Potęga profesjonalnych podpisów e-mail: przykłady i wskazówki

Masz jedną szansę, aby zrobić pierwsze wrażenie. Jeśli chodzi o e-maile biznesowe, jest to Twój podpis e-mail.

Profesjonalny podpis e-mail zawiera Twoje dane kontaktowe i odzwierciedla Twoją markę osobistą i zawodową.

Jednak stworzenie dobrze zaprojektowanego i skutecznego podpisu e-mail może być trudne, ponieważ należy wziąć pod uwagę kilka elementów, w tym czcionki, schematy kolorów, projekt przyjazny dla urządzeń mobilnych, spójność marki i treść.

Zebraliśmy kilka profesjonalnych podpisów e-mailowych i przedstawiliśmy najlepsze praktyki, które pomogą Ci zrobić dobre pierwsze wrażenie i usprawnić komunikację za pośrednictwem poczty e-mail.

Jak utworzyć podpis e-mail: przewodnik krok po kroku

Profesjonalnym e-mailem może być każdy e-mail, który piszesz do celów wewnętrznych lub zewnętrznych jako przedstawiciel firmy, w tym e-mail z podziękowaniami, list motywacyjny z życiorysem lub omawianie przedsięwzięć firmy z odpowiednimi partnerami.

Oto pięć kluczowych kroków, które zapewnią, że profesjonalne i biznesowe podpisy e-mail zrobią właściwe wrażenie.

Krok 1: Umieść najważniejsze informacje w swoim podpisie

Zastanów się, jakie elementy chcesz umieścić w swoim podpisie oprócz imienia i nazwiska oraz tytułu. Aby to zrobić, weź pod uwagę cel wiadomości e-mail, odbiorcę i ogólną strategię marketingową Twojej firmy.

Jeśli chodzi o profesjonalne pisanie, wszystko ma znaczenie. Na przykład podanie kilku sposobów kontaktu jest niezbędne, ale nie przeciążaj podpisu zbędnymi szczegółami.

Krok 2. Zaprojektuj swój podpis e-mail, aby najlepiej reprezentował Twoją markę

Ułóż wszystkie elementy tak, aby były uporządkowane i łatwe do odczytania. Najpierw umieść swoje imię i nazwisko oraz stanowisko, a następnie kontakty i wszelkie ważne linki.

Projekt podpisu powinien współgrać z innymi elementami firmowego e-maila i być prosty, ale atrakcyjny. Spróbuj użyć gotowych szablonów w niestandardowych generatorach podpisów, aby ułatwić proces projektowania.

Krok 3. Unikaj typowych błędów, które uniemożliwiają podkreślenie ważnych rzeczy

Upewnij się, że podpis e-maila nie zawiera żadnych dodatkowych informacji, na przykład:

• Zbyt wiele linków przeładowuje podpis informacjami i wygląda nieprofesjonalnie i bardziej przypomina spam niż część firmowego e-maila.
• Cytat, który nie przekazuje ważnego przesłania lub w ogóle nie odnosi się do Twojej firmy, ponieważ celem Twojego podpisu nie jest pobudzenie czytelnika do myślenia, ale doprowadzenie do niezbędnego działania.
• Nieodpowiednie zdjęcie lub zbyt abstrakcyjne, by mogło być pomocne.

Krok 4. Utwórz podpis wiadomości e-mail w formacie HTML dla klientów poczty e-mail

Jeśli wysyłasz e-maile za pomocą jednego z popularnych klientów pocztowych (Gmail, Microsoft Outlook lub Yahoo), utwórz tam podpis. W ten sposób Twój podpis będzie pojawiał się na każdym wysyłanym e-mailu.

W przypadku masowych e-maili marketingowych, takich jak e-maile typu cold outreach, użyj możliwości tworzenia podpisów dostawcy usług e-mail (ESP) lub platformy automatyzacji e-mail marketingu.

Krok 5. Wypróbuj generator podpisów e-mail

Dobrym rozwiązaniem, aby Twój podpis wyświetlał się poprawnie we wszystkich klientach pocztowych i wersjach mobilnych Twoich odbiorców, a jednocześnie uatrakcyjniał, jest nie tworzenie od podstaw projektu podpisu w HTML, ale skorzystanie z jednego z generatorów podpisów z gotowymi szablonami podpisów.

Pamiętając o tych wskazówkach, spójrzmy teraz na kilka przykładów profesjonalnych podpisów e-mail .

10 przykładów podpisów e-mail

Przykłady pomogą Ci dowiedzieć się, jak stworzyć doskonały podpis e-mail, aby osiągnąć swoje cele.

