Jak tworzyć lepsze e-maile transakcyjne w wyższej wersji

W wyniku pandemii koronawirusa, jesienią tego roku 25 najlepszych uniwersytetów i szkół wyższych w USA przestawia się na uczenie zdalne. W rzeczywistości ponad 50% uniwersytetów oferuje możliwość nauczania na odległość.

Ponieważ w nadchodzącym roku szkolnym będzie mniej interakcji twarzą w twarz, komunikacja e-mailowa jest ważniejsza niż kiedykolwiek.

Niezależnie od tego, czy sprawdzasz status aplikacji, czy potwierdzasz płatność, e-maile dotyczące transakcji są integralną częścią utrzymywania relacji ze studentami. W tym artykule omówimy wskazówki dotyczące tworzenia skutecznych, skutecznych e-maili transakcyjnych dla szkolnictwa wyższego.

Co to są e-maile transakcyjne?

E-maile transakcyjne to automatyczne wiadomości wysyłane do poszczególnych użytkowników w odpowiedzi na żądanie. Nazywane również wyzwalanymi wiadomościami e-mail, pomagają poruszać się po procesach, zapewniając oczekiwane aktualizacje interakcji. E-maile transakcyjne mogą być pokwitowaniami lub potwierdzeniami zakupu lub rejestracji. Mogą dostarczać pilnych informacji, takich jak szczegóły resetowania hasła lub kod weryfikacyjny. Alternatywnie mogą to być po prostu alerty wywołane zmianą informacji o koncie odbiorcy.

Niedawno badanie wykazało, że 68% nastolatków woli otrzymywać korespondencję biznesową przez e-mail. E-maile transakcyjne informują odbiorców o tym, co dzieje się z ich zaangażowaniem w Twojej szkole. Te e-maile mogą zawierać informacje o ważnych formularzach, zmianach klas, potwierdzeniach darowizn i nie tylko.

Tylko dlatego, że te wiadomości są zautomatyzowane, nie muszą być do niczego. Istnieje kilka możliwości dalszego rozwoju marki, zaangażowania odbiorców, budowania zaufania i zwiększania zaangażowania. Unikaj wysyłania nudnych wiadomości i korzystaj z możliwości dynamicznego dotarcia do uczniów.

Oto 8 najlepszych praktyk dotyczących transakcyjnych wiadomości e-mail, które nie są do bani

Chociaż tworzenie nieinspirowanych, zwykłych wiadomości tekstowych, automatycznych wiadomości może być łatwe, e-maile transakcyjne mogą być angażujące.

Kilka instytucji wyższego szczebla wyróżnia się skutecznymi automatycznymi kampaniami e-mail marketingowymi. Twoja szkoła również może odnieść sukces, stosując się do tych najlepszych praktyk, aby tworzyć transakcyjne wiadomości e-mail, które nie są do niczego.

1. Spersonalizuj swój temat

Przeciętna osoba otrzymuje ponad 121 e-maili dziennie.

Jednym ze sposobów wyróżnienia Twoich wiadomości z tłumu są spersonalizowane tematy. To pierwsze wrażenie, jakie ludzie mają na temat Twojego przekazu. Czytelnicy określają, czy otworzyć wiadomość e-mail, na podstawie trafności wiersza tematu. Dopasowując te informacje do imienia i nazwiska odbiorcy lub czegoś konkretnego na temat żądanych informacji, zwiększa się prawdopodobieństwo zwiększenia współczynnika otwarć.

Western Governors University wysłał tę automatyczną wiadomość do potencjalnego studenta, który był zainteresowany uzyskaniem dyplomu z biznesu. W tytule nie tylko wspomniano o konkretnym stopniu, którego szukała, ale także nawiązywał do nowych możliwości, które może chcieć wykorzystać. To świetny przykład wysoce spersonalizowanego tematu, który skłonił odbiorcę do zapoznania się z zawartymi w nim informacjami.

Źródło: Western Governors University

2. Używaj spójnego brandingu

Dostęp do poczty e-mail nie jest już ograniczony do Twojego biurka. Platformy mobilne stały się najłatwiejszymi rozwiązaniami zarówno dla konsumentów, jak i firm, a 35% profesjonalistów pobiera wiadomości e-mail na urządzeniu mobilnym. Dlatego Twoja kampania e-mailowa musi być przyjazna dla urządzeń mobilnych.

