Jak zintegrować Shopify i Sage

Twój system Sage ERP to koło ratunkowe Twojej firmy. Jakość zawartych w nim danych wpływa na prawie wszystkie działy – sprzedaż, marketing, finanse, operacje i inne. Dlatego ważne jest, aby Twój zespół miał kontrolę nad tym, jak, kiedy i jakie dane są przesyłane do i z Sage, zwłaszcza jeśli chodzi o Twoje zamówienia online i klientów z Shopify. Jednym ze sposobów kontrolowania tego przepływu danych jest integracja i automatyzacja.

Niezależnie od tego, czy jesteś uznanym sprzedawcą internetowym, czy też uruchamiasz swoją pierwszą witrynę internetową za pomocą Shopify, ważne jest, aby rozważyć integrację tych dwóch systemów wcześniej niż później. To sposób, w jaki kontrolujesz swoje systemy, ludzi i raportowanie, aby zapewnić dalszy rozwój swojej działalności online.

Dlaczego powinieneś zintegrować Shopify i Sage

Integracja wypłat Shopify i Sage zarówno dla Twoich operacji, jak i klientów.

Po pierwsze, co rozumiemy przez integrację? Integracja oprogramowania mapuje ruch danych między Shopify i Sage. Dzięki mapowaniu danych możesz zautomatyzować podstawowe procesy, takie jak realizacja zamówień, aktualizacje stanów magazynowych, aktualizacje cen, sprawozdawczość finansowa i inne. Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych między dwoma systemami, co skraca czas przetwarzania danych i zapewnia spójność danych, jak zawsze przy przesyłaniu właściwego adresu wysyłki.

Weź to od użytkownika Q-See użytkownika Shopify Plus i jakie było jego doświadczenie przed integracją z Sage.

Kiedy zdecydowaliśmy się zmienić dostawców e-commerce, zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy również dostawcy, który mógłby zautomatyzować przetwarzanie zamówień i zarządzanie zapasami między naszym nowym dostawcą [Shopify Plus] a obecnym ERP [Sage 100]. Do tego momentu wszystkie funkcje wykonywaliśmy ręcznie. Nie tylko było to czasochłonne, ale także płaciliśmy za nadgodziny, a wiele krytycznych funkcji biznesowych zostało odrzuconych. Nasz proces po prostu wysysał zasoby ludzkie i negatywnie wpływał na nasze postępy.

W przypadku Q-See niektóre z tych ręcznych procesów obejmowały:

• Ręczne wprowadzanie zamówień online w Sage w celu pobrania, zapakowania i wysyłki, a następnie wprowadzenie tych informacji o wysyłce/śledzeniu z powrotem do Shopify Plus
• Aktualizacja stanów magazynowych w celu uniknięcia nadmiernej sprzedaży
• Utrzymywanie świeżych i spójnych list produktów w różnych kanałach, takich jak Shopify i marketplaces.

(Przeczytaj pełne studium przypadku tutaj dotyczące projektu integracji Shopify z Sage firmy Q-See.)

Dzięki integracji Twoja firma staje się bardziej wydajna. Członkowie personelu nie zajmują się ręcznym wprowadzaniem danych, ale mogą pracować nad znaczącymi zadaniami. Dane są również spójne. Możesz zagwarantować te 2-dniowe terminy wysyłki. Unikaj nadmiernej sprzedaży (lub zaniżania cen!) i pokazuj poziomy zapasów w czasie rzeczywistym. Zawsze możesz wysłać właściwy produkt pod właściwy adres. Krótko mówiąc, gdy Twoje działania są spójne, Twoi klienci również mogą oczekiwać spójnego doświadczenia z Twoją marką.

