Jak i dlaczego zarządzanie danymi

Firmy polegają na danych, aby budować inteligencję biznesową, ulepszać swoje procesy i generować większe przychody. Możliwości, jakie niosą ze sobą dane, wiążą się jednak z ryzykiem.

Gdy dane nie są właściwie zarządzane, mogą ulec pogorszeniu, stać się niezdatne do użytku, a nawet zgubić się, szkodząc firmie, którą pierwotnie miały wspierać.

Właściwe zarządzanie danymi ma zatem kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy.

Co to jest zarządzanie danymi CRM?

Zarządzanie danymi CRM to praktyka polegająca na gromadzeniu, weryfikowaniu, przechowywaniu i wykorzystywaniu danych zarządzania relacjami z klientami (CRM) w celu wspierania operacji biznesowych i osiągania celów biznesowych. Dobre zarządzanie danymi CRM odbywa się w bezpieczny i wydajny sposób, umożliwiając firmom maksymalne wykorzystanie ich danych przy jednoczesnym zachowaniu opłacalności i działaniu zgodnie ze wszystkimi przepisami dotyczącymi danych.

Wymagana jest dobrze przemyślana strategia obejmująca wiele różnych funkcji zarządzania danymi, takich jak:

• Udostępnianie danych właściwym osobom
• Aktualizowanie danych
• Organizowanie i przechowywanie danych w chmurze i/lub lokalnie
• Ochrona prywatności danych
• Zabezpieczanie danych
• Oferuje opcje tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych
• Usuwanie danych, gdy jest to wymagane w celu zachowania zgodności z globalnymi przepisami i regulacjami dotyczącymi prywatności

Te funkcje lub działania odbywają się za pośrednictwem różnych narzędzi i platform, które razem tworzą system zarządzania danymi.

Należy zauważyć, że zarządzanie danymi obejmuje zarządzanie wszystkimi rodzajami danych, nie tylko danymi CRM. Nadzoruje również dokumentację pracowniczą, dane referencyjne, dane badawcze, raporty, dane płacowe oraz inne rodzaje danych wewnętrznych i informacji pochodzących z zewnątrz.

W związku z tym zarządzanie danymi ma wpływ na wszystkich, którzy wchodzą w interakcję z danymi przechowywanymi przez Twoją firmę.

Znaczenie zarządzania danymi

Dane stały się kluczowym zasobem w wielu firmach. Firmy wykorzystują dane do kierowania kampaniami marketingowymi, ulepszania obsługi klienta, optymalizowania przepływów pracy i podejmowania decyzji biznesowych na wysokim szczeblu.

To szerokie wykorzystanie danych (a nawet zależność od nich) oznacza, że ​​właściwe zarządzanie danymi ma kluczowe znaczenie. Bez niego to tylko kwestia czasu, zanim pojawią się problemy z jakością danych i doprowadzą do problemów na wszystkich poziomach Twojej organizacji.

Niespójne, niekompletne lub nieprawidłowe dane mogą prowadzić do:

• Zespoły sprzedaży nie posiadają wystarczających informacji, aby zamknąć transakcje.
• Zespoły marketingowe nie są w stanie tworzyć skutecznych, ukierunkowanych kampanii.
• Obsługa klienta nie jest w stanie zaoferować dostosowanej pomocy.
• Kierownictwo podejmuje strategiczne decyzje na podstawie błędnych informacji.

A jeśli nie masz skonfigurowanego odpowiedniego procesu zarządzania danymi, wkrótce wszystkie gromadzone dane staną się trudne w obsłudze i zaczną pochłaniać więcej zasobów, zamiast pomagać w osiąganiu lepszych wyników.

Krótko mówiąc, bez odpowiedniego zarządzania danymi ryzykujesz utratę czasu, pieniędzy, a nawet reputacji swojej marki.

Ponadto firmy mają prawny obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa swoich danych i przestrzegania przepisów dotyczących prywatności, takich jak RODO i kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów. Zarządzanie danymi ma kluczowe znaczenie dla zachowania zgodności z tymi przepisami.

Korzyści z zarządzania danymi

Znaczenie właściwego zarządzania danymi wykracza poza zapobieganie problemom. Silna strategia zarządzania danymi niesie ze sobą wiele korzyści.

