Co to jest archiwizacja danych? Cele, techniki i najlepsze praktyki

Każde kliknięcie, przesunięcie lub dotknięcie stanowi kontynuację ścieżki danych, która uzupełnia ogromną mozaikę naszego świata online. Utrzymywanie, zabezpieczanie i organizowanie naszych cyfrowych wartościowych przedmiotów staje się coraz ważniejsze.

Rozwiązania do przechowywania archiwów zostały zaprojektowane z myślą o długotrwałym przechowywaniu danych. Tego rodzaju dane nie są wymagane do codziennych operacji, ale są zachowywane ze względów komercyjnych lub regulacyjnych. Rozwiązania pamięci masowej, które często obejmują kompresję, deduplikację i szyfrowanie danych, mają być opłacalne przy jednoczesnym zachowaniu integralności danych.

Przyjmowanie danych cyfrowych zajmuje centralne miejsce, gdy innowacje są ciągłe, a informacje cyfrowe płyną jak niekończąca się rzeka. Zarządzanie i ochrona tego bogactwa danych staje się krytyczna w miarę wykładniczego rozszerzania się naszego śladu cyfrowego.

Podobnie jak w przypadku przechowywania sezonowych dekoracji przez większą część roku w magazynie, aby utrzymać porządek w pomieszczeniu mieszkalnym, archiwizacja danych przenosi rzadko używane informacje w bezpieczne miejsce. Ułatwia to odzyskiwanie ważnych informacji bez zapychania aktywnych przestrzeni dyskowych.

W innym scenariuszu potraktuj swoją witrynę internetową jako skarbnicę materiałów, w której każda informacja będzie cennym klejnotem. Z biegiem czasu niektóre z tych skarbów mogą stać się mniej istotne lub dostępne, ale nadal zachowują znaczenie historyczne.

Archiwizacja danych systematycznie przechowuje mniej używane, ale ważne klejnoty, gwarantując, że w Twojej wirtualnej skrzyni pozostanie porządek, a nadmiar danych nie spowolni działania Twojej witryny.

Strategia archiwizacji danych nie tylko zwiększa wydajność Twojej witryny, ale także przyczynia się do zachowania Twojej cyfrowej historii.

Cele archiwizacji danych

Cele archiwizacji danych obejmują przyczynianie się do skutecznego zarządzania danymi, przestrzeganie przepisów, zachowanie historii cyfrowej i odzyskiwanie danych w przypadku wystąpienia katastrof. W szczególności dotyczą one:

• Długotrwałe przechowywanie. Archiwizacja ma na celu zagwarantowanie, że istotne, nieaktywne dane pozostaną dostępne i nieuszkodzone przez dłuższy okres. Chroni podmioty przed utratą danych w wyniku awarii sprzętu, awarii systemu lub zmian technicznych.
• Optymalizacja kosztów. Archiwizacja uwalnia zasoby w aktywnych systemach przechowywania poprzez przesunięcie przestarzałych materiałów w inne miejsce. Zwiększa to ogólną wydajność systemu i obniża koszt opcji pamięci masowej o wysokiej wydajności.
• Zgodność i wymagania regulacyjne . Przepisy wymagają od wielu branż przechowywania określonych typów danych przez określony czas. Dzięki prawidłowemu przechowywaniu danych firmy są na bieżąco z przepisami.
• Odniesienia i analizy historyczne. Zarchiwizowane dane zawierają istotne pochodzenie danych, spostrzeżenia, trendy i wzorce z przeszłości, nawet jeśli obecnie nie działają. Może nadal zawierać informacje, które pomogą w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych lub prognozowaniu trendów.
• Efektywne zarządzanie danymi. Dobrze zorganizowane środowisko danych wymaga dobrze zachowanych danych. Utrzymuje stare materiały z dala od aktywnych lokalizacji przechowywania, umożliwiając użytkownikom szybką identyfikację i pobieranie potrzebnych informacji.
• Zarządzanie wiedzą . Krytyczna wiedza instytucjonalna jest często włączana do danych historycznych w organizacjach. Organizacje często włączają krytyczne informacje do swojego magazynu danych historycznych. Właściwa archiwizacja gwarantuje dostępność tych informacji nawet w przypadku zmian kadrowych.

Archiwum danych a przechowywanie danych a kopia zapasowa danych

Dzięki przechowywaniu danych informacje są zawsze pod ręką. Tworzenie kopii zapasowych danych polega na szybkim odzyskiwaniu najnowszych, zagrożonych danych w celu zapewnienia ciągłości biznesowej. Wreszcie, chociaż archiwizacja danych czerpie trochę z pamięci, a trochę z kopii zapasowych, jej głównym celem jest zachowanie starszych, rzadziej używanych danych.

