Co to jest stowarzyszenie właścicieli domów? Najważniejsze wskazówki dotyczące obsługi HOA

Jeśli jesteś na rynku, aby kupić dom lub mieszkanie, prawdopodobnie napotkasz HOA (lub kilka).

Stowarzyszenie właścicieli domów (HOA) może decydować o tym, czy dostaniesz swój wymarzony dom, dlatego ważne jest, aby wiedzieć, czym one są i jak działają.

A jeśli jesteś właścicielem nieruchomości lub prezesem HOA, potrzebujesz narzędzi, które pomogą Ci utrzymać porządek i płynność HOA. Dzięki różnorodnym dostępnym na rynku oprogramowaniu do zarządzania stowarzyszeniami społeczności możesz znaleźć rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie HOA.

HOA odbywają również regularne lub okazjonalne spotkania, aby zaplanować, w jaki sposób wydawane są zebrane pieniądze, ustalić, czy potrzebne są ulepszenia, lub zorganizować imprezy społecznościowe, takie jak imprezy blokowe lub spotkania świąteczne.

Jak działa stowarzyszenie właścicieli domów

Potencjalni właściciele domów często muszą zostać zatwierdzeni przez HOA, zanim będą mogli kupić dom w społeczności, a kryteria różnią się w zależności od stowarzyszenia. Niektóre HOA mogą również wymagać, aby domy lub podwórka utrzymywały określoną estetykę lub standard utrzymania.

Niektóre mogą ograniczać rozmiar, liczbę i rasę zwierząt domowych w społeczności. Kary za nieprzestrzeganie CC&Rs (przymierzy, warunków i ograniczeń) są różne, ale zazwyczaj obejmują grzywny. Niektóre HOA mogą nawet pozwać cię lub przejąć twój dom, jeśli nie zapłaciłeś składek HOA lub grzywien w określonym czasie.

Kto prowadzi HOA?

Wiele HOA jest kierowanych przez prezydenta, który często jest wybierany spośród członków HOA na określoną kadencję. Prezydent HOA będzie planował i prowadził spotkania, kontaktował się z pracownikami konserwacyjnymi lub budowlanymi, a nawet może działać jako rozstrzygający w przypadku niektórych głosów. Niektóre HOA są prowadzone przez firmę zarządzającą nieruchomościami, co zmniejsza ryzyko powstania osobistych uraz, jeśli wybory nie idą w określony sposób.

Jakie są opłaty HOA?

Opłaty HOA różnią się w zależności od wartości nieruchomości i dostępnych udogodnień, ale często wynoszą kilkaset dolarów miesięcznie. Niektóre stowarzyszenia mogą mieć fundusz rezerwowy na ogólne utrzymanie i pulę na większe lub nadzwyczajne wydatki. Jeśli HOA zdecyduje, że chciałby dodać udogodnienie, takie jak pula społecznościowa, fundusze te mogą zostać pobrane z puli pieniędzy przeznaczonej na takie projekty lub HOA może głosować nad sposobem pozyskania tych funduszy (być może dodatkowa opłata każdego miesiąca specjalnie na budowę puli) lub przydzielone.

Opłaty za mieszkanie zwykle idą na utrzymanie części wspólnych, takich jak siłownia, basen lub sala imprezowa. Opłaty te mogą być również przeznaczone na ogólne utrzymanie korytarzy, wind, schodów i holu. W przypadku osiedli mieszkaniowych z domami na oddzielnych działkach opłaty te mogą być przeznaczone na zagospodarowanie terenów zielonych poza poszczególnymi nieruchomościami, utrzymanie wspólnego basenu lub sali rekreacyjnej lub utrzymanie ulic i chodników, takie jak orka zimowa.