Efektywność

Utrzymując dane wysokiej jakości i dobrze zorganizowane, staje się on znacznie łatwiejszy w użyciu dla wszystkich w Twojej organizacji. Ludzie mogą korzystać z danych, które są istotne dla ich zadań, przeprowadzać analizy i proponować ulepszenia bez konieczności polegania na specjalistach ds. danych, którzy wszystko zinterpretują.

Reputacja

Wszystkie te zapisy dotyczące klientów i potencjalnych klientów wiążą się z dużą odpowiedzialnością. Dbaj o ich bezpieczeństwo, a utrzymasz zaufanie tych, którzy z Tobą współpracują i kupują od Ciebie. Ale jeśli coś pójdzie nie tak, to naruszenie bezpieczeństwa, utrata danych lub naruszenie prywatności odbiją się na Twojej reputacji.

Konsekwentne zarządzanie danymi CRM gwarantuje, że prywatność i bezpieczeństwo danych są stałymi priorytetami, chroniąc przy tym Twoją reputację.

Konkurencyjność

Gromadzenie dużych zbiorów danych to jedno, ale efektywne ich wykorzystanie to drugie. Ukierunkowana na cel strategia zarządzania danymi CRM może zapewnić przewagę nad konkurencją, dostarczając informacji, które pozwolą usprawnić procesy wewnętrzne, a także działania marketingowe i sprzedażowe.

Opłacalność

Gdy przepływy danych są odpowiednio udokumentowane, a dane usprawnione w celu zapewnienia pojedynczych źródeł wiarygodnych informacji w różnych narzędziach, znacznie łatwiej jest tworzyć powtarzalne procesy i unikać ciągłego przeprowadzania tych samych typów analiz. (Nie wspominając już o zasobach, które oszczędzasz, unikając powielania danych).

Rodzaje zarządzania danymi

Ponieważ dziedzina jest tak duża, istnieją różne rodzaje zarządzania danymi, z których każdy ma swój własny zestaw obowiązków.

Zarządzanie danymi

Zarządzanie danymi odnosi się do zestawu zasad, procedur i polityk, które określają, w jaki sposób firma zarządza swoimi danymi na każdym etapie cyklu życia danych, od momentu ich gromadzenia do miejsca i sposobu ich przechowywania, udostępniania, wykorzystywania, przenoszenia i (potencjalnie) usunięte.

Każda firma ma własne ramy zarządzania danymi oparte na celach biznesowych firmy i potrzebach w zakresie danych. Większe firmy mogą mieć dedykowanych administratorów danych, którzy nadzorują zarządców danych, zespoły ds. bezpieczeństwa danych oraz innych specjalistów ds. jakości i zarządzania danymi, a także każdego innego, kto odgrywa rolę w ochronie jakości i bezpieczeństwa danych.

Zarządzanie danymi

Steward danych to ktoś, kto wdraża i egzekwuje zasady zarządzania danymi w całej firmie. Nie ustalają zasad, ale upewniają się, że przestrzegane są wytyczne i wdrażane są najlepsze praktyki.

Często stewardzi danych są również odpowiedzialni za zapewnienie jakości danych. Ale w większych firmach mogą być wyznaczeni menedżerowie ds. jakości danych, którzy pomagają w tym zadaniu.

Architektura danych

Tam, gdzie zarządzanie danymi określa zasady zarządzania danymi w firmie, architektura danych koncentruje się na zapewnieniu infrastruktury technologicznej, która pozwala na zarządzanie danymi zgodnie z określonymi zasadami.

Ochrona danych

Bezpieczeństwo danych dotyczy wszystkich procesów zapewniających ochronę danych firmy, takich jak:

• Szyfrowanie danych
• Kontrola dostępu
• Zapobieganie kradzieży danych
• Ochrona przed przypadkowym przeniesieniem lub usunięciem
• Ochrona przed uszkodzeniem danych
• Procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania

Zespoły ds. bezpieczeństwa danych nie tylko nadzorują rzeczywiste dane, ale także zapewniają bezpieczeństwo sprzętu i oprogramowania, na których te dane są przechowywane.

