Jak poprawić jakość połączeń i obniżyć koszty dla Twojej firmy

Komunikacja to infrastruktura krytyczna dla firm. Wszystko opiera się na jasnej, niezawodnej komunikacji: Twoje zespoły muszą być w stanie konsekwentnie komunikować się ze sobą i z klientami.

Powiązany wpis: Najlepsze oprogramowanie Call Center w latach 2022-23

Jednak poprawa jakości połączeń często oznacza zwiększenie kosztów, co wiąże się ze skomplikowanymi obliczeniami. Czy korzyści płynące z ulepszonej komunikacji wygenerują wystarczające przychody, aby się zwróciły i uzasadniły koszty?

Ale jeśli wiesz, jak poprawić jakość połączeń i jednocześnie obniżyć koszty, nie musisz się martwić o wyważenie tych kosztów i korzyści, a przynajmniej nie tak bardzo.

Oczywiście omówimy sposoby na poprawę jakości połączeń przy jednoczesnym obniżeniu kosztów, aby Twoje życie biznesowe było łatwiejsze i bardziej opłacalne.

Jak obniżyć koszty, zwiększyć zadowolenie klientów i poprawić wrażenia użytkownika końcowego

Poprawa jakości połączeń przy jednoczesnym obniżeniu kosztów jest kwestią wdrożenia strategii komunikacyjnych i technologii, które wykonują pracę wydajniej.

W niektórych przypadkach strategie można wdrożyć w dowolnej posiadanej sieci komunikacyjnej. Inne strategie wymagają wydajniejszej infrastruktury komunikacyjnej.

Oto, co należy zrobić, zaczynając od strony technologicznej.

Przeczytaj także: Wskazówki dotyczące uruchamiania startupu w branży silnie regulowanej

Przenieś swoją komunikację do platformy SIP Trunking

Zasadniczo trunking SIP wykorzystuje połączenia cyfrowe do łączenia systemu telefonicznego z Internetem, więc Twoje połączenia zależą od infrastruktury internetowej, a nie od tradycyjnych linii telefonicznych. Dostawcy trunkingu SIP, tacy jak Telnyx, umożliwiają migrację systemu telefonicznego do platformy SIP trunking, niezależnie od tego, czy korzystasz ze starszego systemu telefonicznego, czy z komunikacji VoIP.

SIP trunking oferuje kilka korzyści w porównaniu ze standardowymi systemami VoIP i starszymi systemami telefonicznymi:

• Zaawansowana obsługa połączeń. Dostawcy trunkingu SIP mają lepszą kontrolę nad sposobem przesyłania połączeń przez ich sieć.

Dzięki temu mogą oferować bardziej zaawansowane funkcje, takie jak niestandardowe przekierowywanie połączeń dla każdego numeru telefonu, nagrywanie rozmów i programowa kontrola połączeń. Daje to znacznie większą kontrolę i opcje kierowania połączeń i wdrażania automatyzacji.

• Lepsza jakość połączeń. SIP trunking zapewnia bardziej bezpośrednie połączenie między wewnętrzną siecią telefoniczną a rozległą siecią internetową.

Oznacza to mniej przewodów i mniej elementów sprzętowych w połączeniu telefonicznym. Uproszczenie infrastruktury połączeń zmniejsza szumy i zapewnia wyraźniejszy sygnał, co przekłada się na lepszy dźwięk połączeń i wyraźne wideorozmowy.

• Większa elastyczność. SIP trunking jest kompatybilny zarówno z telefonami twardymi, jak i programowymi.

Jeśli masz już fizyczne telefony stacjonarne dla swoich zespołów, będą one działać w sieci trunkingowej SIP. Ale trunking SIP daje również możliwość korzystania z telefonów programowych, co umożliwia zespołom korzystanie ze smartfonów lub komputerów do komunikacji telefonicznej.

Korzystanie z telefonów programowych często zwiększa produktywność, ponieważ korzystanie z automatycznych dialerów i innych narzędzi telefonicznych na telefonie programowym jest łatwe.

Przeczytaj także: 10 najważniejszych zalet profesjonalnych usług relokacji biur

• Rozszerzona ochrona. Dostawcy usług trankingowych SIP wysokiej jakości posiadają i obsługują własną sieć IP.

Oznacza to, że mogą zabezpieczać dane połączeń od końca do końca, a nie tylko chronić dane, dopóki nie opuszczą one sieci dostawcy SIP i nie przeskoczą do sieci strony trzeciej lub, co gorsza, do publicznego Internetu.

Lepsze zabezpieczenia zmniejszają ryzyko katastrofalnych wycieków danych, które mogą być na tyle poważne, że mogą doprowadzić firmy do bankructwa.

• Bardziej produktywna współpraca. Jaśniejsza i bardziej niezawodna komunikacja oznacza, że ​​Twoje zespoły mogą lepiej dzielić się informacjami i wykonywać więcej zadań. SIP trunking obsługuje również czat i wiadomości tekstowe, aby Twoje zespoły mogły pozostać w kontakcie, gdziekolwiek się znajdują.
• Niższe koszty. SIP trunking jest po prostu bardziej opłacalny niż inne technologie telekomunikacyjne.

Dzięki SIP trunking możesz przydzielać i zamykać numery telefonów na żądanie, co oznacza, że ​​płacisz tylko za połączenia, których potrzebujesz, kiedy ich potrzebujesz. W ten sposób nigdy nie będziesz mieć bezczynnych numerów telefonów, bezużytecznie pochłaniając Twój budżet.

