Opanowanie sztuki docierania za pośrednictwem poczty elektronicznej: zaawansowane techniki skutecznej komunikacji i budowania relacji

Marketerzy korzystają z różnych kanałów, aby nawiązać kontakt ze swoimi odbiorcami, ale szczególnie skuteczny jest e-mail. Około 50% specjalistów ds. marketingu, którzy wzięli udział w ankiecie Statista z 2022 r., stwierdziło, że odnotowali dwukrotny wzrost zwrotu z inwestycji w marketing e-mailowy (ROI).

Oprócz jednego z najwyższych ROI, komunikacja e-mailowa jest bardziej intymna, co pozwala na głębsze poznanie odbiorców.

Jednak budowanie znaczących relacji i prowadzenie dobrych rozmów za pośrednictwem poczty elektronicznej jest łatwiejsze do powiedzenia, niż do zrobienia. To skomplikowany proces, który wymaga skupienia się na jakości tego, co piszesz, do kogo to piszesz, oraz na spójnej dystrybucji.

Techniki te pomogą Ci skutecznie komunikować się z czytelnikami i budować prawdziwe relacje poprzez kontakt e-mailowy.

Wszystko zaczyna się od odbiorców

Nie ma sposobu na nawiązanie kontaktu z kimś, jeśli nie rozumiesz, kim jest ta osoba i jak się porozumiewa. Skuteczna komunikacja i budowanie relacji za pośrednictwem poczty elektronicznej zaczyna się od zrozumienia, kto jest odbiorcą Twoich wiadomości e-mail i czego szuka w treści wiadomości e-mail.

Do kogo wysyłasz e-maile?

Dowiedz się wszystkiego, co możesz o osobach, do których wysyłasz e-maile, zanim naciśniesz „wyślij” w dowolnym e-mailu, ma kluczowe znaczenie. Bez takiego podejścia skończysz na wysyłaniu ogólnych e-maili, które nie będą do nikogo przemawiać.

Jeśli znasz pochodzenie demograficzne danej osoby, jej zachowania związane z pocztą e-mail, preferencje dotyczące treści i słabe punkty, możesz tworzyć wiadomości e-mail, które mają większe szanse na otwarcie i zaangażowanie.

Na przykład, jeśli wiesz, że czytelnika bardziej przyciągają treści wizualne, możesz dołączyć film lub obrazy do swojego e-maila, aby pobudzić zaangażowanie. Jeśli tego nie wiesz, możesz polegać wyłącznie na treści pisanej i nie wiedzieć, dlaczego odbiorca nie odpowiada.

Zaokrąglij wszystkie dane, jakie posiadasz na temat swoich subskrybentów. Oznacza to analizę mediów społecznościowych, dane o zachowaniu z Twojej witryny, osobowości odbiorców i wszelkie informacje z pierwszej ręki, które otrzymałeś od osób znajdujących się na Twojej liście e-mailowej.

Zwróć uwagę, jaki jest przedział wiekowy, gdzie się znajdują, gdzie pracują i inne informacje demograficzne. Następnie zapoznaj się z ich zachowaniami e-mailowymi. Czy często korzystają z poczty elektronicznej? Co obecnie subskrybują? Jakie treści są przesyłane w tych e-mailach?

Następnie przejdź do preferencji i zachowań dotyczących treści.

Ustal preferencje dotyczące treści wiadomości e-mail

Odbiorcy mogą pozwolić, aby kilka e-maili, które nie są dla nich wartościowe, przesunęło się. Jeśli jednak będziesz nadal wysyłać im rzeczy, które ich nie interesują, wylądujesz w ich folderze ze spamem.

Dlatego też, przeprowadzając powyższe badania, ustal także preferencje dotyczące treści e-maili. Na przykład, czy najczęściej reagują na treści w długiej czy krótkiej formie? Z jakimi wezwaniami do działania (CTA) się angażują? Czy lubią treści wizualne? Co sprawia, że ​​klikają w linki?

Określając preferencje dotyczące treści czytelników, możesz stworzyć to, czego chcą i niemal zagwarantować zaangażowanie.

Skompiluj swoją listę organicznie

O wiele łatwiej jest budować prawdziwe relacje z ludźmi za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeśli wyrazili oni zgodę na tę komunikację – zasadniczo wyrażając zgodę na nawiązanie relacji z Tobą.

Nie narzucaj ludziom swojej listy e-mailowej. I nie waż się myśleć o zakupie listy e-mailowej. Zamiast tego zbuduj swój organicznie. Wiesz, z kim próbujesz się połączyć. Poznaj tych ludzi tam, gdzie się znajdują, czy to w mediach społecznościowych, czy na stronach internetowych, i promuj rejestrację na liście e-mailowej.

