Jak obniżyć wybitne dni sprzedaży i wzbogacić przepływy pieniężne

Gdy firmy dążą do sukcesu finansowego, często pomijanym wskaźnikiem jest liczba dni sprzedaży (DSO).

Ale czym właściwie jest DSO i dlaczego dyrektorzy finansowi powinni zwracać na to uwagę?

W tym artykule zbadano, w jaki sposób dyrektorzy finansowi mogą poprawić kondycję finansową swojej firmy i zarządzać cyklem konwersji gotówki.

Zagłębisz się w DSO, w tym w sposób, w jaki jest obliczany i co oznacza dla zarządzania kapitałem obrotowym. Poznasz również wpływ wysokiego i niskiego DSO oraz przykłady tego, jak optymalizacja DSO może pozytywnie wpłynąć na operacyjne przepływy pieniężne firmy i ogólne wyniki finansowe.

Aby obliczyć DSO, należy podzielić należności przez łączną sprzedaż kredytową i pomnożyć wynik przez liczbę dni.

źródło: Bilendo

• Należności to kwota pieniędzy, którą klienci są winni firmie.
• Całkowita sprzedaż kredytowa to całkowita kwota sprzedaży dokonanej na kredyt w danym okresie (zwykle miesiąc lub kwartał).
• Liczba dni to liczba dni w tym samym okresie.

Instrument pochodny: Firma potrzebuje średnio 7,5 dnia na pobranie płatności od swoich klientów po dokonaniu sprzedaży.

Za pomocą ustalonej wartości można wyciągnąć wnioski na temat różnych czynników i zainicjować działania przeciwko związanym z tym problemom z gotówką. Dodatkowo DSO jest jednym z trzech podstawowych wskaźników mierzących cykl konwersji gotówki w firmie.

Dlaczego DSO jest tak ważne?

DSO mierzy kondycję finansową firmy. Gdy firmy stale monitorują swoich DSO, uzyskują interesujący wgląd w przepływy pieniężne i zarządzanie kapitałem obrotowym.

Właściwe zarządzanie przepływami pieniężnymi i kapitałem obrotowym ma kluczowe znaczenie dla wyników i rozwoju firmy. Kiedy proces windykacji w firmie jest nieefektywny, a płatności nie wpływają na czas, wzrasta prawdopodobieństwo braku płynności.

Monitorowanie DSO w czasie pozwala identyfikować trendy i dostosowywać procesy sprzedaży i windykacji w celu poprawy płynności finansowej. Na przykład dostosowanie polityki kredytowej zmniejsza ryzyko niewywiązywania się klientów z płatności.

Co więcej, możesz użyć DSO jako narzędzia do testów porównawczych, aby porównać swoje wyniki z rówieśnikami z tej samej branży. Porównanie OSD z konkurencją pokazuje, jak dobrze zarządzasz swoimi należnościami.

Jeśli Twój DSO przewyższa konkurencję, Twoja firma potrzebuje więcej czasu na pobieranie płatności. Może to sygnalizować trudności finansowe lub nieefektywność procesu zarządzania należnościami. Wysoki DSO może prowadzić do problemów z płynnością finansową i negatywnie wpłynąć na rentowność Twojej firmy, ponieważ na już wygenerowane przychody musisz dłużej czekać.

Z drugiej strony, jeśli Twój OSD jest niższy, Twoja firma szybciej pobiera płatności, co wskazuje na sprawny i efektywny proces zarządzania należnościami. Pomaga to poprawić przepływy pieniężne, zwiększyć rentowność i lepiej zarządzać ryzykiem finansowym.

Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś utrzymywać DSO na jak najniższym poziomie, ponieważ niski DSO umożliwia wykorzystanie pełnego potencjału finansowego. Zapobiegasz także stratom finansowym i unikasz niewypłacalności. Niski DSO jest szczególnie ważny dla firm z niewielkim dostępnym kapitałem, aby utrzymać niskie zobowiązania kapitałowe i wysoką efektywność kapitałową.

Dlaczego firmy powinny monitorować DSO?

OSD sygnalizuje efektywną politykę kredytową i windykacyjną.

Wysokie wartości DSO wskazują na wyższe ryzyko kredytowe. Ze względu na dłuższe okresy windykacji możesz mieć wyższe należności. Może to powodować problemy z przepływem środków pieniężnych, jeśli klienci nie płacą na czas lub w przypadku odpisów złych długów.

Jednak DSO nie jest jedynym wartościowym wskaźnikiem ryzyka kredytowego. Na poziom ryzyka kredytowego wpływają również czynniki zewnętrzne (poza kontrolą firmy), takie jak zachowania płatnicze klientów, warunki ekonomiczne i trendy branżowe.

