jak zarządzać skutecznym zespołem ds. marketingu zdalnego

Podczas gdy zarządzanie biurowym zespołem marketingowym z pewnością nie jest spacerkiem po parku, zarządzanie zdalnym zespołem może czasami przypominać przebiegnięcie maratonu po niewidzialnym torze.

Różne strefy czasowe i kultury pracy, niespójne prędkości Internetu i trudności w komunikacji stanowią trudne wyzwanie dla menedżerów.

W blogu z tego tygodnia dzielimy się ośmioma wskazówkami, które pomogą Ci w prowadzeniu skutecznego zespołu marketingu zdalnego.

Istnieje osiem kluczowych obszarów zdalnego zarządzania zespołem .

1. Kultura : Każdy powinien rozumieć i uosabiać kulturę firmy
2. Narzędzia : należy zapewnić odpowiednie narzędzia i upewnić się, że wszyscy ich używają
3. Granice : Bądź elastyczny w godzinach pracy, ale rygorystycznie przestrzegaj terminów
4. Cele : ustaw cele SMART, które można łatwo śledzić i przeglądać
5. Komunikacja : Zaplanuj regularne spotkania menedżerów i współpracowników
6. Współpraca : Zachęć swój zespół do wspólnej pracy i dzielenia się obciążeniem
7. Odpowiedzialność : Każdy członek zespołu musi czuć się odpowiedzialny za swoje wyniki
8. Połączenie : spotykaj się osobiście co najmniej raz w roku, aby pomóc Twojemu zespołowi nawiązać więź

Po co mimo wszystko przeprowadzać zdalną operację?

Ekspozycja Ninja działa całkowicie zdalnie. Czemu? Istnieje wiele korzyści z prowadzenia zdalnej operacji. Oto, jakie korzyści może Ci to przynieść:

• Rekrutacja : praca zdalna umożliwia zatrudnianie najlepszych talentów, jakie można znaleźć z dowolnego miejsca na świecie — nie tylko tych, którzy mieszkają w promieniu pięciu minut od biura. Umożliwia również zatrudnianie wysoko wykwalifikowanych osób, które są pomijane przez konkurencję, na przykład pracujących rodziców, którzy mogą potrzebować bardziej elastycznego harmonogramu.
• Utrzymanie : Zdalne firmy nie tracą pracowników tylko dlatego, że przenoszą miasta — lub nawet jeśli przenoszą kraje! Czas spędzony na pomaganiu pracownikom w stawaniu się ekspertami w ich dziedzinach jest chroniony, a możliwość oferowania elastyczności zmniejszy wskaźnik rotacji pracowników — ostatnie badania wykazały nawet, że elastyczność jest najbardziej pożądanym dodatkiem do pracy (nawet ponad zachętami finansowymi!) i że jego brak może spowodować, że twoja drużyna wyskoczy ze statku.
• Koszty eksploatacji : Ponieważ nie ma miejsca do zarządzania, możesz zaoszczędzić na wynajmie biura i związanych z nim kosztach, takich jak obiady zespołowe, przejazdy owocowe, artykuły papiernicze i sprzęt.
• Produktywność : szczęśliwi pracownicy są produktywnymi pracownikami i to nie przypadek, że praca zdalna tworzy szczęśliwszych i bardziej produktywnych pracowników. Umożliwiając zespołowi spędzanie większej ilości czasu z rodziną i elastyczną pracę nad zobowiązaniami, zapewniasz im równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, której potrzebują, aby osiągać najlepsze wyniki.
• Obsługa klienta : Zdalna obsługa jest w stanie zaoferować sprzedaż i wsparcie techniczne na całym świecie — i przez całą dobę — umożliwiając lepszą obsługę klientów.

Chociaż prowadzenie zespołu zdalnego nie jest dla wszystkich, jeśli korzyści te brzmią atrakcyjnie, prawdopodobnie będziesz chciał wiedzieć, jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym. Oto jak.

1. Rozwiń silną kulturę firmy i wejdź na pokład wszystkich

Posiadanie jasnej kultury firmy, którą mogą przyjąć Twoi pracownicy, wzmocni ich lojalność, poświęcenie i zaangażowanie. Kultura Twojej firmy powinna być fundamentem, na którym budujesz swój styl zarządzania, podręcznik dla pracowników i umowy umowne. Powinno to być poparte mocną misją i wizją firmy, której Twoi pracownicy powinni zostać przeszkoleni w pierwszym dniu zatrudnienia.

