Zapewnienie ciągłości biznesowej dzięki usługom depozytu oprogramowania

Zapewnienie ciągłości działania jest najwyższym priorytetem każdej organizacji. Jeśli chodzi o oprogramowanie, oznacza to zapewnienie firmie możliwości kontynuowania działalności bez zakłóceń w przypadku awarii lub katastrofy. Najlepszym sposobem na to jest skorzystanie z depozytu oprogramowania, dzięki któremu kopia zapasowa najważniejszych aplikacji i danych zostanie umieszczona w bezpiecznej lokalizacji.

Zapewnienie ciągłości biznesowej dzięki usługom depozytu oprogramowania

Ciągłość działania jest ważną częścią strategii każdej organizacji, ale często jest pomijana. Jeśli zastanawiasz się, jak chronić swoją firmę przed zagrożeniami związanymi z zależnościami oprogramowania, usługa GetTrusted Escrow Plus może być doskonałą opcją.

Przyjrzyjmy się, czym jest depozyt oprogramowania i dlaczego tak dobrze sprawdza się w zapewnianiu ciągłości biznesowej w dzisiejszym świecie napędzanym technologią.

Znaczenie ciągłości biznesowej

Ciągłość działania to praktyka zapewniająca, że ​​Twoja organizacja może kontynuować działanie nawet w przypadku katastrofy. Korzyści z ciągłości działania obejmują:

• Krótsze przestoje i straty dla przedsiębiorstw
• Zwiększona produktywność pracowników
• Ochrona przed klęskami żywiołowymi i innymi zagrożeniami (takimi jak naruszenia bezpieczeństwa)

Jeśli nie masz planu radzenia sobie z tego typu sytuacjami, możesz stracić ogromną ilość pieniędzy, czasu i zasobów, a to nawet nie uwzględnia tego, co może się stać, jeśli ktoś zostanie ranny w sytuacji awaryjnej !

Zagrożenia związane z zależnościami oprogramowania

Jak wiadomo, depozyt oprogramowania to sposób na zmniejszenie ryzyka zależności od oprogramowania. Polega na przechowywaniu kluczowych danych firmy i aplikacji biznesowych na bezpiecznych serwerach oraz zapewnieniu do nich dostępu w sytuacji awaryjnej. Może to być pomocne, jeśli coś stanie się z systemami komputerowymi, jeśli zostaną uszkodzone przez złośliwe oprogramowanie lub po prostu są przestarzałe i wymagają wymiany.

Jak sama nazwa wskazuje, usługi depozytowe działają jako pośrednicy między dwiema stronami (w tym przypadku Tobą), które chcą wspólnie prowadzić działalność gospodarczą, ale obawiają się o pełne wzajemne zaufanie przez długi czas; dlatego też zgadzają się z niezależną stroną trzecią, znaną jako „agent depozytu” lub „posiadacz depozytu”, która wymaga spełnienia pewnych warunków, zanim którakolwiek ze stron otrzyma to, za co zapłaciła (w tym przypadku: oprogramowanie). W skrócie: deponują swoje pieniądze u kogoś innego, kto je zatrzyma, dopóki wszystko między nimi nie będzie przebiegać gładko; w przeciwnym razie wspomniane środki zostaną natychmiast zwrócone bez żadnych kar poniesionych przez którąkolwiek ze stron!

Jak działa oprogramowanie Escrow

Depozyt oprogramowania to umowa zawarta pomiędzy dostawcą oprogramowania a klientem. Jest to umowa prawna, która zapewnia klientowi prawa do korzystania z oprogramowania, nawet jeśli sprzedawca zakończy działalność lub z innych powodów nie zapewni mu wsparcia.

Najczęstszym sposobem, w jaki to się dzieje, jest zakup czegoś takiego jak Microsoft Office lub Adobe Creative Cloud. Są to usługi subskrypcyjne, które odnawiają się automatycznie, chyba że je anulujesz, więc najprawdopodobniej będą dostępne co najmniej do 2020 r. (a może dłużej). Ale co się stanie, jeśli Microsoft jutro zdecyduje, że chce, aby zamiast tego wszyscy korzystali z Office 365? A co, jeśli Adobe uzna, że ​​nie potrzebuje już swoich obecnych klientów? Utknąłbyś bez tych wszystkich subskrypcji!

