21 sposobów na zakończenie wiadomości e-mail

Podpisy e-mailowe mogą wydawać Ci się nieistotne, ale czy tak jest? Chociaż stworzenie silnej treści wiadomości jest kluczowe, sposób zakończenia biznesowego e-maila ma również znaczenie, jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie.

Czy zwrot „z pozdrowieniami” wydaje się przestarzały?Proste„dziękuję”może wydawać się proste. Rozważ całkowite pominięcie procedury podpisywania. Absolutnie nie! Pozwól nam zrozumieć, jak ważne są podpisy e-mailowe i jak je wykorzystać, aby zwiększyć wskaźniki odpowiedzi.

Powiązany artykuł: Najlepsze narzędzia do automatyzacji e-mail marketingu

Dlaczego końcówki e-maili są ważne?

Niezależnie od tego, czy oczekujesz, że odbiorca podejmie działanie, czy nie, ważne jest, jak zakończysz e-mail. Zwykły podpis po e-mailu zwiększa średni wskaźnik odpowiedzi i znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że odbiorca odpowie pisemnie.

Ponadto e-maile zakończone„dziękuję”otrzymały znacznie więcej informacji zwrotnych niż te, które zawierały inne typowe zamknięcia. Cokolwiek zdecydujesz, pamiętaj, że podpis e-maila to ostatnia interakcja czytelnika z Tobą. To ostatnia rzecz, którą przeczytają, i to decyduje o tym, czy w ogóle odpowiedzą i jak szybko.

Wyobraź sobie to jako zakończenie rozmowy.Czy spotkałbyś się kiedyś z nowym kontaktem biznesowym, a potem odwróciłbyś się i wyszedł bez słowa?Nie. Dlaczego więc być niegrzecznym w swoich e-mailach?

Przeczytaj także: Przewodnik śledzenia zasięgu poczty e-mail

Jakie są różne sposoby zakończenia wiadomości e-mail?

Istnieją różne sposoby zakończenia wiadomości e-mail. Ponieważ każda otwarta linia wiadomości e-mail jest inna, różnią się również końcowe linie wiadomości e-mail. Dlatego istnieje wiele sposobów zakończenia wiadomości e-mail, niezależnie od tego, czy piszesz formalną, czy nieformalną wiadomość e-mail.

Tutaj omówimy kilka podstawowych rzeczy, które należy zawrzeć w końcowych wierszach wiadomości e-mail:

Linia zamknięcia

Krótkie stwierdzenie końcowe, które płynnie przechodzi od głównego tematu wiadomości e-mail do Twojego podpisu, powinno znajdować się w każdym e-mailu przed jego wysłaniem. To ostatnie zdanie może wyrazić uznanie dla czasu odbiorcy, pokazać, że jesteś gotowy do przyszłej rozmowy, działać jako wezwanie do działania lub działać jako wyrażenie sugerujące, że oczekujesz odpowiedzi.

Zamknięcie (podpisanie)

Jeśli nie jesteś blisko odbiorcy, każdy e-mail biznesowy musi kończyć się profesjonalnie. W zależności od relacji z odbiorcą i wiadomości zamknięcie może być formalne lub nieformalne. Najbardziej typowymi podpisami e-mailowymi są „Pozdrowienia”i„Najlepsze”,jednak zebraliśmy wiele oficjalnych i nieformalnych przykładów (poniżej).

Ilustracja końcowej linii jest następująca:

Jestem wdzięczny, że poświęciłeś czas na przejrzenie moich referencji i CV. Mam nadzieję usłyszeć od ciebie bardzo szybko!

Z poważaniem,

Bet John

Podaj swoje imię

Zawsze dodawaj swoje imię i nazwisko w podpisie, jeśli wysyłasz do kogoś e-mail po raz pierwszy. Używanie imienia jako podpisu kwalifikuje się do komunikacji ze współpracownikami lub osobami, które znasz już z poprzedniej korespondencji e-mailowej. Pamiętaj, że najlepiej jest unikać używania swojego pseudonimu do zakończenia rozmowy, chyba że jest on dobrze znany i często jest zastępowany Twoim imieniem.

Tytuł i firma

Wysyłając e-maile na zimno do potencjalnych klientów, musisz podać swoje aktualne stanowisko pracy i nazwę firmy w podpisach e-mail, aby uniknąć nieporozumień co do tego, kim jesteś. Zalecamy nie umieszczać aktualnych danych kontaktowych (numeru telefonu i adresu e-mail) w podpisie, jeśli ubiegasz się o pracę.

Możesz użyć następującego przykładu jako podpisu:

Joe Jeffersona

Kierownik Sprzedaży

Informacje kontaktowe

Chociaż czytelnik Twojej wiadomości e-mail zna Twój adres e-mail, zwykle warto podać w wiadomości dodatkowe dane kontaktowe, w tym osobisty numer telefonu, ponieważ niektóre osoby mogą preferować kontakt z Tobą za pomocą tej metody.

Dodatkowe zasoby

Linki to kolejny element, o którym warto pomyśleć w swoim podpisie. Łącze może prowadzić do Twojego konta LinkedIn, witryny internetowej lub innych kont w mediach społecznościowych. Może to również prowadzić do strony docelowej, którą chcesz reklamować, swojego kalendarza online, portfolio, najnowszego posta na blogu itp.

Przeczytaj także: Jak napisać e-mail dotyczący współpracy

Jak zakończyć wiadomość e-mail? [21 przykładów]

Jeśli nie masz pewności, jak zakończyć e-mail w profesjonalnym otoczeniu, porównaj to z zamknięciem oficjalnego listu, aby zachować profesjonalizm. Dziś wysłanie e-maila jest równoznaczne z wysłaniem listu pocztą. Dlatego każda kampania e-mail marketingowa może wykorzystywać tę samą metodologię i wytyczne. Upewnij się, że zawsze brzmisz profesjonalnie i uprzejmie.

Powiązany artykuł: Dlaczego kampanie e-mailowe zawodzą?

Oto kilka przykładów zdań, których możesz użyć jako końcowych zdań w swoich e-mailach:

Kiedy szukasz odpowiedzi na pytanie

Potwierdzenia, które zawierają przyjazne przypomnienie, mogą działać jako wyzwalacze do działania. Człowiek reaguje na bodźce wzrokowe. Kiedy czytamy, mamy tendencję do przeglądania nagłówków, a skojarzenia wzrokowe wpływają na naszą pamięć. Według badań istnieje o 40% większa szansa na wykonanie zadania, gdy jest ono powiązane z czymś w zasięgu wzroku.

Oto kilka sugestii dotyczących promowania odbiorcy:

• Serdecznie dziękuję za pomoc w udzieleniu odpowiedzi na moje zapytanie.
• „Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł odpowiedzieć do [dzień lub godzina].Dzięki!"

Pozdrowienia

Nie ma sposobu, aby uczynić go bardziej ekspertem! Ponieważ nie stwarza żadnych oczekiwań, działa, ale używaj go ostrożnie. Ale pamiętaj, że czasami nie brzmi to zbyt rozważnie. Niewłaściwie użyty może sprawiać wrażenie, że nie dbasz o odbiorcę lub umowę biznesową, o której mówisz.

Z poważaniem

Właściwe zamknięcie listu w oficjalnym e-mailu to takie, którego wszyscy nauczyliśmy się w szkole. Może to jednak brzmieć duszno. Dlatego jeśli jesteś małą firmą, radzimy trzymać się z dala od niej i wybrać coś mniej oficjalnego.

Jeszcze raz gratulujemy [wydarzenia wyzwalającego]

Musisz przypomnieć potencjalnemu klientowi, że w jego firmie coś się zmieniło i że może chcieć zmienić swoich dostawców. Dlatego jeśli potwierdziłeś zdarzenie wyzwalające podczas otwierania wiadomości e-mail, przypomnij im o tym w swoim podpisie.

Jak zakończyć wiadomość e-mail z podziękowaniem / podziękowaniami

Za każdym razem, gdy ktoś mówi„dziękuję”,jest szczery. Używaj go, gdy chcesz przekazać, że spodziewasz się, że czytelnik coś zrobi, ponieważ może również wyrażać nadzieję w tonie. Zwyczajowo kończy się e-maile wykrzyknikiem, ponieważ brzmi to bardziej szczerze i ekscytująco.

