4 sposoby, w jakie automatyzacja dokumentów może usprawnić Twoją firmę

Obsługa dokumentów w celu opracowania procesów automatyzacji ML to złożone zadanie. To nie jest tak proste, jak kliknięcie kilku przycisków na komputerze! Składa się z wielu zadań, z których każde obejmuje kilka etapów, które często wymagają pracy fizycznej. Dotyczy to wszelkiego rodzaju dokumentów, w tym formularzy zamówień, ofert sprzedaży, notatek i umów. Rozumiemy, na czym polega automatyzacja dokumentów.

Czym jest automatyzacja dokumentów?

Automatyzacja dokumentów to zastosowanie przepływów pracy i systemów w celu usprawnienia zadań związanych z dokumentami. Zadania te mogą obejmować generowanie, wysyłanie, zapisywanie, archiwizowanie i dodawanie adnotacji do dokumentów.

System automatyzacji dokumentów może występować w różnych formach — ręcznie lub w wielu przypadkach z aplikacją, platformą lub oprogramowaniem. Po pierwsze, niektóre narzędzia mogą mieć wiele funkcji pomagających w różnych zadaniach, podczas gdy programiści projektują inne narzędzia, które pomagają w pojedynczym zadaniu związanym z dokumentem. Na przykład narzędzie do adnotacji w dokumentach będzie składać się głównie z funkcji, które umożliwiają łatwe wstawianie komentarzy i uwag lub notatek do dokumentów podczas dodawania adnotacji.

Polecane dla Ciebie: Workflow vs BPM: Które narzędzie do automatyzacji biznesu jest najlepsze?

Sposoby, w jakie automatyzacja dokumentów może przyspieszyć Twój biznes

Jedną wspólną cechą tych platform do oznaczania danych jest to, że wszystkie one mogą pomóc w rozwoju firmy, choć na różne sposoby. Oto cztery sposoby, w jakie automatyzacja zarządzania dokumentami może potencjalnie pomóc Twojej firmie:

1. Minimalizuje prawdopodobieństwo błędów ludzkich

„Błąd ludzki” odnosi się do działania, które aktor podjął bez zamiaru. Mówiąc prościej, jest to niepożądany wynik lub błąd, który pojawia się z powodu niedoskonałości człowieka, stąd nazwa.

Ze względu na powszechność błędów niektórzy bagatelizują ich wpływ na biznes. Należy jednak pamiętać, że jest to jeden z powodów słabych wyników firmy. W rzeczywistości, zgodnie z raportem analitycznym Marketwire, błędy ludzkie kosztowały firmy w Wielkiej Brytanii i USA łącznie 37 miliardów dolarów w 2008 roku.

Aby lepiej zrozumieć wpływ błędów ludzkich, poniżej przedstawiono kilka przykładów błędów ludzkich, które w szczególności dotyczą zadań związanych z dokumentami:

• Gdy pracownik wpisze błędne informacje w dokumencie , może to prowadzić do nieporozumień, które personel musi następnie wyjaśnić. W rezultacie może to prowadzić do dłuższych czasów transakcji, zmniejszając liczbę transakcji dziennie.
• Gdy pracownik wyśle ​​dokument na niewłaściwy adres e-mail lub miejsce , może dojść do wycieku danych. Wyciek danych zagrozi wówczas bezpieczeństwu Twojej firmy.
• Gdy pracownik przypadkowo usunie dokument , będzie musiał przetworzyć go ponownie. Zamiast pracować nad nowym zadaniem, pracownik spędzi swoje ograniczone godziny na tym samym zadaniu, które mógł zakończyć dawno temu, zmniejszając produktywność.

Chociaż scenariusz jest inny, wszystko to wskazuje na jeden fakt — błędy ludzkie obniżają kluczowe wskaźniki wydajności lub KPI, a to może być niekorzystne dla biznesu. Niestety, nie można całkowicie wyeliminować prawdopodobieństwa wystąpienia błędów ludzkich. W końcu „błądzić jest rzeczą ludzką”, ale właśnie do tego powinieneś dążyć. Zamiast polegać na ludziach, możesz polegać na systemach.

System automatyzacji dokumentów lub przepływ pracy eliminuje potrzebę wkładu ludzkiego, pozwalając drastycznie zmniejszyć lub nawet wyeliminować prawdopodobieństwo jakiegokolwiek błędu ludzkiego.