Wskazówki dotyczące obsługi HOA

Jeśli jesteś najemcą i chcesz dowiedzieć się więcej o tym, czym jest stowarzyszenie właścicieli domów, być może zastanawiasz się, co musisz wiedzieć, gdy zadomowisz się w nowej społeczności. Oto kilka najważniejszych wskazówek, dzięki którym Twoja podróż HOA przebiegnie tak płynnie, jak to tylko możliwe.

• Upewnij się, że znasz zasady. Zanim zakochasz się w jakimś miejscu, upewnij się, że zgadzasz się na zasady określone przez HOA. Zasady te mogą obejmować kolory farb, których można użyć, sposób kształtowania krajobrazu, głośność muzyki itp. Zapoznaj się z tymi zasadami i dobrze je poznaj.
• Zaproponuj udział w imprezach społecznościowych. Czasami HOA otwierają możliwość dołączenia do swojej grupy wolontariuszy. Jeśli chcesz bardziej zaangażować się w swoją społeczność, zarejestruj się! Bycie głosem w społeczności pozwala na bardziej oficjalne reprezentowanie właścicieli domów.
• Utrzymuj przepływ komunikacji. Największym błędem, jaki możesz popełnić, jest upuszczenie piłki, jeśli chodzi o silną komunikację z HOA. Obejmuje to omawianie wszelkich dużych zmian, które chcesz wprowadzić, śledzenie na bieżąco nowych zasad lub przepisów i nie tylko. Ponadto równie ważne jest nadanie priorytetu komunikacji w ramach społeczności. Kiedy ty i twoi sąsiedzi jesteście po tej samej stronie, omawianie problemów lub działań z HOA jest o wiele mniej zastraszające.
• Zapłać na czas, za każdym razem. Ostatecznie, jeśli chodzi o życie gdzieś z HOA, jest to naprawdę relacja biznesowa. Upewnij się, że trzymasz się punktów uzgodnionych w umowie i terminowo opłacasz składki HOA.
• Dowiedz się, co Twój HOA może, a czego nie. Umowa zawsze działa w obie strony. Po zapoznaniu się z zasadami dla siebie jako najemcy, poświęć trochę czasu na zapoznanie się z uprawnieniami, jakie naprawdę ma Twoja HOA.
• Wykorzystaj technologię. Rozważ skorzystanie z automatyzacji, aby dokonać tych płatności. Jeszcze lepiej, skontaktuj się z HOA, aby sprawdzić, czy byłby chętny do skonfigurowania oprogramowania do zarządzania stowarzyszeniami społeczności, aby proces mógł być bardziej wydajny dla wszystkich zaangażowanych.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania stowarzyszeniami społeczności

Niezależnie od tego, kto prowadzi HOA, potrzebują sposobu na zachowanie porządku i nadchodzące problemy. Oprogramowanie do zarządzania stowarzyszeniami społecznościowymi zostało specjalnie zaprojektowane do tego celu.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania stowarzyszeniami społeczności HOA mogą planować spotkania zarządu, rejestrować protokoły z posiedzeń i wyniki głosowania, zarządzać bazą danych mieszkańców i zapewniać mieszkańcom portal do uiszczania opłat i interakcji między sobą.

Aby zostać zaliczonym do tej kategorii, oprogramowanie musi:

• Oferuj narzędzia dla stowarzyszeń, mieszkań lub spółdzielni
• Dołącz konfigurowalną rezydentną bazę danych
• Zezwalaj na planowanie spotkań stowarzyszeń społeczności
• Zapewnij portale komunikacyjne dla mieszkańców i zarządców nieruchomości

*Poniżej znajduje się 5 najlepszych rozwiązań w zakresie oprogramowania do zarządzania stowarzyszeniami społeczności z zimowego raportu G2 2023 Grid. Niektóre recenzje mogą być edytowane dla jasności.

1. Menedżer właściwości AppFolio

AppFolio Property Manager to kompletne, kompleksowe rozwiązanie do zarządzania nieruchomościami zarówno dla społeczności wielorodzinnych, jak i jednorodzinnych. Chociaż zarządzanie powiązaniami społecznościowymi nie jest podstawową funkcją tego narzędzia, zawiera ono funkcje zarządzania powiązaniami społecznościowymi oprócz wielu innych narzędzi do zarządzania nieruchomościami.

