Metadane DAM: dlaczego mniej znaczy więcej

Platforma zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) nie ma być skrzynką blokującą ani czarną dziurą, do której zasoby wchodzą, ale nigdy nie wychodzą. Twój DAM tworzy wartość i wydajność, umożliwiając łatwą lokalizację istniejących zasobów do ponownego wykorzystania.

Pomaga zarządzać prawami i ograniczeniami użytkowania, aby uniknąć problemów regulacyjnych i prawnych podczas ponownego wykorzystywania zasobów. Podstawą tego procesu są metadane.

W tym artykule wyjaśniono, dlaczego należy unikać zbyt wielu pól metadanych i jak usprawnić zarządzanie metadanymi w DAM.

Dobrego nigdy za wiele, prawda?

Najbardziej podstawową definicją metadanych są dane o danych. Są to informacje przypisane do zasobów w celu ich opisania. Dostarcza wyniki wyszukiwania i filtry, umożliwiając zlokalizowanie dokładnie tego, czego potrzebujesz.

Wybrany przez Ciebie system DAM prawdopodobnie zawiera standardowy zestaw gotowych pól metadanych obejmujących podstawy — tytuł, opis, typ pliku itp. Będziesz także chciał dodać dodatkowe niestandardowe pola dostosowane do Twojej branży, firmy i produkty.

Jeśli chodzi o metadane DAM, wiele organizacji popełnia błąd, zakładając, że więcej znaczy zawsze lepiej, zwłaszcza jeśli po raz pierwszy korzystają z systemu DAM. Jeśli metadane są podstawą twojego DAM, to chcesz mieć jak najwięcej metadanych na zasób, prawda?

Cóż, niekoniecznie. Należy również pamiętać o czasie i wysiłku potrzebnym do wprowadzenia metadanych. Chociaż automatyzacja i sztuczna inteligencja mogą pomóc we wprowadzaniu metadanych, nie mogą w pełni zastąpić ludzkiego wzroku i wiedzy.

Kop głębiej: oto dlaczego potrzebujesz przepływu pracy DAM — i jak go zmapować

Znalezienie właściwej równowagi

Kluczem są właściwe metadane. Chcesz znaleźć równowagę między użytecznością i wartością metadanych a czasem i wysiłkiem włożonym w ich wprowadzenie.

Dobrym ćwiczeniem do omówienia z interesariuszami jest sporządzenie wstępnej listy pól metadanych, w tym pól gotowych i niestandardowych, i uszeregowanie ich jako niezbędne, przydatne i nie potrzebne lub zbędne.

Nie bój się odpychać i kwestionować, czy pole jest naprawdę potrzebne. Kluczowe pytania, do których często powraca się w dyskusji, powinny brzmieć:

• Czy to pole zawiera informacje, które pomogą moim użytkownikom końcowym zlokalizować potrzebne zasoby?
• Czy wartość dostarczana przez to pole jest warta czasu potrzebnego na wprowadzenie informacji?
• Czy istnieje prawny, regulacyjny lub organizacyjny powód, dla którego informacje w tym zakresie muszą być dołączone do aktywów?

W przypadku pól obowiązkowych musisz również określić, czy pole powinno być wymagane, co oznacza, że ​​wszystkie zasoby w RDN muszą zawierać informacje wprowadzone w tym polu, aby mogły zostać zachowane i dostępne do użytku.

Bądź bardzo selektywny przy wyznaczaniu pól zgodnie z wymaganiami. Im więcej wymaganych pól, tym więcej czasu i wysiłku wymaga wypełnienie metadanych dla każdego zasobu. Dobrym miernikiem jest ustalenie, czy jakiekolwiek zasoby będą wymagały tagów wypełniających, takich jak N/D , Brak lub Inne , wprowadzonych w tym polu, ponieważ jest to wymagane, a po prostu nie ma żadnych konkretnych warunków, które miałyby zastosowanie. To wskazywałoby, że pole to nie jest tak naprawdę powszechnie wymagane.

Czy maksymalnie wykorzystujesz swój stos? Weź udział w naszej krótkiej ankiecie MarTech dotyczącej wymiany w 2023 r

Ale naprawdę potrzebujemy tych wszystkich pól!