Zgodność z przepisami, optymalizacja i odniesienia historyczne są niezbędne do skutecznego zarządzania danymi. Pamięć masowa zaspokaja bieżące potrzeby operacyjne, a archiwizacja zapewnia długoterminową ochronę i efektywne wykorzystanie zasobów.

Korzyści z archiwizacji danych

Archiwizacja danych wykracza poza zwykłe przechowywanie danych; praktyka ta pozwala przedsiębiorstwom zwiększać produktywność, utrzymywać zgodność z przepisami, podejmować przemyślane decyzje i zabezpieczać swoje zasoby cyfrowe w celu długoterminowego przechowywania.

• Dane historyczne dostarczają istotnych spostrzeżeń, trendów i wzorców. Archiwizacja gwarantuje, że dane historyczne pozostaną dostępne do analizy, co może pomóc użytkownikom w podejmowaniu świadomych decyzji.
• Aktywne, dostępne i zmienne dane często wymagają solidnych zasobów do przechowywania i przetwarzania. Nikt tak często nie korzysta z plików archiwalnych, co uwalnia zasoby, poprawia wydajność systemu i obniża wydatki.
• Zasoby cyfrowe, takie jak zapisy, artykuły i opracowania badawcze, często zyskują na wartości wraz z upływem czasu. Archiwizacja danych chroni te zasoby przed utratą danych, problemami z urządzeniami i starzeniem się technologii.
• Archiwizacja jest zgodna ze skutecznymi praktykami zarządzania danymi i potwierdza, że ​​dane są dobrze zorganizowane, łatwo dostępne i dokładnie sklasyfikowane.
• Właściwe metody archiwizacji uwzględniają środki bezpieczeństwa, które chronią zarchiwizowane dane przed niepożądanym dostępem lub naruszeniami.
• Nieoczekiwane zdarzenia zakłócają działalność biznesową. Zabezpieczając kopie zapasowe ważnych danych, archiwizacja zapewnia ciągłość działania firmy.

Kluczowe przepisy dotyczące archiwizacji danych

Oto kilka przepisów i regulacji zawierających szczególne wymagania dotyczące zasad przechowywania danych, które pozwolą nam lepiej zrozumieć funkcję przechowywania danych zgodnie z przepisami.

• Zgodnie z art. 5 lit. e ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) dane należy „przechowywać w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do celów, w jakich dane osobowe są przetwarzane”. RODO pozwala firmom na przechowywanie danych osobowych przez dłuższy okres, „o ile dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1”.
• Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) nie zawiera żadnych jednolitych kryteriów archiwizacji danych medycznych, ponieważ różnią się one w zależności od stanu. Zawiera jednak jasne informacje na temat przechowywania dokumentów związanych z ustawą HIPAA.
• Według Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA) nakłada na firmy obowiązek przechowywania dokumentacji przez co najmniej trzy lata. Karty czasu pracy, harmonogramy i rejestry zarobków należy przechowywać przez dwa lata w celu obliczenia wynagrodzenia. Agenci Departamentu Pracy muszą mieć dostęp do wszystkich dokumentów w celu ich sprawdzenia.
• Zgodnie z ust. 802(a)(1) ustawy Sarbanes-Oxley Act (SOX), „każdy księgowy przeprowadzający audyt emitenta papierów wartościowych, do którego ma zastosowanie art. 10A(a) Ustawy o giełdzie papierów wartościowych z 1934 r., powinien przeprowadzać wszystkie audyty lub przeglądu dokumentacji roboczej przez okres pięciu lat od końca okresu podatkowego, w którym zakończono audyt lub przegląd.”

Wyzwania archiwizacji danych

Archiwizacja danych stwarza kilka problemów, które firmy muszą pokonać, aby skutecznie zarządzać przechowywanymi danymi. Poniżej znajduje się pięć problemów, które być może będziesz musiał rozwiązać.