Przygotowywanie danych

Przygotowanie danych polega na profilowaniu, sprawdzaniu poprawności, czyszczeniu i przekształcaniu nieprzetworzonych danych, tak aby nadawały się do analizy i jako źródło inteligencji biznesowej. Często obejmuje również łączenie danych z różnych źródeł.

Modelowanie danych

Modelowanie danych dokumentuje relacje między różnymi danymi oraz sposób, w jaki dane przepływają przez firmę, zarówno w ramach określonych narzędzi, jak i między systemami organizacyjnymi.

Zarządzanie danymi podstawowymi

Zarządzanie danymi podstawowymi koncentruje się na zapewnieniu, że firma zawsze pracuje z pojedynczą, zweryfikowaną, aktualną i wiarygodną informacją. Oznacza to pobieranie danych ze wszystkich różnych źródeł danych i przedstawianie ich jako jednego użytecznego, godnego zaufania źródła. Obejmuje to również upewnienie się, że dane są reprezentowane w ten sam jakościowy sposób w różnych systemach i narzędziach.

Zarządzanie hurtownią danych

Zarządzanie hurtownią danych określa, w jaki sposób dane firmy są przechowywane fizycznie i/lub w chmurze. Zapewnia, nadzoruje i obsługuje infrastrukturę, w której gromadzone i organizowane są surowe dane.

Zarządzanie dużymi danymi

Zarządzanie dużymi zbiorami danych odnosi się do sposobu, w jaki firma gromadzi i przechowuje ogromne ilości surowych i ustrukturyzowanych danych, dzięki czemu zespoły w całej firmie mogą wykorzystywać te dane do ulepszania swoich procesów i podejmowania decyzji opartych na danych.

Najlepsze praktyki zarządzania danymi

Zarządzanie danymi będzie wyglądało inaczej w różnych firmach, w zależności od celów biznesowych i potrzeb w zakresie danych. Istnieje jednak kilka najlepszych praktyk, o których należy pamiętać niezależnie od zasad i procedur, które zdecydujesz się wdrożyć.

Zidentyfikuj cele biznesowe

Podobnie jak w przypadku większości dużych przedsięwzięć w Twojej firmie, Twoje praktyki zarządzania danymi powinny wspierać Twoje cele biznesowe. Oznacza to, że musisz określić, które dane są potrzebne, aby działać wydajnie i skutecznie, a także jak najlepiej przechowywać i wykorzystywać te dane.

Gromadzenie zbyt dużej ilości danych może nadwyrężyć Twoje zasoby i odwrócić uwagę od rzeczy, które naprawdę pomogą Ci ruszyć z miejsca. Gromadzenie zbyt małej ilości danych może sprawić, że stracisz szansę na opracowanie bardziej szczegółowych procedur i przepływów pracy.

Postaw na bezpieczeństwo danych

Bez względu na to, jakie są Twoje cele biznesowe, zapewnienie bezpieczeństwa danych powinno zawsze być priorytetem. Ważne jest, aby aktywnie nad tym pracować, a nie tylko podejmować działania w przypadku naruszenia. Utwórz plan utrzymania bezpieczeństwa danych, który pozwoli Twojemu zespołowi wykryć zagrożenia bezpieczeństwa i zapobiegawczo je rozwiązać.

Za bezpieczeństwo danych odpowiada nie tylko zespół zarządzający danymi. Każda osoba w firmie, która ma do czynienia z danymi, musi posiadać wiedzę na temat najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych. W idealnej sytuacji odbywa się to poprzez ciągłe szkolenia i komunikację dotyczącą najnowszych zagrożeń, takich jak techniki phishingu i ataki typu ransomware.

Skoncentruj się na jakości danych

Aby chronić jakość danych, potrzebujesz jasnej definicji tego, jak wyglądają dane wysokiej jakości w Twojej firmie. Po ustaleniu tych standardów opracuj plan ich ciągłego monitorowania. Sprawdź dokładność i możliwe uszkodzenie danych, aby móc naprawić błędy, gdy tylko się pojawią.

Oto kilka wskaźników jakości danych, które możesz uwzględnić:

• Dokładność: Jak poprawne są dane?
• Trafność: jak istotne są dane dla Twoich celów biznesowych?
• Kompletność: czy brakuje czegoś, co uniemożliwia korzystanie z danych?
• Dostępność: czy każdy, kto potrzebuje dostępu do tych danych, ma do nich dostęp?
• Spójność: czy dane są sformatowane w ten sam sposób we wszystkich źródłach danych i systemach?

