Usługi dostawy elektronicznej, jak wybrać właściwą

Aby zdefiniować pojęcie „usług dostarczania drogą elektroniczną”, warto odwołać się do kontekstu prawnego, który je definiuje z perspektywy regulacyjnej i operacyjnej.

Odnosimy się do rozporządzenia europejskiego 910/2014 znanego jakoeIDAS (elektroniczne uwierzytelnianie i podpis identyfikacyjny) wraz z jego najnowszymi aktualizacjami, które są głównym tematem tego artykułu na naszym blogu.

Zgodnie z Rozporządzeniem eIDAS usługi doręczeń drogą elektroniczną umożliwiają elektroniczne przesyłanie danych pomiędzy podmiotami trzecimi oraz dostarczają dowodów związanych z przetwarzaniem przesyłanych danych, w tym dowodów na ich wysłanie i otrzymanie, a także zabezpieczają przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub nieautoryzowanej modyfikacji.

Uważaj jednak na podstawową specyfikację: rozporządzenie eIDAS identyfikuje dwie formy usług doręczania drogą elektroniczną:

1) ERDS : elektroniczne usługi rejestrowanego doręczenia

2) QERDS : kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego

W następnej sekcji przeanalizujemy różnice między tymi dwoma rodzajami usług.

Następnie przyjrzymy się włoskiemu PEC , coraz bardziej rozpowszechnionemu i często wykorzystywanemu narzędziu;zapytamy: jak PEC wpisuje się w szerszy obraz Europy?

A jakie są przypadki i scenariusze, w których przydatne i korzystne jest użycie ERDS lub QERDS ?

Ostatnią część poświęcimy wreszcie możliwościom, jakie usługi dostawy elektronicznej otwierają przed firmami i profesjonalistami, poza zobowiązaniami i wypełnianiem.

Zajmiemy się każdym krok po kroku.

ERDS lub QERDS: jakie są różnice?

Wróćmy do rozporządzenia eIDAS: artykuły dotyczące usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (ERDS) i kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (QERDS) to artykuły 43 i 44.

Nie będziemy powielać regulaminu w całości (można się z nim zapoznać tutaj), a jedynie zacytować fragmenty, które skupiają się na wymaganiach spełnianych przez kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (QERDS) oraz wymaganiach odróżniających je od ERDS. Podsumowując, oni:

a) są świadczone przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania;

b) gwarantować identyfikację nadawcy z zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa;

c) gwarantują identyfikację odbiorcy przed przekazaniem danych;

(d) zabezpieczyć wysyłanie i odbieranie danych zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w celu wykluczenia możliwości dokonania niewykrywalnych zmian w danych;

(e) wyraźnego wskazania zmian danych w celu przesłania lub otrzymania ich nadawcy i odbiorcy danych;

f) wskazują datę i godzinę wysłania i otrzymania oraz wszelkie zmiany danych za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.

Krótko mówiąc, centralnym punktem kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego (QERDS) jest pewność co do tożsamości nadawcy i odbiorcy oraz „wspólne stosowanie zaawansowanego podpisu elektronicznego (lub pieczęci elektronicznej).

Wszystko to jest gwarantowane przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Jak PEC pasuje do tego obrazu?

PEC to przede wszystkim włoskie narzędzie, które powstało przed wydaniem rozporządzenia eIDAS i które nie do końca spełnia wymagania stawiane przez prawodawstwo europejskie. To narzędzie, które – z konieczności – będzie musiało przejśćścieżkę ewolucji.

O tym porozmawiamy w następnej sekcji.

Całkowicie włoski przypadek PEC

PEC (Certified Electronic Mail) to narzędzie, które wszyscy znamy, a teraz stało się częścią naszego codziennego życia.

Według najnowszych dostępnych danych we Włoszech jest ponad 14 milionów aktywnych adresów PEC (agid.gov.it).

Gwałtowny wzrost wykorzystania PEC był bardzo gwałtowny, zwłaszcza w ostatnich latach; zdecydowane przyspieszenie w tym zakresie nastąpiło w okresie stanu wyjątkowego wywołanego pandemią.

To przyspieszenie nie było odosobnionym przypadkiem, ale częścią trendu, który obejmował inne wdrożenia związane z dematerializacją i cyfryzacją (pomyślmy na przykład o przypadku SPID).

Ponadto PEC jest obecnie również używany jako cyfrowy adres zamieszkania (pamiętaj, że od 1 października 2020 r. firmy i profesjonaliści mają obowiązek informowania o swoim cyfrowym miejscu zamieszkania).

Jak już wspomnieliśmy, PEC jest unikalny dla Włoch. Jej włączenie w kontekście europejskich usług doręczania drogą elektroniczną nie jest jeszcze optymalne.

Rzeczywiście, PEC nie ma wielu cech wskazanych przez europejskiego prawodawcę dla usług certyfikowanego doręczenia elektronicznego i kwalifikowanego certyfikowanego doręczenia. Na przykład PEC nie pozwala na identyfikację nadawcy i odbiorcy komunikacji, ani nie wymaga kwalifikowanej walidacji czasu.

