Cyfrowe zarządzanie transakcjami: 4 kroki do przedsiębiorstwa bez papieru

Dla firmy odnoszącej sukcesy dzisiaj nie ma czegoś takiego jak dojrzała transformacja cyfrowa, chyba że zostaną wdrożone najlepsze rozwiązania do zarządzania transakcjami cyfrowymi . Zacznijmy od zadania pytania: co zawiera akronim DTM?

Obejmuje szeroką kategorię usług w chmurze stworzonych do cyfrowego zarządzania transakcjami w oparciu o przepływ dokumentów . Wszystko to odbywa się w kontekście zapewniającym bezpieczeństwo danych i zgodnym z (stale aktualizowanymi) przepisami dotyczącymi prywatności .

Mowa tu o: transakcjach elektronicznych, transferach dokumentów, uwierzytelnianiu, podpisach cyfrowych, certyfikatach i przechowywaniu , które jest bezpieczne i zdematerializowane, prawnych aspektach „ niezaprzeczalności ” i współprzeglądaniu między firmą a klientem.

Na podstawie tych przykładów możemy zrozumieć, że rozwiązania Digital Transaction Management pasują do bardzo szerokiego i wyartykułowanego pola działania, które obejmuje wiele powiązanych ze sobą aspektów.

W tym poście skupimy się na 4 kluczowych punktach , które są kluczowe dla przejścia na inteligentną i bezpapierową firmę. Ale najpierw szybko zrozummy korzyści płynące z wdrożenia systemów DTM.

Korzyści z cyfrowego zarządzania transakcjami

Mówiliśmy już o zaletach rozwiązań do zarządzania transakcjami cyfrowymi , do których możesz się odnieść, aby uzyskać bardziej szczegółowe omówienie. Tutaj możemy podsumować główne korzyści:

1) Oszczędność kosztów : dzięki procesom cyfrowym eliminowane są koszty drukowania, wysyłki, archiwizacji i certyfikacji (oraz powiązanego personelu).

2) Oszczędność czasu : oszczędność czasu uzyskana przy przejściu z technologii analogowej na cyfrową ma również wpływ finansowy. Pamiętaj: oszczędność czasu jest nie tylko po stronie firmy, ale także po stronie klienta… a to ma kluczowe znaczenie dla reputacji marki, doświadczenia klienta i aspektów lojalności.

3) Zwiększone bezpieczeństwo : dzięki DTM ryzyko – związane z przechowywaniem fizycznych dokumentów, utratą lub uszkodzeniem podczas przesyłania, fałszerstwem oraz wyciekiem lub utratą danych – jest ogólnie zmniejszone. Wszystko zawsze pozostaje idealnie identyfikowalne, możliwe do odzyskania i weryfikowalne, szybko i intuicyjnie.

4) Elastyczność i skalowalność : dwie cechy, które wynikają bezpośrednio z architektury chmury obliczeniowej, na której zawsze budowane są systemy DTM i które są niezbędne do sprostania wyzwaniom dzisiejszego płynnego i przyspieszonego ekosystemu.

Na przykład mały start-up może być zmuszony poradzić sobie z nieprzewidzianym wzrostem transakcji w krótkim czasie. Bez skutecznych rozwiązań do zarządzania transakcjami cyfrowymi z pewnością ryzykuje napotkanie wąskich gardeł, które uniemożliwiają jej wykorzystanie możliwości szybkiego, nieplanowanego wzrostu.

5) Integracja z systemami CRM i CCM : to centralny punkt, którego nie da się podsumować w kilku linijkach. Ale wrócimy do tego w dalszej części tego wpisu, kiedy skupimy się na procesach cyfrowych.

Wreszcie, oto wymowna liczba, która wyłoniła się z ostatnich badań: w 2021 r. wartość globalnego rynku zarządzania transakcjami cyfrowymi wyniosła 8,04 miliarda dolarów . Szacuje się, że wzrośnie od 2022 do 2030 w średnim rocznym tempie (CAGR) wynoszącym 25,5% (źródło: grandviewresearch.com).

Teraz, zgodnie z obietnicą, przejdźmy do specyfiki rozwiązań Digital Transaction Management . Zgodnie z przewidywaniami, wyodrębniliśmy cztery najważniejsze i najbardziej obiecujące na teraźniejszość i najbliższą przyszłość.

1. Podpis elektroniczny

Według strony internetowej Agencji ds. Cyfrowych Włoch (AgID) „Kwalifikowany podpis elektroniczny (FEQ) – lub podpis cyfrowy – jest wynikiem procedury komputerowej zwanej walidacją, która gwarantuje autentyczność, integralność i niezaprzeczalność dokumenty komputerowe” (agid.gov.it).

Wychodząc z bardziej technicznych definicji, jakie są zalety podpisów cyfrowych?

Przede wszystkim szybkość i wygoda : dokumenty komputerowe można sprawdzać w dowolnym miejscu, bez ograniczeń geograficznych lub związanych z urządzeniem. Mniej papieru : z eliminacją kosztów drukowania, a następnie archiwizacji (ze wszystkimi związanymi z tym ryzykami, o których już mówiliśmy). Ma to pozytywny wpływ na wydajność , sprawiając, że proces podpisywania każdego rodzaju umowy jest bardziej zwinny i inteligentniejszy. Do tego dochodzi również wzrost bezpieczeństwa .

Opierając się na usługach podpisu elektronicznego, takich jak te oferowane przez Doxee, istnieje ważny aspekt integracji z innymi rozwiązaniami do zarządzania transakcjami cyfrowymi . Rozwiązania Doxee do obsługi podpisów elektronicznych można łatwo zintegrować z innymi produktami, takimi jak fakturowanie elektroniczne, cyfrowe przechowywanie zgodne z przepisami, ale także z systemami CRM i CCM.