Porozmawiaj o wszystkich wspaniałych rzeczach, które zapewnia Twoja lista e-mailowa. Ale nie bądź nachalny. Pozwól ludziom w naturalny sposób skłaniać się do rejestracji.

Osoby, które zgłosiły się do Ciebie, bo tego chciały, będą z większym prawdopodobieństwem utrzymywać z Tobą kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej i chętniej będą budować relację.

Skonfiguruj swój pakiet technologii

Sprytni marketerzy dysponują szeregiem narzędzi, których używają, aby zapewnić płynną komunikację z odbiorcami i spójną publikację treści.

W szczególności sztuczna inteligencja (AI) i narzędzia do automatyzacji mogą pozytywnie wpłynąć na firmy oraz sposób komunikacji i nawiązywania kontaktu z czytnikami poczty e-mail.

Na przykład oprogramowanie do zautomatyzowanego zarządzania relacjami z klientami (CRM) może gromadzić, organizować i przetwarzać dane odbiorców i klientów w systemie centralnym. Uzbrojeni w te dane, możesz podzielić odbiorców e-maili na mniejsze grupy i stworzyć bardziej spersonalizowane kampanie e-mailowe.

Możesz także skonfigurować oprogramowanie tak, aby e-maile były automatycznie wysyłane do odbiorców na podstawie działań, jakie podejmują lub których nie podejmują.

Dzięki temu e-maile docierają do Ciebie szybciej i we właściwym czasie, co pomaga rozwijać relacje z odbiorcami. Twoja produktywność wzrasta, a Ty oszczędzasz czas.

Kontynuuj czytanie, aby zapoznać się z trzema innymi narzędziami technologicznymi, które można wdrożyć, aby usprawnić skuteczną komunikację i budowanie relacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Platforma do marketingu e-mailowego

Skuteczny zasięg e-mailowy wymaga znacznie więcej niż publicznej platformy e-mailowej, takiej jak Yahoo czy Gmail. Mamy nadzieję, że masz skonfigurowaną platformę do marketingu e-mailowego zbudowaną z myślą o biznesowej komunikacji e-mailowej i strategiach. Jeśli nie, musisz podjąć kroki, aby je zdobyć już dziś.

Twoja platforma do marketingu e-mailowego jest kluczem do usprawnienia komunikacji z odbiorcami poczty e-mail. Dobra platforma pozwala na umieszczenie na niej wszystkiego, co jest związane z e-mail marketingiem, od informacji o odbiorcach, przez szablony treści, aż po analizy. Funkcje automatyzacji i sztucznej inteligencji są również wbudowane w najlepsze platformy.

Aby wybrać najlepszą platformę do marketingu e-mailowego, rozważ funkcje, których potrzebujesz, aby dostosować się do liczby osób, które masz obecnie, oraz funkcje, których będziesz potrzebować podczas skalowania listy.

Na przykład, być może nie potrzebujesz teraz szczegółowych narzędzi analitycznych, ale chcesz, aby były dostępne, gdy zdobędziesz określoną liczbę subskrybentów. A może tworzysz całą zawartość e-maili na innej platformie, ale ostatecznie chcesz przenieść to wszystko na jedną platformę.

Określ, co chcesz teraz zrobić ze swoją strategią zasięgu e-mailowego i co chcesz robić w przyszłości. Następnie poszukaj platform do marketingu e-mailowego, które mają określone cechy i funkcje potrzebne do osiągnięcia Twoich celów.

Narzędzia do analizy danych

Bez narzędzi do analizy danych Twoja zdolność do komunikowania się i budowania relacji za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie słabsza. Według badań Hubspot dwie najskuteczniejsze strategie kampanii e-mail marketingu to segmentacja subskrybentów i personalizacja wiadomości. Nie możesz wykonać żadnego z nich bez danych.

Musisz nie tylko zebrać informacje o osobach, które czytają Twoje e-maile, ale musisz także wiedzieć, co z nimi działa, a co nie.

Najlepszym rozwiązaniem będzie wybranie technologii i oprogramowania, które mają już wbudowane narzędzia analityczne. Na przykład najwyższej klasy system zarządzania relacjami z klientami (CRM) będzie miał wbudowane narzędzia analityczne, które automatycznie zbierają dane o subskrybentach, organizują je i wydobywają z nich istotne spostrzeżenia.

Masz jednak także możliwość zainstalowania narzędzi analitycznych innych firm w celu monitorowania wskaźników dołączonych do strategii docierania za pośrednictwem poczty e-mail.