E-maile transakcyjne wysyłane z University of Oklahoma utrzymują markę przez cały czas. Nagłówek jest tworzony w kolorze bordowym podpisu szkoły, z logo tekstowym u góry wiadomości. Nie ma wątpliwości, od kogo pochodzi ten e-mail.

Poniżej używają dużego obrazu przedstawiającego scenę z ich kampusu, co dodatkowo pomaga zidentyfikować szkołę. Wreszcie na dole wiadomości umieszczają logo swojej szkoły. Gdy czytelnik przewija e-mail, zawsze widzi identyfikator marki szkoły.

Źródło: Uniwersytet Oklahoma

3. Twórz łatwe do odczytania treści

Gdy użytkownik prosi uniwersytet o kontynuację, może być wiele informacji do podania.

Ważne jest, aby tworzyć zwięzłe treści, które trafiają w sedno i są łatwe do odczytania. Podział treści na mniejsze akapity lub listy punktowane może ułatwić zrozumienie informacji. Czytelnik z większym prawdopodobieństwem przyswoi sobie istotne szczegóły i podejmie wszelkie niezbędne działania.

Wydział pomocy finansowej Uniwersytetu Południowej Kalifornii wykonuje świetną robotę, przedstawiając ważne informacje w łatwy do zrozumienia sposób. Treść jest podzielona na krótkie, łatwe do odczytania akapity. Główna idea jest zapisana wielkimi literami, aby czytelnik mógł na pierwszy rzut oka zidentyfikować istotne informacje. Wiadomość e-mail zawiera wyraźne wezwania do działania, dzięki czemu czytelnik dokładnie wie, czego się od niego oczekuje i jak postępować.

Źródło: Uniwersytet Południowej Kalifornii

4. Nawiąż kontakt ze swoimi odbiorcami

Wielką zaletą e-maili transakcyjnych jest to, że użytkownicy podali informacje o sobie. Oznacza to, że łatwo można zidentyfikować odbiorców. Wykorzystaj szczegóły, aby tworzyć wiadomości, które są ukierunkowane, znaczące i rezonują z czytelnikiem.

Gdy potencjalni studenci Arizona State University (ASU) poprosili o więcej informacji, automatycznie otrzymali tę wiadomość e-mail z działu rekrutacji. Wiadomość ASU doskonale identyfikuje się z odbiorcami wiadomości e-mail. Lekki ton przemawia do ich nastoletnich odbiorców i sprawia, że ​​uniwersytet wydaje się bliski. Wiadomość stawia potrzeby odbiorcy na pierwszym miejscu, przypominając uczniom, aby dobrze się bawili, cieszyli się latem i poświęcili czas na dbanie o siebie.

Wiemy, że ich celem jest zwiększenie zainteresowania i napędzanie aplikacji. Jednak przedstawiają swoje usługi jako korzystne wydarzenia, które pomogą czytelnikowi uczyć się, rozwijać i odnosić sukcesy. W ten sposób ASU zdobywa zaufanie, buduje fundamenty pod przyszłe relacje i zwiększa prawdopodobieństwo przyniesienia większej liczby czesnego.

Źródło: Naprawdę dobre e-maile

5. Poproś o opinię

Skutecznym sposobem na nawiązanie kontaktu z odbiorcami jest pokazanie, że ich cenisz, pytając o ich opinię. Kiedy umożliwiasz im pomoc w podejmowaniu decyzji, pokazujesz ich zaangażowanie. Dajesz im również poczucie, że ich doświadczenie jest ważne dla Twojej szkoły.

Korzystaj z transakcyjnych wiadomości e-mail, aby uzyskać informacje zwrotne od użytkowników, aby pomóc w ulepszaniu zdarzeń, procesów i doświadczeń użytkowników.

Po wydarzeniu sportowym wydział lekkoatletyczny Uniwersytetu Arkansas rozesłał e-mail transakcyjny, aby podziękować uczestnikom za wsparcie. E-mail zawierał również podsumowanie gry – wraz z wynikami – i zachęcał ludzi do wypełnienia ankiety na temat ich wrażeń z wydarzenia. Linki do innych możliwości zakupu zwiększają prawdopodobieństwo zaangażowania odbiorców i zapewniają dynamiczną komunikację.

Źródło: Uniwersytet Arkansas

6. Zapewnij element obsługi klienta

Kolejnym elementem dobrego e-maila transakcyjnego jest treść skupiająca się na obsłudze klienta.