W związku z tym ważne jest, aby najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi były znane w całej firmie, tak aby każdy mógł dokładać wszelkich starań, aby dane były jak najczystsze. Możesz także zdefiniować wytyczne dotyczące zarządzania danymi dla poszczególnych narzędzi, takie jak najlepsze praktyki zarządzania danymi CRM, o ile nie kolidują one z nadrzędnymi zasadami zarządzania danymi.

Opracuj strategię tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych

W nagłych przypadkach szczegółowe procedury tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania mogą pomóc w szybkim uruchomieniu systemów danych. Zapewniają również, że możesz od razu wrócić do pracy z wysokiej jakości danymi, nad których gromadzeniem i utrzymywaniem tak ciężko pracowałeś.

Aby jak najlepiej przygotować swój zespół, określ z wyprzedzeniem, co może pójść nie tak, i zaplanuj, jak poradzisz sobie z każdym scenariuszem. Nakreśl podejście krok po kroku i użyj schematów blokowych, aby wizualnie wyjaśnić, co musi się wydarzyć (i kiedy), aby każdy wiedział, co robić, gdy presja jest duża.

Dobrym pomysłem jest również rejestrowanie, jak działają wszystkie narzędzia do zarządzania danymi i jak wyglądają przepływy pracy między nimi. Ułatwia to rozwiązywanie problemów w ukierunkowany sposób i uruchamianie procedur odzyskiwania tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Jeśli chodzi o bezpieczne przechowywanie danych, powszechnie stosowana i zalecana jest metodologia 3-2-1. Mówi o przechowywaniu trzech kopii danych przy użyciu dwóch różnych metod przechowywania, z których jedna jest poza lokalem przedsiębiorstwa. Ten system zapewnia, że ​​zawsze będziesz mieć kopię swoich danych na wypadek utraty lub zniszczenia metody przechowywania lub lokalizacji.

Spraw, aby dane były użyteczne

Cały sens prawidłowego zarządzania danymi i ich bezpieczeństwa polega na tym, aby mogły być przydatne dla Twojej firmy. Oznacza to, że musi być łatwo dostępny i łatwy w obsłudze dla użytkowników. Pewny projekt bazy danych może dobrze działać w zespole IT, ale może być mylący dla innych użytkowników.

Opracowując praktyki zarządzania danymi, zawsze pamiętaj o użytkownikach końcowych i zapewnij im bezproblemową obsługę. Nie zawsze możesz to zrobić dobrze od samego początku, dlatego ważne jest zbieranie opinii i wprowadzanie dostosowań w razie potrzeby.

Ostatecznie Twoje dane mogą działać dla Ciebie tylko w takim stopniu, w jakim członkowie Twojego zespołu mogą z nimi pracować.

Używaj solidnego oprogramowania do zarządzania danymi

Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania danymi jest najłatwiejsze, gdy używasz oprogramowania do zarządzania danymi stworzonego w celu obsługi tych najlepszych praktyk. Wybór odpowiedniego narzędzia będzie zależał od celów Twojej firmy i potrzeb w zakresie danych, ale oto kilka rzeczy, które zawsze będziesz chciał mieć w narzędziu do zarządzania danymi:

• Przyjazny dla użytkownika interfejs
• Funkcja czyszczenia danych
• Funkcja odzyskiwania
• Skalowalność
• Konfigurowalne opcje

Przewodnik krok po kroku do skutecznego zarządzania danymi

Zarządzanie danymi stało się nieuniknionym aspektem prowadzenia firmy w dzisiejszym świecie opartym na danych. Jednak nie jest łatwo zrobić to dobrze.

Ponieważ obejmuje tak wiele różnych sposobów obsługi danych, zarządzanie danymi może łatwo stać się bałaganem i negatywnie wpłynąć na jakość danych.

Dlatego stworzyliśmy nasz przewodnik The Dirt on Data Quality. Zawiera instrukcje krok po kroku, jak stworzyć skuteczną strategię zarządzania danymi, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoje dane działają dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie.