Skuteczne sposoby uzyskiwania i przekazywania pracownikom informacji zwrotnych

Agencje kreatywne, które odnoszą największe sukcesy, są odważne i kreatywne. Świetne pomysły rodzą zespoły osób, które są w pełni zaangażowane w to, co robią. Ale czy przy dużych zmianach w wartościach i dynamice pracy od pandemii Covid-19 nadal zajmujesz się priorytetami swoich pracowników?

Zaangażowanie pracowników obejmuje zaangażowanie, wydajność i morale zespołu. To bezpośrednio przekłada się na produktywność, satysfakcję i retencję.

W marcu 2022 r. Microsoft przeprowadził ankietę wśród 31 000 swoich pracowników z 31 krajów. Ich kluczowe odkrycia?

• 53% pracowników częściej przedkłada zdrowie nad pracę
• 52% pokolenia Z i Millenialsów rozważa znalezienie nowej pracy w przyszłym roku
• 54% ich liderów uważa, że ​​nie ma już kontaktu z potrzebami swoich pracowników

Oczekiwania się zmieniły. Ludzie nie chcą już rezygnować z osobistych wartości zamiast zgiełku i kultu produktywności.

Gdy w styczniu 2022 r. prawie 4,3 miliona osób zrezygnowało z pracy, jasne jest, że organizacjom trudno jest zatrzymać talenty. 54% firm również ma trudności ze znalezieniem ich.

Jeśli chcesz zaangażować swoje zespoły, zarówno wynagrodzenie, jak i kultura muszą być konkurencyjne i dostosowane do tego, co cenią Twoje zespoły. Aby tak się stało, konieczne jest zainwestowanie czasu i energii w budowanie zdrowego nawyku sprzężenia zwrotnego.

Porozmawiajmy o tym, jak stworzyć pętlę informacji zwrotnych w swojej agencji kreatywnej i ostatecznie zbudować system promujący owocną komunikację.

Uzyskiwanie opinii pracowników

Systemy, które pozwalają na efektywną komunikację, torują organizacjom drogę do dostosowania się do potrzeb swoich zespołów i zmieniających się priorytetów.

6 sposobów na uzyskanie opinii pracowników

1. Ankiety roczne i pulsacyjne

Coroczne ankiety zazwyczaj obejmują szeroki zakres tematów. Możesz ich użyć, aby dowiedzieć się, jak Twoi pracownicy sądzą o inicjatywach Twojej agencji i wiedzieć, które z nich uważają za najbardziej wartościowe.

Ankiety Pulse są bardziej skoncentrowane – obejmują określone tematy. Możesz to wykorzystać, aby wydobyć obawy swojego zespołu dotyczące istotnych kwestii i ważnych decyzji.

Ankiety można łatwo skalować i rozpowszechniać. Brakuje jednak personalizacji innych technik zbierania informacji zwrotnych, w których zbieracz może zadawać dodatkowe pytania i prosić o dalsze wyjaśnienia. To powiedziawszy, wskazane jest łączenie ankiet z innymi metodami.

2. Dyskusja w grupach fokusowych (FGD)

Skupiona dyskusja grupowa (FGD) to ułatwiona sesja, podczas której zbiera się kilku wybranych z określonym środowiskiem lub doświadczeniem, aby porozmawiać na dany temat. Respondenci są zachęcani do szczegółowego dzielenia się swoimi poglądami, od czasu do czasu odrzucając je od siebie, gdy jest to rozwijane.

Ogólnie rzecz biorąc, FGD wymagają więcej wysiłku niż ankiety. Umiejętności facylitacji są niezbędne, aby sposób zadawania pytań moderatorowi nie wypaczał opinii w określonym kierunku.

3. Wywiady jeden na jeden

Wywiady jeden na jednego mogą być trudne do wdrożenia na dużą skalę. Ale jeśli potrzebujesz wyczerpujących informacji zwrotnych, jest to jedna z najlepszych opcji.