Poruszanie się w wyższych procesach administracyjnych może być mylącym doświadczeniem. Wiadomości, które zawierają przydatne aktualizacje i oferują ścieżkę odpowiedzi na pytania uczniów, pomagają złagodzić frustrację.

Rozważ dodanie bezpośrednich linków do kierowników działów lub liderów organizacji studenckich, które mogą być pomocnymi zasobami dla uczniów. Przekaz skoncentrowany na obsłudze klienta pomaga budować lojalność wobec marki i przyciągnąć więcej studentów do zapisów.

Wydział Sztuki Teatralnej Uniwersytetu Azusa Pacific (APU) automatycznie wysłał tę wiadomość e-mail do wykonawców, którzy wypróbowali swój program. Miało to na celu informowanie ich o statusie ich przesłuchania. APU poszło o krok dalej i udostępniło listę kontaktów, do których studenci mogli się zwrócić, aby uzyskać więcej informacji. Bezpośrednie linki do adresów e-mail sprawiają, że element obsługi klienta jest łatwym krokiem dla czytelników. Daje to przejrzystość procesu, co buduje zaufanie i sprawia, że ​​odpowiedzi wydają się dostępne.

Źródło: Azusa Pacific University

7. Optymalizacja pod kątem urządzeń mobilnych

Wiadomości e-mail nie są już dostępne wyłącznie z komputerów. Platformy mobilne to powszechny sposób na utrzymywanie kontaktu poza domem. W rzeczywistości 35% osób uzyskuje dostęp do poczty e-mail z urządzenia mobilnego. Dodatkowo 46% zeszłorocznych wiadomości e-mail było otwieranych na urządzeniu mobilnym.

Upewnij się, że wszystkie obrazy zawarte w wiadomości e-mail są skalowalne, dzięki czemu przechodzą bez zniekształceń. Upewnij się, że cały tekst jest sformatowany tak, aby pasował do różnych rozmiarów ekranu. Nie chcesz, aby odbiorcy tracili ważne informacje, ponieważ postacie zostały odcięte na ich urządzeniach mobilnych.

Ten e-mail uzupełniający z Central College został zoptymalizowany pod kątem urządzeń mobilnych. Niezależnie od tego, gdzie odbiorcy uzyskują dostęp do tej wiadomości, będą wiedzieć, że ich wkład został odebrany. Będą również na bieżąco informowani o aktualizacjach finansowych dotyczących zbiórki funduszy na całym uniwersytecie.

Źródło: Centralne Kolegium

8. Dołącz linki do mediów społecznościowych

Media społecznościowe to świetny sposób na zwiększenie zaangażowania i interakcji uczniów. Pomaga także budować Twoją markę. Znajdujące się tam treści można łatwo udostępniać, więc jest to skuteczna platforma do rozpowszechniania informacji o Twojej uczelni.

W wiadomościach e-mail dotyczących transakcji pamiętaj o dołączeniu linków do stron mediów społecznościowych swojej instytucji. Zapewnia to widzom więcej sposobów na nawiązanie kontaktu ze szkołą i zwiększenie świadomości na temat Twoich programów.

Stowarzyszenie absolwentów Antioch College zawiera linki do swoich głównych platform mediów społecznościowych na dole swoich e-maili transakcyjnych. Służy to wielu celom: nie tylko pomaga to absolwentom pozostać w kontakcie ze szkołą, ale także zachęca ludzi do dzielenia się zdjęciami i filmami z ich doświadczeń w tym konkretnym wydarzeniu wirtualnych absolwentów. To buduje społeczność, zwiększa lojalność absolwentów i pomaga rozpowszechniać informacje o szkole.

Źródło: Antioch College

Zakończyć

E-maile transakcyjne dla uczelni wyższych są ważnym aspektem komunikacji z Twoimi studentami. Są szczególnie skuteczne, gdy są tworzone z uwzględnieniem następujących elementów:

• Spersonalizuj swój temat

• Używaj spójnego brandingu

• Twórz łatwe do odczytania treści

• Nawiąż kontakt ze swoimi odbiorcami

• Poproś o opinię

• Zapewnij element obsługi klienta

• Optymalizuj pod kątem urządzeń mobilnych

• Dołącz linki do mediów społecznościowych

Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, wiadomości transakcyjne mogą być sposobem na zwiększenie zaangażowania, wzmocnienie lojalności wobec marki i zwiększenie przychodów.

Specjalizujemy się w skutecznym automatycznym e-mail marketingu – i możemy pomóc Twojej uczelni. Skontaktuj się z nami już dziś.