Jeśli twoi interesariusze nie chcą się ruszyć, a lista pól metadanych, które chcieliby uwzględnić w DAM, jest dłuższa niż zalecasz, być może będziesz musiał początkowo wybrać swoje bitwy. Zaufaj mi, to się uda.

We wczesnych dniach DAM możesz zobaczyć, że osoby odpowiedzialne za przesyłanie zasobów i stosowanie metadanych faktycznie wypełniają większość pól. Z biegiem czasu jednak naturalnie ewoluuje, że niektóre pola zostaną całkowicie lub w większości porzucone, ponieważ sprawy stają się zajęte i rozwija się bardziej wydajna procedura metadanych.

Twoi przesyłający udoskonalą informacje, które są najcenniejsze w czasie przeznaczonym na ich wprowadzanie, i odpowiednio dostosują swoje wpisy metadanych. Wtedy będziesz w kluczowej pozycji, aby zaostrzyć metadane. Wrócimy do tego później.

Usprawnienie procesu

Podczas konfigurowania pól metadanych masz do dyspozycji szereg opcji. Istnieje wiele sposobów organizowania i grupowania pól oraz wiele formatów dostępnych dla tych pól.

Jeśli chodzi o format pola, spójrz na wszystkie dostępne opcje i wybierz typ pola, który najlepiej pasuje do danych, które będzie w nim przechowywał. Używaj pól dat dla dat, pól liczbowych z odpowiednim limitem liczby znaków dla liczb itp.

Postaraj się zminimalizować wolne pola tekstowe tak bardzo, jak to możliwe, na rzecz kontrolowanych słowników w rozwijanych polach i polach wielokrotnego wyboru. Eliminuje to możliwość popełnienia błędów ortograficznych i eliminuje zamieszanie związane z różnymi terminami używanymi w organizacji do opisania tej samej rzeczy.

Każdy musi używać standardowego terminu zamiast akronimów lub skrótów. Udostępnienie glosariusza dla kontrolowanych pól słownictwa może być również bardzo pomocne dla użytkowników, zarówno tych wprowadzających metadane, jak i tych, którzy szukają zasobów.

Pogrupuj swoje pola w sposób, który ma sens dla użytkowników wprowadzających metadane i sprzyja największej łatwości i wydajności wprowadzania metadanych. Zlokalizuj najczęściej używane pola u góry strony, aby zminimalizować przewijanie. Jeśli masz wymagane pola, upewnij się, że można je łatwo zidentyfikować.

Używaj automatycznego tagowania i narzędzi sztucznej inteligencji tam, gdzie to możliwe, aby zachęcać do spójności. Pamiętaj jednak, że te narzędzia wymagają nadzoru. Muszą być konfigurowani, szkoleni, a następnie poddawani kontroli jakości i stale aktualizowani. Pojawią się zmiany i wyjątki, które wpłyną na procesy automatycznego tagowania, a ludzkie oczy są potrzebne do zapewnienia dokładności metadanych.

Kop głębiej: Zdefiniowano i wyjaśniono strukturę zarządzania DAM

Ale wciąż jest tak wiele pól!

Zarządzanie metadanymi nigdy się nie kończy. W miarę jak zmieniają się potrzeby i procesy biznesowe, musisz zawsze dbać o to, by Twoje metadane nadążały i były aktualne. Pola będą dodawane i usuwane, a tagi metadanych w istniejących polach będą musiały być dodawane, usuwane lub aktualizowane.

Ale co z tymi wszystkimi dziedzinami, których firma nalegała, aby były potrzebne, ale potem porzuciła? Kiedy twój DAM działa, a wprowadzanie metadanych stało się nieco rutynowe, jesteś w doskonałej pozycji, aby ponownie przejrzeć inwentaryzację w terenie.

Korzystaj z dowolnych narzędzi do raportowania dostępnych w Twoim DAM, aby uzyskać pełny obraz tego, jak metadane są wprowadzane i wykorzystywane. Uruchamiaj raporty dotyczące wszystkich pól metadanych w swoim DAM, dzieląc je w razie potrzeby na łatwe do zarządzania części, aby uzyskać pełną inwentaryzację zasobów.

