Jak śledzenie czasu zwiększa wydajność Twojego zespołu

Zarządzanie czasem jest niezbędną umiejętnością nie tylko w życiu osobistym, ale także w pracy. Tak jak pomaga odnieść sukces w codziennej rutynie, pomaga również skutecznie zorganizować rutynę pracy.

Pomimo ustalonych zasad i godzin pracy w firmie, przyznajmy to, nie wszyscy pracownicy będą mieli dobre umiejętności zarządzania czasem. Z tego powodu ważne jest posiadanie systemu zarządzania czasem, który rozciąga się na całą firmę.

W ten sposób każdy pracownik jest mniej lub bardziej świadomy tego, jak spędza czas w pracy.

Śledzenie czasu to najlepszy sposób na zapewnienie, że wszyscy w firmie są odpowiedzialni za swój proces zarządzania czasem.

Poza zarządzaniem czasem śledzenie czasu przynosi również korzyści w zakresie wydajności i produktywności. Prawdopodobieństwo, że Twój zespół będzie działał lepiej i osiągał lepsze wyniki, będzie racjonalnie i celowo spędzało czas pracy.

Zobaczmy teraz, jak śledzenie czasu może zwiększyć wydajność Twojego zespołu.

Wprowadź śledzenie czasu

Pierwszym krokiem w kierunku śledzenia czasu jest odpowiednie wprowadzenie.

Aby zacząć śledzić czas w swoim zespole, należy go najpierw wprowadzić. Właściwe wprowadzenie odgrywa istotną rolę w określeniu, w jaki sposób Twój zespół zareaguje i wdroży śledzenie czasu w swoim procesie pracy.

Jeśli wprowadzenie nie powiedzie się, istnieje szansa, że ​​pracownicy będą się wahać, a nawet będą przeciwni śledzeniu czasu. W końcu śledzenie czasu oznacza śledzenie danych osobowych, nawet jeśli jest to tylko czas.

Jakie jest właściwe wprowadzenie do śledzenia czasu?

Właściwe wprowadzenie oznacza wyjaśnienie celu śledzenia czasu, procesu i korzyści, jakie niesie ze sobą zarówno dla firmy, jak i pracowników.

Pamiętaj, że cel powinien być korzystny dla obu stron, aby śledzenie czasu przyniosło oczekiwane rezultaty. Jeśli zamierzasz używać go wyłącznie dla dobra firmy i zaniedbywać postawę swoich pracowników, istnieje duża szansa, że ​​śledzenie czasu, ani nic innego nie ulepszy Twojej firmy.

Korzyści ze śledzenia czasu dla Twojej firmy

• Lepsze zarządzanie czasem i wydajność

Największą korzyścią płynącą ze śledzenia czasu dla firmy jest kontrola nad sposobem wydawania czasu i wysiłku. Kiedy firma kontroluje nie tylko zasoby fizyczne, ale także czas, wydaje go bardziej racjonalnie.

Stopniowo ogólna wydajność zespołu poprawia się, gdy uczą się zarządzać swoim czasem. W rezultacie zespół ma większe szanse na lepsze wyniki i produktywność.

• Oszczędność czasu firmy

Poprawiając zarządzanie czasem, moduły do ​​śledzenia czasu również oszczędzają czas. Twoi pracownicy nie muszą tracić czasu na ręczne rejestrowanie wejść i wyjść. Urządzenia do śledzenia czasu automatycznie rejestrują czas rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz generują raporty obecności ze wszystkimi informacjami.

Nie musisz monitorować pracy każdego pracownika z osobna, ponieważ time trackery dostarczają Ci szczegółowe raporty. Innymi słowy, tracker działa jednocześnie z Twoimi pracownikami. W rezultacie zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy oszczędzacie czas na rejestrowaniu obecności, rejestrach czasu i opisach czynności.

Niektóre urządzenia do śledzenia czasu idą jeszcze dalej i mają wbudowane narzędzia do zarządzania zadaniami i komunikacji. WebWork to podobny moduł do śledzenia czasu, który zawiera wiele innych funkcji, takich jak zarządzanie zadaniami, zdalne monitorowanie pracowników, czat zespołowy, rozmowy wideo, narzędzia HR i inne, a także śledzenie czasu ze zrzutami ekranu. Dzięki temu zespoły korzystające z WebWork oszczędzają czas nie tylko na ręcznym wprowadzaniu danych, ale także na przełączaniu się między kilkoma narzędziami.