Firmy działające zdalnie promują kulturę elastyczności, wolności i odpowiedzialności. Dzięki temu przyciągają pracowników, którzy w naturalny sposób wpisują się w pożądaną strukturę organizacyjną i podzielają podstawowe przekonania i ambicje organizacji.

Posiadanie pracowników, którzy są dopasowani kulturowo, ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu. Mówiąc słowami zwolennika pracy zdalnej FlexJobs, „ Praca zdalna jest podstawą naszej kultury… Kultura oparta na zrozumieniu, że życie się dzieje, mówi wiele o tym, jak cenimy naszych ludzi ”.

2. Zapewnij odpowiednie narzędzia i upewnij się, że wszyscy ich używają

Nie będzie przesadą stwierdzenie, że nie moglibyśmy zrobić tego, co robimy w Exposure Ninja, bez odpowiedniego oprogramowania!

Wypróbowaliśmy i przetestowaliśmy wiele różnych narzędzi do śledzenia czasu, monitorowania wydajności i komunikacji online. Te poniżej to nasze najlepsze typy, aby Twój zespół działał wydajnie i przejrzyście komunikował się.

Narzędzia komunikacyjne

Właściwa komunikacja jest najważniejszym elementem każdego wspólnego wysiłku. Większość komunikacji będzie odbywać się za pomocą komunikatorów internetowych, takich jak Slack.

Slack ma atrakcyjny interfejs użytkownika i działa wydajnie zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i smartfonach (chociaż odradzamy naszym Ninja instalowania Slacka na swoich telefonach — nie chcemy, aby nasz zespół sprawdzał ich powiadomienia, gdy nie działają!). indywidualne rozmowy z członkami zespołu, tworzenie osobnych kanałów do dyskusji nad projektami, udostępnianie plików i wykonywanie wielu innych zadań w prosty i łatwy sposób.

Technicznie rzecz biorąc, możesz używać Slacka do połączeń wideo, ale z naszego doświadczenia wynika, że ​​większość ludzi pozostanie przy wiadomościach tekstowych, jeśli już korzystają ze Slacka. Dlatego ważne jest, aby znaleźć czas na rozmowy wideo. W przypadku systemu wiadomości tekstowych Twoja uwaga jest często podzielona na wiele kanałów. Rozmowy wideo to dobry sposób na pokazanie komuś z zespołu, że poświęca mu się niepodzielną uwagę przez około dwadzieścia minut — a także pozwala członkom zespołu zobaczyć przyjazne twarze, z którymi codziennie pracuje!

Istnieje wiele doskonałych bezpłatnych narzędzi do prowadzenia rozmów wideo. Na co dzień korzystamy ze Skype, Zoom i Google Hangouts.

Dostań się na szczyt Google za darmo

Pobierz bezpłatną kopię naszej bestsellerowej książki,

" Jak dostać się na szczyt Google "

Pobierz moją bezpłatną kopię

Narzędzia do śledzenia produktywności

Wiemy, że pracownicy zdalni są bardziej wydajni niż ich odpowiednicy w biurze, ale prawdopodobnie będziesz chciał użyć oprogramowania do organizowania i śledzenia obciążenia całego zespołu. Używamy Hubstaff do śledzenia produktywności naszego zespołu. Kiedy członek naszego zespołu zaczyna pracę na dany dzień, po prostu uruchamia zegar Hubstaff. To narzędzie działa w tle i nie powoduje żadnych zakłóceń. Gdy tylko nasi Ninja skończą pracę na dany dzień — lub zechcą zrobić długi lunch lub zasłużoną przerwę — mogą po prostu zatrzymać stoper.

Hubstaff będzie również okresowo wykonywać zrzuty ekranu podczas pracy Twojego zespołu. Nie ma to na celu inwazyjności ani naruszenia prywatności — w końcu Twój zespół powinien pracować, a nie spędzać cennego czasu klienta na nabijaniu się na programy Netflix — ale służy do monitorowania, jak sobie radzą Twoi pracownicy. Jako istoty ludzkie nie zawsze lubimy przyznawać się, że zmagamy się z jakimś zadaniem, a kiedy nie jesteś w tym samym pomieszczeniu co Twój zespół, może być jeszcze trudniej zidentyfikować, kiedy ktoś potrzebuje pomocy. Hubstaff pozwala zobaczyć, kiedy Twoi pracownicy spędzają na zadaniu dłużej niż oczekiwano, co oznacza, że ​​możesz zaoferować swoje wsparcie.

