6 kroków, aby uzyskać odpowiedni marketing e-mailowy podczas wydarzeń

Stworzenie skutecznej strategii event marketingowej to jeden z najważniejszych kroków do sukcesu biznesowego. Ale to także nie lada wyzwanie dla marketerów i właścicieli firm. Czemu? Ponieważ należy wziąć pod uwagę różne czynniki — zasoby, cele, prezenterów, treść i inne.

Większość z tych czynników leży w twojej strefie wpływów. Ale co z tym, który najbardziej Cię interesuje? Dobrze zgadłeś, to zwiększa frekwencję na wydarzeniach. Na szczęście marketing e-mailowy dotyczący wydarzeń pomaga zamienić taki frustrujący proces w spacer po parku. Ale zanim przejdziemy do tego, jak udoskonalić marketing e-mailowy związany z wydarzeniem, wyjaśnijmy, o co w nim chodzi i dlaczego warto w niego zainwestować.

Co to jest eventowy marketing e-mailowy i dlaczego go potrzebujesz?

Żyjemy w epoce, w której trendy w marketingu cyfrowym przychodzą i odchodzą, ale jest jeden kanał, który nigdy nie wychodzi z mody, jeśli chodzi o promocję wydarzeń – lub właściwie każdego innego rodzaju promocji – i jest nim e-mail. Marketing e-mailowy dotyczący wydarzeń sprowadza się do wysyłania wysokiej jakości treści e-mail do odbiorców w celu budowania szumu i zwiększania liczby rejestracji na wydarzenia. E-maile pozwalają planistom wydarzeń wzbudzić zainteresowanie potencjalnych klientów ich wydarzeniami, dać im motywację do rejestracji i zaangażować ich nawet po zakończeniu wydarzenia.

Marketing e-mailowy dotyczący wydarzeń to znacznie więcej niż wysłanie kilku e-maili w celu ogłoszenia wydarzenia. To świetna okazja, aby zaprezentować swój wyjątkowy atut, nie będąc zbyt natarczywym. Wysyłanie e-maili marketingowych do potencjalnych klientów pomaga budować z nimi silne relacje, angażując ich od pierwszego dnia i zmieniając ich w wiernych fanów nadchodzących wydarzeń.

Zaufanie do mocy e-maili przybliża Cię o krok do sprawienia, by właściwe osoby zauważyły ​​i zapamiętały Twoją firmę. A jeśli uważasz, że zajmuje to zbyt dużo czasu i wysiłku, nie martw się; nie o to chodzi. Inwestycja w oprogramowanie do e-mail marketingu, takie jak Sendinblue lub solidna alternatywa Sendinblue zdejmuje ciężar z barków, oferując nieograniczone możliwości promowania wydarzenia.

(Źródło)

Przyjrzyjmy się niektórym z tych opcji:

• Skonfiguruj sekwencje wiadomości e-mail o wysokiej konwersji, aby wzbudzić zainteresowanie rejestrujących od dnia rejestracji do zakończenia wydarzenia.
• Personalizowanie zaproszeń na wydarzenia, przypomnień lub działań następczych w celu tworzenia treści dostosowanych do potrzeb i oczekiwań odbiorców.
• Zbieranie opinii uczestników w celu monitorowania wyników wydarzenia i zbierania cennych informacji na temat tego, co należy poprawić w przyszłych działaniach związanych z wydarzeniem.
• Testy A/B wiadomości e-mail, aby sprawdzić, co najlepiej współgra z docelowymi odbiorcami i poprawić ich skuteczność w oparciu o wyniki.
• Zachęcanie uczestników do udostępniania szczegółów wydarzenia swoim kontaktom, uzyskiwanie dostępu do większej liczby punktów kontaktowych i budowanie świadomości marki.

Przy wszystkich opcjach dostępnych w ramach solidnej usługi marketingu e-mailowego marnotrawstwem jest ograniczanie się do jednego lub dwóch e-maili w celu promocji wydarzenia. Dlatego pamiętaj, aby rozpocząć wcześnie i nawiązać kontakt z publicznością przez cały cykl życia wydarzenia. Ale więcej na ten temat już wkrótce.

