Jak zapewnić sukces biznesowy dzięki zarządzaniu wydarzeniami

Wydarzenia to świetny sposób na budowanie marki, przyciąganie nowych klientów i angażowanie obecnych. Mogą być również doskonałym sposobem na generowanie przychodów dla Twojej firmy. Jeśli jednak nie zaplanujesz odpowiednio wydarzenia z wyprzedzeniem, może się ono okazać stratą czasu i pieniędzy. Aby upewnić się, że tak się nie stanie, postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby odnieść sukces w zarządzaniu wydarzeniami:

Powiązany post: Jak rozpocząć działalność związaną z zarządzaniem wydarzeniami

Zrozum swoją grupę docelową

Pierwszym krokiem w planowaniu wydarzenia jest zrozumienie grupy docelowej. Kim są ludzie biorący udział w twoim wydarzeniu? Co chcą z tego uzyskać i jak pomoże im to osiągnąć ich cele? Zadawanie tych pytań pomoże Ci zdecydować, jaki rodzaj wydarzenia będzie najlepiej pasował do Twoich celów biznesowych.

Załóżmy na przykład, że Twoja firma chce zwiększyć przychody o 25% w ciągu następnego roku; jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest przeprowadzenie serii seminariów na temat skuteczniejszego wprowadzania produktów na rynek w branży. Twoją grupą docelową mogą być inne firmy, które sprzedają podobne produkty jak Twoja, lub osoby, które chcą dowiedzieć się więcej o strategiach marketingowych dla małych firm. W tym przypadku miałoby to sens dla obu typów uczestników (firmy i osoby prywatne), ale szczególnie dla tych reprezentujących firmy, ponieważ prawdopodobnie napotykają podobne wyzwania, próbując zwiększyć sprzedaż swoich firm – i dlatego mogą bardzo skorzystać na nauce nowych technik podczas tych warsztatów/seminariów odbywających się w określonych lokalizacjach na terenie miasta co miesiąc przez cały 2023 rok!

Wybierz odpowiednie miejsce

Wybierając miejsce, weź pod uwagę rodzaj imprezy, którą organizujesz. Na przykład, jeśli jest to coroczna konferencja lub warsztaty, znajdź miejsce, które jest wystarczająco duże, aby wygodnie pomieścić wszystkich uczestników. Jeśli Twoje wydarzenie ma mniejszą skalę i obejmuje tylko klientów z jednego regionu, rozważ wynajęcie całego hotelu lub ośrodka, aby mogli poczuć się jak na wakacjach, a jednocześnie mieć dostęp do prezentacji i możliwości nawiązywania kontaktów.

Jeśli w wybranym przez Ciebie miejscu odbywa się jednocześnie wiele wydarzeń (na przykład wesela), upewnij się, że jest wystarczająco dużo miejsca na potrzeby obu stron bez nadmiernego nakładania się przestrzeni innych; pomaga to uniknąć zamieszania podczas konfiguracji dla obu zaangażowanych stron!

Przeczytaj także: 8 powodów, dla których regulatorzy ubezpieczeń społecznych mogą pomóc Twojej firmie

Upewnij się, że wydarzenie jest dobrze oznakowane i wypromowane

Jako event manager będziesz odpowiedzialny za to, aby branding Twojej firmy był widoczny na Twoim wydarzeniu. Oznacza to, że musisz upewnić się, że:

1. Twoje logo jest jasne i łatwe do odczytania. Jeśli ludzie nie będą mogli przeczytać tego z drugiego końca pokoju, nie będą wiedzieć, jaka firma sponsorowała wydarzenie i dlaczego powinno ich to obchodzić.

2. Twoje logo wykorzystuje kolory, które dobrze ze sobą współgrają i pasują do ogólnego wizerunku Twojej marki (patrz poniżej).

3. Kolory użyte we wszelkich materiałach drukowanych lub oznakowaniach odpowiadają kolorom innych materiałów drukowanych produkowanych przez Twoją firmę (jeśli dotyczy).

Powinieneś również rozważyć, czy istnieją jakieś konkretne sposoby, w jakie ludzie oczekiwaliby, że ten szczególny rodzaj zgromadzenia – taki jak zawody sportowe – będzie wyglądał lub jak się na nim poczuje, kiedy na nie przybędą; jeśli tak, te oczekiwania mogą wpłynąć na to, ile wysiłku należy włożyć w stworzenie tożsamości poza umieszczaniem tabliczek z napisem „To jest nasze wydarzenie!”

Stwórz atrakcyjny zestaw głośników

Jeśli chodzi o wybór głośników, masz wiele opcji. Możesz wybrać kogoś z Twojej branży, który zna tajniki tego, co próbujesz zrobić, lub możesz zwrócić się do eksperta, który napisał książki na ten temat.