To, co najlepsze

Best to szczęśliwy, zgryźliwy sposób na powiedzenie„najlepszych życzeń”.Jeśli otrzymujesz wiele e-maili, wiesz, że prawie każdy korzysta z tego podpisu. Podobnie jak szacunek jest łatwy w bardziej formalnej komunikacji, jest płynny ze względu na swoją znajomość. Wadą jest to, że może być nudny i bezpieczny, co stanowi problem, jeśli chcesz zapewnić dynamiczny, przyciągający uwagę przekaz.

Z góry dziękuję

Badanie Dripify pokazuje, że e-maile zawierające podziękowania z góry mają najlepsze wskaźniki odpowiedzi. Być może dzieje się tak dlatego, że twoje podpisy wyrażają podziękowania i ustanawiają oczekiwania; wskazujesz, że będziesz zachwycony, gdy osoba, do której wysyłasz e-mail, odpowie. Zawsze zachowuj ostrożność, mówiąc„z góry dziękuję”,ponieważ w bardziej profesjonalnych sytuacjach może się to wydawać zbyt wymagające.

Z poważaniem

Etykieta zaleca używanie tego zamknięcia w połączeniu z„Szanowna Pani”lub„Szanowny Panie”,jeśli nie możesz powitać odbiorcy po imieniu – chyba że jesteś Amerykaninem, w takim przypadku powinieneś użyć„Z poważaniem”.

Ciesz się wydarzeniem i daj mi znać, jak poszło

Aby pokazać, że zwracasz uwagę podczas rozmów, wspomnij cokolwiek w kalendarzu potencjalnego klienta.

Załóżmy, że klient wspomina o konferencji w mediach społecznościowych lub możesz wywnioskować jego obecność na podstawie badań klientów. W takim przypadku możesz również skorzystać z tego podpisu w przypadku klientów, z którymi nadal się nie kontaktowałeś.

Kiedy prosisz o spotkanie

Pamiętaj, że Twój e-mail może zostać zeskanowany. Ale to w porządku, czytelnicy używają wzoru „F”. W rezultacie ostatnią rzeczą, jaką zobaczą w treści wiadomości e-mail, będzie Twój wyrównany do lewej podpis. Daje to ostatnią okazję, by zachęcić ich do przyjęcia spotkania.

• „Mam nadzieję na puste miejsce w twoim kalendarzu”

• „Chętny do pracy zgodnie z Twoim harmonogramem”

Dbać o siebie

Problem z koronawirusem jest prawdopodobnie powodem, dla którego zaczynasz to częściej zauważać. Jednak niezależnie od sytuacji jest to fantastyczny nieformalny sposób na zamknięcie e-maila. Jest ciepły i przyjemny i doskonale nadaje się do użytku z ludźmi, których znasz.

Świetnie się z tobą pracuje

Zawsze grzecznie jest powiedzieć komuś, z kim pracowałeś, w wiadomości e-mail, że doceniasz możliwość robienia z nim interesów. W ten sposób pozostawiasz miejsce na potencjalną przyszłą współpracę.

Fantastycznego poniedziałku

Panuje ogólna niechęć do poniedziałków. Twoi potencjalni klienci będą się uśmiechać po przeczytaniu tej końcowej linijki, pokazując, że za Twoim e-mailem stoi osoba fizyczna. Jednak unikaj używania go dla tych, którzy nie zrozumieją w nim humoru.

Baw się dobrze na wakacjach

Wykorzystanie tego w okresie świątecznym to fantastyczny pomysł, zwłaszcza jeśli potencjalny klient wspomniał o wakacjach, na które będzie uczęszczał lub z których będzie korzystał. Użyj następnej opcji z tej listy, jeśli Twój potencjalny klient nie wskazał dnia świątecznego.

Ciesz się przerwą

Wskazane jest, aby powiedzieć „Miłej przerwy”lub„Ciesz się wolnym”, jeśli potencjalny klient nie określił sezonu wakacyjnego. Jednak wiesz, że byłby to długi weekend ze względu na zbliżające się święto państwowe, które oferowałoby ludziom trochę wolnego od pracy.