Krótko mówiąc, jest to kompletny proces cyfrowego wdrażania, który łączy zgodność z przepisami z wysokim poziomem obsługi klienta i użytkownika .

2. Łańcuch bloków

Z ugruntowanego narzędzia, jakim jest podpis elektroniczny, przechodzimy do dość młodej technologii, która ma jeszcze więcej do zaoferowania.

Odnosimy się do Blockchain , który jest częścią szerszej dziedziny technologii Distributed Ledger Technology (DLT). Technologia ta wyskoczyła do czołówki opinii publicznej na fali entuzjazmu dla Bitcoina i ekosystemu kryptowalut, ale jej zastosowania wykraczają daleko poza te o charakterze stricte finansowym.

W rzeczywistości blockchain opiera się na koncepcji rozproszonego konsensusu i jest niezmienną księgą transakcji , bez potrzeby, aby jednostka centralna działała jako pośrednik. To prawdziwa rewolucja, która w dużej mierze nie została jeszcze zbadana , która ma wpływ na wszystkie rodzaje transakcji, transfery dokumentów, własność, certyfikację i uwierzytelnianie.

Wystarczy pomyśleć o tak zwanych „ inteligentnych kontraktach ”. Odnosi się to do automatycznej aktywacji umów między różnymi rodzajami stron prywatnych w oparciu o technologie oprogramowania rozproszonej księgi rachunkowej oraz z najsolidniejszymi gwarancjami związanymi z integralnością danych dotyczących usługi, procesu, transakcji lub dokumentu.

Kluczowym słowem jest eliminacja pośrednictwa . I właśnie w tym kierunku zmierza coraz bardziej zdecydowane środowisko społeczne i gospodarcze. Nic dziwnego, że regulatorzy na całym świecie (w tym we Włoszech) coraz bardziej otwarcie zwracają się do tego typu technologii, aby regulować sposób jej wykorzystania.

3. Przechowywanie zdematerializowane

Wydajne rozwiązania do zarządzania transakcjami cyfrowymi zaczynają się od przechowywania zdematerializowanych dokumentów.

Zanim jednak przejdziemy dalej, oczyśćmy atmosferę nieporozumień: digitalizacja i dematerializacja to dwa różne pojęcia .

Dematerializacja to proces wykraczający poza zwykłą cyfryzację. Dzięki niemu dokumenty papierowe można całkowicie wyeliminować , gdyż cyfrowe odpowiedniki nabierają pełnej wartości prawnej i dowodowej .

W tej dziedzinie nie można improwizować. Niezbędne jest też poleganie na wyspecjalizowanych firmach. Od ponad 10 lat Doxee Standard Digital Preservation jest wybierany przez setki firm z różnych sektorów, z ponad 2 miliardami dokumentów zachowanych i zarządzanymi ponad 400 podmiotami prawnymi . 

Co ważniejsze, zdematerializowane rozwiązania konserwacyjne Doxee nie tylko spełniają wymogi prawne i zapewniają stałą aktualizację przepisów, ale są projektowane w oparciu o potrzeby każdej firmy, tak aby można je było zintegrować z systemami CRM i CCM z perspektywy wielokanałowej i opartej na danych .

To właśnie procesy cyfrowe, takie jak CRM i CCM, zwrócimy się w zamykaniu tego wpisu.

4. Cyfrowe procesy CRM i CCM

Firma bez papieru to firma bardziej wydajna, czyli taka, która ogranicza odpady, optymalizuje koszty, przyspiesza i sprawia, że ​​jej wewnętrzne procesy są bardziej inteligentne.

Ale to nie wszystko. Jest jeszcze ważniejszy punkt: firma bez papieru to również firma, która może zaoferować swoim klientom najlepsze Customer Experience .

Jak ważne są w tym zakresie rozwiązania DTM? Tutaj pozwólmy, aby dane przemówiły za nas. W badaniu zleconym przez DocuSign dla firmy Forrester 32% respondentów stwierdziło, że zrezygnowało z zamykania umów, umów i transakcji, ponieważ zniechęciły ich papierowe i ręczne procedury (źródło: docusign.co.uk).

I tu dochodzimy do decydującego punktu: możliwości integracji systemów Digital Transaction Management z systemami Customer Relationship Management i Customer Communication Management . To prawdziwe koło: wdrażając rozwiązania DTM, takie jak podpisy elektroniczne i zdematerializowana pamięć masowa, firma ma do dyspozycji ogromną ilość danych . Co więcej, ma do dyspozycji niezwykle szczegółowe dane, które można pobierać i sortować w sposób zautomatyzowany i funkcjonalny. Na co to wszystko przekłada się?

Przekłada się to na możliwość uzyskania bardzo dokładnego obrazu wszystkich procesów cyfrowych związanych z relacjami z klientami . Śledzenie historii, poznanie cech osób, ich nawyków, preferencji i możliwych potrzeb.

Z tej bardzo dogłębnej wiedzy można zbudować tyle relacji szytych na miarę, ilu jest samych klientów: oczywiście automatycznie.

I tutaj, dzięki integracji perspektywy opartej na danych z systemami CRM i CCM, przejście od relacji jeden-do-wielu do prawdziwego dialogu jeden-do-jednego jest doskonale osiągnięte.

Krótko mówiąc: najbardziej dojrzałym owocem wdrażania rozwiązań do zarządzania transakcjami cyfrowymi jest możliwość zrealizowania najważniejszej obietnicy transformacji cyfrowej: możliwości prawdziwego umieszczenia jednostek w centrum każdej firmy .