Przewodnik po prowadzeniu spotkania inauguracyjnego projektu

Pomyśl o swoim ostatnim pierwszym dniu pracy. Prawdopodobnie spędziłeś noc przed rozłożeniem ubrań, prosząc przyjaciela lub dwóch o radę i zastanawiając się, w jaki sposób możesz się wyróżnić na tym nowym stanowisku. Potem pojawiłeś się następnego dnia tak przygotowany, jak tylko potrafiłeś i gotowy, by zrobić dobre pierwsze wrażenie na swoich szefach i współpracownikach, co w gruncie rzeczy będzie podstawą twojego czasu na tym stanowisku.

To jest dokładnie ten sposób myślenia, który powinieneś przyjąć, gdy wybierasz się na spotkanie inauguracyjne projektu z zupełnie nowym klientem. Ten klient zgodził się na pewnego rodzaju współpracę z Twoją agencją, a teraz nadszedł czas, abyś upewnił się, że jego decyzja została podjęta dobrze. Porozmawiajmy o podstawach prowadzenia udanego spotkania inauguracyjnego projektu, od przygotowań, przez ustalenie oczekiwań, po kontynuację.

Co to jest spotkanie inauguracyjne projektu?

Spotkanie inaugurujące projekt to pierwsza prawdziwa interakcja kierownika projektu i odpowiedniego zespołu z klientem po zakończeniu procesu sprzedaży. To spotkanie to czas na bardziej szczegółowe omówienie z klientem, jakie są jego priorytety, cele i zadania dla projektu. Lubię organizować to spotkanie jako nieco ustrukturyzowany dialog między klientem a naszym zespołem, aby upewnić się, że ustaliliśmy oczekiwania dotyczące terminów i wykonania, a także poświęcić trochę czasu na poznanie klienta zarówno na poziomie zawodowym, jak i osobistym.

Aby odbyć te ważne rozmowy z jakimkolwiek klientem, musisz najpierw upewnić się, że Ty i Twój zespół jesteście przygotowani. Poniżej omówimy kroki, jakie należy podjąć, przygotowując się do spotkania inaugurującego projekt.

1. Przygotowanie do spotkania inauguracyjnego projektu

Przeprowadź wewnętrzne spotkanie inauguracyjne projektu

Pierwszym (i być może najważniejszym) krokiem w przygotowaniu spotkania inaugurującego projekt jest zorganizowanie spotkań wewnętrznych w celu zebrania jak największej ilości informacji o kliencie przed faktycznym spotkaniem inauguracyjnym projektu. W Go Fish Digital kierownik projektu zorganizuje na początek kilka różnych spotkań wewnętrznych, w zależności od zakresu pracy klienta.

Pierwsze wewnętrzne spotkanie odbywa się zawsze pomiędzy kierownikiem projektu a osobą, która przeszła przez proces sprzedaży z klientem. To spotkanie zapewnia, że ​​kierownik projektu jest na bieżąco z wszelkimi podstawowymi informacjami, które mógł zebrać członek zespołu sprzedaży, a także z wszelkimi celami lub zadaniami, które klient już udostępnił. Jest to również czas na rozpoczęcie dyskusji, którzy członkowie zespołu najlepiej nadawaliby się do pracy nad projektem klienta.

Następne zaplanowane przez nas spotkanie nazywamy spotkaniem odkrywczym. Podczas tego spotkania zdecydowani stratedzy i analitycy z każdego wertykału w zakresie pracy klienta spotkają się, aby zebrać trochę badań. Na przykład, jeśli klient ma SEO w ramach swojego zakresu projektu, możemy przyjrzeć się takim rzeczom, jak widoczność, linki zwrotne i szybkość witryny. Możemy również przeprowadzić krótkie indeksowanie witryny, aby upewnić się, że nie ma żadnych sygnałów ostrzegawczych. Tym razem pomaga zespołowi zacząć rozumieć witrynę klienta i wywoływać wszystko, co możemy chcieć porozmawiać z klientem podczas rozmowy inauguracyjnej projektu.

Ostateczne spotkanie wewnętrzne zostanie zorganizowane dzień przed inauguracją projektu ze wszystkimi członkami zespołu z każdej branży w ramach określonego zakresu pracy klienta. To spotkanie ma na celu upewnienie się, że wszyscy czują się komfortowo ze swoimi punktami do omówienia przedstawionymi w prezentacji inauguracyjnej projektu i agendzie (które omówimy poniżej) i że nikt nie ma żadnych nieustannych pytań ani obaw.

Utwórz prezentację i program spotkania inauguracyjnego projektu

Tworzenie prezentacji i programu spotkania rozpoczynającego projekt to coś, nad czym kierownik projektu będzie pracował w tygodniu poprzedzającym rozmowę. Agenda pomaga zespołom wewnętrznym czuć się przygotowanym i dokładnie wiedzieć, o czym będą rozmawiać, a prezentacja pomaga klientowi śledzić i wizualizować niektóre z oczekiwań, które zostaną ustalone podczas spotkania.

Ważne jest, aby upewnić się, że Twoja agencja ma szablony zarówno agendy, jak i prezentacji, aby zapewnić spójność i skuteczność w realizacji tych spotkań.