I tu właśnie wkracza depozyt: umieszczając licencję w depozycie u niezależnego zewnętrznego dostawcy usług, takiego jak EscrowMyApps, mamy pewność, że w przypadku, gdy cokolwiek stanie się z którąkolwiek ze stron zaangażowaną w naszą umowę, niezależnie od tego, czy będę to ja kończyłem działalność, czy mój klient będzie chciał ponownie uzyskać dostęp do ich konta, nadal będziemy mieć te licencje gotowe do odbioru przez każdego, kto będzie ich potrzebował w następnej kolejności!

Korzyści z depozytu oprogramowania

Depozyt oprogramowania to usługa zapewniająca ciągłość działania poprzez zmniejszenie ryzyka, redukcję kosztów i zwiększenie szybkości wydawania oprogramowania.

Usługi depozytu oprogramowania oferują wiele korzyści:

• Zapewnia ciągłość biznesową, zapewniając, że oprogramowanie jest zawsze dostępne, gdy go potrzebujesz.
• Minimalizuje koszty, zmniejszając potrzebę stosowania kosztownych magazynów zewnętrznych lub innych nadmiarowych systemów.
• Zwiększa szybkość wydawania wersji, umożliwiając szybką ponowną aktywację aplikacji po awarii bez konieczności tworzenia ich od nowa (co może zająć tygodnie).

Wybór odpowiedniego dostawcy usługi depozytu oprogramowania

Wybór odpowiedniego dostawcy usług depozytu oprogramowania ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia dostępności najważniejszych zasobów. Oto kilka rzeczy, których powinieneś szukać u potencjalnego partnera:

• Doświadczenie w swojej branży i oprogramowaniu. Najlepsi usługodawcy mają doświadczenie we współpracy z firmami podobnymi do Twojej, dzięki czemu mogą zrozumieć Twoje unikalne wymagania biznesowe i spełnić je. Mogą również posiadać wiedzę specjalistyczną w określonych branżach lub branżach, takich jak opieka zdrowotna lub usługi finansowe, co oznacza, że ​​będą wiedzieć, jak wdrażać rozwiązania programowe spełniające standardy zgodności w tych obszarach.
• Doświadczenie z dostawcami oprogramowania. Jeśli korzystasz z aplikacji opracowanej przez inną firmę (zewnętrznego dostawcę), obie strony muszą czuć się komfortowo współpracując przed podpisaniem jakichkolwiek umów lub porozumień, ponieważ ta relacja prawdopodobnie będzie trwać dłużej niż większość innych relacji biznesowych, a być może nawet obejmie wiele pokoleń pracowników! Upewnij się, że obie strony mają pewność co do alokacji zasobów w celu utrzymania ciągłości w okresach, gdy wsparcie techniczne może nie być dostępne z powodu nieprzewidzianych okoliczności, takich jak klęski żywiołowe/trzęsienia ziemi itp., aby nie było żadnych niespodzianek w przyszłości, gdy coś niespodziewanie pójdzie nie tak z powodu na nieplanowane przestoje itp.

Konfigurowanie umowy depozytu oprogramowania

Umowa depozytu oprogramowania to dokument określający warunki usługi depozytu. Ważne jest, aby w umowie uwzględnić pewne informacje, takie jak:

• Nazwa Twojej firmy lub organizacji i jej adres
• Opis oprogramowania zdeponowanego w depozycie
• Lista wszystkich zaangażowanych stron (Ty, Twój dostawca i/lub jego prawnicy)
• Kwota zapłacona przez Ciebie za ten depozyt (jeśli dotyczy)

Warunki zwolnienia depozytu

• Warunki zwolnienia depozytu to wymogi prawne, które muszą zostać spełnione, zanim depozyt będzie mógł zostać wydany właścicielowi.
• Warunki zwolnienia depozytu zapewniają, że środki nie zostaną przekazane stronie trzeciej, dopóki nie zostaną spełnione określone warunki. Na przykład, jeśli sprzedasz swoją firmę i zgodzisz się umieścić wpływy w depozycie do czasu ukończenia przez kupującego szkolenia na temat jej prowadzenia, będzie to przykład warunku zwolnienia depozytu. Zaletą takich warunków jest zapobieganie oszustwom lub kradzieży poprzez zapewnienie, że tylko osoba spełniająca określone wymagania będzie mogła uzyskać dostęp do Twoich pieniędzy z rachunku depozytowego; jednakże istnieje również ryzyko związane z ustalaniem tego typu warunków, ponieważ nie zawsze mogą one utrzymać się w sądzie w przypadku sporu dotyczącego spełnienia tych wymogów (lub nawet tego, czy można je uznać za ważne). W przypadku każdego rodzaju umowy prawnej obejmującej firmę zewnętrzną, taką jak nasza (a zwłaszcza takiej, w przypadku której mogą w grę wchodzić duże sumy pieniędzy), zalecamy najpierw skonsultować się z prawnikiem przed sfinalizowaniem czegokolwiek, aby mógł on doradzić, jakie rodzaje umów będą najlepsze w przypadku chroniąc interesy obu stron, a jednocześnie będąc wykonalnym na mocy obowiązującego prawa.