Z perspektywy użytkownika końcowego generuj raporty dotyczące najpopularniejszych wyszukiwanych haseł i filtrów. Ponadto, jakie wyszukiwane hasła są wprowadzane przez użytkowników, które zwracają zero wyników?

Jeśli dostępne przydatne raporty zawierają luki, przeprowadź ankietę wśród użytkowników, zarówno osób wprowadzających dane, jak i użytkowników końcowych. Co ich frustruje? Jakie opinie mają na temat poprawek w polach metadanych i ich układzie lub dostępnych filtrach wyszukiwania, które ułatwiłyby im życie?

Po zebraniu wszystkich raportów i opinii przejrzyj historię i aktualny stan swoich metadanych. Sprawdź, czy możesz wyciągnąć jakieś motywy lub wzory:

• Czy są pola, do których nigdy lub rzadko wprowadzano metadane?
• Czy są pola, które mogły być konsekwentnie używane we wczesnych dniach twojego DAM, ale od tego czasu zostały porzucone?
• Czy widzisz nadmiarowość niektórych fragmentów metadanych wprowadzanych w wielu polach?

Kiedy analizujesz dane i znajdujesz pola, które są kandydatami do usunięcia ze struktury metadanych, jest to również świetny moment, aby ponownie przejrzeć pytania, które zadałeś sobie i swoim interesariuszom, kiedy zaczynałeś definiować strukturę:

• Czy to pole zawiera informacje, które pomogą moim użytkownikom końcowym zlokalizować potrzebne zasoby?
• Czy wartość dostarczana przez to pole jest warta czasu potrzebnego na wprowadzenie informacji?
• Czy istnieje prawny, regulacyjny lub organizacyjny powód, dla którego informacje w tym zakresie muszą być dołączone do aktywów?

Wykorzystaj zebrane dane, aby przedstawić interesariuszom propozycję, jak zacieśnić strukturę metadanych, aby była bardziej wydajna i efektywna. Uzyskanie ich wpisowego powinno być łatwiejsze teraz, gdy masz opinie użytkowników, liczby i informacje historyczne.

I pamiętaj, korzystne aktualizacje nie ograniczają się do usuwania nieużywanych i niewykorzystanych pól. Pola można przenosić w różne miejsca na stronie. Nowa kolumna lub kolejność w kolumnie może sprawić, że pole będzie bardziej widoczne i łatwiejsze do zobaczenia, zwiększając szanse na jego użycie.

Ograniczenie przewijania poprawia użytkowanie

Im mniej przewijania jest potrzebne do wyświetlenia kolumny, tym bardziej prawdopodobne jest, że będzie ona używana. Nazwy pól można zmienić, jeśli opis nie jest jasny. Użytkownicy mogą nie wprowadzać metadanych w określonym polu po prostu dlatego, że nie są pewni, co mają tam wpisać.

W niektórych przypadkach format pola można zmienić. Na przykład, czy przekształcenie określonego wolnego pola tekstowego w listę rozwijaną byłoby możliwe, aby zaoszczędzić czas i zwiększyć dokładność danych?

Usunięcie pól uznanych za obce może dać Ci największy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki pod względem wydajności, ale pamiętaj, że Twoimi głównymi celami są użyteczność, dokładność i integralność metadanych.

Niektóre nieużywane pola mogą zawierać informacje historyczne, które musisz zachować ze względów prawnych, więc nie chcesz ich od razu usuwać. W takich przypadkach można ukryć pola w bieżącym widoku i nadal udostępniać je do raportowania lub przywracania w formularzu metadanych, jeśli jest to wymagane.

Praca nad metadanymi nigdy się nie kończy

Podobnie jak w przypadku większości obszarów Twojego DAM, utrzymywanie i ulepszanie struktury metadanych jest procesem ciągłym. Jako kluczowy aspekt RDN, metadane wymagają regularnej uwagi w celu zapewnienia dokładności i przydatności.

Raportowanie i opinie użytkowników będą kluczowymi czynnikami podczas współpracy z firmą i interesariuszami w celu utrzymania równowagi między wydajnością a wartością. Z należytą starannością i uwagą, metadane zapewnią, że Twoje aktywa wypłyną z Twojego DAM równie płynnie, jak wpływają.