Kiedy pielęgnujesz związek

Ten odbiorca to ktoś, kogo znasz, więc bądź dla niego miły. Aby wyrazić swoje wsparcie dla nich lub dostarczyć rzeczy, które mogą ich zainteresować, zamknij swój e-mail.

Oto jak to zrobić:

• Pozostań niesamowity
• Walcz dalej w dobrej walce

Emotikony

Mrugnięcia, buźki i inne tego rodzaju wyrażenia stają się coraz bardziej popularne. Podczas gdy dla niektórych może to poprawić ich dzień, dla innych mogą wyglądać tak paskudnie. Zanim naciśniesz te symbole emoji , prawdopodobnie musisz przeczytać artykuł naukowy na temat ich wykorzystania w e-mailach biznesowych. Upewnij się, że używasz go z osobami, które znasz.

Dzięki jeszcze raz

Możesz zamknąć swój e-mail, jeszcze raz wyrażając wdzięczność, jeśli odbiorca wyświadczył ci znaczącą przysługę i wcześniej wspomniał o tym fakcie. Jeśli odbiorcy nie dołożyli wszelkich starań, aby ci pomóc, podwójne podziękowanie może zostać odebrane jako fałszywe.

Czekamy na wiadomość od Ciebie

Być może zauważyłeś, jak ludzie zadają pytanie lub składają prośbę za pomocą tego podpisu: „Czy byłbyś skłonny podzielić się swoją radą freelancera przy filiżance kawy?Czekam na twoją odpowiedź…"

Niestety, często jest to nachalne. W odwrotnych okolicznościach zalecamy użycie„Czekam na wiadomość od Ciebie”, gdy pomagasz komuś innemu.

Załóżmy na przykład, że kontaktujesz się z nimi w sprawie przemówienia. Inną możliwością jest poinformowanie ich, że Twój post na blogu zawiera ich historię. Kiedy dostawca go używa, wyrażenie to wyraża życzliwość i ciepło.

Z szacunkiem

Używaj słowa„z szacunkiem”, gdy kontaktujesz się z kimś znacznie potężniejszym, bardziej kompetentnym lub doświadczonym, ponieważ przekazuje to odbiorcy poczucie szacunku. Ponadto może służyć do złagodzenia wiadomości, która w innym przypadku mogłaby być wroga.

Przygotowując się do zaplanowanego spotkania lub projektu

Oświadczając, że będziecie się ze sobą kontaktować, pozostawiacie otwarte drzwi do przyszłego dialogu. Jeśli chcesz, aby odbiorcy kontaktowali się z Tobą, dodaj swój numer telefonu do końcowych wierszy e-maila.

• Porozmawiamy wkrótce
• Porozmawiaj z tobą wkrótce
• Czekamy na połączenie wkrótce

Oto kilka przykładów zamykania wiadomości e-mail, mając nadzieję, że odbiorca się z Tobą połączy.

Powiązany artykuł: Przykłady najlepszych kampanii e-mailingowych

Jak napisać najlepsze wiersze zamykające e-mail?

Oto kilka wskazówek, jak napisać zakończenie i jak najlepiej zakończyć e-mail. Wybierając zamknięcie wiadomości e-mail, należy wziąć pod uwagę kilka czynników.

Dołącz zamknięcie

Niektóre osoby uważają, że mogą usunąć zamknięcie z wiadomości e-mail. Jednak wydaje się to niezwykle profesjonalne; zawsze zamykaj dokument. Dzieje się tak nawet w przypadku podpisu e-mail.

Zastanów się, jaki masz związek z odbiorcą

Komunikując się z kimkolwiek w sprawie poszukiwania pracy, używaj formalnych zamknięć wiadomości e-mail. Jeśli jednak ty i odbiorca jesteście dobrymi przyjaciółmi, możesz użyć półformalnego zamknięcia, takiego jak „Na zdrowie” lub „Z poważaniem”. Zawsze używaj bardziej formalnego wykończenia, jeśli nie masz pewności.

Nie używaj nieprofesjonalnych zamknięć

Nawet jeśli znasz odbiorcę wiadomości e-mail, powstrzymaj się od używania nieformalnych podpisów, takich jak„Do zobaczenia później”, „XOXO”lub innych podobnych zwrotów w oficjalnym e-mailu.