Proces zwolnienia depozytu

Agent depozytowy jest odpowiedzialny za zwolnienie środków sprzedającemu. Agent depozytowy sprawdzi, czy zostały spełnione wszystkie warunki zwolnienia, w tym:

• Zakończenie testów i akceptacja przez kupującego
• Zapłata wszelkich zaległych opłat i należności należnych na mocy niniejszej Umowy, w tym między innymi wszelkich podatków należnych od Kupującego w związku z niniejszą Umową (takich jak podatek od sprzedaży)

Jeżeli wszystkie warunki zostały spełnione i pomiędzy Kupującym a Sprzedającym nie ma sporów, Agent Escrow wystawi pismo z instrukcjami, w których zleci swojemu bankowi przelanie środków z Rachunku Escrow na Rachunek (Rachunki) Sprzedającego.

Testowanie i weryfikacja

Kiedy już masz już podstawową umowę, czas ją przetestować. Proces ten powinien obejmować testowanie umowy depozytowej i sprawdzenie, czy jest ona wykonalna. Będziesz także chciał sprawdzić, czy umowa depozytowa jest zgodna z pierwotnymi umowami i nie zawiera żadnych warunków, które czyniłyby ją niewykonalną. Prawnik, który sporządził te dokumenty, powinien być w stanie pomóc w tym procesie, a także udzielić wskazówek w innych kwestiach związanych z planowaniem ciągłości działania, w tym:

• Ile informacji powinien zawierać plan awaryjny (na wypadek przerwy w dostawie prądu)?
• Jak porozumiewamy się ze sobą w sytuacjach awaryjnych?
• Co się stanie, jeśli kluczowi pracownicy będą niedostępni po wystąpieniu zdarzenia?

Względy prawne i dotyczące zgodności

Umowa depozytu oprogramowania jest umową prawną i przy sporządzaniu umowy depozytu należy wziąć pod uwagę wiele kwestii. Przede wszystkim ważne jest, aby wiedzieć, jakie przepisy obowiązują w Twojej jurysdykcji, ponieważ od nich zależy, w jaki sposób powinieneś skonstruować umowę. Na przykład w Kalifornii obowiązują szczegółowe zasady dotyczące sposobu, w jaki należy sporządzać określone rodzaje umów, jeśli mają one być tam wykonalne; jeśli nie spełnisz tych wymagań podczas sporządzania umowy depozytowej zgodnie z prawem stanu Kalifornia (lub jakąkolwiek inną jurysdykcją), wówczas może ona w ogóle nie być wykonalna w tym stanie!

Oprócz zrozumienia, jakie przepisy mają zastosowanie w każdej jurysdykcji, w której prowadzisz lub planujesz prowadzić działalność gospodarczą, powinieneś także na bieżąco śledzić zmiany, które z czasem mogą mieć wpływ na te przepisy, takie jak wprowadzenie nowych przepisów lub zmiana istniejącego ustawodawstwa, tak aby wszelkie nowe informacje nie zaskakuje wszystkich później, gdy pojawiają się problemy, ponieważ nikt nie zdawał sobie sprawy, co się dzieje, dopóki nie było za późno.

Wniosek

Jeśli Twoja firma jest uzależniona od oprogramowania, ważne jest, aby mieć wdrożony solidny plan odzyskiwania po awarii. Usługi depozytu oprogramowania mogą pomóc zapewnić Ci dostęp do danych i programów, jeśli coś pójdzie nie tak z Twoim systemem komputerowym lub siecią. Usługi te są również przydatne, jeśli zachodzi potrzeba aktualizacji licencji oprogramowania lub wymiany komponentów sprzętowych w Twojej firmie.