2. Automatyzacja może zmaksymalizować bezpieczeństwo dokumentów

Cykl życia dokumentu przedstawia różne etapy, przez które musi przejść dokument, od jego utworzenia do ostatecznego usunięcia lub w niektórych przypadkach „archiwizacji”. Cykl życia może różnić się w zależności od dokumentu, ale powinien składać się z następujących pięciu etapów:

Generowanie dokumentów

Nazywa się to również tworzeniem dokumentów, kiedy to system tworzy plik na komputerze. Dokument zazwyczaj zaczyna się jako kopia szablonu.

Montaż dokumentów

W tym momencie system gromadzi niezbędne dane lub dane wejściowe, takie jak nazwiska, daty i liczby, aby przekształcić kopię szablonu w unikalny dokument.

Przechowywanie dokumentów

Wtedy system przekazuje skompletowany dokument odbiorcy, np. zleceniodawcy lub zleceniodawcy. Przenosi również dokument do bezpiecznego magazynu, zwykle do przechowywania w chmurze na bezpiecznym serwerze lub do miejsca przechowywania w samym systemie.

Zarządzanie dokumentami

Wiąże się to z organizowaniem dużej liczby dokumentów w celu zapewnienia, że ​​użytkownik może w razie potrzeby łatwo znaleźć dokumenty, których szuka w systemie.

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja lub utylizacja dokumentów to etap, na którym musisz zdecydować, czy pozbędziesz się dokumentu w całości, czy tylko go zarchiwizujesz. Ten etap jest opcjonalny i jest konieczny tylko wtedy, gdy dokument nie jest już potrzebny i/lub jeśli jego istnienie może prowadzić do problemów.

Bez względu na to, jak wydajny jest Twój przepływ pracy, zawsze będzie istniała przerwa między każdym z tych etapów. Na przykład będzie istniała luka między czasem utworzenia dokumentu a momentem przeniesienia go do bezpiecznego miejsca przechowywania. Luka ta może być dla hakerów okazją do włamania się do Twojego systemu i kradzieży dokumentu, a konkretnie jego danych. Eksperci nazywają tę technikę przechwytywaniem danych, w której haker przechwytuje dane podczas transmisji.

Jest to skuteczna technika, głównie dlatego, że dane są najbardziej narażone podczas transmisji, chyba że mają jakiś rodzaj szyfrowania danych. To w zasadzie oferuje automatyzacja dokumentów.

Szybkość i bezpieczeństwo to dwie główne cechy systemów automatyzacji dokumentów. Mogą błyskawicznie przejść przez pięć etapów cyklu życia dokumentu, nie dając cyberprzestępcom czasu na kradzież danych. Większość platform ma również technologię szyfrowania na wypadek naruszenia danych, zasadniczo gwarantując, że Twoje dokumenty i zawarte w nich dane pozostaną bezpieczne.

Ponieważ pojedynczy cyberatak może kosztować małą firmę nawet 38 000 USD, zapobieganie im może znacznie pomóc Twojej firmie, ponieważ może zminimalizować potencjalne straty.

Może ci się spodobać: 11 doskonałych programów do edycji dokumentów, których możesz teraz używać.

3. Zwiększa morale, satysfakcję i produktywność pracowników

Obsługa dokumentów to powtarzalna i czasochłonna praca. Trzeba między innymi wypełnić dziesiątki pól, skopiować i wkleić dane firmy i sprawdzić błędy. Chociaż nie jest to od razu zauważalne, monotonny przepływ pracy, którego wymaga obsługa dokumentów, ostatecznie obniży morale pracowników, ich satysfakcję, a ostatecznie produktywność.

Można przypisać ten fakt wielu czynnikom, ale dzieje się tak głównie dlatego, że nie czują poczucia spełnienia z tego, co robią na życie. Dotyczy to zwłaszcza pracowników biurowych. Automatyzacja dokumentów pozwala wyeliminować te powtarzające się zadania, ponieważ zaczynasz polegać na zautomatyzowanej platformie do zadań związanych z dokumentami. Może to prowadzić do dwóch głównych korzyści.