Jeśli członek zespołu przestanie pracować na jakiś czas i zapomni wyłączyć swój zegar, Hubstaff automatycznie wykryje czas bezczynności i wstrzyma zegar, co w przypadku Exposure Ninja oznacza, że ​​nasi klienci nie zostaną obciążeni rachunkiem za czas martwy!

Narzędzia alokacji zadań

Ważne jest, aby upewnić się, że każdy członek Twojego zespołu jasno określa swoje obowiązki. Możesz użyć systemu przydzielania zadań, takiego jak Praca zespołowa, aby przydzielić zadania z instrukcjami i terminami każdemu członkowi zespołu. To wyjaśnia wszystkim, którzy pracują nad projektem i kto powinien dostarczać co i kiedy. Jeden niedotrzymany termin może przesunąć wiele zespołów pracujących nad tym samym projektem, ale dzięki solidnemu zarządzaniu zadaniami możesz mieć pewność, że pracownicy współpracują wydajnie. To prowadzi nas do naszego następnego narzędzia…

Wspólne narzędzia pracy

Jak dwie osoby mogą pracować razem w tym samym momencie, nawet jeśli ich biurka mogą być oddalone od siebie o setki mil? Odpowiedź można znaleźć w trzech darmowych programach wydanych przez Google: Dysk, Dokumenty i Arkusze. Korzystając z Arkuszy Google, często mamy około 10 osób z trzech różnych krajów pracujących jednocześnie nad tym samym arkuszem kalkulacyjnym.

Ponieważ wszelkie zmiany w Arkuszu Google są wprowadzane w czasie rzeczywistym, nie ma niebezpieczeństwa, że ​​członek Twojego zespołu będzie pracował z nieaktualnymi informacjami. Możliwe jest również nadanie ludziom różnych ustawień dostępu, umożliwiając menedżerom lub administratorom wprowadzanie zmian w arkuszu, które inni członkowie zespołu (a nawet klienci) mogą tylko wyświetlać.

Najważniejsza wskazówka : upewnij się, że wszyscy konsekwentnie korzystają z tych samych narzędzi i nie wracają do korzystania z własnego, preferowanego oprogramowania. W przeciwnym razie trudno będzie śledzić projekty i oceniać wydajność.

3. Ustaw i wzmocnij granice

Zarządzanie odnoszącym sukcesy zespołem marketingowym polega zarówno na wyznaczaniu jasnych granic, jak i na zatrudnianiu i inspirowaniu odpowiednich pracowników. Chociaż piękno pracy zdalnej polega na tym, że zapewnia ona pracownikom elastyczność pod względem godzin pracy i lokalizacji, ważne jest, aby ustalić granice godzin, w których pracują i kiedy pracują. Oto kilka sposobów, w jakie Exposure Ninja chroni naszą produktywność i wydajność:

• Co najmniej 30% przepracowanego czasu mieści się w godzinach podstawowych : zapewnia to, że wszyscy są dostępni do nadrabiania zaległości, aktualizacji kanału Slack i szybkich konwojów w pewnym momencie w godzinach od 9 do 5.
• Pracownicy zobowiązują się do cotygodniowych spotkań z menedżerami : Częste czaty są ważne nie tylko po to, aby pracownicy byli zadowoleni, na dobrej drodze i jak najlepiej wykonywali swoją pracę, ale także pozwalają naszemu zespołowi rozwijać świetne relacje z ich menedżerami. Oznacza to, że czują się komfortowo, zgłaszając się do nich z wszelkimi obawami, problemami lub świetnymi pomysłami, jakie mogą mieć dla firmy lub kampanii klienta.
• Hubstaff służy do śledzenia całego czasu pracy : kiedy nasz zespół pracuje dla Exposure Ninja, włączają swoje liczniki Hubstaff. Pomaga nam to zrozumieć poziomy produktywności, zobaczyć trendy pracowników w czasie i zidentyfikować wszelkie problemy z wydajnością, aby można je było omówić z poszczególnymi osobami i rozwiązać.
• Kontraktowi Ninja mają ustaloną minimalną i maksymalną ilość godzin w miesiącu : Każdy zna ilość pracy, którą ma włożyć i rozmawia ze swoim menedżerem, zanim zobowiąże się do pracy w godzinach nadliczbowych powyżej określonej ilości. Oznacza to, że Ninja nie muszą się martwić, że mają wystarczająco dużo pracy na miesiąc lub odwrotnie, że mają za dużo pracy. Nie lubimy zestresowanych Ninja w naszym Dojo .

