Faktura elektroniczna w Niemczech, obowiązkowa od 2025 r

Ten rok z pewnością okazuje się gorączkowy dla faktury elektronicznej, a główne zachodzące zmiany prawdopodobnie nie pozostały niezauważone nawet przez tych, którzy nie są „wtajemniczonymi”.

Dla wszystkich organizacji prowadzących transgraniczne interesy z dostawcami i klientami absolutnie niezbędne jest bycie na bieżąco z rozwojem elektronicznego fakturowania i e-raportów, które mają wpływ na kraje w Europie i poza nią.

Po latach impasu, w którym postępy były minimalne (lub żadne), teraz znajdujemy się w okresie wielkiego przyspieszenia, które ma radykalnie zmienić procesy, do których się przyzwyczailiśmy.

Mieliśmy już okazję zająć się europejską propozycją znaną jako VIDA (VAT w epoce cyfrowej ), która ma dać silny impuls do wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania poprzez szereg środków, które mają zostać wdrożone w latach 2024-2028 Chociaż wniosek wprowadza obowiązek korzystania z faktur elektronicznych w wewnątrzunijnych transakcjach B2B, usuwa również niektóre przeszkody biurokratyczne, które dotychczas powstrzymywały przyjęcie faktur elektronicznych w transakcjach krajowych.

Oprócz tego europejskiego rozwoju musimy również wspomnieć o różnych działaniach podejmowanych przez niektóre kraje w celu wdrożenia elektronicznego fakturowania na poziomie B2B i B2G. We Francji i Hiszpanii, które ogłosiły ten mandat jakiś czas temu, będzie on wprowadzany stopniowo w latach 2024-2026. Kwestie te obszernie omówiliśmy w naszym artykule na temat fakturowania elektronicznego w Europie. Niedawno Grecja również podzieliła się swoim planem w tym zakresie, który przewiduje stopniowe wprowadzanie w okresie od września 2023 r. do 2025 r.

Dziś jednak chcemy skupić się na ostatnich wydarzeniach ogłoszonych przez Niemcy, kraj, którego sytuacja jest szczególnie rozdrobniona i złożona. Wiadomość jest taka, że ​​Niemcy dostały zielone światło od Komisji Europejskiej i ogłosiły zamiar wprowadzenia e-fakturowania B2B od stycznia 2025 roku.

Zapowiedź Ministerstwa Finansów i uruchomienie od 2025 r

Zacznijmy od podsumowania kroków, które doprowadziły do ​​niedawnego oświadczenia zapowiadającego wprowadzenie fakturowania elektronicznego w Niemczech.

Pierwsze oznaki pojawiły się w listopadzie 2022 r., kiedy Niemcy wystąpiły do ​​Komisji Europejskiej o niezbędne zezwolenie, aby móc wprowadzić uogólniony mandat e-fakturowania.Jest to procedura na obecnych zasadach, która wymaga poparcia wniosku m.in. odpowiednimi uzasadnieniami, takimi jak opis oczekiwanych korzyści. Jak widzieliśmy gdzie indziej, nowa propozycja ViDA przewiduje wyeliminowanie tego kroku począwszy od 2024 r., czyli roku, od którego państwom członkowskim łatwiej będzie wprowadzić elektroniczne fakturowanie.

Po tym pierwszym kroku pod koniec 2022 r.niemieckie Ministerstwo Finansów ogłosiło opracowanie planu wprowadzenia e-fakturowania B2B w Niemczech w kwietniu 2023 r. Propozycja przeszła konsultacje społeczne, w których udział wzięli różni interesariusze i które zakończyły się 8 maja.

Udostępniony przez niemieckie ministerstwo projekt zawiera szereg elementów, które będą wymagały potwierdzenia, dlatego warto wspomnieć, że zarówno proponowane terminy, jak i konkretne aspekty, które będą charakteryzowały model e-fakturowania, są nadal przedmiotem dyskusji i mogą podlegać zmiana. Poniżej podzielimy się głównymi punktami tej propozycji, które są przydatne, aby dać wyobrażenie o ścieżce, którą podążają Niemcy.

Co obejmuje obowiązek e-faktury w Niemczech

Przygotowany wniosek zawiera nie jeden, ale dwa obowiązki:

• Wprowadzenie e-fakturowania dla sfery B2B ma rozpocząć się w 2025 roku ;władze nie ustaliły jeszcze, czy przejście na e-fakturowanie nastąpi we wszystkich firmach 1 stycznia 2025 r., czy też wdrożenie będzie następować stopniowo, w zależności od wielkości firmy lub przychodów
• Wprowadzenie systemu e-Raportowania zostaje odłożone na późniejszy termin

Wyraźnie wyłania się chęć dostosowania się do bardziej ogólnych ram kształtujących się pod wpływem Unii Europejskiej i propozycji ViDA, nie zapominając o normach i modelach, które są konsolidowane. Wszystko to ma na celu promowanie interoperacyjności i maksymalne ograniczenie skutków dla firm, które po raz pierwszy będą korzystać z faktury elektronicznej.