6 kroków do sukcesu w marketingu e-mailowym wydarzeń

Teraz, gdy omówiliśmy, dlaczego marketing e-mailowy związany z wydarzeniami powinien być Twoim najbardziej zaufanym sprzymierzeńcem w reklamowaniu wydarzenia, nadszedł czas, aby przedstawić Ci szczegółowy przewodnik na temat budowania skutecznej kampanii e-mailowej związanej z wydarzeniem.

1. Złóż ogłoszenie

Po zorganizowaniu wspaniałego wydarzenia nadszedł czas, aby powiadomić o tym ludzi. Pamiętaj, że pierwsze wrażenie zawsze ma znaczenie i właśnie o to chodzi w tym e-mailu. Wiadomość e-mail z ogłoszeniem o wydarzeniu powinna zawierać następujące informacje:

• Nazwa wydarzenia, data i miejsce
• Łącze do strony rejestracji lub innych opcji rejestracji
• Skład imprezy

Oprócz tych elementów możesz dodać dowolne informacje, które uznasz za niezbędne zgodnie z Twoimi celami. Jednak nie poddawaj się zbytnio w tym e-mailu, ponieważ jego głównym celem jest wzbudzenie ciekawości czytelników. I nawet jeśli nie masz wszystkiego na swoim miejscu przed wysłaniem wiadomości e-mail z informacją o dacie, nie pozwól, aby Cię to powstrzymało. Zawsze możesz wysłać podstawowe informacje i zachować tajemnicę, informując subskrybentów o najbardziej ekscytujących informacjach, które pozostają do ujawnienia.

Jeśli chodzi o czas wysłania tego e-maila, zależy to również od rodzaju wydarzenia, które organizujesz. Jeśli jest to popularny festiwal filmowy przyciągający ludzi z całego świata, możesz rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail z inauguracją wydarzenia z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, aby umożliwić ludziom rezerwację lotów, hoteli i tym podobnych. Ale jeśli organizujesz seminarium internetowe na temat tworzenia wirtualnego numeru telefonu dla profesjonalistów, około miesiąca będzie wystarczającym czasem na zarejestrowanie się przez zainteresowanych.

2. Drażnij szczegóły

Marketerzy wykorzystują ten typ wiadomości e-mail – lub sekwencję wiadomości e-mail – – do rozłożenia kluczowych szczegółów dotyczących wydarzeń i utrzymywania odbiorców w pętli. Być może wysłałeś wiadomość e-mail z ogłoszeniem o wydarzeniu i masz wszystkie istotne informacje na stronie docelowej wydarzenia. Mimo to równie ważne jest wysyłanie e-maili ze zwiastunami ze szczegółami do faktycznej daty. To czas na przekazanie dodatkowych informacji, takich jak szczegółowy program, wywiady z gospodarzami, ogłoszenia o nagrodach specjalnych i nie tylko.

Niezależnie od tego, czy potencjalni potencjalni klienci już zarejestrowali się na Twoje wydarzenie, czy nie, nie powinieneś zaniedbywać wysyłania e-maili z zapowiedziami. Po prostu upewnij się, że segmentujesz odbiorców i udostępniasz informacje, które odpowiadają statusowi każdego segmentu. Osoby, które zapisały się na Twoje wydarzenie, będą potrzebowały szczegółowych informacji, takich jak szczegółowy skład prezenterów lub zabawne fakty o głównych mówcach, podczas gdy ci, którzy wciąż są w fazie rozważania, będą chcieli poznać podstawowe informacje, takie jak informacje rejestracyjne.

Dobrym pomysłem jest też wykorzystanie krótkich zwiastunów zawierających ciepłe przesłania od organizatorów wydarzenia lub materiałów zza kulis. Możesz nawet wykorzystać filmy z referencjami od poprzednich uczestników jako element społecznego dowodu słuszności, aby zachęcić obecnych czytelników do odniesienia kolejnego sukcesu.