źródło: Bilendo

Wysokie vs. niskie DSO

Zazwyczaj DSO wynoszący 45 dni lub mniej jest uważany za korzystny. Jednak branża firmy ma duży wpływ na dobry wzorzec DSO. Zachowania płatnicze, ceny i struktury cen różnią się w różnych branżach.

Na przykład branża detaliczna zwykle oczekuje niższego DSO. Warto również zauważyć, że firmy działające na zasadach gotówkowych, takie jak supermarkety lub stacje benzynowe, zazwyczaj nie mają OSD. Branże, w których powszechne jest kupowanie na kredyt, generalnie mają wyższy DSO. Budownictwo, elektronika i maszyny to sektory o najwyższym DSO, ponad 80 dni.

Twoja strategia biznesowa powinna również być zgodna ze średnią branżową DSO, zwłaszcza w przypadku ekspansji lub przeprowadzki do nowego kraju. Sprawdzenie średniej DSO w danej branży bardzo pomaga, ponieważ wartości z innych sektorów i obszarów nie powinny być wykorzystywane jako wartości docelowe dla wszystkich sektorów.

Co powinny zrobić firmy, które mają wysoki DSO?

Firma o wysokim DSO powinna w pierwszej kolejności określić czynniki, które się do tego przyczyniły. Oto kilka możliwych czynników wysokiego DSO:

• Zespoły sprzedaży wydłużające terminy płatności klientom w celu zwiększenia sprzedaży
• Zachęcanie klientów do kupowania produktów na kredyt, dzięki czemu kupują więcej produktów lub usług
• Efektywność procesu windykacji i czynniki ją spowalniające
• Kwestie kredytowe dla klientów z negatywnymi ocenami kredytowymi

Wysoki DSO nakazuje szybkie działanie. Przepływy pieniężne i ryzyko nieściągalnych długów rosną wraz z brakującymi płatnościami i powolnymi usprawnieniami procesów.

Podejmij te kroki, aby zminimalizować DSO i uniknąć pogorszenia wyników finansowych.

1. 1. Dostosuj warunki płatności. Nie każdy klient jest taki sam, a ich nawyki płatnicze lub zdolności mogą się różnić. Na przykład wskazane jest ustalanie z góry surowszych warunków płatności dla klientów, którzy poświęcają więcej czasu na opłacenie faktur. Ale nie zapomnij być uprzejmy w komunikacji, bez względu na ich sytuację finansową.
   2. Zoptymalizuj fakturowanie. Usprawniając proces fakturowania, możesz ograniczyć spory i opóźnienia w płatnościach. Upewnij się, że Twoje faktury są dokładne, kompletne i wysyłaj je na czas.
   3. Lepsze zarządzanie należnościami. Zainwestuj w skuteczny monitoring płatności, aby przypominać klientom o niezapłaconych fakturach i zdefiniować jasne procesy windykacji. Oprogramowanie do automatyzacji należności automatyzuje proces monitowania w celu dokładniejszego i wydajniejszego monitorowania płatności oraz przyspieszenia procesu windykacji. W końcu zgłaszasz roszczenia dotyczące już dostarczonych usług. Potrzebujesz pieniędzy na bieżące wydatki i nowe projekty lub inwestycje.
   4. Popraw zarządzanie kredytem. Rozważenie innych działań ograniczających DSO w ramach zarządzania ryzykiem kredytowym. Konsekwentnie monitoruj zdolność kredytową każdego klienta, aby zidentyfikować zmiany i dostosować metodę płatności. Ponadto dobra komunikacja z klientami pomaga pozostawać w bliskim kontakcie z klientami i być informowanym o ich prośbach, pytaniach i problemach.
   5. Oferuj zachęty do wcześniejszej płatności. Oferuj klientom zachęty do wcześniejszej płatności – najczęstszą ofertą jest rabat za wcześniejszą płatność.
   6. Zmniejsz wskaźnik błędów. Praca ręczna jest podatna na błędy, zwłaszcza w przypadku długotrwałych procesów z wieloma etapami pracy; coś można łatwo przeoczyć, opóźnić, zmarnować lub po prostu zapomnieć. Znajdowanie błędów, naprawianie ich, a następnie przywracanie równowagi jest kosztowne, czasochłonne i niezwykle irytujące. Automatyzacja procesów obsługi należności zmniejsza liczbę błędów i usprawnia obieg faktur wychodzących i płatności przychodzących.

Co oznacza niski DSO?

Niski DSO wskazuje na wydajne i płynne procesy zbierania. Przypomnienia są wysyłane na czas, co oznacza, że ​​klienci płacą na czas. Należności nie ograniczają zatem płynności spółki i może ona realizować nowe inwestycje.

Dlaczego optymalizacja DSO jest trudna?

