Jak wybrać system POS do swojej kawiarni i piekarni?

Ponieważ każda firma jest inna, musisz określić swoje wymagania, aby wybrać system POS, który wybierze dla Twojej firmy, a nie ogólny. Oto kilka pytań, które należy rozważyć, aby ocenić, czego potrzebujesz z systemu POS:

1. Jakich funkcji naprawdę potrzebuję?

Pomyśl o funkcjach, których potrzebujesz w systemie POS w kawiarni i piekarni

Systemy punktów sprzedaży znacznie ewoluowały od samego przetwarzania transakcji i rejestrowania płatności. Obecnie nowoczesne systemy POS mogą obejmować szeroki zakres funkcji, takich jak czas logowania pracowników, baza danych klientów, zamówienia online, zarządzanie składnikami, programy lojalnościowe, raportowanie danych itp. Jednak mała kawiarnia może nie wymagać tylu funkcji, co pełna restauracja usługowa. Dlatego warto zatrzymać się i zadać sobie pytanie: jaka funkcjonalność wspierałaby mój biznes?
Aby Ci pomóc, oto niezbędne funkcje systemu POS dla kawiarni i piekarni:

• Zarządzanie zapasami: System POS powinien umożliwiać cyfrowe zarządzanie zapasami aż do poziomu składników, śledzenie poziomu zamówień pozycji menu i ostrzeganie o niskim poziomie zapasów.
• Zarządzanie menu: Jeśli prowadzisz sieć kawiarni lub piekarni, ta funkcja oferuje centralne centrum do łatwego kontrolowania menu. Za każdym razem, gdy dodasz, dostosujesz lub usuniesz pozycje menu, wszystkie Twoje sklepy automatycznie otrzymają zaktualizowane menu. Co więcej, będziesz mieć większą swobodę w projektowaniu swojego menu, organizując pozycje w kategorie lub wyróżniając popularne pozycje w punkcie sprzedaży w celu sprzedaży dodatkowej.
• Zarządzanie relacjami z klientami: należy zsynchronizować dane klientów z danymi sprzedaży i danymi o zapasach, aby zrozumieć preferencje klientów, ich zachowania i które produkty są najlepiej sprzedające się, aby móc zaprojektować odpowiednie programy marketingowe i lojalnościowe.
• Bezproblemowa sprzedaż wielokanałowa: system POS powinien zapewniać mobilność i elastyczność, abyś mógł zarządzać sprzedażą w różnych sklepach i kanałach.
• Zarządzanie danymi: Zastanów się, jakich danych potrzebujesz i zidentyfikuj kluczowe wskaźniki do pomiaru dla Twojej kawiarni i piekarni. Na przykład, czy musisz porównać wyniki sprzedaży według czasu, lokalizacji lub pracownika? Czy chcesz poznać swoje najlepiej sprzedające się pozycje menu? Czy musisz obliczyć stosunek ceny żywności do ceny sprzedaży? Upewnij się, że Twój system POS poradzi sobie z solidnymi raportami i analizami dotyczącymi tych wskaźników.

2. Czy jest szybki i niezawodny?

System POS w kawiarni i piekarni powinien być szybki i niezawodny

W branży F&B liczy się jakość i szybkość. Chciałbyś uniknąć awarii lub wolno reagującego systemu POS w kawiarni, który opóźnia usługi i sprawia, że ​​klienci są irytujący. Wybierając rozwiązanie w punkcie sprzedaży dla kawiarni, weź pod uwagę:

• Czy oprogramowanie POS ma intuicyjny interfejs, który personel może szybko wybrać?
• Czy może akceptować różne rodzaje płatności, podzielone rachunki itp.?
• Czy posiada jakieś funkcje, które przyspieszają obsługę i przetwarzanie transakcji?
• Czy w przypadku awarii Internetu POS może pracować w trybie offline, aby przetwarzać zamówienia?

3. Co jeśli moja firma się rozwinie?

Punkt sprzedaży kawiarni i piekarni musi być skalowalny

Jeśli rozwijasz się i otwierasz nowe sklepy, budujesz sieć kawiarni i masz więcej klientów, system POS musi się skalować, aby sprostać bardziej złożonym potrzebom zarządzania. Dlatego upewnij się, że wybrane oprogramowanie POS może dodawać nowe terminale POS, otwierać nowe lokalizacje i dodawać więcej użytkowników przy ograniczonym wysiłku. Magestore cafe POS to typowy przykład z potężną skalowalnością. Oferuje jednorazową płatność, zaawansowaną realizację zamówień, synchronizację w czasie rzeczywistym, nieograniczoną liczbę użytkowników i urządzeń oraz wiele udoskonalonych funkcji dla kawiarni i piekarni.