Bezpieczeństwo cybernetyczne

Jeśli nie słyszałeś, naruszenia bezpieczeństwa danych zdarzają się stale i mogą mieć katastrofalne skutki dla firmy, powodując szkody finansowe i zrujnowaną reputację. Tylko w pierwszym kwartale 2023 r. na całym świecie w wyniku różnych naruszeń danych ujawniono ponad 6 milionów rekordów danych.

Nie chcesz, aby Twoje dane dotyczące marketingu e-mailowego i odbiorców wpadły w niepowołane ręce. Dlatego rozwiązania w zakresie cyberbezpieczeństwa są koniecznością w Twoim pakiecie technologii.

Upewnij się, że fizyczne urządzenia i oprogramowanie, z których korzystasz, są wyposażone w najwyższy poziom cyberbezpieczeństwa. Oznacza to na początek oprogramowanie antywirusowe, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, wirtualną sieć prywatną i skanery podatności sieci.

Pracuj nad projektem i układem swoich e-maili

Wierz lub nie, ale struktura Twoich e-maili i atrakcyjność wizualna mają wpływ na inspirującą komunikację i więź z czytelnikiem.

Jeśli będą mogli bez przeszkód poruszać się po Twojej wiadomości e-mail od góry do dołu, będzie bardziej prawdopodobne, że odpowiedzą na Twoją wiadomość, klikną łącza lub w inny sposób zaangażują się w nią.

Przyjrzyjmy się kilku uwagom dotyczącym projektu i układu wiadomości e-mail, które należy wziąć pod uwagę.

Struktura wiadomości e-mail

Jak czytane są Twoje e-maile od góry do dołu? Czy łatwo jest przejść od tematu do ostatniego zdania? Czy czytelnicy są w stanie skupić się na przekazie? A może ich oczy są przyciągane w różnych kierunkach z powodu bałaganu?

Powinieneś przyjąć minimalistyczny styl struktury swojej poczty e-mail. Na przykład nagłówek będzie znajdował się na górze, następnie treść wiadomości e-mail, po prawej stronie może znajdować się obraz, a na końcu wiadomości e-mail będzie wyświetlane wezwanie do działania.

Minimalna struktura wiadomości e-mail gwarantuje, że czytelnicy będą mogli przeglądać Twoje wiadomości, przetrawić treść i cieszyć się nią.

Dodawanie koloru

Nie ma nic złego w prostym, czarno-białym schemacie kolorów e-maili. Jest to zalecane, ponieważ czarne słowa na białym tle są łatwe do odczytania i właśnie tego oczekuje się od odbiorców.

Jeśli jednak chcesz dodać koloru do swoich e-maili, aby je urozmaicić, najważniejsze jest, aby kolor nie zakłócał korzystania z poczty e-mail. Możesz na przykład użyć określonego koloru linków, aby się wyróżniały, podczas gdy pozostałe słowa były czarne.

Alternatywnie możesz użyć różnych kolorów dla sekcji wiadomości e-mail, jak w poniższym przykładzie Caspera, aby wyróżnić każdą sekcję.

Źródło obrazu : naprawdęgoodemails.com

Inną opcją jest umieszczenie w e-mailach grafiki odpowiadającej treści wiadomości, na przykład powyższego zrzutu ekranu wykorzystującego grafikę chmur, księżyca i gwiazd do podkreślenia tematu.

Odrobina koloru jest w porządku, o ile nie zakłóca zrozumienia wiadomości e-mail.

Konsystencja

Bez względu na układ i elementy projektu, które wybierzesz dla swoich e-maili, muszą one być spójne w każdym wysyłanym e-mailu. Spójność buduje zaufanie. A wraz z zaufaniem przychodzi komunikacja i chęć budowania autentycznej relacji.

Spójny projekt i układ wiadomości e-mail sprawią, że czytelnicy będą wiedzieć, czego mogą od Ciebie oczekiwać. Ciągłe spełnianie tych oczekiwań sprawi, że ludzie będą wiedzieć, że mogą na Tobie polegać w kwestii dobrych rozmów e-mailowych i treści. Dzięki temu będą bardziej skłonni do dalszego otwierania i interakcji z Twoimi e-mailami.

Nie oznacza to, że nigdy nie powinieneś mieszać rzeczy na wypadek, gdyby coś się zestarzało – ale nie powinieneś wysyłać radykalnie różnych projektów w każdym nowym e-mailu.

Twórz wysokiej jakości treści e-maili

Ważniejsza od projektu i układu wiadomości e-mail może być jej treść. Jeśli ludzie otworzą Twoje e-maile i nie będzie to coś, co chcą przeczytać, w końcu przestaną je otwierać, a nawet mogą oznaczyć Cię jako spam.

