Przesyłanie danych do Salesforce — i jak nimi zarządzać

Jestem pewien, że niezależnie od tego, czy pracujesz w Salesforce od jakiegoś czasu, czy dopiero zaczynasz przygodę z ekosystemem Salesforce, musiałeś poradzić sobie z pewnym zbiorem danych, które ktoś chciał załadować do Salesforce.

Jako doświadczony administrator, na samą myśl o tej sytuacji przechodzą mnie dreszcze.

Istnieją jednak narzędzia i procesy, które można wykorzystać, aby ułatwić sobie pracę. Przeanalizujmy kilka.

Szablon

Jeśli jeszcze nie widziałeś tego typu arkusza kalkulacyjnego, najprawdopodobniej wkrótce to zrobisz.

Przyjrzyj się tej małej, hipotetycznej próbce niekompletnych danych.

Jestem pewien, że widzisz pewne problemy.

• Brakuje danych w kilku kolumnach
• Pola kraju i stanu nie są ustandaryzowane
• Jeśli niektóre pola są wymagane, przesłanie tego pliku nie będzie działać
• Nagłówki mogą, ale nie muszą, odpowiadać nazwom pól w Salesforce — ale powinny, ponieważ ułatwi to proces przesyłania.

Pozwólcie, że zasugeruję następującą najlepszą praktykę: udostępnijcie szablon swoim partnerom biznesowym. Nie jest to niezawodne rozwiązanie, na które możesz liczyć, ale z pewnością pomoże.

Przyjrzyjmy się, jak to zrobić.

Problemy z przesyłaniem danych

Różne nazwy tego samego pola

Upewnij się, że wiersz nagłówka zawiera rzeczywiste nazwy pól zgodne z danymi w Salesforce. Dzięki temu mapowanie wierszy nagłówka na pola w Salesforce jest znacznie łatwiejsze.

Na przykład, jeśli korzystasz z narzędzia Data Loader od Salesforce, możesz „automatycznie dopasować” pola i będą one działać. Oszczędza to czas ręcznego mapowania każdego pola.

Wymagane pola

Jeśli na przykład przesyłasz kontakty, a jednym z wymaganych pól jest adres e-mail, musisz się upewnić, że w pliku znajdują się adresy e-mail w kolumnie oznaczonej „e-mail”.

W przeciwnym razie podczas próby faktycznego przesłania wystąpią błędy. Zatem powinna to być kolejna część szablonu dla firmy. Aby uniknąć opóźnień, zapewnij wskaźnik informujący użytkownika, które pola są wymagane.

Formatowanie stanu i kraju

Jeśli przesyłasz konto lub kontakt (lub niestandardowy obiekt z adresami), pamiętaj, aby sprawdzić obiekt, do którego przesyłasz — i upewnij się, że używasz tego samego formatu. Jeśli stany są w pełni zapisane, musisz zrobić to samo.

Atrybuty pola

Poszedłbym o krok dalej z tym szablonem i dodał trzeci wiersz. W takim przypadku Twój szablon powinien wyglądać następująco:

• Wiersz nagłówka
• Przykładowe dane
• Atrybuty pola

Wiersz atrybutu pola powinien pokazywać typ danych (tekst, liczba itp.) i rozmiar pola. Wskazanie tych atrybutów w szablonie pozwala uniknąć błędów, gdy ktoś poda Ci kolumnę z danymi zbyt dużymi dla pola w Salesforce.

Narzędzia do przesyłania danych

Teraz, gdy omówiliśmy kilka sprawdzonych metod, przyjrzyjmy się narzędziom, których możesz użyć do dokończenia przesyłania. Kiedy je omówimy, myślę, że zobaczysz, że naprawiając te problemy, o których wspomniałem powyżej, narzędzia staną się jeszcze łatwiejsze w użyciu.

Zacznijmy więc od gotowych do użycia opcji Salesforce (Kreator importu danych i moduł ładujący dane). Następnie przyjrzymy się w pełni funkcjonalnemu rozwiązaniu, takiemu jak DemandTools.

Kreator importu danych

Kreatora importu danych znajdziesz w Ustawieniach w Salesforce. Umożliwia importowanie danych zarówno w obiektach standardowych, jak i niestandardowych. Jednorazowo możesz zaimportować do 50 tysięcy rekordów. Interfejs użytkownika jest prosty i umożliwia konfigurowanie parametrów, mapowań pól i źródeł danych potrzebnych do zakończenia importu. Oto spojrzenie na interfejs.