Jednak trunking SIP prawie zawsze kosztuje mniej niż VoIP i tradycyjna telekomunikacja, zarówno w przeliczeniu na numer, jak i na minutę.

Połączenie tych dwóch czynników redukcji kosztów zapewnia przedsiębiorstwom znaczną redukcję kosztów.

Skonfiguruj śledzenie wiadomości głosowych

Śledzenie wiadomości głosowych poprawia dostarczanie wiadomości głosowych.

Ta technologia śledzi Twoje wiadomości głosowe, gdy są one kierowane do zewnętrznej witryny, a następnie zwraca powiadomienie, gdy witryna sprawdzi wiadomość i kiedy wiadomość zostanie faktycznie dostarczona.

Gwarantuje to, że Twoje wiadomości głosowe są kierowane przez najlepsze sieci, w oparciu o przeciążenie sieci i czynniki zewnętrzne, takie jak warunki pogodowe, ponieważ śledzenie wiadomości głosowych wykryje, kiedy dostarczenie wiadomości nie powiedzie się lub potrwa dłużej niż powinno.

Gdy wiesz, że wiadomości głosowe są dostarczane, masz lepszą odpowiedzialność personelu, ponieważ wiesz, kiedy wiadomości zostały dostarczone. Jednak uzyskanie najwyższych wskaźników dostarczania wiadomości po prostu eliminuje awarie komunikacji, na które Twój zespół nie ma wpływu.

Przeczytaj także: Biznesowe opcje płatności dla Twojej rozwijającej się firmy w 2022 roku

Zaimplementuj interaktywną odpowiedź głosową (IVR)

Prawdopodobnie znasz systemy Interactive Voice Response (IVR), nawet jeśli nie znasz tego terminu. Jeśli kiedykolwiek dzwoniłeś do firmy i łączyłeś się ze zautomatyzowanym systemem menu, który odpowiadał na polecenia głosowe, korzystałeś z systemu IVR.

Zasadniczo system IVR umożliwia Twojemu systemowi telekomunikacyjnemu automatyczne kierowanie połączeń do właściwej osoby.

Bez systemu IVR musisz albo korzystać z menu tonowych, które są bardziej uciążliwe i mniej wydajne niż system IVR. Lub musisz mieć przedstawiciela obsługi klienta, który przekierowuje połączenia ręcznie.

Żadna z tych opcji nie jest dobra.

System IVR nie tylko automatyzuje przekierowywanie połączeń, ale może również zapewniać zautomatyzowane wsparcie. Niektóre problemy klientów można rozwiązać za pomocą prostych, nagranych instrukcji lub informacji.

Jeśli zautomatyzujesz proste rozmowy z obsługą klienta, Twoje zespoły obsługi klienta będą mieć więcej czasu na pomoc klientom, którzy mają bardziej złożone problemy.

Skraca to czas rozpatrywania wszystkich zapytań dotyczących obsługi klienta, co ostatecznie poprawia jakość obsługi klienta.

Wykorzystaj bezpośrednie przekierowywanie połączeń

Bezpośrednie przekierowywanie połączeń po prostu zmniejsza liczbę połączeń wymaganych do przeniesienia połączenia z jednego numeru na inny.

Można by pomyśleć, że połączenia będą kierowane bezpośrednio z jednego numeru na drugi przez cały czas. Jednak nie zawsze tak jest.

Niektórzy dostawcy usług telekomunikacyjnych korzystają z sieci innych firm lub polegają na publicznym Internecie w celu nawiązywania połączeń. Może to skomplikować połączenia telefoniczne, ponieważ zewnętrzne i publiczne sieci internetowe nie zawsze są najbardziej wydajne i często dodają „przeskoki”, przekierowując połączenia z jednego numeru na inny.

W idealnej sytuacji Twój dostawca trunkingu SIP będzie domyślnie korzystał z routingu bezpośredniego. Drugą najlepszą sytuacją jest to, że Twój dostawca SIP da Ci możliwość korzystania z bezpośredniego kierowania połączeń.

Przeczytaj także: 8 kroków do poprawy bezpieczeństwa podczas ponownego otwierania firmy

Bezpośrednie kierowanie połączeń zapewnia niezawodne dostarczanie wiadomości i usprawnia całą komunikację w czasie rzeczywistym. Gdy połączenia są kierowane pośrednio, może to powodować hałas i rozmowy podczas połączeń głosowych oraz słabą jakość obrazu podczas połączeń wideo.

Bezpośrednie przekierowywanie połączeń zapewnia po prostu bardziej niezawodną i przejrzystą komunikację między Twoimi zespołami i klientami.

Zacznij ograniczać koszty, zanim będzie za późno

Jak być może zauważyłeś, większość z nich wymaga połączeń trunkingowych SIP.

Standardowe systemy VoIP i starsze systemy telefoniczne po prostu nie mają możliwości i możliwości konfiguracji, aby wdrożyć te strategie. Jeśli nadal korzystasz z jednej z tych tradycyjnych infrastruktur telekomunikacyjnych, po prostu nie będziesz w stanie skonfigurować swojej komunikacji tak, aby była najbardziej wydajna.

Dlatego pierwszym krokiem jest migracja komunikacji do platformy trunkingowej SIP.

W przypadku większości firm natychmiast obniży to koszty i poprawi jakość połączeń. Jednak gdy komunikacja będzie działać na połączeniach SIP, możesz skonfigurować swoje urządzenia telekomunikacyjne i podwoić wysiłki związane z redukcją kosztów.