Co najważniejsze, PEC jest ważny tylko we Włoszech, a nie w Europie. Ponadto komunikacja za pośrednictwem PEC ma pełną moc prawną tylko wtedy, gdy odbywa się między dwiema skrzynkami pocztowymi, z których obie są certyfikowanymi skrzynkami elektronicznymi.

Jednak proces ewolucji PEC (w wyniku którego nastąpiła aktualizacja standardów ETSI) już się rozpoczął, tak aby spełniał on europejskie wymagania dotyczące kwalifikowanych certyfikowanych usług doręczania drogą elektroniczną.

Ta ścieżka oczywiście nie może być natychmiastowa i wymaga procesu, który nie jest odporny na kwestie legislacyjne i technologiczne.

(Dowiedz się więcej o ewolucji PEC i tym, co jest często określane jako „europejski PEC” w tym poście na naszym blogu.)

Teraz, poza przyszłymi scenariuszami, zrozummy korzyści płynące z korzystania z systemów SERC i SERCQ.

Korzyści z używania ERDS i QERDS

Przejdźmy od razu do rzeczy.

Pierwsze i najbardziej intuicyjne korzyści płynące z korzystania z elektronicznych usług rejestrowanego doręczenia są związane z bezpieczeństwem i niezawodnością.

Z tego punktu widzenia fundamentalne znaczenie majączynniki prawne : komunikacja dokonywana za pośrednictwem usług doręczania drogą elektroniczną stanowi cenny materiał dowodowy, który można wykorzystać w przypadku sporu sądowego. Stanowią zatem przydatne narzędzie do uzyskania pełnej identyfikowalności wysłanych komunikatów i powiadomień,nawet jeśli komunikaty te są adresowane do wielu odbiorców.

Mówimy o niezwykle wrażliwych aspektach, które obejmują szereg bardzo ważnych konsekwencji.

Ale to nie wszystko.

Polegając na wyspecjalizowanych firmach, takich jak Doxee, komunikacja jest nie tylko dostarczana przez kwalifikowanego zaufanego dostawcę usług, ale może być również przekazywana za pośrednictwem szerokiej gamy kanałów.

Nie tylko rejestrowany e-mail , ale także rejestrowany SMS(z korzyścią w zakresie znajomości przez odbiorców, prostoty i natychmiastowości: wszystko z pełną identyfikowalnością transakcji po stronie nadawcy).

Następnie istnieje narzędzieeDelivery , które umożliwia poświadczenie dostarczenia i otwarcia dokumentów poprzez wystawienie dowodu z dokumentu.

W takim przypadku odbiorca otrzymuje uwierzytelnioną wiadomość e-mail lub sms zawierającą link dostępu do przeznaczonych dla niego dokumentów. Ten krok umożliwia zebranie i śledzenie zamiaru odbiorcy dostępu do poufnych dokumentów za pośrednictwem spersonalizowanego łącza.

A oto kluczowy temat, o którym zawsze należy pamiętać: personalizacja .

Nie tylko obowiązki i bezpieczeństwo – możliwości usług doręczeń elektronicznych

Podstawowe cele wprowadzenia usług doręczeń elektronicznych na poziomie europejskim dotyczą bezpieczeństwa i niezawodności komunikacji, przejrzystości oraz wartości prawnej w sporach sądowych.

Wszystko to jest krytyczne.

Ale możemy pójść jeszcze dalej i przyjrzeć się możliwościom, które w równym stopniu decydują o biznesie.

Aspekty te dotyczą przede wszystkimdoświadczenia użytkownika klienta ;tutaj kluczowymi słowami są: prostota, szybkość i przejrzystość.

Nie tylko to: istnieje również ogromny problem związany z gromadzeniem, zarządzaniem i analizowaniem danych Twojej komunikacji.

Zarządzanie tymi informacjami jest szczególnie złożone, ponieważ mówimy o informacjach pochodzących z wielu kanałów.

Oparcie się na narzędziach Certified Electronic Delivery dostarczanych przez firmy takie jak Doxee umożliwia zarządzanie ogromną liczbą procesów i powiązanych danych w prosty i kompleksowy sposób.

Te dane z kolei zamieniają się w zasób, który można wykorzystać w celu doskonalenia własnych procesów i coraz bardziej udoskonalać wiedzę o swojej bazie klientów.

Ostatni krok jest taki: pogłębianie wiedzy o swoich klientach oznacza posiadanie możliwości ciągłego doskonalenia komunikacji, czyniąc ją coraz bardziej dopasowaną do odbiorców, a przez to coraz bardziej efektywną.

Jest to punkt zwrotny personalizacji , o którym wspominaliśmy.

W skrócie: wszystko jest połączone w pozytywnym kole. Większe bezpieczeństwo i niezawodność. Zgodność z normami europejskimi, które są coraz częściej definiowane. Wartość prawna. Poprawiona komunikacja (a raczej inna komunikacja). Korzyści są ogromne; a optyka jest korzystna dla firm i ich klientów.