Jak widać, potrzebne jest pewne dopasowanie i konieczne będzie przesłanie odpowiedniego pliku. Na następnym ekranie mapujesz swoje pola na pola w Salesforce. Kończy się naciśnięciem przycisku Start i rozpoczęciem importu.

Moduł ładowania danych Salesforce

Moduł ładowania danych różni się od Kreatora importu danych tym, że nie znajduje się w Salesforce. Jest to „aplikacja”, którą należy zainstalować na komputerze i uzyskać do niej dostęp z poziomu komputera. Możesz aktualizować, wstawiać, usuwać, eksportować i wstawiać dane do środowiska produkcyjnego lub piaskownicy.

Dla zachowania zwięzłości powiedzmy, że jeśli przeprowadzasz aktualizację, kroki są dość proste, a interfejs jest łatwy w użyciu. Zaczynasz od wyboru obiektu. Następnie przesyłasz swój plik. Na koniec mapujesz pola Salesforce na pasujące kolumny nagłówka w pliku.

Po kilku kolejnych ustawieniach domyślnych nastąpi przesyłanie. Do Ciebie należy ręczne sprawdzenie rekordów, aby upewnić się, że wszystko zostało przesłane poprawnie. Otrzymasz plik powodzenia i błędu, dzięki czemu możesz sprawdzić przesyłanie również w ten sposób.

Jednak Data Loader nie oferuje wielu dodatkowych funkcji.

Narzędzia popytu

Przyjrzyjmy się teraz narzędziom Validity DemandTools. Jest to w pełni funkcjonalne rozwiązanie, które zapewnia możliwości wstawiania, aktualizowania, wstawiania, eksportowania i usuwania na sterydach. DemandTools jest wyposażony w funkcje oszczędzające czas i czyszczące dane. Zaimportowane rekordy można porównać z istniejącymi rekordami Salesforce nawieluobiektach (w jednym procesie), dopasowując je do dowolnego pola lub zestawu pól, aby zapewnić import wolny od duplikatów.

Administratorzy uwielbiają także funkcje „przekształcania formuł” i „dodawania stałych”, ponieważ oszczędzają czas administratora podczas przygotowywania danych w arkuszu kalkulacyjnym poprzez zastosowanie predefiniowanego formatowania do wartości pól podczas importu i umożliwienie użytkownikom ustawienia wspólnej wartości dla pól, które nie są reprezentowane w plikach wejściowych .

Ale to ledwo rysuje powierzchnię.

Oto kilka innych wbudowanych w produkt funkcji oszczędzających czas, dzięki którym administratorzy, specjaliści ds. marketingu i sprzedaży mają to, czego potrzebują do zarządzania swoimi danymi:

• Wywołuj reguły przypisania Salesforce, aby zarządzać własnością rekordów.
• Twórz i przypisuj zadania do dowolnego rekordu podczas importu.
• Przypisz kontakty i potencjalnych klientów do kampanii, korzystając z aktywnej listy wyboru kampanii lub identyfikatora kampanii.
• Zapisz mapowania pól i dopasowującą logikę, aby zapewnić spójność importu między zespołami i automatyzację.
• Polegaj na automatycznie generowanych plikach przywracania, aby cofnąć niechciane zmiany.
• Użyj typów plików .xlsx i .csv.
• Określ, które wiersze mają zostać przetworzone w pliku wejściowym, np. zacznij od wiersza 50 i zakończ na wierszu 200.
• Eksportuj rzeczywiste pliki z treści Salesforce.

Bezpłatna edycja DemandTools (funkcje różnią się od wspomnianych powyżej) to świetny sposób na wykorzystanie bardziej wyrafinowanego narzędzia do ładowania danych przy niskim koszcie.

Nie bój się ładowania danych. Wystarczy tam wejść i przejąć kontrolę nad swoimi danymi i procesem. Zacznij pracować nad tymi szablonami – to pomoże!

Bill Harejest gościnnym blogerem Validity.Posiada 2x certyfikat Salesforce.W ciągu 10 lat doświadczenia w aplikacjach i operacjach pełnił wiele ról, które pozwoliły mu poznać wiele różnych stron świata Salesforce.