Twój mówca powinien być również zabawny i wciągający – publiczność nie będzie chciała słuchać, jeśli będzie miała wrażenie, że cały czas jest pouczana! Możesz rozważyć zaproszenie znanych osobistości ze swojej dziedziny (takich jak celebryci), ponieważ osoby te przyciągają tłumy ze względu na ich popularność w Internecie lub w programach telewizyjnych.

Wzbudź zainteresowanie swoim wydarzeniem

Ważne jest, aby wzbudzić emocje związane z wydarzeniem. Jeśli tego nie zrobisz, ludzie się o tym nie dowiedzą i nie przyjdą. Można to zrobić na wiele sposobów:

1. Wykorzystaj media społecznościowe i kampanie e-mail marketingowe do promocji wydarzenia.

2. Wykorzystaj PR (public relations), aby uzyskać relacje w serwisach informacyjnych lub czasopismach, które docierają do docelowych odbiorców, takich jak lokalne gazety i czasopisma, publikacje branżowe, blogi branżowe, a nawet publikacje krajowe, takie jak Forbes! Może to pomóc zwiększyć ruch w Twojej witrynie, w której ludzie mogą zarejestrować się na konferencję lub warsztat.

3. Zapłać za reklamę na Facebooku lub Google AdWords, jeśli chcesz uzyskać bardziej ukierunkowany ruch z określonych regionów geograficznych, w których znajdą się uczestnicy, którzy mogą być zainteresowani udziałem ze względu na ich lokalizację w pobliżu miejsca, w którym odbywa się wydarzenie (np. jeśli w Dolinie Krzemowej mieszka wielu specjalistów IT, sensowne byłoby zorganizowanie tam przez firmę IT swojej dorocznej konferencji).

Zaplanuj szczegóły logistyczne z wyprzedzeniem, aby zmniejszyć stres w dniu wydarzenia

Planowanie z wyprzedzeniem to najlepszy sposób na zapewnienie płynnego i bezproblemowego przebiegu imprezy. Oznacza to posiadanie planów awaryjnych na wypadek ewentualnych problemów, takich jak nieoczekiwana zmiana pogody lub awaria sprzętu. Ważne jest również zaplanowanie, w jaki sposób poradzisz sobie z nieoczekiwanymi szczegółami logistycznymi — na przykład, jeśli miejsce nagle stanie się niedostępne z powodu nieprzewidzianych okoliczności (takich jak pożar).

1. Przygotuj zapasowe lokalizacje na wypadek sytuacji awaryjnej

2. Miej pod ręką zastępczych mówców, którzy w razie potrzeby mogą wkroczyć w krótkim czasie

3. Miej plan awaryjny, jeśli miejsce nie jest dostępne (lub jeśli musisz je zmienić).

Skorzystaj z platformy zarządzania wydarzeniami

Platformy do zarządzania wydarzeniami, takie jak Eventtia, to świetny sposób na przechowywanie wszystkich szczegółów wydarzenia w jednym miejscu. Pomaga zarządzać wszystkimi aspektami wydarzenia, od miejsca po prelegentów i sponsorów. Pomaga także śledzić RSVP, budżety i inne ważne szczegóły.

Platforma do zarządzania wydarzeniami pomoże Ci uporządkować wszystko, od listy gości po biografie prelegentów, tak aby każdy wiedział, co się dzieje na każdym etapie ich podróży do podjęcia świadomej decyzji o uczestnictwie w konferencji lub seminarium.

Przeczytaj także: Krajobraz płatności online w 2023 roku

Wydarzenie może mieć ogromny wpływ na Twoją firmę, ale ważne jest, aby właściwie je zaplanować

Pierwszym krokiem w planowaniu wydarzenia jest określenie, co ono osiągnie. Zdarzeń można używać do różnych celów, ale oto kilka typowych celów:

1. Zbuduj swoją markę i zwiększ świadomość swojej firmy lub produktu

2. Generuj leady i zwiększaj sprzedaż

3. Edukuj i informuj potencjalnych klientów o swojej firmie lub branży, dostarczając im cennych informacji, do których w innym przypadku nie mieliby dostępu (lub nie czują się swobodnie, prosząc Cię bezpośrednio)

4. Buduj relacje z obecnymi klientami, dając im możliwość osobistego kontaktu (a może nawet nawiązania nowych kontaktów!)

Wniosek

Mamy nadzieję, że ten artykuł pozwolił Ci lepiej zrozumieć, jak planować i zarządzać wydarzeniami w Twojej firmie. Ważne jest, aby zrozumieć wpływ, jaki mogą mieć na Twoje wyniki finansowe, a także wiedzieć, jak zapewnić im sukces. Wydarzenia mogą być drogie, ale są tego warte, jeśli są dobrze przeprowadzone!