Europejskie usługi dostawy elektronicznej

Europa kontynuuje swój marsz w kierunkuintegracji cyfrowej , próbując pokonać bariery operacyjne, biurokratyczne i prawne, które wciąż istnieją między różnymi państwami.

Nie jest to prosty i natychmiastowy proces, ale jest już w toku.

A przede wszystkim jest to absolutnie konieczna, nieunikniona droga. Dziś, bardziej niż kiedykolwiek, biznes ma charakter transgraniczny, nawet jeśli chodzi o małe i średnie przedsiębiorstwa.

Na tym froncie decydującym punktem zwrotnym jest rozporządzenie europejskie 910/2014 znane jako eIDAS (elektroniczne uwierzytelnianie i podpis identyfikacyjny), które według Agencji ds. Cyfrowych Włoch „zapewnia wspólną podstawę regulacyjną dla bezpiecznych interakcji elektronicznych między obywatelami, przedsiębiorstw i administracji publicznejoraz zwiększa bezpieczeństwo i efektywność usług elektronicznych oraz transakcji e-biznesu i handlu elektronicznego w Unii Europejskiej.” (agid.gov.it)

Uwaga: eIDAS jest poddawany przeglądowi od czerwca 2021 r. Egzekwowanie tego, co jest obecnie znane jakoeIDAS 2.0 , powinno być bliskie.

Ten post poświęciliśmy temu, czego możecie się spodziewać.

W rozporządzeniu dużą część poświęcono usługom doręczania drogą elektroniczną.

Z czego się składa ?Jakierodzaje istnieją?Gdzie jest adopcja w kontekście europejskim? Jakiekorzyści dają usługi doręczeń drogą elektroniczną i jakie dają możliwościfirmom, które zdecydują się je wdrożyć?

Tym właśnie przyjrzymy się w kolejnych sekcjach tego wpisu, ze szczególnym uwzględnieniem ekosystemów hiszpańskiego i niemieckiego.

Europejskie usługi doręczania drogą elektroniczną: definicje i rodzaje

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS usługi doręczania drogą elektroniczną „ umożliwiają przesyłanie danych między podmiotami trzecimi drogą elektroniczną oraz dostarczają dowodów związanych z przetwarzaniem przesyłanych danych, w tym dowodów na wysłanie i otrzymanie danych, a także chronią przesyłane dane przed ryzyko utraty, kradzieży, uszkodzenia lub nieautoryzowanej modyfikacji .”

Po pierwsze, powinniśmy określić, że istnieją dwa rodzaje, z różnicami operacyjnymi i prawnymi, o których należy pamiętać:

1) ERDS : elektroniczne usługi rejestrowanego doręczenia.

2) QERDS : kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Ten ostatni, QERDS, ma wszystkie cechy ERDS, ale gwarantuje również pewne charakterystyczne wymagania, które mają pierwszorzędne znaczenie:

a) są świadczone przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania

b) gwarantują identyfikację nadawcy z zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa

c) gwarantują identyfikację odbiorcy przed przekazaniem danych

(d) wysyłanie i odbieranie danych jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w celu wykluczenia możliwości dokonania niewykrywalnych zmian w danych

(e) wszelkie zmiany danych, które są niezbędne do ich wysłania lub otrzymania, zostały wyraźnie wskazane nadawcy i odbiorcy danych

f) data i godzina wysłania i odebrania oraz wszelkie zmiany danych są oznaczone kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu

Dogłębne omówienie ERDS i QERDS oraz ich różnic można znaleźć w tym wpisie na blogu.

Kontekst europejski: gdzie jesteśmy?

Chociaż początkowe ramy dla usług e-doręczeń są spójne i dobrze ugruntowane (oczekujące aktualizacje rozporządzenia eIDAS), sytuacja w zakresie przyjęcia w różnych państwach członkowskich UE jest nadal bardzo zróżnicowana .Zwłaszcza jeśli chodzi o usługi kwalifikowane przez QERDS.

Spójrz na tę mapę z oficjalnymi danymi, aby mieć pomysł.