Najlepszy system POS pozwoli Ci bezproblemowo zintegrować się z oprogramowaniem innych firm. Na przykład, jeśli chcesz rozszerzyć usługi dostawy do domu o partnera zewnętrznego, Twój POS musi być zgodny z aplikacją dostawy. Na wyższym poziomie, jeśli myślisz o ekspansji zagranicznej, powinieneś sprawdzić, czy system obsługuje różne języki lub wiele walut i jest zgodny z zasadami rachunkowości kraju użytkownika.

Oprócz integracji z oprogramowaniem innych firm, inną opcją skalowania dla właścicieli kawiarni jest dostosowywanie wbudowanych funkcji POS lub tworzenie nowych funkcji, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom biznesowym. Dzięki Magestore POS możesz łatwo opracowywać nowe funkcje lub dodawać rozszerzenia Magento, aby dopasować je do swoich wymagań. Najlepsze jest to, że płacisz tylko raz za licencję POS. Opłata z góry może być wysoka, ale na dłuższą metę możesz zaoszczędzić tysiące na opłatach miesięcznych.

Chociaż możesz zacząć od taniego systemu POS, który nie ma wiele miejsca na skalowalność, będzie Cię to kosztować więcej problemów, jeśli rozwiniesz się i będziesz musiał zastąpić go innym zaawansowanym oprogramowaniem. Dlatego powinieneś mieć jasny plan biznesowy, aby wybrać odpowiedni POS – opłacalną inwestycję, która może skalować i wspierać Cię przez wiele lat.

Wybierz dostawcę systemu POS

Po ocenie wymagań możesz utworzyć krótką listę potencjalnych dostawców POS do porównania.

Przede wszystkim sprawdź, czy system POS jest systemem w chmurze, czy starszym. Starsze systemy POS przechowują Twoje dane na lokalnych serwerach w zamkniętej sieci. Natomiast systemy oparte na chmurze są hostowane w Internecie, co umożliwia dostęp z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu. Ta metoda przechowuje dane w chmurze, zapewniając elastyczność zarządzania kawiarnią i piekarnią z dowolnego miejsca. Dzięki zaletom technologii chmury, coraz więcej firm zaufało tej metodzie.

Innym ważnym aspektem do rozważenia jest to, czy systemy POS są przeznaczone wyłącznie dla restauracji i kawiarni. Chociaż powszechne systemy sprzedaży detalicznej POS mogą obsługiwać podstawowe zamówienia i płatności dla firm spożywczych, systemy specyficzne dla restauracji mają bardzo różne wymagania. POS zbudowany dla restauracji pozwoli Ci łatwo obsługiwać codzienne zadania, takie jak śledzenie kursów i zarządzanie numerami stołów, dodawanie lub usuwanie składników z dania, sprzedawanie ofert i zestawów na kawę i ciasto, dzielenie rachunku, wysyłanie zamówień prosto do kuchni, i wiele więcej. Zawsze pamiętaj o swoich potrzebach przy wyborze systemu POS.

Oto niektóre z najlepszych systemów POS dla kawiarni i piekarni.

Zbadaj koszt różnych systemów POS

Inwestycja w nowy system POS to duże zobowiązanie, ale zwróci się wielokrotnie. Nie spiesz się z najniższą inwestycją z góry, upewnij się, że obliczyłeś zwrot z inwestycji (ROI), jaki możesz osiągnąć. Oto kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę, analizując wpływ technologii na wyniki finansowe:

• Skróć czas poświęcany na szkolenie personelu: ponieważ branża spożywcza i napojów charakteryzuje się dużą rotacją personelu, powinieneś zastosować intuicyjny system POS, którego nowi rekruci mogą szybko się nauczyć i wykorzystać, aby zaoszczędzić czas poświęcony na szkolenie personelu.
• Ogranicz marnowanie żywności: Zakup POS z potężnym narzędziem do zarządzania zapasami może pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze, zamawiając odpowiednie ilości składników i optymalizując zapasy.
• Wzmocnij programy lojalnościowe: Jeśli Twój punkt sprzedaży oferuje programy lojalnościowe, możesz wysyłać zarejestrowanym klientom swoje oferty i projektować kampanie, które pomogą Ci zwiększyć liczbę powtarzających się wizyt.
• Unikaj marnowania czasu na dopasowywanie danych: system POS, który może zintegrować różne funkcje, takie jak sprzedaż, zapasy, zarządzanie personelem i zarządzanie dostawcami, w jednej kompleksowej platformie, pozwoli Ci generować cenne informacje na podstawie danych, jednocześnie upraszczając wszystkie procesy.

Po ocenie wszystkich czynników możesz zawęzić kandydatów POS, które odpowiadają Twoim potrzebom i budżetowi. Następnym krokiem jest skonsultowanie się z siecią i rówieśnikami.