Musisz więc tworzyć wysokiej jakości treści e-maili, których za każdym razem oczekują Twoi odbiorcy e-maili.

Ustal cele dla każdego e-maila

Nigdy nie powinno być tak, że wysyłasz e-mail tylko dlatego, że. Każdy e-mail musi być zamierzony i mieć dołączony ostateczny cel. Przykładowe cele e-maili obejmują:

• Udostępnianie zasobu
• Kierowanie ruchu do innego kanału marketingowego
• Nakłonienie czytelnika do wykonania Twojego wezwania do działania
• Przedstawiamy Twoją markę i ofertę biznesową
• Uzyskanie kliknięć w linki w wiadomościach e-mail

Posiadanie celu dla każdego e-maila sprawia, że ​​będziesz bardziej świadomy w treści, które piszesz dla tego e-maila. Załóżmy na przykład, że celem jest przedstawienie oferty biznesowej potencjalnemu klientowi. W e-mailu będziesz omawiać te oferty, a także zamieścisz łącze do strony produktu w swojej witrynie, aby pokazać, co czyni Cię wyjątkowym. Możesz także zakończyć swój e-mail wezwaniem do działania, które skieruje ruch do konkretnego produktu.

Ustal cele dla każdego e-maila, aby mieć pewność, że tworzysz treści w sposób zamierzony.

Za każdym razem twórz angażujący temat

Nie możesz zacząć budować relacji z ludźmi za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeśli nigdy nie otworzą Twoich e-maili. I tu właśnie pojawia się kuszący temat. Przyciągający wzrok temat często jest tym, co przekonuje ludzi do otwarcia e-maila. Oto przykład:

Przede wszystkim trzymaj się z daleka od nagłówków zawierających przynętę na kliknięcie. Są to nagłówki, które przyciągają uwagę, ale nie mają nic wspólnego z treścią e-maila. Możesz sprawić, że ludzie otworzą Twój e-mail, ale nie zaangażują się w niego, gdy dowiedzą się, że nie dotyczy on tego, co zawiera temat. „Odbierz darmową pizzę” rzeczywiście otwierałoby e-maile, ale jeśli w środku nie ma nic o pizzy, ludzie prawdopodobnie będą zniesmaczeni Twoją marką.

Temat powinien wskazywać, czego dotyczy wiadomość e-mail. Powinien używać słów mocy, czyli słów i wyrażeń wywołujących silną reakcję emocjonalną, takich jak „zarabiaj więcej”, „wyłącznie”, „zabronione” lub „olśniewający”.

Na koniec upewnij się, że temat nie jest zbyt długi. Przyciągnij subskrybentów za pomocą jak najmniejszej liczby słów.

Nie komplikuj

A skoro już mowa o kilku słowach, treść wiadomości e-mail powinna być prosta i zwięzła. Osoby, które otrzymają Twoje e-maile, prawdopodobnie nie przeczytają ich, jeśli są długie i przeciągnięte, zawierają duże akapity i nie zawierają żadnych elementów wizualnych.

Ale tak się stanie, jeśli e-mail będzie krótki, łatwy do zrozumienia i będzie zawierał jasny przekaz. Staraj się, aby każdy e-mail był prosty i wyrażaj swoje zdanie w jak najmniejszej liczbie słów.

Personalizuj swoje e-maile

To naturalne, że chcesz wysłać do innych zwykłych e-maili, zwłaszcza jeśli masz wiele e-maili do wysłania na raz. Ale niestety nie zapewni to połączenia, którego szukasz.

Musisz poświęcić czas na personalizację swoich e-maili. Ludzie muszą mieć poczucie, że wiesz, co się dzieje. Muszą mieć poczucie, że wszystko, co im wysyłasz, zostało stworzone specjalnie dla nich i dla nikogo innego. Dzięki temu czują się wyjątkowo. A to z kolei inspiruje ich, aby dać Ci szansę.

Personalizując swoje e-maile, wyjdź poza imię. Uwzględnij szczegółowe informacje na temat ich zainteresowań i tego, dla czego próbują znaleźć rozwiązanie.

Załóżmy na przykład, że wysyłasz do kogoś e-mail po raz pierwszy, aby się przedstawić. Najpierw przywitaj się z nimi po imieniu, a następnie zadaj im pytanie dotyczące problemu, który, jak słyszałeś, mieli w swojej firmie. Jeśli można powiedzieć, że wzajemne powiązanie zwróciło na to Twoją uwagę, to jeszcze lepiej.

Personalizacja odgrywa znaczącą rolę w otwieraniu kanałów komunikacji i budowaniu zaufania, co sprzyja rozwojowi relacji.

