Digital Transaction Management: wszystkie dokumenty, które możesz zdematerializować

Termin „cyfrowa transformacja” to wyrażenie, które słyszy się wszędzie, w najróżniejszych dziedzinach i kontekstach. To też praktycznie slogan bez żadnego znaczenia operacyjnego.

Wręcz przeciwnie, każda firma jest i musi być sferą operacyjności . Tak więc rewolucja cyfrowa musi zawsze przekładać się na konkretne usprawnienie procesów, uproszczenie, oszczędności, poszerzenie możliwości i rzeczywistą zmianę mentalności w firmie , na wszystkich poziomach. Innymi słowy: „cyfrowa transformacja” musi stać się „ cyfrową dojrzałością ”.

A podstawowym, bardzo konkretnym i niezbędnym krokiem w tej dojrzałości są systemy zarządzania transakcjami cyfrowymi (DTM).

DTM to bardzo zróżnicowana kategoria usług stworzonych do zarządzania transakcjami opartymi na dokumentach w sposób cyfrowy i za pośrednictwem chmury obliczeniowej .

Pole jest rzeczywiście ogromne, jak możesz sobie wyobrazić: Od transakcji elektronicznych po przekazywanie dokumentów (wewnątrz lub na zewnątrz firmy); z certyfikatów, uwierzytelnień i zdematerializowanej archiwizacji ; od podpisów elektronicznych , przez prawne aspekty „ niezaprzeczalności ”, po wspólne przeglądanie między firmą a klientem… i wiele więcej.

W odpowiedzi na pytanie „ jakie dokumenty mogę zdigitalizować dzięki rozwiązaniom DTM ?”, odpowiedź jest bardzo prosta: „ potencjalnie wszystkie ”.

W tym poście postanowiliśmy jednak wyodrębnić 3 konkretne obszary , które naszym zdaniem są kluczowe dla codziennego funkcjonowania firmy i jej przepływów operacyjnych i które obejmują możliwie najszerszy zakres. Mamy na myśli archiwizację dokumentów , uwierzytelnianie, podpisy elektroniczne , wreszcie wszystko, co dotyczy wewnętrznego obiegu dokumentów w działach HR .

Powiedzmy to od razu: to trzy decydujące strony, które mają wiele punktów przenikania się i integracji (termin, o którym zawsze musimy pamiętać, kiedy mówimy o digitalizacji!).

Zanim jednak przeanalizujemy te trzy punkty, szybko przejrzyjmy korzyści i oferty zarządzania transakcjami cyfrowymi . To właśnie zrobimy w następnej sekcji.

Korzyści z ofert zarządzania transakcjami cyfrowymi

Istnieje wiele korzyści i możliwości, które wynikają z szerszego wdrożenia systemów DTM. Zbierzmy je wokół kilku głównych punktów:

1. Oszczędność kosztów : dzięki zmniejszeniu kosztów drukowania, wysyłek, archiwizacji i certyfikacji (oraz zatrudnionego personelu).

2. Oszczędność czasu : intuicyjny aspekt, jeśli chodzi o przejście z analogowego na cyfrowy. Pomyśl tylko o różnicy, na przykład, między wysłaniem i podpisaniem umowy pocztą, a zrobieniem tego cyfrowo, zdalnie. Uwaga: oszczędność czasu to nie tylko firma i jej pracownicy, ale także klient, a to ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o reputację, doświadczenie klienta i lojalność.

3. Zwiększone bezpieczeństwo : dzięki DTM zmniejsza się ryzyko związane z przechowywaniem dokumentów fizycznych, utratą lub uszkodzeniem podczas przesyłania, manipulacją oraz wyciekiem lub utratą danych w ogóle. Wszystko zawsze pozostaje idealnie identyfikowalne, możliwe do odzyskania i weryfikowalne, szybko i intuicyjnie. Oczywiście dotyczy to infrastruktury opartej na chmurze.

4. Elastyczność i skalowalność : dwie cechy wywodzące się bezpośrednio z architektury Cloud Computing, na której zawsze budowane są systemy DTM. Te cechy są niezbędne do przezwyciężenia wyzwań dzisiejszego ekosystemu, który jest tak płynny i przyspieszony, a gdzie kluczowe jest unikanie czkawek i wąskich gardeł.

5. Integracja z systemami CRM i CCM : jest to absolutnie kluczowe. Firma bez papieru to firma, która jest bardziej wydajna, redukuje odpady, optymalizuje koszty, działa szybciej i sprawia, że ​​procesy wewnętrzne są bardziej inteligentne. Ale co najważniejsze, jest to firma, która jest w stanie zaoferować swoim klientom najlepsze Customer Experience.

Jak ważne są w tym zakresie rozwiązania DTM? Wyniki badania zleconego przez firmę Forrester mówią nam:

• 32% osób, które zrezygnowały z zamykania kontraktów, porozumień i transakcji, zrobiło to z powodu zniechęcenia papierowymi i manualnymi procedurami (źródło: docusign.co.uk).

Zakończmy tę sekcję innym rysunkiem, który pokazuje rosnące znaczenie systemów DTM we wszystkich ekosystemach produkcyjnych:

• w 2021 r. wartość globalnego rynku Digital Transaction Management wyniosła 8,04 mld USD. Oczekuje się, że od 2022 do 2030 roku będzie rósł średnio o 25,5% (CAGR) (źródło: grandviewresearch.com).

Zgodnie z obietnicą zajmiemy się trzema wymienionymi przez nas stronami, zaczynając od tematu archiwizacji dokumentów.

1. Archiwizacja dokumentów zdematerializowanych

Punktem wyjścia dla przedsiębiorstwa bez papieru może być tylko system archiwizacji cyfrowej. Bez tego fundamentu reszta architektury nie wytrzyma. Uwaga jednak: dematerializacja to koncepcja wykraczająca poza zwykłą cyfryzację dokumentów .

Dzięki procesom dematerializacji dokumenty papierowe mogą zostać całkowicie wyeliminowane, ponieważ ich cyfrowe odpowiedniki nabierają pełnej wartości prawnej i dowodowej . Mówimy o różnicy o delikatnej i bardzo ważnej wartości prawnej. Jakie są zalety dokumentu zdematerializowanego nad dokumentem analogowym? Jest wiele.

Znowu jest to kwestia wydajności oraz oszczędności czasu i pieniędzy . Do tego dochodzi ważny aspekt związany z łatwością wyszukiwania , nie tylko całego dokumentu, ale także jego części (zakładając, że proces przejścia do zdematerializowanego dokumentu został przeprowadzony jak najlepiej). Następnie pomyśl o wszystkim, co dotyczy udostępniania , natychmiastowości, wielokanałowości i przejrzystości.

Krótko mówiąc, to cała seria bardzo oczywistych i intuicyjnych zalet. Chcemy jednak skupić się na mniej bezpośrednim aspekcie, ale być może najbardziej decydującym.

Zdematerializowane archiwum zamienia się w kopalnię bezcennych danych . Dane, które, jak często się mówi, są prawdziwym atutem nowoczesnej firmy. Tu bowiem informacje o funkcjonowaniu procesów wewnętrznych, a przede wszystkim o relacjach z dostawcami i klientami, pozostają przechowywane i zawsze łatwo dostępne.

Posiadanie tych informacji, umiejętność ich automatycznej i inteligentnej interpretacji oraz podejmowanie decyzji na podstawie tej wiedzy to sekret zwiększania efektywności i ciągłego poprawiania relacji z klientami .

2. Uwierzytelnienia i podpisy cyfrowe

Identyfikacja i uwierzytelnianie są warunkiem wstępnym wszystkiego, co dotyczy cyfrowego zarządzania dokumentami.

Tutaj bezpieczeństwo, zgodność z obowiązującymi przepisami i ogólnie wszystko, co związane z compliance , ma ogromne znaczenie. I tu pojawia się znaczenie polegania na wyspecjalizowanych firmach do zarządzania tymi obszarami w celu zmniejszenia wszelkiego rodzaju ryzyka, przy jednoczesnej optymalizacji wydajności wdrożonych systemów. Zacieśnijmy jednak krąg wokół jednego z najbardziej rozpowszechnionych i niezbędnych narzędzi: podpisu elektronicznego .