4. Uzyskaj SMART z celami zespołu

Zarządzanie skutecznym zespołem marketingowym oznacza wyznaczanie jasnych celów i ważne jest, aby były one SMART — konkretne , mierzalne , uzgodnione , realistyczne i określone w czasie .

Chociaż w sferze marketingu krąży wiele akronimów, niektóre bardziej przydatne i przydatne niż inne, system SMART zapewnia przejrzystą strukturę wyznaczania celów, która pomaga ustalać priorytety, budżetować i dotrzymywać terminów.

System wyznaczania celów SMART stanowi, że cele powinny być:

• Specyficzne : dobrze zdefiniowane i jasne dla każdego, kto zna projekt
• Mierzalny : Musisz być w stanie zrozumieć, czy cel jest możliwy do osiągnięcia, zobaczyć, jak daleko jest ukończenie i zrozumieć, kiedy cel został osiągnięty
• Uzgodniono : Częścią pociągnięcia zespołu do odpowiedzialności za wyniki jest zapewnienie, że wszyscy zgadzają się i rozumieją nie tylko ich niezależne cele, ale także cele zespołu
• Realistyczny : Twój projekt powinien być osiągalny w ramach czasowych i ograniczeń budżetowych oraz przy dostępnych zasobach
• Oparte na czasie : należy ustalić jasne terminy, które są trudne, ale możliwe do osiągnięcia. Dzięki temu Twoi zdalni pracownicy nie poczują się samozadowoleni i mają ogromne poczucie osiągnięcia, gdy osiągną swoje cele SMART.

5. Komunikuj się wyraźnie i regularnie

Zdalne firmy potrzebują silnych kanałów komunikacji. Exposure Ninja wykorzystuje szeroką gamę narzędzi ułatwiających komunikację między naszym zespołem a klientami, w tym Zoom, Yay, Slack i Skype.

Jan Schulz-Hofen, dyrektor generalny odnoszącej sukcesy firmy zdalnej Planio , mówi, że w przypadku zdalnych firm komunikacja tekstowa sprawdza się najlepiej, ponieważ jest przejrzysta i nie zakłóca pracy: „ Komunikacja tekstowa sprawia, że ​​bardziej szanujesz swój czas, zwłaszcza gdy mieszkasz z dala od wielu stref czasowych. Natychmiastowa komunikacja może być destrukcyjna… w przypadku e-maila [członkowie zespołu mogą] rozważyć napisanie w dogodnym czasie .”

Zespoły Exposure Ninja używają kanałów Slack do raportowania postępów w poszczególnych kampaniach, informowania kierowników projektów o wyzwaniach i zadawania pytań.

Slack jest dla nas idealną platformą, ponieważ działa w dowolnej przeglądarce internetowej, przechowuje logi czatu do wykorzystania w przyszłości i pozwala nam szybko i łatwo sygnalizować sobie nawzajem nasz status online — czy to na spotkaniu, praca ze Slack jest zamknięta, czy poza biurem — a także dodawaj gwiazdki do ważnych wiadomości i przypinaj informacje do późniejszego przejrzenia.

W razie potrzeby planujemy regularne rozmowy głosowe — na przykład cotygodniowe czaty menedżerów i aktualizacje klientów oraz miesięczne raporty o postępach.

6. Współpraca przy użyciu Slacka i Dokumentów Google

Zdalna współpraca zespołowa stanowi dodatkowe wyzwanie polegające na braku możliwości interakcji twarzą w twarz. Język ciała i wskazówki niewerbalne znacznie ułatwiają komunikację i dzielenie się pomysłami, ale chociaż możesz ich nie mieć do dyspozycji, odpowiednie narzędzia do komunikacji i produktywności ułatwią współpracę przy projektach.