Użyj swojego pełnego imienia i nazwiska

Unikaj używania imienia lub pseudonimu podczas komunikowania się z bliskim przyjacielem lub współpracownikiem. Użyj swojego pełnego imienia i nazwiska, aby nikt nie mógł Cię błędnie zidentyfikować.

Przeczytaj także: Jak używać zmiennych e-mail do masowych wiadomości e-mail

Jakich linijek końcowych należy unikać w e-mailu?

Pomimo coraz większego mieszania się naszego życia osobistego i zawodowego oraz tego, że służbowe e-maile czasami łączą się z wiadomościami tekstowymi, niektóre zamknięcia e-maili są nieodpowiednie dla miejsca pracy. Istnieje wiele prostych przykładów, w tym slangowe„Miłość”, „Później”i kłopotliwe skróty.

Chociaż inne zwyczaje i szczególne wersety końcowe stwarzają bardziej subtelne zagrożenie błędami biznesowej poczty e-mail, naszym celem jest pomóc Ci ich uniknąć. Oto kilka okropnych przykładów zamykania wiadomości e-mail.

Brak linii zamknięcia w ogóle

We współczesnym świecie, gdy wiele e-maili jest wysyłanych z urządzeń mobilnych, pominięcie podpisu jest całkowicie akceptowalne, ponieważ łańcuch e-maili się rozwija, zwłaszcza jeśli odbiorca robi to samo. Ale wysyłanie e-maili bez ich podpisywania lub oznaczania formalnego podpisu, które przygotowałeś, wydaje się bezosobowe.

Twój

Ten formalny, zbyt sztywny podpis przywodzi mi na myśl stare listy miłosne. Gdy o coś prosisz lub przekazujesz komuś informacje, nie chcesz, aby pomyślał o Twoim potencjalnym kliencie, partnerze biznesowym, kliencie lub współpracowniku.

-[Nazwa] lub -[Inicjał]

Chociaż ten rodzaj podpisu może być odpowiedni w przypadku krótkich, nieformalnych wiadomości e-mail, większość ludzi uważa go za zbyt chłodny i odległy, zwłaszcza podczas nawiązywania pierwszego kontaktu z odbiorcą.

Rgds lub Thx

Pokaż swoim kontaktom, że Ci zależy, pisząc całą pisownię w wiadomości„pozdrowienia”lub„dzięki”, zamiast skracać je do„rgds”i„thx”.

Z poważaniem

Czy jesteś własnością odbiorcy?Nie. Z wyjątkiem sytuacji, gdy wysyłasz swoim rodzicom e-mail z programu letniego, jest to fałszywe i tandetne.

Wysłane z mojego iphone'a

Uznaliśmy, że ważne jest podkreślenie, że nie jest to właściwy podpis, niezależnie od kontekstu. Jednak to zamknięcie wiadomości e-mail następuje przypadkowo, gdy nadawca nie zawiera oryginalnego podpisu. Ale spośród wszystkich podpisów, ten może być najczęstszy. Pokazuje, że nie cenisz swojego kontaktu na tyle, aby zmienić domyślne podpisy e-mail. Dlatego prosimy o powstrzymanie się od rozmycia obrazu podczas rozmowy z przyjaciółmi lub współpracownikami.

Przeczytaj także: Statystyki e-mail marketingu, z którymi powinieneś się uporać

Wniosek

Mimo że zakończenie wiadomości e-mail jest czymś, co prawdopodobnie będziesz pisać jako ostatnie, nadal powinno być traktowane z taką samą uwagą, jak zdanie otwierające, powitanie i treść wiadomości e-mail. Aby profesjonalnie kończyć e-maile, musisz rozumieć kontekst.

Następnym razem, gdy nie będziesz pewien, jak zakończyć e-mail, zastanów się, czy powinien być oficjalny, swobodny czy pośredni. Następnym razem, gdy będziesz zastanawiać się, jak zakończyć wiadomość e-mail, zapoznaj się z tym artykułem, jeśli nadal masz problem z podjęciem właściwej decyzji.

Przeczytaj także: Najlepszy czas na wysłanie zimnego e-maila