Oprócz możliwości dogłębnego omówienia tematów, komunikacja może stać się równym polem gry zarówno dla ekstrawertyków, jak i introwertyków. Pod warunkiem, że facylitator potrafi dobrze się zachowywać, dyskusje 1:1 mogą dać uczciwą informację zwrotną ze względu na bardziej osobiste podejście.

4. Wydarzenia firmowe

Imprezy firmowe, takie jak spotkania wszystkich rąk, są świetnymi sposobami komunikacji pracowników z wyższym kierownictwem. Podczas tych wydarzeń przedstawiane są plany, a uczestnicy mają możliwość wyrażenia pytań i obaw.

Regularne spotkania w ratuszu pokazują pracownikom, że ich liderom zależy na tym, aby pokazać im swoje plany.

5. Wewnętrzne Platformy Społecznościowe

Angażowanie się online jest głęboko zakorzenione w większości z nas. Zapewniając pracownikom sposoby dzielenia się swoimi spostrzeżeniami online, możesz zmniejszyć tarcia, które mogą wywołać inne metody.

Osoby, które nie czują się komfortowo zadając pytania przed publicznością podczas wydarzeń, mogą zamiast tego skorzystać z możliwości publikowania komentarzy po spotkaniu .

Wewnętrzne platformy społecznościowe mogą również służyć jako droga do rozpowszechniania innych inicjatyw komunikacyjnych, takich jak badania roczne i badania pulsu.

6. Dostępność lidera

Na przystępność lidera może wpływać wiele czynników. Jedną z nich są zasady, takie jak polityka otwartych drzwi, bezpośrednie czaty lub dostęp za pośrednictwem platform wiadomości błyskawicznych.

Innym jest zarządzanie relacjami: wysiłki liderów na rzecz budowania relacji i zachęcania do otwartości poprzez te więzi.

Imprezy integracyjne mogą w tym pomóc. Odprawa i osobiste rozmowy również by działały.

Najlepsze praktyki pozyskiwania pracownika

Informacja zwrotna

Teraz, gdy omówiliśmy metody, których możesz użyć do zbierania opinii, przejdźmy do uwag dotyczących implementacji, aby zapewnić ich skuteczność.

• Honoruj ​​poufność

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy dzielili się szczerymi opiniami, dotrzymuj obietnicy poufności. 74% pracowników twierdzi, że chętnie podzieliłoby się swoimi spostrzeżeniami , gdyby tylko wyniki były naprawdę poufne. Strach przed możliwym odwetem – precedensowym lub nie, rzeczywistym lub wyimaginowanym – jest bardzo realną kwestią .

Anegdotyczny tweet

• Użyj różnych metod

Uwzględnienie indywidualnej osobowości i poziomu lęku społecznego w procesie zbierania informacji zwrotnych może dać niektórym ludziom głośniejszy głos . Podczas gdy motyle społeczne mogą czuć się komfortowo, odbijając od siebie pomysły podczas FGD, bardziej powściągliwe mogą uznać otoczenie za bardziej szkodliwe dla wyrażania siebie.

Jak wykazało badanie , pracownicy z dłuższym stażem są bardziej otwarci na dzielenie się opiniami. Włożenie dodatkowego wysiłku, aby wysłuchać nowych pracowników, może być konieczne, aby pogłębić Twoje ustalenia.

• Słuchaj i podejmij działania

Gdy pracownicy się otworzą, zbierz jak najwięcej informacji, będąc otwartym i dociekliwym. Jeśli prowadzisz rozmowę, unikaj pokusy obrony. Zamiast tego zadawaj pytania uzupełniające, aby pogłębić zrozumienie, skąd pochodzą.

Na przykład, jeśli ktoś powie: „Kierownictwo musi być bardziej świadome naszych potrzeb jako artystów”, zapytaj: „Jak to wygląda w Twoim przypadku?” Spróbuj spojrzeć na sytuację z jego obiektywu, zamiast bombardować go istniejącymi wysiłkami, które Twoim zdaniem powinny rozwiązać jego obawy.