Oprócz prezentowania wartości wydarzenia, tego rodzaju treści wideo dodają ludzkiego charakteru do promocji e-mailowych, sprawiając, że potencjalni klienci odnoszą się do Twojej marki i ludzi, którzy za nią stoją. Jeszcze skuteczniejsze jest umieszczanie zwiastunów wideo w wiadomościach e-mail dotyczących wydarzeń, ponieważ czytelnicy chętniej udostępniają treści wizualne w swojej sieci, co z kolei zwiększy widoczność wydarzenia.

3. Wyślij przypomnienia

Wysyłanie e-maili z przypomnieniem to niezawodny sposób na wzbudzenie emocji związanych z wydarzeniem. W miarę zbliżania się krytycznego dnia musisz przyciągnąć jak najwięcej rejestrujących się osób. Możliwe, że Twoi rejestrujący są zapracowanymi osobami, które mogą być rozproszone przez inne priorytety wymagające ich uwagi. Możesz więc również użyć wiadomości e-mail z przypomnieniem dla osób, które już się zarejestrowały, aby przywrócić je do grupy i zachęcić do dodania daty do swoich kalendarzy.

Aby jak najlepiej wykorzystać e-maile z przypomnieniem o wydarzeniu, włącz elementy, które przywołują pilną potrzebę i proste wezwania do działania, które kierują subskrybentów do zakupu biletów lub rejestracji. Podekscytuj swoich czytelników za pomocą atrakcyjnych elementów wizualnych, takich jak spersonalizowane gify lub obrazy, ekskluzywne materiały, biografie prezentera lub dowolny inny element, który Twoim zdaniem będzie dla nich wartościowy. Jeszcze raz pamiętaj, aby umieścić wszystkie szczegóły wydarzenia i podkreślić potencjalne zmiany, aby wiedzieli, czego się spodziewać lub co powinni ze sobą zabrać.

Aby przypomnienia działały lepiej i zwiększały frekwencję, należy wysłać e-maila na kilka dni przed datą wydarzenia, a następnie jednego w dniu wydarzenia. Wśród planistów wydarzeń online często wysyła się e-mail z ostatnim przypomnieniem na kilka godzin przed wydarzeniem, aby uniknąć rezygnacji w ostatniej chwili.

4. Pozwól im pytać i udzielać odpowiedzi

Wysyłając pierwsze e-maile dotyczące wydarzenia, prawdopodobnie nie znasz z góry wszystkich potencjalnych pytań, jakie mogą mieć Twoi uczestnicy. Aby pomóc Ci dokładnie uchwycić pytania dotyczące wydarzenia i odpowiedzieć na nie, te e-maile powinny zawierać formularz kontaktowy, w którym można zadać pytania dotyczące wydarzenia. Możesz również udostępnić link do formularza kontaktowego na swoich kontach w mediach społecznościowych, aby zachęcić ich do zadawania pytań. Zwracaj uwagę na ich zapytania, aby wiedzieć, na czym skupić się w śledzeniu komunikacji i usunąć potencjalne wahania.

Teraz, gdy masz pytania, udziel im odpowiedzi, na które zasługują. Zbierz najczęściej zadawane pytania i wyświetl je w wiadomości e-mail na kilka dni przed wydarzeniem. Możesz także podzielić się zabawnymi faktami na temat głośników lub procesu planowania.

Ten rodzaj treści e-mail nie tylko zapewni im wszystko, co powinni wiedzieć, ale także stworzy poczucie wspólnoty. To doskonały sposób na wzbudzenie zainteresowania odbiorców i dostarczenie pomocnych materiałów, które pokażą Twoją wiedzę. Możesz jednak zachować to w konwersacyjnym tonie i unikać brzmienia zbyt formalnego.

5. Zaręczyny nigdy się nie kończą

Częstym błędem wśród marketerów i planistów wydarzeń jest to, że myślą, że ich praca jest zakończona, gdy wydarzenie się odbędzie. Ale prawda jest taka, że ​​jeśli zaniedbasz kontakt z uczestnikami po zakończeniu wydarzenia, po prostu stracisz dodatkowe możliwości dalszego zaangażowania ich, zebrania cennych spostrzeżeń i przekształcenia ich w powracających klientów na przyszłe wydarzenia.