To właśnie Cyfrowy Kodeks Administracyjny reguluje różne rodzaje podpisów elektronicznych, które są następujące:

• prosty podpis elektroniczny ( SES);
• Zaawansowanego Podpisu Elektronicznego (AES) zgodnie z odpowiednimi przepisami technicznymi z Tytułu V art. 55-61 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 lutego 2013 r.;
• podpis z bezpieczną tożsamością cyfrową SPID zgodnie z odpowiednimi Wytycznymi AgID;
• podpis cyfrowy lub kwalifikowany podpis elektroniczny ;
• podpis poświadczony notarialnie w obecności notariusza lub funkcjonariusza publicznego zgodnie z art. 25 CAD.

Nie dajmy się zgubić w przesadnych szczegółach technicznych. Jest jednak jeden aspekt, który chcielibyśmy podkreślić: jeśli polegasz na usługach podpisu elektronicznego, takich jak ta oferowana przez Doxee , jedną z najbardziej oczywistych zalet jest możliwość integracji z innymi rozwiązaniami Digital Transaction Management.

Usługę podpisu elektronicznego Doxee można łatwo zintegrować z innymi produktami, takimi jak fakturowanie elektroniczne, standardowe cyfrowe przechowywanie danych, ale także z systemami CRM i CCM.

Krótko mówiąc, nie chodzi tylko o zgodność z wymogami prawnymi; chodzi o zbudowanie kompletnego cyfrowego procesu wdrażania, który łączy zgodność z przepisami z wysokim poziomem obsługi klienta i użytkownika.

3. Procesy wewnętrzne i działy HR

Tutaj dochodzimy do ostatniej strony związanej z rozwiązaniami do zarządzania transakcjami cyfrowymi, które naszym zdaniem są niezbędne do wyizolowania. Po zdematerializowanej archiwizacji i związanym z nią uwierzytelnianiu podpisów cyfrowych, chcemy skupić się na wewnętrznym przepływie dokumentów w firmie .

W tej dziedzinie podstawowym celem dla wydajnej i nowoczesnej firmy jest zaprzestanie drukowania umów o pracę , we wszystkich ich różnych i wielorakich formach, na papierze : od zatrudnienia, przez zarządzanie relacją, aż do jej rozwiązania. Ale to nie wszystko: jest też cała biurokratyczna strona związana z wnioskami o urlop, urlopy, kontuzje, choroby, zwrot wydatków i tak dalej. Mówimy o bardzo złożonej i delikatnej materii, w której może czaić się ryzyko, w tym kryminalne, nieprzewidziane nieprzewidziane wypadki, ale też – potencjalnie – ogromne straty czasu .

Na szczęście zdematerializowane i profesjonalne zarządzanie tymi wewnętrznymi przepływami znacznie ogranicza te zagrożenia, a jednocześnie drastycznie skraca czas poświęcony na te czynności.

Dokument zdematerializowany musi jednak gwarantować pewne nieuniknione wymagania:

• pozwalają na pewną identyfikację pochodzenia i autorstwa samego dokumentu ;
• zapewnić niezmienność i integralność ;
• jednoznacznie powiązać określony przejaw woli w odniesieniu do dokumentu z osobą, która wyraziła tę wolę za pomocą procedury komputerowej (zwaną osobą podpisującą lub posiadaczem podpisu);
• umożliwić podpisującemu przestrzeganie treści dokumentu, z którym skojarzony jest podpis (tu znowu nieodzowne narzędzie zwrotów podpisu elektronicznego).

Krótko mówiąc: obowiązki, przepisy i wrażliwe procedury muszą być przestrzegane bardzo ostrożnie, aby uniknąć jakichkolwiek problemów. Rozwiązania do zarządzania transakcjami cyfrowymi pomagają zarządzać tym wszystkim w najbardziej bezpieczny, zwinny i przejrzysty sposób.

Podkreślmy to jednak raz jeszcze: wraz z tymi wszystkimi zobowiązaniami idą także okazje do wykorzystania . Możliwości te obejmują oszczędności (czasu i pieniędzy), wzrost wydajności oraz poprawę relacji firmy z pracownikami, współpracownikami i klientami.

Na tym fundamencie zbudowane są produkty Doxee's Paperless Experience , które odpowiadają na potrzeby dematerializacji procesów podatkowych i dokumentów związanych ze zgodnością z przepisami włoskimi i europejskimi i są najlepszymi sojusznikami w doprowadzeniu Twojej firmy do pełnej dojrzałości cyfrowej.