Gdy zdobędziesz informacje, kontynuuj działanie. Poczucie, że ich spostrzeżenia są ignorowane, jest jednym z głównych powodów, dla których wielu pracowników odchodzi .

• Bądź kreatywny

Zbieranie informacji zwrotnych jest dla pracowników podstawowym, ale dodatkowym zadaniem. Realizując te inicjatywy, ustal ich wagę i upewnij się, że pracownicy dostrzegą Twoją wiadomość.

Wdrażanie nawyku sprzężenia zwrotnego może być trudne. Aby to się utrzymało, znajdź sposoby na dynamiczne zbieranie opinii. Rozważ grywalizację , aby przekształcić zadania w coś bardziej znaczącego i angażującego. Dobrze zrobiony może w końcu przerodzić się w coś bardziej naturalnego – może nawet satysfakcjonującego.

Przekazywanie opinii pracowników

Równie ważne, jak otrzymywanie informacji zwrotnej, jest jej dawanie. Informacje zwrotne mogą pomóc w ograniczeniu negatywnych zachowań, a także wzmocnić pozytywne.

4 sposoby przekazywania opinii pracowników

1. Roczne oceny wyników

Oceny pracy to sesje, podczas których pracodawcy udzielają informacji zwrotnej na temat pracy pracownika przez określony czas. Zwykle wyniki wydajności pracownika są oceniane na podstawie wstępnie ustawionych wskaźników, aby sprawdzić, czy jest to równorzędne, poniżej oczekiwań lub poza nimi.

W tym celu można zastosować podejście jakościowe lub ilościowe. Zapewnia drogę do afirmacji, dyskusji i strategii rozwoju.

2. Sesje jeden na jeden i odprawy

Spotkania jeden na jeden i zameldowanie są na ogół konwersacyjne, ale można to zrobić na wiele sposobów. Biorąc pod uwagę intymność konfiguracji, może to pozwolić ci wyjaśnić swoje punkty i pokazać szczerość. Jest to dobry sposób na nawiązanie relacji i relacji, zwłaszcza z pracownikami, z którymi nie zawsze masz kontakt w codziennych operacjach.

3. Chwile ad hoc

Podczas gdy większość formatów informacji zwrotnych obejmuje działania pracownika z perspektywy czasu, przekazywanie informacji zwrotnych w locie może sprawić, że będą one bardziej godne zapamiętania i satysfakcjonujące dla odbiorcy.

Gdy udzielasz informacji zwrotnej na temat negatywnego zachowania, natychmiastowe zajęcie się nim może również pomóc zmniejszyć jego reperkusje. Od razu daje pracownikowi możliwość samodzielnego myślenia, dostosowania się i przećwiczenia rozwiązywania problemów.

4. Pokaż, nie mów

Oprócz gratulowania pracownikowi dobrze wykonanej pracy, podziel się jego osiągnięciem z zespołem. Daj mu promocję lub premię pieniężną. Wykorzystaj jego pracę jako przykład najlepszych praktyk.

Powiedzenie czegoś nie jest jedynym sposobem, w jaki możesz wyrazić opinię. Możesz także użyć swoich działań.

Najlepsze praktyki w udzielaniu pracownikom

Informacja zwrotna

Przyjmowanie opinii jest wyzwaniem dla większości ludzi. Jako menedżer ważne jest, abyś pamiętał o tym, w jaki sposób przekazujesz opinie, aby upewnić się, że wpływa to na Twoje zespoły we właściwy sposób.

• Zacznij od empatii i przyjmij pozytywne intencje

Informacja zwrotna będzie działać tylko wtedy, gdy odbiorca jest na nią otwarty. Więc zanim cokolwiek powiesz, bądź uprzejmy. Zapytaj osobę, czy to dobry czas i czy jest w dobrej przestrzeni nad głową. Albo jeszcze lepiej, umów się na spotkanie, aby mogła się do niego przygotować.

W rozmowie okazuj empatię i otwartość. Załóż, że cokolwiek zrobiła, pochodzi z dobrych intencji, a twoim zadaniem jest zrozumienie jej procesu myślowego.