Optymalizacja DSO może być trudna z wielu powodów, przede wszystkim dlatego, że niektóre firmy nie mają nad nią kontroli. Poniżej znajdują się najczęstsze powody, dla których firmy mają trudności z obniżeniem DSO:

• Zachowanie klientów: Firmy nie mogą przewidzieć, kiedy ich klienci zapłacą. Podczas gdy niektórzy klienci mogą korzystać z własnych metod płatności, inni niechętnie płacą z powodu różnych czynników, w tym trudności finansowych.
• Spory klientów: Opóźnienia w płatnościach mogą wystąpić z powodu spornych faktur. Rozwiązanie sporu klienta dotyczącego faktury może zająć trochę czasu, zanim płatność zostanie otrzymana. Większość firm nieefektywnie rozwiązuje sporne faktury, marnując znaczną część swoich zasobów.

Jak zoptymalizować DSO

Opracuj strategię DSO, aby utrzymać DSO na jak najniższym poziomie i zmaksymalizować płynność. Ustaw docelowy DSO, który odpowiada Twojemu bieżącemu kapitałowi obrotowemu i wzorcowi, jaki wykazywał w przeszłości. Aby wyznaczyć właściwego docelowego OSD, zastanów się, jak bardzo mogą spaść wolne przepływy pieniężne. Sprawdź również zdolność kredytową swoich potencjalnych klientów i zbierz szczegółowe informacje o ich zachowaniach płatniczych.

Jakie korzyści możesz odnieść z prawidłowego korzystania z DSO?

Z efektywnego zarządzania OSD czerpiesz szereg korzyści.

• Lepsze przepływy pieniężne: Obniżenie DSO przyspiesza ściąganie należności, poprawiając przepływy pieniężne i zapewniając większy kapitał obrotowy.
• Zmniejszone ryzyko finansowe: Spółka o wysokim ryzyku OSD zwiększyła koszty finansowania zewnętrznego, problemy z płynnością, niemożność spłaty swoich wierzycieli lub dostawców. Skuteczne zarządzanie DSO ogranicza to ryzyko i zapewnia firmie środki na terminowe spłaty.
• Wzrost rentowności: Firmy, które zarządzają swoim OSD efektywnie zwiększają rentowność poprzez obniżenie kosztów finansowania swoich należności. To pozwala im pożyczyć mniej, aby sfinansować swoją działalność, gdy OSD jest niższy.
• Lepsze relacje z klientami: Efektywne zarządzanie OSD poprawia interakcje z klientami. Firmy lepiej obsługują swoich klientów i generują więcej powtarzających się transakcji, pobierając płatności szybciej i wydajniej.

Relacja między kapitałem obrotowym a OSD

Kapitał obrotowy to ilość pieniędzy, którymi dysponuje firma, aby pokryć swoje codzienne wydatki i krótkoterminowe zobowiązania finansowe. Jest to różnica między aktywami obrotowymi a zobowiązaniami bieżącymi.

Należności gotówkowe i zapasy są aktywami obrotowymi, ponieważ można je zamienić na gotówkę w ciągu roku. Bieżące zobowiązania, takie jak zobowiązania, pożyczki krótkoterminowe i rozliczenia międzyokresowe bierne, są wymagalne w ciągu jednego roku.

Dodatni OSD oznacza, że ​​część majątku obrotowego jest finansowana kapitałem długoterminowym. Z drugiej strony negatywne sygnały OSD, że aktywa obrotowe nie wystarczają na pokrycie zobowiązań krótkoterminowych. Część środków trwałych jest zatem finansowana w krótkim okresie. Przy ujemnym OSD spółka może szybko popaść w płynność w przyszłości.

Mówiąc najprościej, im wyższy kapitał obrotowy, tym bardziej bezpieczna płynność.

Dodatkowo DSO wpływa na przepływy pieniężne, które wpływają na ilość pieniędzy dostępnych na spłatę krótkoterminowego zadłużenia i codziennych wydatków. Firma może poprawić swoją sytuację w zakresie kapitału obrotowego i zapewnić sobie wystarczającą ilość gotówki na realizację zobowiązań poprzez odpowiednie kontrolowanie OSD.

Co oznacza DSO w księgowości i finansach?

Firmy, które mają oko na swojego DSO, mogą identyfikować wzorce i optymalizować procesy sprzedaży i windykacji, aby zwiększyć przepływy pieniężne i rentowność. Użyj DSO jako narzędzia porównawczego, aby określić, jak dobrze radzisz sobie w porównaniu z konkurencją i czego potrzebujesz, aby ulepszyć proces płatności w dłuższej perspektywie.

Księgowość nie jest już zacięciem papieru, jakim była kiedyś. Zobacz, jak sztuczna inteligencja przekształca księgowość i optymalizuje przepływy pracy.