Oczywiście, gdy wysyłasz tysiące e-maili do pełnej listy subskrybentów, aby ogłosić nowy produkt lub usługę, nie możesz dostosować każdego z nich. Dlatego ważne jest, aby dostosować to, co możesz i gdzie możesz.

Dołącz recenzje i referencje

Jednym z głównych celów strategii docierania za pośrednictwem poczty e-mail jest prawdopodobnie zwiększenie reputacji i świadomości marki. Czy jest na to lepszy sposób niż włączenie recenzji, poleceń i referencji do swoich e-maili?

Próbujesz rozwijać swoje relacje z osobami z Twojej listy e-mailowej. Ale znowu musisz zdobyć wiarygodność i zaufanie w ich oczach, aby tak się stało. Pokazanie im prawdziwych opinii od klientów daje im wgląd w reputację Twojej marki. Częściej wierzą, że prawdziwi ludzie dzielą się autentycznymi relacjami ze swoich doświadczeń, niż w cokolwiek innego.

Dlatego tam, gdzie jest to stosowne, wykorzystuj referencje i recenzje w e-mailach. Na przykład możesz włączyć recenzje wideo z mediów społecznościowych do swoich e-maili na temat konkretnych produktów. Alternatywnie możesz zrobić zrzut ekranu z referencjami ze swojej witryny i osadzić je w swoich e-mailach.

Włącz treści wizualne

Może się zdarzyć, że prosty e-mail zawierający całą pisemną treść będzie najlepszym sposobem komunikacji z odbiorcą. Jednakże uwzględnienie elementów wizualnych, gdy ma to sens, jest ważne.

Jak wspomniano powyżej, ludzi przyciągają treści wizualne. Przyswajanie obrazów wymaga mniejszej siły umysłu niż treści pisanych. Ładniej się też na nie patrzy. Dodaj treści wizualne, aby rozdzielić treść pisemną i dodać blasku swoim e-mailom.

Pamiętaj, że wszelkie treści wizualne, których używasz, powinny wspierać przekaz pisemny. Nawet jeśli używasz obrazu stockowego, upewnij się, że pasuje on do wiadomości, którą przekazujesz w e-mailu. Upewnij się, że jest on poprawnie sformatowany, aby mógł się załadować i poprawnie wyświetlić po otwarciu wiadomości e-mail.

W kontaktach e-mailowych liczy się czas

Możesz mieć najlepszą treść e-maili na świecie, ale nie będzie to miało znaczenia, jeśli nie będziesz wysyłać e-maili we właściwym czasie. To, jaki jest właściwy moment, zależy od osób, do których wysyłasz e-maile.

Na przykład, jeśli Twój odbiorca pracuje w godzinach 9-17, wysyłanie do niego wiadomości e-mail o godzinie 9 nie ma sensu. Wysłanie go o 7 rano, kiedy prawdopodobnie jedzą śniadanie i sprawdzają e-maile, jest znacznie lepsze.

Zwróć także uwagę na to, jak często wysyłasz e-maile. Jedna dziennie może być denerwująca dla ludzi, ale dwie na tydzień są łatwiejsze do przyjęcia.

Zapoznaj się z powyższym badaniem przeprowadzonym wśród odbiorców poczty e-mail, aby dowiedzieć się, kiedy należy wysyłać e-maile i jak często.

Kroki do stworzenia skutecznego zasięgu e-mailowego

Pewnie zastanawiasz się, jak te wszystkie rady wyglądają razem. Oto liniowy przewodnik krok po kroku dotyczący skutecznego docierania za pośrednictwem poczty elektronicznej:

1. Twój angażujący temat pojawi się jako pierwszy na górze wiadomości e-mail.
2. Powitaj subskrybenta po imieniu, aby rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail.
3. Pierwsza linia powinna być spersonalizowanym pytaniem lub oświadczeniem (o ile to możliwe, biorąc pod uwagę objętość, którą wysyłasz), które przekona subskrybenta do przeczytania dalszej części.
4. Przejdź do treści wiadomości e-mail.
5. Używaj krótkich akapitów, nie więcej niż 4 z nich.
6. Dodaj grafikę lub kolor, aby poprawić przekaz wiadomości e-mail.
7. Zakończ swój e-mail wezwaniem do działania, które powie subskrybentom, co mają zrobić dalej.

Opanowanie sztuki docierania za pośrednictwem poczty elektronicznej to projekt ciągły. Nie oznacza to jednak, że nie można przyspieszyć skutecznej komunikacji i budowania relacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Skorzystaj z powyższych wskazówek, które Cię poprowadzą.