Zaplanuj link i slogan marki

W tym przykładzie podpis zaczyna się od wezwania do działania (CTA), które zawiera propozycję umówienia się na rozmowę oraz jasny blok z nazwą i hasłem marki.

Lekka konstrukcja i przejrzysta struktura

Tego typu e-maile mają przemyślany, ale dyskretny wygląd. Wszystkie istotne elementy są podświetlone kolorem, a linie wyznaczają strukturę. Używasz jednego dodatkowego koloru w zgodzie z Twoją marką.

Ikony zdjęć i mediów społecznościowych

W tym przykładzie należy wyróżnić trzy kluczowe elementy:

• Strzał w głowę
• Zauważalne profesjonalne ikony mediów społecznościowych
• Zastosowanie kontrastowego tła oddziela podstawowe szczegóły i headshot w podpisie od stopki zawierającej ikony mediów społecznościowych i inne informacje o firmie.

Informacje zwrotne i wezwanie do działania

Tutaj podpis e-maila zaczyna się od prośby o podzielenie się opinią na temat przydatności e-maila.

Kolejnym kluczowym elementem jest osobiste zdjęcie i oryginalny opis działania zamiast suchego oficjalnego statusu, który mówi „e-mail marketer”. Kolejnym ekscytującym posunięciem jest użycie przycisku z wezwaniem do działania zamiast telefonów kontaktowych i e-maili.

Źródło: E-mail od Stripo

Podstawowe dane kontaktowe

Jest to prosty podpis e-mail zawierający najważniejsze informacje - imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, stronę internetową i bezpośredni numer telefonu. Ułatwi to odbiorcy udzielenie odpowiedzi lub np. skopiowanie Twoich danych.

Styl marki

W tym przykładzie kluczowe elementy podpisu są dobrze dobrane, a projekt e-maila jest również szczegółowo opracowany. Ikony będą w kolorze marki, a także dodane zostanie logo podkreślające markę.

Osiągnięcia i nagrody

Ten typ podpisu e-mail zawiera ważne informacje, na które warto zwrócić uwagę, oraz obrazki z nagrodami w prestiżowych rankingach.

Kluczowa oferta marki

W tym przykładzie nazwa i dane kontaktowe są uzupełnione o logo marki i to, co oferuje, aby zwrócić uwagę na serwis i zmotywować odbiorców do otwarcia serwisu.

Podstawowe kontakty i zdjęcie

W tym szablonie podpisu ważnymi elementami są gradient tła, przyjazne dla czytelnika ułożenie danych kontaktowych oraz nietypowy format zdjęcia.

Źródło: Szablon podpisu ze Stripo

Orginalny wzór

W tym szablonie podpisu e-mail przemyślana jest kombinacja wszystkich elementów. Dane kontaktowe są wyróżnione czcionką w innym kolorze, a kolor wzoru i zdjęcia są ze sobą połączone.

Źródło: Szablon podpisu ze Stripo

Elementy profesjonalnego podpisu e-mail

Korzystanie z podstawowych elementów podpisu e-mail pomaga przyciągnąć uwagę odbiorcy, spersonalizować e-maile, utrzymać markę i zwiększyć swoją obecność w mediach społecznościowych.

Imię i nazwisko oraz stanowisko

Twoje imię i nazwisko to główny element, od którego zaczyna się Twój podpis, aby odbiorcy od razu Cię poznali. Dodaj stanowisko, aby odbiorca wiedział w Twoim profilu, jakie problemy możesz mu pomóc rozwiązać. Ponadto możesz określić swoje zaimki.

Możesz umieścić imię i nazwisko oraz stanowisko w dwóch górnych wierszach podpisu.

Nazwa firmy i logo

Jeśli już umieściłeś nazwę swojej firmy obok stanowiska, nadal możesz dołączyć ją ponownie wraz ze swoim logo, aby podkreślić swoją markę. Z reguły ta część podpisu e-mail jest utrzymana w tym samym stylu dla wszystkich przedstawicieli firmy i jest opracowywana centralnie jako element marki. To świetne rozwiązanie tylko wtedy, gdy trzeba podkreślić przynależność do dużej znanej marki.

Osobiste zdjęcie

Profesjonalny portret nie zawsze jest wymagany, ale zalecamy użycie go, aby przyciągnąć uwagę czytelników i nadać korespondencji bardziej osobisty charakter. Dodanie osobistego zdjęcia sprawi, że odbiorca poczuje, że komunikuje się z osobą, a nie bezimienną firmą. Użyj profesjonalnego portretu wysokiej jakości dla tego elementu.

Obrazy i elementy wizualne zwiększają atrakcyjność podpisów e-mail. Nie dołączaj zdjęć krajobrazów, członków rodziny ani niczego innego poza zdjęciem głowy.

Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail, adres fizyczny)

Co dziwne, czasami ludzie zapominają dodać swoje dane kontaktowe, wierząc, że odbiorca może odpowiedzieć na wiadomość e-mail. Ale w przypadku korespondencji biznesowej, a nawet zimnych ofert, umożliwienie im wygodnego kontaktu z Tobą ma kluczowe znaczenie. W tym miejscu możesz również dodać domenę witryny, aby odbiorca miał do niej łatwy dostęp.

Linki do profesjonalnych kont w mediach społecznościowych

Media społecznościowe to kolejny punkt kontaktu z odbiorcami. Przed podjęciem decyzji o partnerstwie odbiorca może chcieć przez jakiś czas śledzić Cię w sieciach społecznościowych. Dlatego interaktywne plakietki dla Twoich kont w mediach społecznościowych w podpisie e-maila działają na Twoją reputację i zwiększają ruch w Twoich kanałach marketingowych.

Pamiętaj jednak, aby podpis e-mail był łatwy w zarządzaniu: dodaj tylko trzy do pięciu ikon mediów społecznościowych, które najlepiej odzwierciedlają Twoją działalność zawodową.

przycisk wezwania do działania

Jednym z bardzo skutecznych bloków w podpisie e-maila jest CTA   przycisk. Wezwanie do działania musi być zgodne z ogólnym stylem napisu i celami konwersji. Może wyglądać jak link z wezwaniem do działania, przycisk, baner, ikona sprzedaży lub prezentu, a nawet przyciągający wzrok postscriptum. Idealnie uzupełniony jest linkiem prowadzącym do strony docelowej firmy.

Umieszczając wezwanie do działania w swoim podpisie, możesz:

• Poprowadź swoje kontakty do pożądanego działania
• Przyciągnij uwagę do promocji lub nowej usługi
• Generuj więcej potencjalnych klientów z codziennej komunikacji
• Zyskaj szansę promowania ofert swoich partnerów  

Najlepsze praktyki tworzenia podpisu e-mail

Oprócz prostej listy niezbędnych elementów podpisu e-mail istnieją również pewne najlepsze praktyki, których należy przestrzegać podczas tworzenia profesjonalnych podpisów e-mail.

Spraw, aby Twój projekt był profesjonalny i prosty

Staraj się, aby Twój podpis e-mail był prosty i profesjonalny, a nie kreatywny, aby mieć pewność, że odbiorcy e-maili poważnie traktują Twoje treści i angażują się w nie.

Nie staraj się być najbardziej oryginalny w swojej niszy ani nie zamieszczaj jak największej ilości informacji. Uwzględnienie więcej niż tylko najistotniejszych elementów może przytłoczyć odbiorców.

Zachowaj spójność marki

Bardzo ważne jest, aby dopasować charakterystyczne kombinacje kolorów do ogólnego stylu Twojej marki i dołączyć swoje logo. Możesz opracować szablon podpisu e-mail dla wszystkich pracowników firmy, w którym mogą edytować swoje dane osobowe.

Pomoże to partnerom, którzy otrzymują e-maile od przedstawicieli firmy z różnych działów, rozpoznać Twoją firmę, zapewniając Ci świadomość marki.

Uporządkuj tekst, aby informacje były łatwiejsze do zrozumienia

Podziel elementy swojego podpisu na sekcje, aby ułatwić czytanie. Utwórz kolejność informacji za pomocą separatorów. Na przykład możesz umieścić podstawowe informacje kontaktowe w prawym górnym rogu, a na dole linią oddzielić ikony mediów społecznościowych lub dodatkowe informacje.

Jak widać poniżej, pionowe paski oddzielają wizualnie informacje. Oszczędza to miejsce, pomaga uniknąć niewygodnych długości linii i poprawia projekt podpisu e-mail.

Źródło: Szablon podpisu ze Stripo

Unikaj używania więcej niż dwóch kolorów

Chociaż nie musisz trzymać się czarno-białej wersji podpisu, możesz spróbować profesjonalnego podejścia do doboru kolorów. Trzymaj się dwóch kolorów i upewnij się, że się uzupełniają.

Jeśli nie masz stylu ani logo marki, wybierz kolor z podstawowego schematu kolorów witryny, wizytówek lub innych elementów marki osobistej. Idealnie, podstawowy kolor czcionki to czarny lub ciemnoszary, a drugi kolor pochodzi z logo Twojej firmy.

Kolory powinny podkreślać tekst podpisu e-mail, a nie go tłumić, dlatego powinno być ich kilka.

Ponadto, aby wybrać schemat kolorów, możesz zatrudnić projektanta lub skorzystać z internetowych generatorów palet kolorów, aby wybrać idealną kombinację.

