Zarządzanie danymi: co to jest i najlepsze praktyki

Wszystkie firmy muszą określić, w jaki sposób będą wykorzystywać dane i konsekwentnie je obsługiwać, aby wspierać wyniki biznesowe. Firmy gromadzą dziś ogromne ilości danych z kilku źródeł, a zarządzanie danymi pomaga w zarządzaniu ryzykiem, maksymalizacji wartości i redukcji kosztów.

Zarządzanie danymi obejmuje ludzi, procesy i narzędzia technologiczne, których firma potrzebuje do zarządzania i ochrony zasobów danych. Wszystko zależy od tego, jak obchodzisz się z informacjami, które zbiera Twoja firma. Gdy jest skuteczny, zapewnia, że ​​dane są poprawne, spójne i zarządzane we właściwy sposób.

Tworzy ramy do zarządzania danymi w całej organizacji i daje możliwość efektywnego wykorzystania wiarygodnych danych. Ten post definiuje zarządzanie danymi z kilkoma najlepszymi praktykami.

Co to jest zarządzanie danymi?

Zarządzanie danymi to zbiór zasad i procedur stosowanych przez firmy, które kontrolują zarządzanie, dystrybucję i bezpieczeństwo danych organizacji. Do jego zadań należą:

• Tworzenie infrastruktury i technologii.
• Konfigurowanie i zarządzanie procesami i regułami.
• Ustalenie, którzy pracownicy lub stanowiska w organizacji mają uprawnienia i odpowiedzialność za obsługę i przechowywanie określonych typów danych.

Zgodność opiera się na tym, jak dobrze zarządzasz swoimi danymi. Systemy zadbają o to, jak rzeczy są przechowywane, przenoszone i utrzymywane w bezpiecznym miejscu. Ale ludzka strona zapewnia opracowanie polityk, prawidłowe procedury, zarządzanie technologią i zabezpieczenie danych.

Kluczowe elementy zarządzania danymi

Organizacje czerpią korzyści z dobrego zarządzania danymi, jeśli chodzi o podejmowanie dobrych decyzji. Dobrze zaprojektowany program obejmuje zespół zarządzający, komitet przewodników i stewardów danych. To także zasada korzystania z danych.

Oto kilka kluczowych elementów prawidłowego zarządzania danymi:

• Uczciwość: Wszyscy uczestnicy programu powinni być uczciwi i otwarci na ograniczenia, wyzwania i inne skutki decyzji dotyczących zarządzania danymi.

• Jakość danych: Służy jako podstawa do administrowania źródłami danych. Podstawą każdej organizacji opartej na danych jest zbiór dokładnych, kompletnych i wiarygodnych danych. Zarządzanie danymi wymaga danych wysokiej jakości i pewnego poziomu siły.

• Bezpieczeństwo danych: Bezpieczeństwo danych to technika kategoryzowania i klasyfikowania źródeł danych według poziomów ryzyka stwarzanego przez źródła danych. Zapewnia utworzenie bezpiecznego kanału dostępu między interakcją użytkownika a procedurami bezpieczeństwa.

• Zarządzanie danymi: Kieruje, monitoruje i oferuje pomoc w wykorzystaniu źródeł danych oraz przyczynia się do wdrażania wysokiej jakości danych użytkownikom biznesowym w sposób dla nich łatwy dostęp.

• Przejrzystość danych: ze względów bezpieczeństwa danych sugeruje, że osoba, która uzyskuje dostęp do danych organizacji i korzysta z nich, jest odpowiedzialna za swoje działania. Użytkownicy mogą dowiedzieć się, skąd pochodzą ich dane w świecie korporacji.

Korzyści z zarządzania danymi

Zarządzanie danymi to zestaw sposobów organizacji zarządzania danymi i kontrolowania ich oraz sposobu ich wykorzystania. Wiąże się to z tworzeniem wewnętrznych standardów i zasad dotyczących danych oraz ich wdrażaniem w celu zapewnienia, że ​​dane są poprawne, spójne i prawidłowo wykorzystywane. Oto kilka korzyści, jakie firma może uzyskać dzięki solidnemu programowi zarządzania danymi.

Zapewnienie jakości

Czyste dane są wynikiem doskonałego programu zarządzania danymi. Gdy nadzór nad danymi jest udostępniany, jest on regularnie czyszczony, aktualizowany i wyrzucany. Radzenie sobie z danymi jest trudne, ale jeśli personel zarządzający danymi utrzymuje wszystko na bieżąco i odpowiednio, praca może być nieco łatwiejsza.

Dobra polityka dotycząca danych pomaga organizacjom znajdować i śledzić przydatne informacje oraz eliminować bezużyteczne, stare lub zbędne informacje. Gdy wiele osób wprowadzi dane, niektóre z nich zostaną zduplikowane lub niedokładne. Zasady dotyczące danych powinny pomóc Twojemu zespołowi w ograniczeniu błędów i tworzeniu jednego źródła danych wysokiej jakości.

Lepsze podejmowanie decyzji biznesowych

Silny nadzór nad danymi umożliwia wszystkim autoryzowanym użytkownikom w organizacji dostęp do tych samych danych, eliminując możliwość tworzenia się silosów danych w firmie. Z tego powodu użytkownicy i osoby podejmujące decyzje będą mieli wyższy poziom zaufania do danych, a co za tym idzie, będą mieli większą wiarę w decyzje oparte na tych informacjach.

Zgodność z przepisami, prawami i standardami branżowymi

Jeśli wdrożysz system, Twoja firma będzie łatwiej przestrzegać najbardziej aktualnych wymagań prawnych. Gwarantuje, że ludzie przestrzegają prawa i nie muszą płacić grzywien lub kar za łamanie zasad. Ponadto zapewnienie zgodności z obowiązującymi normami prawnymi chroni poufne informacje biznesowe przed osobami, które nie powinny ich mieć.