Przede wszystkim pozwala lepiej wykorzystać talenty i umiejętności pracowników, co z kolei zwiększa rentowność. Po drugie, są bardziej skłonni do poczucia spełnienia, ponieważ nie angażują się w czynności, które nie każdy może wykonywać, maksymalizując swoją produktywność.

Badania pokazują również, że korzystanie z oprogramowania, systemów lub innych technologii w operacjach biznesowych może przyciągnąć talenty obeznane z technologią, które mogą stanowić wielki atut dla Twojej firmy.

4. Automatyzacja dokumentów oszczędza czas

Wyrażenie „czas to pieniądz” odnosi się do wielu sytuacji, ale w przypadku prowadzenia firmy sprawdza się podwójnie. Czas jest czynnikiem wpływającym na przychody firmy.

Weźmy na przykład firmę malarską. Nawet jeśli masz tysiąc klientów, nie da się zarobić milionów dolarów w ciągu jednej nocy. Dzieje się tak dlatego, że podobnie jak pieniądze, twój czas jest ograniczony.

Dlatego właściciele firm zatrudniają pracowników. To doskonały sposób na wydłużenie czasu, jaki firma może poświęcić na generowanie przychodów. Istnieją jednak inne sposoby na wydłużenie czasu. W szczególności można znaleźć sposoby na zminimalizowanie czasu potrzebnego na wykonanie pewnych zadań.

Korzystając z poprzedniego przykładu firmy malarskiej, zamiast ręcznie pisać wyceny, właściciel może zamiast tego skorzystać z aplikacji do wyceny. Może to kosztować, ale może zamienić 10-minutowe zadanie w 1-minutowe zadanie, dając właścicielowi więcej czasu na inne sprawy. To jedna z głównych idei automatyzacji dokumentów, aby zamienić czasochłonne zadania w szybkie.

Przykłady:

Poniżej znajduje się kilka przykładów sposobów, w jakie system automatyzacji dokumentów może zaoszczędzić czas:

• W razie potrzeby może wstawić informacje o Twojej firmie.
• Może umieścić aktualną datę w odpowiednich polach.
• Może sprawdzać błędy gramatyczne i ortograficzne (idealne dla dokumentów prawnych).
• Może szukać niespójności między różnymi typami danych (np. podczas obliczania całkowitego kosztu produktów i świadczonych usług w ofertach lub kosztorysach).

Choć może to być oczywista korzyść, ludzie mają tendencję do bagatelizowania znaczenia oszczędzania czasu w firmie. Należy jednak pamiętać, że narzędzia do automatyzacji mogą zaoszczędzić firmie miliony dolarów dzięki oszczędności czasu. Nie ma powodu, by nie wierzyć, że automatyzacja dokumentów może zrobić to samo. W końcu jest to narzędzie do automatyzacji i jedno z najbardziej użytecznych w tym zakresie.

Może Cię również zainteresować: Jak Twoja firma może się rozwijać, stosując te 9 strategii wprowadzania produktów na rynek?

Końcowe myśli

Nie można zaprzeczyć, że automatyzacja dokumentów jest niezwykle przydatną technologią dla biznesu. Ale podobnie jak większość systemów, wiąże się to z wyzwaniami. Na początek nie jest to łatwe do wdrożenia, ponieważ wymaga określonych umiejętności i technologii, aby prawidłowo ustanowić. Co więcej, pełna konfiguracja może zająć kilka dni, a nawet tygodni. Jednak gdy już to zrobisz, korzyści, jakie możesz czerpać, są nieporównywalne z tymi wyzwaniami. Krótko mówiąc, jest to zdecydowanie opłacalna inwestycja.

Bibliografia

1. Międzynarodowe Centrum Handlu i Zrównoważonego Rozwoju. „Dlaczego warto wziąć pod uwagę koszt błędu ludzkiego”. https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jacksona, Nancy Mann. „Wyeliminowanie powtarzalnej pracy może zwiększyć produktywność”. Automatic Data Processing, Inc., 18 lipca 2018 r. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. „Przechwytywanie i kradzież danych: 7 metod ochrony danych”. Tech Arbiters, 7 września 2021 r. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Wierzchołek. „Amerykańskie firmy oszczędzają rocznie ponad 10 mln USD dzięki automatyzacji tych procesów”. 10 maja 2021 r. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.