(Źródło)

Utrzymywanie kontaktu z uczestnikami wydarzenia i opieka nad nimi nawet po zakończeniu wydarzenia pomaga Twojej marce pozostać w ich świadomości. Co więcej, takie inicjatywy skłaniają ich do zostania lojalnymi ambasadorami Twojej marki i dzielenia się swoim doświadczeniem ze swoimi obserwatorami w mediach społecznościowych. Masz nieskończone możliwości dzięki temu rodzajowi e-maili uzupełniających, z których niektóre to:

• Podziękuj im za dołączenie do wydarzenia, aby okazać wdzięczność za poświęcony czas.
• Poproszenie ich o wypełnienie ankiet w celu zebrania opinii na temat Twojego wydarzenia, a nawet pomysłów na nadchodzące.
• Zapewnienie im dostępu do statystyk wydarzeń i wszelkiego rodzaju aktualizacji po wydarzeniu.
• Udostępnianie przydatnych treści, takich jak nagrania, prezentacje w formie do pobrania, zdjęcia lub filmy z wydarzeń lub wszelkiego rodzaju podsumowania, które Twoim zdaniem mogą się przydać.
• Ogłoszenie zwycięzców na wypadek, gdybyś również zorganizował konkurs z nagrodami w swoim wydarzeniu.
• Oferując im opcje udostępniania, aby ich kontakty dowiedziały się wszystkiego o ich wrażeniach z wydarzenia.
• Dokuczanie Twojemu następnemu wydarzeniu i być może oferowanie biletów Early Birds.

6. Przygotuj się na następny

Udało Ci się zaplanować wydarzenie i pozyskać odpowiednie osoby do zarejestrowania się i uczestnictwa. Upewniłeś się również, że angażujesz ich za pomocą dobrze przemyślanych e-maili uzupełniających i zbierasz ich opinie na temat tego, co poszło dobrze, a gdzie można poprawić. Czy to wszystko? Absolutnie nie. Jeśli chodzi o przygotowania do następnego wydarzenia, nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć.

Osoby, które już uczestniczyły w Twoim wydarzeniu, to ciepłe leady, co czyni je świetnym punktem wyjścia do budowania rozpędu nadchodzącego wydarzenia. A jeśli jest tuż za rogiem, wysłanie zniżkowych biletów wczesnych ptaszków lub ekskluzywnych zapowiedzi to świetny sposób na rozgrzewkę.

Teraz jest również dobry czas, aby usiąść i przeanalizować opinie uczestników oraz dane dotyczące wydarzeń. Im więcej informacji zbierzesz od uczestników, tym lepiej zrozumiesz ich preferencje i będziesz mógł wziąć je pod uwagę w przyszłych wysiłkach. Sprawdzając, co sprawdziło się w przypadku docelowych odbiorców, a co nie, możesz podejmować lepsze decyzje dotyczące optymalizacji wyników wydarzenia.

(Źródło)

Ostatnie słowa

Udany marketing e-mailowy dotyczący wydarzeń zaczyna się od starannego planowania i głębokiego zrozumienia potrzeb, aspiracji i problemów docelowych odbiorców. Poświęć trochę czasu na rozważenie wszystkich istotnych aspektów strategii marketingu e-mailowego związanego z wydarzeniem, od najlepszego momentu na wysłanie e-maili do zaangażowanych w to osób. W ten sposób będziesz mógł zaoferować uczestnikom wyjątkowe wrażenia, których nigdy nie zapomną.

Uzbrojony w wskazówki przedstawione powyżej, jesteś o krok bliżej, aby to się stało. Postępując zgodnie z nimi, będziesz w stanie ułożyć skuteczny plan e-mail marketingu eventowego i czekać na wymierne efekty. I nigdy nie zapominaj o śledzeniu wyników wydarzenia, testowaniu różnych elementów, aby zobaczyć, co działa, i wdrażaniu niezbędnych zmian, aby osiągnąć perfekcję.