Uważaj na swój ton. Jeśli chcesz otwartości, zbuduj zaufanie i bezpieczeństwo.

• Wyjaśnij cele i przejmij własność

Twoja intencja dzielenia się opiniami powinna polegać na pomaganiu komuś w rozwoju, a nie na karmieniu swojego ego poprzez udowadnianie swojej racji. Umawiając się na spotkanie, upewnij się, że cel rozmowy jest jasny.

Na przykład, zanim zaczniesz mówić swojemu sprzedawcy, żeby nie przerywał klientowi, gdy mówi, możesz zacząć od: „Daję ci informację zwrotną, ponieważ wiem, że bardzo pasjonujesz się swoją pracą. I chcę udzielić ci jak największego wsparcia, pomagając ci nawiązać dobre relacje z naszymi klientami”.

Następnie kontynuuj formułowanie swoich obserwacji za pomocą stwierdzeń „ja” zamiast „my” i „oni”.

„Zauważyłem, że podczas gdy pani Y mówiła, miałeś tendencję do dzielenia się swoimi pomysłami, zanim ona skończyła dzielić się swoimi. Jest dla mnie jasne, że bardzo dobrze wiesz, jak rozwiązać jej obawy i to dobrze. Martwię się jednak, że pani Y poczuje się nieważna lub lekceważona”.

Stwierdzenia „ja” pozwalają ci odpowiadać za to, co mówisz. W pewnym sensie czyni cię to bezbronnym. Daje to również Twojemu pracownikowi pozwolenie na otwartość i bezbronność, ustępując miejsca bardziej owocnej dyskusji.

• Spraw, by był konkretny, wykonalny i skoncentrowany na rozwoju

Zamiast używać ogólnych terminów i ogólnych stwierdzeń, mów o konkretnych sytuacjach.

Kontynuując poprzedni przykład, niewłaściwym sposobem przekazywania informacji zwrotnej mogło być:

„Zauważyłem, że masz tendencję do odcinania się naszym klientom, nawet gdy rozmawiają”.

Ten rodzaj informacji zwrotnej może sprawić, że sprzedawca stanie się defensywny. Sprawia wrażenie, że robi to cały czas, co może nie być prawdą.

Cytowanie konkretnej sytuacji może sprawić, że pracownik bardziej zaakceptuje twoją obserwację. Może również podjąć mentalną inicjatywę, aby zastanowić się, czy były inne sytuacje, w których robił to samo innym klientom.

Aby ułatwić naukę, uczyń swoje porady wykonalne. Porozmawiaj o tym, co może zrobić w przyszłości, zamiast tego, co powinien był zrobić.

Poprawnie: „Następnym razem, słuchając klientów, możesz skinąć głową, aby zasygnalizować, że słuchasz. Może nawet powtórzysz kilka fraz tego, co mówią. To pokaże im, że interesujesz się ich sytuacją i szczerze im pomagasz”.

Źle: „Kiedy mówiła, powinieneś skinąć głową, aby zasygnalizować, że słuchasz. Może nawet powtórzysz kilka zdań z tego, co mówiła.

• Bądź na czas

Szybko rozpoznaj zachowania, które zasługują na informację zwrotną. Kiedy widzisz, że ktoś wykonuje dobrą pracę, twoim najwyższym priorytetem musi być wskazanie tego w tej chwili, aby zwiększyć szanse, że zrobi to ponownie.

„Kultura informacji zwrotnej jest możliwa tylko wtedy, gdy nauczymy się przekazywać informacje zwrotne w improwizowanych momentach, a nie tylko podczas formalnego procesu oceny wyników”. (Źródło: Wzmacniacz Kultury )

• Nadać cechy osobiste

Zdolność do przyjmowania opinii jest różna dla każdej osoby. Nawiąż relacje ze swoim zespołem, aby uzyskać wystarczający wgląd w osobowość, usposobienie i dojrzałość każdego, jeśli chodzi o przyjmowanie pochwał lub konstruktywnej krytyki.