Co użytkownicy lubią najbardziej:

“ Używam AppFolio od sześciu lat i uważam, że platforma jest przyjazna dla użytkownika. Moje ulubione funkcje to aplikacje online, szablony najmu i ogłoszenia o pracę. Co miesiąc korzystam też z wielu raportów, zwłaszcza raportu o zaległościach. Wysyłanie SMS-ów do poszczególnych najemców, jednostek i nieruchomości jest bardzo wygodne”.

— Recenzja AppFolio Property Manager, Kathy L.

Czego użytkownicy nie lubią:

“ Koszt jest trochę wysoki, ale taki jest koszt prowadzenia działalności za to, co oferują. Chciałbym zobaczyć trochę więcej otwartości, jeśli chodzi o integrację z innym oprogramowaniem bez pobierania opłaty. ”

— Recenzja AppFolio Property Manager, Robert D.

2. BLATY [JEDEN]

TOPS[ONE] jest przeznaczony zarówno dla zewnętrznych firm zarządzających, jak i samodzielnych HOA. TOPS[ONE] może obsługiwać zarządzanie nieruchomościami, księgowość, a nawet automatyzować niektóre zadania. Każdy może uzyskać do niego dostęp z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym i przeglądarką, ponieważ jest to narzędzie oparte na chmurze.

Co użytkownicy lubią najbardziej:

„ Wsparcie i pracownicy TOPS faktycznie biorą pomysły z naszej firmy i wdrażają je w oprogramowaniu TOPS. Stało się naszym punktem kompleksowej obsługi dla całej naszej pracy! Udało mi się usprawnić prawie wszystkie elementy pracy. Zaawansowany portal wzmocnił możliwości naszych właścicieli domów i zmniejszył ogólne obciążenie administracyjne. Możliwość szybkiej nawigacji, tworzenia niestandardowych raportów, uruchamiania tych raportów i przedstawiania ich zarządowi w odpowiednim czasie była dla nas nieoceniona! ”

- Recenzja TOPS[ONE], John C.

Czego użytkownicy nie lubią:

“ Jednym z obszarów wymagających poprawy byłaby strona użytkownika. Mam kilka osób, które są właścicielami wielu jednostek i chcą mieć dostęp do każdej z nich. Powiedziano mi, że muszą mieć inny adres e-mail dla każdej nieruchomości, aby się zarejestrować. Dla ludzi, którzy inwestują we wspólnoty mieszkaniowe, jest to zaporowe. Poleciłbym uczynić ten aspekt bardziej przyjaznym dla użytkownika. ”

- TOPS[ONE] Recenzja, Katie W.

3. Yardi Breeze

Yardi Breeze to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania nieruchomościami. Dzięki funkcjom HOA użytkownicy mogą zarządzać wszystkimi swoimi nieruchomościami z jednego urządzenia, komunikować się z najemcami i śledzić księgi w bezpiecznym środowisku.

Co użytkownicy lubią najbardziej:

“ Yardi Breeze to pestka w użyciu! Jest bardzo przyjazny dla użytkownika, a możliwość czatu na żywo z personelem pomocniczym jest fantastyczna. Są łatwo dostępni, aby pomóc i odpowiedzieć na wszelkie pytania. Ponadto Breeze oferuje kursy szkoleniowe na żywo dotyczące aktualizacji, a jeśli potrzebujesz odświeżenia różnych umiejętności zadaniowych, Breeze oferuje. ”

— Recenzja Yardi Breeze, Danielle D.