Redukcja wydatków

Zarządzanie danymi sprawi, że audyty będą szybsze i łatwiejsze, a także usprawnią codzienne operacje. Możesz ograniczyć marnotrawstwo wynikające z błędnych lub nieaktualnych decyzji opartych na informacjach. Ponadto uważne obserwowanie bieżącej działalności, zapasów i dostępnego personelu może pomóc w lepszej obsłudze klientów.

Najlepsze praktyki zarządzania danymi

Możliwe jest wykonanie efektywnego zarządzania danymi w sposób płynny i wydajny. Powinieneś trzymać się poniższej listy najważniejszych najlepszych praktyk.

• Zacznij od małych rzeczy, ale myśl, że wyróżniają się: ludzie, procesy i technologia to kluczowe elementy zarządzania danymi. Powinieneś pamiętać o tych rzeczach, kiedy planujesz i realizujesz swoją strategię dotyczącą danych. Zacznij od małych rzeczy i przejdź do całego obrazu. Każda część powinna opierać się na poprzednich, aby stworzyć kompleksową strategię zarządzania danymi. Najpierw powinni być ludzie, potem proces, a na końcu technologia.
• Wyznacz wyraźne, wymierne cele: Ustaw cele, które są jasne, mierzalne i konkretne. To, czego nie można zmierzyć, nie może być kontrolowane, tak proste. Gdy cele zostaną osiągnięte, świętuj sukces i wykorzystuj go jako motywację do dalszych zwycięstw.
• Zaangażuj interesariuszy: aby stworzyć politykę dotyczącą zarządzania danymi, będziesz potrzebować wsparcia czołowych liderów firmy. Możesz nakłonić interesariuszy, aby zrobili coś, aby upewnić się, że wszyscy w Twojej firmie stosują Twój plan zarządzania.
• Ustaw role zespołu ds. zarządzania danymi: role, obowiązki i struktury własności muszą zostać ustanowione, aby działały skuteczne procedury. Ludzie, którzy tworzą i zarządzają danymi, znają je najlepiej. Menedżerowie danych powinni współpracować z właścicielami, aby pomagać im w prowadzeniu i ułatwianiu komunikacji. Twój zespół ds. zarządzania danymi musi mieć członków z różnych działów i być w stanie posunąć do przodu inicjatywy związane z zarządzaniem danymi.
• Weź pod uwagę dane niezarządzane: niektóre z Twoich najcenniejszych danych znajdują się w plikach, folderach i udziałach. Jednak te dane są często bardziej zagrożone niż dane zarządzane. Upewnij się, że Twój plan zarządzania danymi obejmuje dane nieustrukturyzowane.
• Klasyfikuj i oznaczaj dane: skonfiguruj standardy metadanych, które pomogą Twojej firmie osiągnąć cele i umożliwią wielokrotne wykorzystanie danych. Jednym z głównych celów zarządzania jest standaryzacja, którą trudno będzie osiągnąć bez klasyfikacji i tagowania danych.
• Śledź postęp za pomocą wskaźników: sukces programu musi być mierzony. Przed wprowadzeniem zasad dotyczących danych zdefiniuj swoje pomiary. Umożliwia to rozpoczęcie od obecnych procedur zarządzania danymi. Regularnie śledź oryginalne dane. Pokazuje to postęp i zapewnia, że ​​najlepsze praktyki zarządzania danymi są skuteczne w praktyce, a nie tylko w teorii.
• Komunikuj się regularnie: komunikacja ma kluczowe znaczenie w całym programie lub procedurach zarządzania danymi. Niezależnie od tego, czy podkreślamy sukcesy, czy reformujemy po porażce, jasna i częsta komunikacja jest niezbędna do wykazania skuteczności strategii.
• Stwórz uzasadnienie biznesowe: Stwórz uzasadnienie biznesowe, dlaczego należy to zrobić. Określ korzyści płynące z różnych stopni dojrzałości zarządzania danymi, w tym związane z rozwojem, oszczędnościami kosztów, ryzykiem i zgodnością, a następnie zgłoś swoje wyniki.
• Maksymalizacja automatyzacji: aby zapewnić powodzenie projektów zarządzania danymi, należy zautomatyzować wszystko, co można zautomatyzować, w tym przepływy pracy, procedury zatwierdzania, żądania danych, żądania uprawnień i wszystko, co tylko przyjdzie Ci do głowy. Automatyzacja nie tylko zaoszczędzi czas i pieniądze, ale także zagwarantuje ciągłe wdrażanie zarządzania.

Wniosek

Struktura zarządzania danymi umożliwia Twojej firmie działanie na wyższym poziomie produktywności. To nie jest jednorazowy projekt; jest to proces ciągły. Solidny program gwarantuje, że dane Twojej organizacji są bezpieczne, ustandaryzowane i dokładne. Ponadto same procedury muszą być regularnie przeglądane i aktualizowane w świetle zmieniającej się ilości, charakteru i charakteru danych, którymi zarządza Twoja firma.

QuestionPro oferuje rozwiązania dla każdego problemu i branży, dzięki czemu jest czymś więcej niż tylko oprogramowaniem ankietowym. Ponadto mamy platformy do zarządzania danymi, takie jak nasza biblioteka badawcza InsightsHub.

Organizacje na całym świecie wykorzystują systemy i rozwiązania do zarządzania wiedzą, takie jak InsightsHub, aby lepiej zarządzać danymi, skrócić czas potrzebny na uzyskanie wglądu i zwiększyć wykorzystanie danych historycznych przy jednoczesnym obniżeniu kosztów i zwiększeniu zwrotu z inwestycji.

UCZ SIĘ WIĘCEJ