Oto kilka znaków ostrzegawczych, że jesteś gotowy na integrację między Shopify i Sage:

• Utrzymuj nadmierną sprzedaż
• Spędzanie godzin na ręcznym wprowadzaniu danych
• Popełnianie kosztownych błędów, takich jak wysyłka niewłaściwego przedmiotu
• Zamówienia wysyłkowe są spóźnione i często nie dotrzymują terminów dostaw
• Utrata zamówień internetowych z powodu awarii systemu lub błędów zamówień
• Treść lub ceny produktów nie aktualizują się wystarczająco szybko w Internecie
• Opóźnienie aktualizacji asortymentu
• Chcesz dodać bardziej konkurencyjne możliwości, takie jak 2-dniowa wysyłka, drop shipping lub inny kanał sprzedaży, taki jak marketplace?

Czy któryś z tych problemów brzmi znajomo? Jeśli tak, możesz rozważyć rozwiązanie integracyjne.

Jak wybrać podejście do integracji Shopify z Sage?

Sprzedawcy powinni dołożyć należytej staranności przy wyborze rozwiązania. Integracja oprogramowania dla dwóch wyrafinowanych systemów, takich jak Shopify i Sage, jest trudną pracą, szczególnie w przypadku procesów takich jak realizacja zamówień. Te dwa systemy nie zostały zbudowane, aby natywnie „rozmawiać” ze sobą. Sposób, w jaki Sage jako ERP wykorzystuje dane produktów, zasadniczo różni się od sposobu, w jaki korzysta z nich Shopify.

Celem integracji jest zrozumienie, w jaki sposób każdy system odbiera i wysyła dane w swoich różnych polach, a następnie odpowiednie mapowanie danych. Ponadto przepływy danych muszą również odzwierciedlać Twoje unikalne wymagania biznesowe. Większość sprzedawców chce synchronizować aktualizacje zapasów. Twoja firma może jednak chcieć przeprowadzać aktualizację zapasów tylko o 12:00 w każdy czwartek. Trzeba wziąć pod uwagę tę logikę.

Jeśli Twoje systemy lub wymagania nie są poprawnie rozumiane od samego początku, projekty integracyjne mogą stać się bardzo frustrujące i nigdy nie doprowadzić do rozwiązania, którego potrzebujesz. Jak zawsze, łatwiej jest wybrać właściwe rozwiązanie za pierwszym razem. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć swoje opcje i jak wybierać między nimi.

Istnieją dwa główne podejścia do integracji eCommerce i ERP:

Wstępnie zbudowana integracja dla Shopify i Sage

Nowoczesnym sposobem na połączenie Sage ERP z platformą eCommerce jest użycie gotowego rozwiązania od dostawcy iPaaS (platforma integracyjna jako usługa). Sprzedawcy iPaaS oferują aplikacje oparte na chmurze, które oferują gotowe i „bezkodowe” funkcje do łączenia systemów.

Nawet jeśli są „niestandardowe”, niekoniecznie stracisz również możliwość dostosowania. Gotowe rozwiązania integracyjne są często „konfigurowalne”. Oznacza to, że sprzedawcy mogą zmieniać lub dostosowywać gotowe ustawienia, aby dostosować je do potrzeb Twojej firmy. Na przykład poprzez konfigurację możesz wybrać synchronizację aktualizacji zapasów w każdy czwartek o 12:00.

Jako aplikacja oparta na chmurze, te rozwiązania integracyjne zapewniają wiele takich samych korzyści, jak platforma SaaS eCommerce, taka jak Shopify. Gotowe rozwiązania integracyjne są zazwyczaj tańsze i szybsze w implementacji, ponieważ są gotowe do użycia. Nie musisz się martwić o utrzymanie lub aktualizację samej aplikacji integracyjnej. W większości przypadków nie potrzebujesz głębokich zasobów technicznych ani zespołu IT do zarządzania połączeniem. Aby uzyskać dostęp do oprogramowania, handlowcy powinni liczyć się z miesięcznym abonamentem oraz jednorazową opłatą za wdrożenie na pokrycie kosztów konfiguracji integracji do swoich potrzeb. W zależności od ilości danych lub złożoności (jak B2B), miesięczne subskrypcje mogą wynosić od 300 do 1500 dolarów.