Zgodnie z europejską propozycją ViDA, niemiecki projekt przewiduje, że faktury elektroniczne będą musiały być zgodne z normą EN 16391, która określa wymagania dla faktury europejskiej. Obecnie formaty XRechnung i ZUGFerD w Niemczech są zgodne.

Niemiecka propozycja przedstawia kilka opcji przesyłania faktur elektronicznych oraz interakcji między dostawcami, klientami i organami podatkowymi. Obejmuje to jedną platformę rządową oraz prywatne platformy lub dostawców, którzy mogą umożliwiać wymianę dokumentów elektronicznych. Wśród rozważanych opcji są te, które zbliżają się do modelu, który nabiera rozpędu we Francji (schemat Y) czy modelu 5-kątnego, promowanego m.in. przez OpenPeppol. Istnieje jednak tendencja do przyjęcia zdecentralizowanego modelu interakcji , w przeciwieństwie do naszego scentralizowanego systemu SdI.

Wreszcie wykazano, że chęć wdrożenia systemu e-raportowania jest zgodna zarówno z propozycją ViDA, jak iz podejściem kilku krajów europejskich. Pamiętaj, że różne rodzaje modeli e-raportowania są używane od jakiegoś czasu lub są wdrażane w wielu państwach członkowskich, w tym między innymi w Hiszpanii, Portugalii, na Węgrzech, we Francji i Rumunii. Sam podatek VAT w epoce cyfrowej zakłada wprowadzenie od 2028 r. mandatu e-raportowania dla operacji transgranicznych, pozostawiając państwom członkowskim wdrożenie podobnych rozwiązań na poziomie krajowym.

Obecna sytuacja w Niemczech

Obecnie w Niemczech istnieje obowiązek dotyczący fakturowania B2G, tj. pomiędzy administracją publiczną a jej dostawcami, który nie został jeszcze jednolicie przyjęty. W rzeczywistości, jak wspomnieliśmy wcześniej, scenariusz z tego punktu widzenia jest dość fragmentaryczny ze względu na fakt, że Niemcy są krajem federalnym, a poszczególne kraje związkowe mają swobodę działania w tej sprawie.

Od dziś obowiązek przesyłania faktur elektronicznych do administracji publicznej dotyczy dostawców administracji centralnej.

Jeśli chodzi o poszczególne regiony i ich administrację publiczną, sytuacja jest zróżnicowana: niektóre kraje już wdrożyły mandat (np. Brema, Hamburg, Saara), inne wdrożą go od 2024 r., jak Hesja i Nadrenia-Palatynat. Jeszcze inne regiony planują korzystanie z e-fakturowania, ale nie określiły jeszcze obowiązkowego wymogu.

W Niemczech istnieją głównie dwa formaty wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, a mianowicie XRechnung i ZUGFerD, które są wykorzystywane w szczególności w kontekście transakcji B2G.

Jeśli chodzi o platformy i metody przesyłania, które można wykorzystać do przesyłania elektronicznych faktur niemieckim administracjom, sytuacja jest bardzo niejednorodna. W rzeczywistości istnieje obecnie kilka platform. W zależności od tego, czy organizacja jest administracją centralną, czy podmiotem w regionie federalnym, konieczne jest okresowe określenie, z której platformy i metody transmisji należy korzystać.

Czego spodziewać się w przyszłości?

Biorąc pod uwagę sytuację, którą właśnie opisaliśmy, niemiecki projekt jest z pewnością ambitny, zwłaszcza biorąc pod uwagę datę 1 stycznia 2025 r., która nie jest tak odległa.

Jednak jednocześnie stanowi okazję do wprowadzenia większej standaryzacji w obecnie złożonym krajobrazie. Nie możemy również zapomnieć o innych korzyściach, jakie fakturowanie elektroniczne może przynieść przedsiębiorstwom i organom administracji publicznej, w zakresie:

• Efektywność i racjonalizacja procesów
• Oszczędność kosztów
• Skrócony czas płatności
• Zrównoważony rozwój środowiskowy i zmniejszony ślad węglowy

Pozostaje tylko czekać na dalsze ustalenia rządu niemieckiego, aby zrozumieć, jaki model zostanie wdrożony w celu przyjęcia elektronicznego fakturowania w Niemczech, jakie rozwiązania technologiczne zostaną wprowadzone, a wreszcie, co nie mniej ważne, harmonogram kolejnych wymagań.