1. Ilość i wzrost danych: Utrzymywanie i przechowywanie ogromnych ilości informacji może stać się przytłaczające w miarę wykładniczego wzrostu wolumenów. Zapewnienie skalowalnych rozwiązań archiwizacyjnych dostosowanych do rosnących ilości danych nie jest łatwym zadaniem.
2. Klasyfikacja i identyfikacja danych: musisz dokonać trudnych wyborów dotyczących tego, które dane zachować, w oparciu o trafność, wymagania prawne i trendy użytkowania. Upewnij się, że prawidłowo identyfikujesz i kategoryzujesz materiały do ​​archiwizacji, aby zapewnić skuteczne ich odzyskiwanie.
3. Przepisy dotyczące zatrzymywania danych i zgodność: W różnych sektorach obowiązują różne przepisy dotyczące zatrzymywania danych. Przechowywanie danych przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z tymi standardami i dostępności dla audytów sprawdza każdego specjalistę ds. informacji, zwłaszcza w przypadku zmiany przepisów.
4. Wyszukiwanie i dostępność materiałów: Zarchiwizowane materiały są często mniej dostępne niż aktualne dane. Należy zachować równowagę, aby zachować zachowane dane w łatwy sposób odzyskać bez narażania bezpieczeństwa.
5. Starzenie się technologii: w miarę postępu technologii formaty danych, metody przechowywania i procedury archiwizacji będą musiały zostać zaktualizowane. Zagwarantowanie długoterminowej dostępności przechowywanych danych stwarza znaczne trudności.

Najlepsze praktyki w zakresie archiwizacji danych

Musisz mieć plan archiwizacji danych jako kluczowy element polityki zarządzania cyklem życia danych. Pozwala na jednoczesne zapisywanie informacji i utrzymywanie realistycznego budżetu na przechowywanie.

Poniżej znajduje się pięć najlepszych zalecanych technik budowania solidnej strategii archiwizacji danych.

1. Ustal jasne zasady archiwizacji

Utwórz dobrze zdefiniowane zasady archiwizacji, które określą rodzaj danych do zachowania oraz parametry, kiedy powinny być archiwizowane i jak długo powinny być przechowywane. Wdrażaj kryteria kwalifikowalności danych, aby zachować spójność i zgodność z zasadami.

2. Sortuj i ustalaj priorytety danych

Kategoryzuj dane według ich wartości, wrażliwości i częstotliwości użycia. Nie każdy punkt danych wymaga tego samego poziomu konserwacji. Nadaj priorytet archiwizacji danych w oparciu o wymagania biznesowe, ograniczenia regulacyjne i znaczenie historyczne.

3. Wprowadź środki bezpieczeństwa danych

Skonfiguruj systemy szyfrowania, kontroli dostępu i uwierzytelniania, aby zapewnić zachowanie bezpieczeństwa danych. Regularnie kontroluj i monitoruj dostęp do zarchiwizowanych danych, aby uniknąć nielegalnego dostępu.

4. Korzystaj ze skalowalnych i wydajnych rozwiązań pamięci masowej

Wybierz systemy archiwizacji, które poradzą sobie z rosnącymi wolumenami danych. Rozważ zastosowanie ekonomicznej pamięci masowej, takiej jak archiwa taśmowe lub systemy archiwizacji w chmurze, aby zarządzać opłatami.

5. Skoncentruj się na archiwizacji dokumentów

Prowadź dokładną dokumentację operacji archiwizacji danych, obejmującą zasady, metody i uzasadnienie wyborów dotyczących archiwizacji danych. Dokumentacja ta jest przydatna podczas audytów, zapewnia spójność i stanowi punkt odniesienia przy podejmowaniu przyszłych decyzji.

Rozwiązania do archiwizacji danych

Rozwiązania do przechowywania archiwów zazwyczaj przechowują e-maile, dokumenty i inne dane, które nie są bezpośrednio istotne, ale nadal mają wartość historyczną, zapewniają zgodność lub odzyskują dane. Systemy te mogą obsługiwać pamięć fizyczną, taką jak taśmy, oraz pamięć cyfrową, taką jak usługi w chmurze.

Odblokowanie przyszłości archiwów danych

Archiwizacja danych wyłania się jako stały strażnik informacji w strukturze naszej ery cyfrowej, podtrzymujący wątki historii, zgodności i wydajności. Przeplatając się z nurtami innowacji, odkrywamy, że archiwizacja danych chroni naszą historię i steruje naszą przyszłością. Pozwala nam dokonywać świadomych ocen, poruszać się w otoczeniu regulacyjnym i optymalizować zasoby.

W miarę postępu technologii znaczenie odpowiedniego przechowywania i ochrony danych pozostanie niezmienne, zapewniając połączenie między dobrze znaną przeszłością a nieodkrytym terytorium, które dopiero nadejdzie.

Skorzystaj z okazji i dowiedz się więcej o ochronie danych !