Przeczytaj recenzje i zapytaj swoją społeczność o system POS

Możesz szukać recenzji w Internecie i wziąć pod uwagę reputację dostawcy. Upewnij się, że dostawca oferuje wsparcie, gdy napotkasz problemy techniczne, i że stale pracuje nad aktualizacjami. Uważaj na dostawców nowych technologii, ponieważ ryzykujesz, że mogą się zmienić lub przestać być firmą za kilka lat. Dlatego wybierz firmę z udokumentowanymi osiągnięciami, której możesz zaufać w zapewnianiu wsparcia i aktualizacji, gdy ich potrzebujesz.

Oprócz czytania recenzji w Internecie, chciałbyś poznać opinie restauracji korzystających z Twoich docelowych systemów POS. Odwiedź znajomych z branży, aby zapytać ich o ich doświadczenia z systemem POS:

• Czego nie lubisz w swoim systemie POS?
• Co Twoi pracownicy sądzą o Twoim punkcie sprzedaży?
• Jak POS integruje się z Twoją działalnością biznesową?
• Czy jest coś, co chcesz zmienić w swoim punkcie sprzedaży?
• Jak bardzo jesteś zadowolony z obsługi klienta?

Ponadto, odwiedzając kawiarnię lub piekarnię korzystającą z tego systemu, możesz doświadczyć tego systemu tak, jak zrobiłby to Twój gość. Złóż zamówienie i dokonaj zakupu, aby sprawdzić, czy doświadczenie jest płynne i dokładne, czy też personel może łatwo uzyskać Twoje informacje i zarejestrować się w programach lojalnościowych. Dobry system POS powinien sprawić, że zakupy będą przyjemne i pomóc marce dowiedzieć się więcej o swoich klientach.

Pobierz demo i przetestuj system POS

Na koniec powinieneś otrzymać demo, na których systemach POS chciałbyś zobaczyć w akcji. Możesz skontaktować się z dostawcą za pośrednictwem jego strony internetowej i poprosić o demo. To szansa dla Ciebie, aby dowiedzieć się, jak system będzie działał w Twojej restauracji i uzyskać oczekiwanie na to, co otrzymasz. Oto lista kontrolna przygotowująca do spełnienia wymagań dotyczących wersji demo:

• Zachęć kluczowych decydentów do wzięcia udziału w pokazach. Upewnij się, że wszyscy interesariusze dołączą do spotkania demonstracyjnego, aby mogli omówić i określić, który system POS wybrać.
• Podziel się swoimi celami z wyprzedzeniem. Porozmawiaj wcześniej z przedstawicielem handlowym dostawcy i podziel się swoimi celami biznesowymi, co jest dla Ciebie najważniejsze w systemie POS oraz jakich konkretnych produktów lub funkcji potrzebujesz. Dzięki temu przedstawiciele handlowi przygotują demo w oparciu o to, co dla Ciebie najważniejsze.
• Przygotuj listę pytań. Zastanów się nad pytaniami o funkcjonalność, której chcesz dowiedzieć się więcej o systemie POS. To także szansa na zrozumienie dostawcy POS jako partnera. Zapytaj ich o mapę drogową badań i rozwoju i sprawdź, czy ich metodologia pracy jest dla Ciebie odpowiednia.
• Potwierdź swoją oś czasu i kolejne kroki. Jeśli demo pójdzie dobrze i chcesz iść naprzód, określ swoje potrzeby, kiedy musisz wejść na pokład lub jeśli otwierasz nowe sklepy itp.

Wybór najlepszego systemu POS dla Twojej kawiarni i piekarni to poważna decyzja, która może zmienić zasady gry dla Twojego zysku. Mamy nadzieję, że ten przewodnik dostarczył Ci odpowiedniej wiedzy na temat wyboru systemu POS, który może podnieść poziom Twojego biznesu.

1. Jakie są najważniejsze cechy POS dla kawiarni i piekarni?

Oto kluczowe funkcjonalności, jakie musi posiadać system POS w kawiarni:

• Szybkie przetwarzanie kasy,
• Zarządzanie zapasami na poziomie składników,
• Konfiguracja i konfiguracja menu,
• Kontroluj sprzedaż w wielu lokalizacjach,
• Narzędzia marketingowe takie jak vouchery, programy lojalnościowe,
• Raportowanie danych.

2. Ile kosztuje POS dla kawiarni i piekarni?

Punkt sprzedaży w kawiarni lub piekarni zazwyczaj kosztuje od 79 do 150 USD miesięcznie za oprogramowanie. W przypadku zaawansowanych funkcji koszt oprogramowania będzie wyższy. W przypadku sprzętu koszty są zwykle jednorazowym kosztem stałym, który zaczyna się od 799 USD.

3. Jacy są najlepsi dostawcy POS dla kawiarni i piekarni?

Niektóre z najlepszych systemów POS dla kawiarni i piekarni to:

• Magestore – najlepsza dla kawiarni i piekarni działających na Magento,
• Toast,
• Restauracja Lightspeed,
• TouchBistro,
• Plac dla Restauracji,
• SklepKeep.