Wreszcie, nie zapominaj, że podstawową kompetencją biznesową dostawcy iPaaS jest integracja. Będą mieli głęboką wiedzę na temat integracji oprogramowania i Twoich systemów. Powinni zawsze stosować najlepsze praktyki, aby zapewnić płynne przesyłanie danych między systemami.

Niestandardowa integracja Shopify z Sage

W rzadkich przypadkach sprzedawcy lub ich partnerzy (np. konsultant ERP lub agencja internetowa) decydują się na zbudowanie niestandardowej integracji między Sage a platformą eCommerce. Definiujemy tutaj „niestandardowy” jako programista piszący jednorazowy niestandardowy kod, który bezpośrednio mapuje twoje systemy. Kod działa tylko dla Twoich systemów i Twoich wymagań.

Integracja niestandardowa wymaga poważnej wiedzy technicznej zarówno o Sage, jak i Shopify, aby zrozumieć, w jaki sposób każdy system wysyła i odczytuje dane. Nie jest to coś, czego potrzebujesz w miejscu pracy lub partnerskiej nauki w pracy. Jeśli przeoczą najlepsze praktyki lub nie uwzględnią typowych błędów danych, integracja może rutynowo się załamywać, nadal przerywając operacje.

Czasami najlepszą opcją są niestandardowe projekty integracyjne. Na przykład systemy ERP mogą być dostosowywane nie do uwierzenia z tego czy innego powodu. Mogłeś dodać niejasne lub zastrzeżone (unikalne dla Ciebie) zmiany do Sage, aby pomóc w zarządzaniu SKU lub logiką realizacji zamówień. W zależności od zmiany dostęp do tych pól danych lub procesów może wymagać niestandardowego kodu.

Jednak większość sprzedawców nie ma naprawdę unikalnych wymagań, które uzasadniałyby koszt i utrzymanie niestandardowych projektów integracji.

Zamiast tego niestandardowe rozwiązania integracyjne mogą wprowadzić większe ryzyko do Twojego projektu.

Na przykład jedna osoba jest zwykle odpowiedzialna za budowanie i utrzymywanie kodu integracji. Co się dzieje, gdy ta osoba wyjeżdża na wakacje i nie masz pojęcia, dlaczego Twoje zamówienia online nie synchronizują się poprawnie z Twoim ERP? Jak odpowiedzialna jest ta jedna osoba, aby być na bieżąco z wszelkimi aktualizacjami systemu, które mogą przerwać Twoją integrację?

Niestandardowe projekty integracyjne mogą również różnić się metkami cenowymi. Z jednej strony rozwiązanie może być niedrogie, ponieważ obejmuje tylko podstawy. Z drugiej strony sprzedawca może wycenić od 20 000 do 30 000 USD, ponieważ buduje wszystko od zera.

Przed podjęciem decyzji o niestandardowej integracji należy sprawdzić wszystkie wymagania u wszystkich dostawców rozwiązań. To, co uważasz za niestandardowe lub unikalne wymagania dla Twojej firmy, może nie być uważane za skomplikowane dla gotowego dostawcy integracji. Integracja oparta na konfiguracji jest solidna i może przezwyciężyć większość przypadków.

Jakie podejście Sage do integracji w Shopify polecamy

Jakie rozwiązanie jest najlepsze dla Twojej firmy? Sprowadza się to do Twoich wymagań i pożądanego doświadczenia dla Twojego zespołu i ostatecznie klientów. Jeśli nie masz własnych wymagań, dostawca iPaaS powinien być rozsądnym sposobem na połączenie Sage i Shopify, oszczędzając czas i pieniądze na dłuższą metę. Aby zorientować się, jak wygląda gotowe rozwiązanie, zapoznaj się z naszą bezkodową i konfigurowalną integracją Shopify i Sage.