Na przykładwe Włoszechnadal nie ma dostawcy usług ERDS ani QERDS.

Powód jest bardzo prosty: wciąż brakuje procesu kwalifikacyjnego.

A podstawowe przyczyny mają związek zszerokim rozpowszechnieniem PEC, całkowicie włoskiego narzędzia, które pod pewnymi względami można porównać do ERDS, ale nie do QERDS.

Jest to narzędzie, które z konieczności będzie musiało przejść ewolucję, która dostosuje je do europejskich standardów QERDS.

(Poświęciliśmy ten wpis na blogu ewolucji PEC w kierunku europejskiego horyzontu).

Całkowity brak dostawców QERDS występuje również w Danii i we wszystkich krajach skandynawskich, Grecji i Portugalii, Rumunii, Austrii, Czechach i na Słowacji.

Natomiast w Hiszpanii jest ich aż 14, we Francji 7, w Belgii 5, w Polsce 3, po 1 w Niemczech, Holandii, Słowenii, Chorwacji, na Węgrzech i w Bułgarii.

Poza tymi różnicami, nawet makroskopowymi, istnieją dwie absolutne pewności:

1) wyznaczono drogę do przyjęcia QERDS w całej Unii;

2) korzyści i możliwości, które wynikną z przyjęcia tych usług są już bardzo widoczne.

Zanim wymienimy te główne, przyjrzymy się sytuacji dwóch naszych najbliższych „sąsiadów”, zgodnie z obietnicą, ekosystemów hiszpańskiego i niemieckiego.

Elektroniczne usługi dostawy i hiszpański ekosystem

Hiszpania ma tkankę gospodarczą, która charakteryzuje się silną obecnością małych i średnich przedsiębiorstw, które stanowią 99% całości.

I, bardziej wyraźnie niż w pozostałej części Europy, dużą część stanowią tak zwane „ mikroprzedsiębiorstwa ”.

(Termin „mikroprzedsiębiorstwo” zwykle definiuje firmę, która zatrudnia mniej niż 10 pracowników i ma roczny budżet nieprzekraczający 2 mln euro).

Wskazuje to na jeszcze pilniejszą potrzebę optymalizacji wszystkiego, co jest związane z usługami komunikacyjnymi i dostawczymi, aby zminimalizować stratę czasu i obniżyć koszty… wszystko w pełnej zgodności.

Jest zatem jasne, jak bardzo ważne jest, aby organizacje wykorzystywały usługi dostarczania drogą elektroniczną.

Jak już widzieliśmy powyżej, Hiszpania ma obecnie aż 14 dostawców Kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Wśród nich jest partner Doxee, Lleida, lider branży w Hiszpanii.

Według jej danych przejście na elektroniczne usługi doręczania, w porównaniu z tradycyjną dostawą, pozwala zaoszczędzić do 85% kosztów .A skrócenie czasu przetwarzania jest jeszcze większe.

Usługi dostawy elektronicznej i niemiecki ekosystem

Z Hiszpanii przenieśmy się do Niemiec .

Niemiecki ekosystem gospodarczy bardzo różni się od hiszpańskiego, ale charakteryzuje się też (nieco podobnie jak w całej Europie) bardzo silną obecnością średnich , małych i mikroprzedsiębiorstw.Charakteryzują się one często wysokim wskaźnikiem produktywności i wartością dodaną oraz dobrym poziomemotwartości na rynki europejskie i międzynarodowe.

W Niemczech, podobnie jak gdzie indziej, efektywność oznacza dojrzałą cyfryzację. Innymi słowy, usunięcie wszystkiego, co może skutkować stratą czasu i pieniędzy, zahamowaniem wzrostu i barierami dla działalności transgranicznej.

Oczywiście elektroniczne usługi dostawy są decydującą częścią tego procesu, który moglibyśmy nazwać „holistycznym”.

Pod tym względem sytuacja w Niemczech jest wyjątkowa.