Użyj czytelnej czcionki i odpowiedniego rozmiaru czcionki

Najlepszą praktyką w przypadku profesjonalnych podpisów e-mail jest używanie czytelnych i bezpiecznych czcionek internetowych. Najlepsze czcionki to Tahoma, Georgia lub Arial, aby podpis był bardziej czytelny i zauważalny. Odpowiednie mogą być również czcionki takie jak Garamond, Georgia, Calisto MT i Lucida Bright. Są czytelne i wyświetlają się poprawnie na dowolnym urządzeniu lub kliencie pocztowym.

Twój podpis e-mail powinien mieć standardową czcionkę. W przeciwnym razie może to wyglądać niechlujnie. Możesz jednak wybrać różne rozmiary czcionek, najlepiej od 12 do 16 pikseli. Nie używaj też pogrubienia, które wydłuży podpis.

Pamiętaj o rozmiarze bloku podpisu e-mail

Zawsze sprawdzaj rozmiar bloku podpisu e-mail w pikselach i kilobajtach.

Oto zalecane maksymalne wymiary:

• Dla komputerów stacjonarnych: 700 pikseli (szerokość) x 300 pikseli (wysokość)
• Dla urządzeń mobilnych: 320 pikseli (szerokość) x 600 pikseli (wysokość)
• Rozmiar: staraj się nie przekraczać 50 Kb

Upewnij się, że Twój podpis e-mail jest przyjazny dla urządzeń mobilnych

Tworząc podpis e-mail, pamiętaj, że każdego dnia coraz więcej osób czyta na urządzeniach mobilnych, dlatego ważne jest, aby Twój podpis, podobnie jak cały e-mail, był dostosowany do różnych urządzeń mobilnych. Oznacza to, że rozmiary czcionek, zawijanie słów, przyciski i linki powinny wyglądać atrakcyjnie i łatwo je odczytać. Aby to zrobić, zmniejsz liczbę obiektów w podpisie e-mail i zwiększ ich rozmiar.

Porównaj wersje tego samego podpisu e-mail na komputery i urządzenia mobilne.

Źródło: Szablon podpisu ze Stripo

W razie potrzeby dołącz zastrzeżenia prawne

W przypadku niektórych firm, na przykład sektora prawnego, może być konieczne dodanie zastrzeżenia. Może to być oświadczenie o ochronie prywatności, zrzeczenie się odpowiedzialności lub osobista opinia.

Możesz na przykład dołączyć cytat lub przypomnienie dotyczące środowiska, aby uniemożliwić czytelnikom niepotrzebne drukowanie e-maili. Upewnij się tylko, że Twój podpis zawiera wszystkie informacje, których subskrybent będzie potrzebował, aby pozostać w kontakcie lub podjąć dalsze działania.

Promuj swoje treści

Możesz użyć dolnej części podpisu e-maila, aby promować pomocne treści i strony z informacjami o Tobie i Twojej firmie. Potencjalni klienci spędzają większość swojej ścieżki zakupowej, próbując znaleźć informacje o Twojej marce i produkcie, więc dlaczego nie im pomóc?

Możesz pokazać link do wprowadzenia nowego produktu, komunikatu prasowego, aktualizacji funkcji, bloga, seminarium internetowego lub ebooka.

Na przykład w e-mailu zbiorczym możesz zachować jak najbardziej osobisty koniec e-maila bez dodawania żadnych oficjalnych kontaktów. W tym samym czasie możesz dodać linki polecające.

Dodaj referencje klientów i nagrody w postaci ocen

Dodaj oceny swojej firmy lub małe zdjęcia nagród do swojego podpisu. Wykorzystaj oceny z Google, Clutch lub innego znanego profilu, aby pokazać, że inni klienci Ci ufają i zaoferuj odbiorcy link do ich opinii.

Dodaj odręczny podpis

Użyj odręcznego podpisu, aby dodać osobisty akcent do wiadomości e-mail.

Źródło: Szablon podpisu ze Stripo

Podpisy e-mail odzwierciedlają Ciebie i Twoją markę

Nawet drobny element maila biznesowego, taki jak podpis, może mieć kluczowe znaczenie dla budowania dalszych relacji z obecnymi lub potencjalnymi klientami i partnerami biznesowymi.

Zadbaj więc o stworzenie profesjonalnego podpisu e-mail, który odzwierciedla Ciebie i Twoją markę, korzystając z powyższych przykładów i najlepszych praktyk.

Dobrze zaprojektowana strategia marketingu e-mailowego może poprawić zaangażowanie listy e-mailowej i zwiększyć liczbę konwersji. Naucz się jak.