2. Przeprowadzenie spotkania inauguracyjnego projektu

Przedstaw zespół

Pierwszą częścią każdego spotkania inaugurującego projekt powinno być przedstawienie zespołu. Nie wszyscy w zespole będą kontaktować się z klientem, dlatego warto umieszczać twarze w nazwach, z którymi klient może wchodzić w interakcje za pośrednictwem narzędzia do zarządzania projektami lub cyfrowego kanału komunikacji w trakcie projektu. Zawsze zachęcam nasz zespół do dołączania do tych spotkań z włączonymi kamerami, nawet jeśli klient ma wyłączoną kamerę, aby pomóc klientowi lepiej poznać nasz zespół.

Zadawaj pytania w tle

Kolejnym krokiem w udanym spotkaniu inauguracyjnym projektu jest umożliwienie klientowi przedstawienia siebie i swojego zespołu. Jest to również dobry moment, aby zadać wszelkie pytania, które możesz mieć na podstawie tego, czego dowiedziałeś się z przekazania sprzedaży lub z badań przeprowadzonych przed spotkaniem.

Moim zdaniem to najważniejsza część inauguracji. To stworzy podstawy dla relacji z klientem na nadchodzące miesiące lub lata. Przed rozpoczęciem rozmowy inauguracyjnej należy poświęcić czas na przeglądanie strony internetowej klienta, przeczesywanie notatek z rozmowy o przekazaniu sprzedaży i przeprowadzanie dodatkowych badań dotyczących klienta, aby sporządzić listę pytań, które należy zadać klientowi podczas rozmowy. Pragnę również poprosić klienta o udostępnienie wszystkich jego usług Google, które będą pomocne w jego zakresie. Poniżej zamieściłem listę kilku pytań, które zwykle zadaję podczas rozmowy inauguracyjnej projektu.

• Jakie masz cele dla naszej wspólnej pracy nad tym projektem?
• Jakie są Twoje priorytetowe słowa kluczowe?
• Kim są twoi główni konkurenci?
• Kto jest Twoim głównym odbiorcą?
• Jakie są Twoje główne produkty/usługi?
• Czy możesz nam opowiedzieć o swojej marce?
• Czy miałeś w przeszłości jakieś problemy lub problemy z obecnością marketingu cyfrowego, o których powinniśmy wiedzieć?
• Z jakiego systemu CMS korzystasz? Czy możesz dać naszemu zespołowi dostęp do swojego systemu CMS?
• Jaki jest najlepszy sposób komunikowania się ze swoim zespołem? (Korzystamy z narzędzia do zarządzania projektami o nazwie ClickUp , aby komunikować się z naszymi klientami, ale zawsze upewniam się, że to działa i/lub jeśli chcieliby również komunikować się za pośrednictwem innego kanału, takiego jak e-mail lub Slack.)

Chcesz również mieć czas, aby klient mógł zadać wszelkie pytania, które przygotował lub które mogą pojawić się podczas prezentacji prezentacji inauguracyjnej projektu. Niektóre z pytań, które zadają, mogą wymagać dalszych badań lub odpowiedzi na dalsze pytania, ale zawsze warto pomóc klientowi poczuć się wysłuchanym podczas tej pierwszej rozmowy.

Ustal oczekiwania i kolejne kroki

Po zdobyciu wystarczającego doświadczenia z klientem, aby rozpocząć tworzenie strategii, poproś każdego stratega pionowego w zakresie pracy klienta, aby nakreślił jasny obraz tego, czego klient powinien oczekiwać w nadchodzących tygodniach. Uważamy, że korzystanie z wizualnych osi czasu jest bardzo pomocne. Na przykład w przypadku cyfrowych kampanii PR pierwsze tygodnie są przeznaczone na badanie, gromadzenie danych i tworzenie zasobów. Następnie możemy rozpocząć prezentację tej kampanii dziennikarzom, aby miejmy nadzieję, że otrzymają linki zwrotne. Jest to ważne, aby klient wiedział podczas spotkania inaugurującego projekt, aby wiedział, kiedy oczekiwać aktualizacji i wyników.

3. Kontynuacja i kolejne kroki

Po zakończeniu spotkania inaugurującego projekt rozpoczyna się prawdziwa praca. Wykonałeś już świetną robotę przygotowując, badając i ustalając oczekiwania. Ale najważniejsze jest teraz upewnienie się, że postępujesz zgodnie z tym, o czym rozmawialiśmy podczas tej rozmowy. Należy pilnie przejrzeć notatki, które zapisałeś w programie spotkania inauguracyjnego projektu i śledzić z klientem wszystko, o co pytał. Porozmawiaj także z klientem o rytmie jego kolejnych wezwań dotyczących statusu i nad zadaniami, nad którymi będziesz pracować, aby mieć jasny plan działania na nadchodzące tygodnie.

Wniosek

Spotkania inaugurujące projekt mają kluczowe znaczenie dla stworzenia doskonałej podstawy długotrwałej relacji z klientem. Nie oczekuj, że każde spotkanie będzie przebiegać idealnie, ale jeśli będziesz postępować zgodnie z powyższymi wskazówkami dotyczącymi kroków, będziesz mógł zrobić pierwszy krok we wspieraniu swojego zespołu w prowadzeniu sprawnego i efektywnego spotkania inauguracyjnego projektu.