Mówimy o usługach De-Mail , które zostały wprowadzone rozporządzeniem ad hoc w 2011 r., a więc na długo przed rozporządzeniem eIDAS.Usługi De-Mail podlegają BSI, agencji rządowej odpowiedzialnej za cyberbezpieczeństwo.

Odwiedź witrynę internetową BSI, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak działają i jakie są ich zalety.

Korzyści i możliwości usług SERC i SERCQ

Oczywiście pierwsze i najbardziej bezpośrednie korzyści wynikające z zastosowania usług doręczeń drogą elektroniczną dotyczą:

– oszczędności kosztów

– oszczędność czasu

– zwiększona wydajność

Są to trzy wzajemnie wzmacniające się punkty, które nie wymagają wyjaśnienia.

Weźmy jeden praktyczny przykład: pomyśl, jak uciążliwe i nieefektywne jest wysyłanie komunikatów, takich jak przypomnienia, dokumenty umów, warunki świadczenia usług (by wymienić tylko kilka) za pośrednictwem papierowych kanałów pocztowych. Prowadzi to do wysokich kosztów, wydłużenia czasu produkcji i wysyłki oraz ryzyka opóźnień i strat.

Dzięki usługom dostawy elektronicznej wszystko to znika i staje się proste, natychmiastowe i niedrogie.

Ale to nie wszystko.

Następnie są delikatne i fundamentalne korzyści związane z bezpieczeństwem , niezawodnościąi integralnością komunikacji.

Jak również pełną identyfikowalność tych samych komunikatów,nawet jeśli są one adresowane do wielu odbiorców.

Dlatego wszystko od strony prawnej ma fundamentalne znaczenie: komunikacja dokonywana za pośrednictwem usług doręczania drogą elektroniczną stanowi cenny materiał dowodowy, który można wykorzystać w przypadku sporu sądowego.

Ale jest więcej niż tylko bezpośrednie korzyści.

Być może jeszcze ważniejsze są możliwości, jakie otwiera wdrożenie najlepszych usług doręczania drogą elektroniczną.

Polegając na wyspecjalizowanych firmach, takich jak na przykład Doxee, komunikacja jest nie tylko dostarczana przez kwalifikowanego zaufanego dostawcę usług, ale może być przekazywana za pośrednictwem wielu różnych kanałów.

A więc nie tylko certyfikowany e-mail, ale także certyfikowany SMSinarzędzie eDelivery.

Należy jednak pamiętać o jeszcze jednym kluczowym słowie: integracja .

Integracja tych systemów ze wszystkimi mechanizmami i procesami składającymi się na ogólną funkcjonalność dojrzałej cyfrowo firmy.

Są to aspekty, które dotyczą przede wszystkim user experience klienta .Tutaj kluczowymi słowami sąprostota, szybkość, przejrzystość.

Nie tylko to: istnieje również cała kwestia związana z gromadzeniem, zarządzaniem i analizą danych z Twojej komunikacji.

Wymaga to szczególnie złożonego zarządzania, ponieważ mówimy o trybach wielokanałowych.

Oparcie się na narzędziach Certified Electronic Delivery, takich jak Doxee, umożliwia zarządzanie ogromną liczbą procesów i powiązanych danych w prosty i kompleksowy sposób.

Te dane z kolei są czymś, co można wykorzystać w celu ulepszenia procesów i coraz bardziej udoskonalać wiedzę o swojej bazie klientów.

Ostatni krok jest następujący: pogłębianie wiedzy o klientach firmy to możliwość ciągłego doskonalenia komunikacji, czyniąc ją coraz bardziej dopasowaną do odbiorców, a przez to coraz bardziej efektywną i spersonalizowaną.

Krótko mówiąc: wszystko może zmieścić się w pozytywnym kole .Oszczędność czasu i pieniędzy. Lepsze bezpieczeństwo i niezawodność. Zgodność z normami europejskimi, które są coraz bardziej definiowane. Wartość prawna. Chirurgiczne zbieranie danych. Udoskonalona komunikacja. Korzyści są ogromne; a widok jest zawsze korzystny dla firm i ich klientów.