Czego użytkownicy nie lubią:

“ Myślę, że powinien istnieć bardziej przyjazny dla użytkownika sposób rejestrowania strony najemcy do płatności poprzez nazwę i wybór nieruchomości. Sugerowałbym, aby proces ponownego wysyłania linku do najemców dotyczył tylko jednej osoby. Nie wszyscy najemcy na wybór nieruchomości. Lub po ich zarejestrowaniu weryfikacja była trudna dla mniej doświadczonych dzierżawców urządzeń mobilnych. ”

- Recenzja Yardi Breeze, Lisa H.

4. Build

Buildium to rozwiązanie do zarządzania nieruchomościami, które stawia na automatyzację i nagradzane wsparcie. Dzięki Buildium właściciele nieruchomości mogą utrzymywać płynną komunikację z mieszkańcami, śledzić zamówienia konserwacyjne, ogłaszać wolne nieruchomości, dostosowywać aplikacje najmu i zarządzać procesami księgowymi.

Co użytkownicy lubią najbardziej:

„ Cóż, przede wszystkim doceniam wygląd Buildium. Interfejs nie jest zbyt głośny dla oczu. Możesz łatwo nawigować lub przejść do strony, na której chcesz szukać, bez trudności ze znalezieniem jej. Wszystkie informacje o naszych najemcach znajdują się w jednej bazie danych. Wysyłają również przypomnienia do naszych najemców, gdy zbliża się termin płatności czynszu. Między innymi lubię Buildium, ale najbardziej podoba mi się to, jak szybko ich obsługa klienta odpowiada na moje zapytania, nawet gdy kontaktuję się z nimi przez e-mail. ”

- Buildium Review, irlandzki C.

Czego użytkownicy nie lubią:

„ Moją najmniej ulubioną rzeczą w Buildium jest brak możliwości dostosowywania. W aplikacji nie ma brandingu ani szczegółów, portale internetowe są nijakie, szablony wiadomości są bardzo krótkie itp. Chciałbym móc dostosować witrynę Buildium bardziej niż tylko pulpit nawigacyjny. W przypadku większej, ugruntowanej firmy może to nie być idealne oprogramowanie. ”

— Recenzja Buildium, MacKenzie C.

5. Kontrola mieszkania

Zautomatyzuj każdy proces zarządzania projektem za pomocą Condo Control . Condo Control oferuje narzędzia do elektronicznego udostępniania dokumentów, tworzenia formularzy cyfrowych, zarządzania bezpieczeństwem i poprawy komunikacji z mieszkańcami za pomocą aplikacji mobilnej.

Co użytkownicy lubią najbardziej:

“ Condo Control to bardzo przyjazne dla użytkownika i korzystne narzędzie zarówno dla zarządców społeczności, jak i właścicieli domów. Pozwala właścicielom domów komunikować się z nami i ułatwia nam pracę. Możesz także spersonalizować go, aby przynosił korzyści Twojej społeczności. Ogólnie jest to niesamowite narzędzie. To idealna strona internetowa dla menedżera społeczności! Gorąco polecam Condo Control każdemu menedżerowi społeczności, który chce mieć przyjazną, spójną i skuteczną stronę internetową. ”

— Przegląd kontroli mieszkań, Courtney H.

Czego użytkownicy nie lubią:

“ Nie podoba mi się, że nie możesz podać 2 adresów e-mail w różnych lokalach, ponieważ niektórzy właściciele wynajmują wiele lokali i jest to jeden ze sposobów skontaktowania się z nimi. ”

— Przegląd kontroli mieszkań, Jessica O.

Kolejne kroki z posiadaniem nieruchomości

HOA mogą być integralną częścią zakupu i posiadania domu. Dlatego umiejętność efektywnego prowadzenia jednego jest niezwykle pomocna. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania stowarzyszeniami społeczności możesz łatwo uruchamiać i wchodzić w interakcje z HOA.

Chcesz wrócić do podstaw? Dowiedz się więcej o tym, czym naprawdę jest zarządzanie nieruchomościami i dlaczego jest ważne.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2019 roku. Treść została zaktualizowana o nowe informacje.