• Śledzenie postępu projektu

Moduły do ​​śledzenia czasu zapewniają również szczegółowy przegląd stanu projektu. Śledząc czas, śledzą również przebieg projektów i zadań. Jeśli urządzenie do śledzenia czasu ma wbudowane zarządzanie zadaniami lub projektami, wykona je automatycznie. Jeśli nie, członkowie zespołu będą musieli ręcznie wypełnić swoje działania. W każdym razie większość trackerów czasu dostarcza raporty ze wszystkimi śledzonymi informacjami.

Korzyści ze śledzenia czasu dla Twoich pracowników

• Lepsze zarządzanie czasem w pracy i życiu osobistym

Śledzenie czasu jest zwykle zalecanym krokiem w kierunku poprawy umiejętności zarządzania czasem. Jak wspomniano wcześniej, jeśli chodzi o zarządzanie czasem w pracy, najlepszym rozwiązaniem są urządzenia do śledzenia czasu. Są jednak również doskonałym wyborem dla umiejętności zarządzania czasem osobistym.

Kiedy zaczynasz śledzić swój czas, zaczynasz widzieć, dokąd dokładnie zmierza. Wszystkie Twoje działania i ich ramy czasowe są rejestrowane, dzięki czemu wiesz, jak spędzasz każdą sekundę.

W rezultacie masz poczucie zarządzania czasem. Odnajdujesz czynności, które marnują czas w ciągu dnia i możesz pracować nad ich zminimalizowaniem.

• Lepsza organizacja i produktywność

Jest rzeczą oczywistą, że zarządzanie czasem jest jednym z filarów zorganizowanego życia. Sukces innych codziennych czynności najprawdopodobniej zależy od dobrego zarządzania czasem.

Kiedy potrafisz zarządzać swoim czasem, możesz także zarządzać innymi aspektami swojego życia.

Załóżmy, że jeśli masz problem z przeznaczeniem wystarczającej ilości czasu na swoje hobby, śledzenie czasu również pomoże rozwiązać ten problem. Możesz śledzić czas spędzony na każdej czynności, aby dowiedzieć się, ile czasu ona zajmuje i ile wolnego czasu Ci zostało.

Nie będziesz już narzekać na brak zarządzania sprawami i raczej zakończysz dzień wiedząc, że udało Ci się wszystko na ten dzień.

• Poczucie odpowiedzialności

Jedną z największych zalet śledzenia czasu jest poczucie odpowiedzialności. Nauczenie się, jak zarządzać swoim czasem i oszacowanie, ile czasu zajmują i mogą zająć Twoje codzienne czynności, może pielęgnować poczucie odpowiedzialności.

Kiedy jesteś odpowiedzialny za to, jak spędzasz czas, najprawdopodobniej będziesz również odpowiedzialnie podchodzić do innych aspektów życia.

Zacznij korzystać z narzędzia do śledzenia czasu

Teraz, gdy wprowadziłeś śledzenie czasu w swoim zespole, nadszedł czas, aby zacząć korzystać z narzędzia do śledzenia czasu.

Najpierw zidentyfikuj swoje potrzeby – czy potrzebujesz zwykłego narzędzia do śledzenia czasu, czy też narzędzia, które będzie miało dodatkowe funkcje zarządzania pracą?

W rzeczywistości większość trackerów czasu ma wiele funkcji pobocznych. Na przykład WebWork Time Tracker działa nie tylko jako narzędzie do śledzenia czasu, ale także jako narzędzie do monitorowania wydajności, zarządzania zadaniami i komunikacji.

Pamiętaj, aby zachować rozwagę na pierwszym etapie korzystania z trackera czasu, ponieważ Twój zespół najpierw przejdzie przez etap adaptacji. Następnie stopniowo wszyscy przyzwyczaicie się do trackera i jego działania.

Podsumowując

Śledzenie czasu może pomóc Twojemu zespołowi lepiej zarządzać czasem, zwiększyć produktywność i rozsądnie kontrolować ogólny czas firmy.

W rezultacie, gdy otrzymasz szczegółowe raporty i zobaczysz wyniki wydajności swojego zespołu, będziesz mógł ocenić efektywność, jaką śledzenie czasu wnosi do Twojej firmy. W każdym razie da ci to namacalny obraz szybkości i produktywności przepływu pracy, dzięki czemu możesz wprowadzać zmiany w razie potrzeby.