Pamiętaj, że celem przekazywania informacji zwrotnych jest rozwój. Chociaż idealne jest, aby wszyscy byli otwarci i wyrozumiali, ludzie w Twoim zespole zawsze będą na różnych etapach rozwoju. Jako menedżer najlepiej jest spotykać się z nimi tam, gdzie są i pomagać im stamtąd się rozwijać.

Jak agencje mogą budować zdrowe

Kultura sprzężenia zwrotnego

Włączenie informacji zwrotnych do Twojej kultury jako agencji pomoże Ci zmaksymalizować korzyści. Oto, jak możesz to wprowadzić.

Budowanie umiejętności: Coaching to ważna umiejętność dla liderów, która może inspirować rozwój organizacji. W rzeczywistości firma finansowa Mastercard zainwestowała w pomoc swoim menedżerom w rozwijaniu umiejętności coachingowych . Być może pomogło im to zostać uznane na zewnątrz za jedną z najlepszych firm, dla których pracowała Forbes i zwiększyć zaangażowanie pracowników.

„Kiedy menedżerowie mogą skutecznie szkolić pracowników, system zarządzania wydajnością jest znacznie częściej postrzegany jako sprawiedliwy” — czytamy w artykule McKinsey . Umiejętności coachingowe nie tylko pomogą menedżerom w rozwoju ich zespołów. Sprawią również, że pracownicy będą bardziej otwarci na informacje zwrotne, ponieważ ufają ich obiektywności.

Pielęgnuj relacje: Allbirds to firma, której liderzy opowiadają się za przywództwem z empatią . Budowanie tego typu relacji między kierownictwem a pracownikami ułatwia udzielanie (i otrzymywanie) informacji zwrotnej.

Poprzez „ utrzymywanie otwartych linii komunikacyjnych, rozwijanie relacji opartej na zaufaniu i ciągłej komunikacji oraz zachęcanie osób do proszenia o to, czego potrzebują”, firma jest w stanie zapewnić, że są one świadome tego, przez co przechodzą zespoły. Dzięki temu wiedzą, jakiego rodzaju wsparcia potrzebują.

Normalizuj i usystematyzuj:   28% pracowników twierdzi, że informacje zwrotne nie pojawiają się na tyle często, aby wiedzieli, jak się poprawić. Udzielanie informacji zwrotnej tylko w okresie oceny może utrudnić utrzymanie i zastosowanie. Może również spowodować, że pracownicy będą się bronić i zaskoczyć tym, co zostanie poruszone.

Aby informacje zwrotne były skuteczne, ćwicz okresowe i częste meldunki, czy to formalne, czy nieformalne.

Maksymalizuj technologię: Obecnie istnieje wiele sposobów gromadzenia danych o wysiłkach i decyzjach zespołu. Poprzez swój CRM możesz monitorować, którzy handlowcy stale kontaktują się z klientami. Dzięki narzędziom do zarządzania zadaniami możesz zobaczyć, kto wykona najwięcej. Dzięki analizie mediów społecznościowych i metrykom marketingowym możesz wiedzieć, czy kampanie Twojego zespołu są skuteczne. Znajdź możliwości, aby wzmocnić swój zespół, gdy zobaczysz, że coś działa.

Jednocześnie korzystaj z technologii, aby na czas wysyłać informacje zwrotne lub tworzyć ankiety dotyczące kompleksowych tematów. Dobrze wykorzystana technologia może ułatwić skalowanie Twoich wysiłków, niezależnie od tego, jak duża jest Twoja agencja.

Do Ciebie

Dobry proces informacji zwrotnej pozwala członkom organizacji uczyć się od siebie nawzajem i maksymalizować możliwości wszystkich. Zwiększa również retencję, poprawia wydajność i pomaga firmom utrzymać zdrową kulturę, ułatwiając wykrywanie problemów, które należy rozwiązać.

Aby kreatywność, rozwój i doskonałość stały się cechami systemowymi w Twojej organizacji, zainwestuj czas i energię w budowanie zdrowej kultury informacji zwrotnej.