Organizuj sesje współpracy zespołowej w Slack

Jeśli Twój zespół musi dzielić się pomysłami i współpracować nad projektem, rozmowy wideo na Slack są świetną opcją. Możesz dodawać wielu uczestników do rozmów i udostępniać ekran współpracownikom, nagrywać rozmowy na przyszłość, ustawiać tematy, dodawać tagi, przypinać i wysyłać dokumenty oraz ustawiać powiadomienia o zmianach. Utrzymuje wszystko w jednym obszarze roboczym, więc nie musisz czekać, aż Twoi pracownicy zainstalują, załadują lub, w niektórych przypadkach, rozwiążą problemy z innym oprogramowaniem!

Współpraca nad dokumentami w Dokumentach Google

Jak wspomniano w naszej sekcji narzędzi do pracy zdalnej, Arkusze i Dokumenty Google doskonale nadają się do współpracy, ponieważ umożliwiają wielu współtwórcom komentowanie dokumentów, wprowadzanie poprawek, wyróżnianie sekcji i zapisywanie między sobą notatek z sugerowanymi działaniami. W dowolnym momencie możesz powrócić do różnych wersji, przeglądając historię wersji, która pokazuje również wszystkie zmiany wprowadzone przez poszczególnych współtwórców — możesz zobaczyć, kto co zrobił i dlaczego.

7. Pociągaj wszystkich do odpowiedzialności

Zdalne zespoły muszą być zorientowane na wyniki i wyznaczać jasne cele i terminy, jeśli mają odnieść sukces. Każdy Ninja at Exposure Ninja ma przejrzyste listy zadań ustalane przez menedżerów w pracy zespołowej z terminami, śledzeniem czasu i możliwością dodawania postępów lub komentowania każdego zadania.

Oczekuje się, że wszyscy ninja będą aktualizować pulpity nawigacyjne klientów i pokazywać swoim menedżerom, nad czym pracowali, podczas cotygodniowych rozmów podsumowujących, abyśmy mieli pewność, że wyniki są na czas i zgodne ze standardami. Pozwala nam to również proaktywnie identyfikować, kiedy komuś grozi nie dotrzymanie terminu, dzięki czemu można go szybko złagodzić.

Częścią rozliczania zespołu jest upewnienie się, że wie, do jakich celów osobistych i zawodowych powinien dążyć. Przeprowadzanie kwartalnych ocen indywidualnych i ustalanie wskaźników KPI jest tak samo ważne dla firm zdalnych, jak i dla firm biurowych. Upewnij się, że każdy członek Twojego zespołu ma jasne cele do osiągnięcia i, jeśli jest to właściwe i możliwe, zaoferuj premię za wyniki, aby utrzymać ich motywację.

8. Spotykaj się przynajmniej raz w roku i baw się często

Na koniec upewnij się, że znajdziesz czas na spotkanie ze swoim zespołem i świętowanie sukcesów, niezależnie od tego, czy jest to wycieczka nad morze w lecie, czy oddanie się świątecznej zabawie!

Najlepsze zdalne zespoły są ze sobą ściśle powiązane i chcą, aby odnosiły sukcesy. Koledzy będą ze sobą rozmawiać codziennie, tak jak w środowisku biurowym, i często nawiązują prawdziwe przyjaźnie — wzmacniaj więzi w zespole, tworząc sposoby na interakcję ze sobą.

Exposure Ninja ma kanał Watercooler w naszej przestrzeni Slack, gdzie każdy Ninja może rozmawiać, a także mniejsze grupy poświęcone indywidualnym zainteresowaniom, od gotowania i fitnessu po sztukę, gry i filmy.

Często dzielimy się zdjęciami naszych rodzin, zwierząt i wakacji, pytamy się nawzajem o radę i informujemy o nowych narzędziach i technologiach, które naszym zdaniem przydałyby się naszym kolegom. Dodaj do tego osobliwy quiz na Halloween i Boże Narodzenie — wraz z gadżetami Exposure Ninja i innymi gadżetami do zgarnięcia — comiesięcznymi nagrodami Ninja miesiąca i spotkaniami zespołowymi dla różnych grup roboczych, a otrzymasz świetne środowisko pracy dla swoich pracowników.

Czujesz się zainspirowany? Które z nich możesz przedstawić swojemu zespołowi ds. marketingu zdalnego?

Zawsze szukamy najlepszych i najbystrzejszych umysłów w marketingu cyfrowym, aby dołączyć do naszej w pełni zdalnej agencji marketingowej. Sprawdź naszą stronę z ofertami pracy zdalnej, aby sprawdzić, czy jest wolne stanowisko, które odpowiada Twoim umiejętnościom.