Korzyści z używania arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania relacjami z klientami

W świecie biznesu królują klienci. Bez nich firma po prostu nie może się rozwijać. Ale budowanie i utrzymywanie silnych relacji z klientami to coś więcej niż tylko zapewnienie ciągłego patronatu. Chodzi o stworzenie pozytywnego, wciągającego doświadczenia, które sprawi, że będą wracać po więcej.

Aby to osiągnąć, firmy muszą zachować czujność w ochronie i pielęgnowaniu tych interakcji z klientami, kultywując lojalnych i oddanych fanów, którzy napędzają sukces i wzrost. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym profesjonalistą, czy dopiero zaczynasz, pamiętaj: stawianie klientów na pierwszym miejscu to nie tylko dobry interes — to podstawa Twojego sukcesu.

Wykorzystanie zarządzania relacjami z klientami (CRM) do śledzenia danych klientów ma kluczowe znaczenie w budowaniu i utrzymywaniu silnych relacji z klientami. Firmy odkryły wiele korzyści płynących z włączenia arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania informacjami o klientach i usprawnienia procesu sprzedaży. Poza samym zarządzaniem danymi CRM dostarcza cennych informacji, które mogą zoptymalizować strategie i poprawić ogólne zadowolenie klientów.

W miarę rozwoju firmy zarządzanie relacjami z klientami może stać się zniechęcającym zadaniem. Tutaj z pomocą przychodzą arkusze kalkulacyjne — stanowią one proste i skuteczne rozwiązanie do śledzenia interakcji i szczegółów klientów. Jeśli jednak dopiero zaczynasz korzystać z CRM, być może zastanawiasz się, o co tyle szumu. Oprogramowanie CRM to potężne narzędzie, które pozwala na głębszy wgląd i automatyzację zadań.

Chociaż każda opcja ma swoje zalety, kluczową kwestią jest to, że właściwe zarządzanie relacjami z klientami może prowadzić do zwiększenia sprzedaży, lojalności i sukcesu. Dlaczego więc nie usprawnić swojego podejścia za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub oprogramowania CRM? Twoi klienci – i Twoje wyniki finansowe – będą Ci wdzięczni.

Zalety korzystania z arkuszy kalkulacyjnych CRM Excel

Microsoft Excel pozostaje najlepszym wyborem dla profesjonalistów, którzy polegają na arkuszach kalkulacyjnych. Przyjazny dla użytkownika interfejs i prosta konstrukcja sprawiają, że jest bohaterem wśród narzędzi biurowych.

Ale czy wiesz, że jest jeszcze więcej powodów, by pokochać tę aplikację? Możesz wykorzystać program Excel do zbudowania efektywnego arkusza kalkulacyjnego CRM! Usprawni to proces zarządzania potencjalnymi klientami, poprawi komunikację między działami i skutecznie śledzi interakcje z klientami. Oczywiste jest, dlaczego program Excel jest preferowaną opcją dla przedsiębiorstw każdej wielkości.

Ponieważ arkusze kalkulacyjne są darmowym, wbudowanym i samodzielnym programem, masz wszystkie dane klientów w jednym pliku dostępnym dla zespołu sprzedaży. Typ pliku jest również eksportowalny. Jest również dostępny za pośrednictwem aplikacji mobilnej lub przeglądarki internetowej.

Istnieje kilka formuł i funkcji, które można wykonać w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Podłączanie danych do arkusza kalkulacyjnego jest jak kalkulator, który daje natychmiastowe wyniki. Może również analizować dane oraz filtrować i sortować informacje.

Największą zaletą arkuszy kalkulacyjnych jest to, że istnieje kilka szablonów, których można użyć do dostosowania arkusza kalkulacyjnego do potrzeb biznesowych. Kilka witryn oferuje tysiące darmowych i płatnych szablonów, których możesz użyć w swojej firmie, od arkuszy kalkulacyjnych finansów i księgowości po kolekcje szablonów dla małych firm.

Polecane dla Ciebie: Jak wybrać najlepsze rozwiązania CRM dla swojej firmy?

System CRM a arkusze kalkulacyjne Excel

Co jest lepszym rozwiązaniem do zarządzania klientami – oprogramowanie CRM czy arkusze kalkulacyjne? Duże i duże branże wybierają oprogramowanie CRM, ponieważ zapewnia im wygodę i bezpieczeństwo danych w śledzeniu leadów, automatyzacji zadań sprzedażowych, wysyłaniu e-maili i tworzeniu raportów.

W przypadku małych firm, które wciąż pracują nad stworzeniem solidnej bazy klientów i zwiększeniem przychodów, lepszym wyborem jest korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel. Mała firma znalazłaby sposób na zminimalizowanie wydatków, a korzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel jest bezpłatne, a oprogramowanie CRM wiąże się z kosztami. Oto inne punkty porównania między arkuszami kalkulacyjnymi CRM Excel a oprogramowaniem CRM:

• Śledzenie potencjalnych klientów i interakcji z klientami w procesie sprzedaży za pomocą oprogramowania CRM jest bardziej wydajne.
• Udostępnianie plików i praca zespołowa jest łatwiejsza do zarządzania za pomocą oprogramowania niż arkusza kalkulacyjnego.
• Oprogramowanie może przechowywać i przetwarzać duże ilości danych klientów w porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi.
• Bezpieczeństwo danych ma znaczenie w oprogramowaniu CRM. Wykorzystuje szyfrowanie danych w celu ochrony przechowywanych danych.

CRM a arkusze kalkulacyjne: dlaczego warto przejść na oprogramowanie CRM?

„Decyzji o przejściu z arkuszy kalkulacyjnych na oprogramowanie CRM nie należy podejmować w pośpiechu. Raczej należy się nad tym poważnie zastanowić. Zanim zdecydujesz się na zmianę, musisz wziąć pod uwagę swojego obecnego klienta, wielkość sprzedaży i potencjalny wzrost”. – jak cytuje Simple Sheets w jednym z ostatnich wpisów na blogu.

Kiedy obserwujesz wzrost sprzedaży i wzrost liczby transakcji z klientami, warto rozważyć wdrożenie oprogramowania CRM dla swojej firmy. Ponadto ciągłe problemy z zarządzaniem danymi są oznaką zmiany.

Poniżej wymieniono niektóre powody, dla których wiele firm korzysta z oprogramowania CRM.

1. Zarządzanie wprowadzaniem danych klienta

Gdy Twoja firma przetwarza duże ilości danych klientów, zarządzanie nimi może być trudne. Ale za pomocą oprogramowania CRM możesz wygodnie udostępniać pliki współpracownikom. Ułatwia to większą współpracę i równoczesny przepływ pracy w biurze.

Dzięki oprogramowaniu CRM można łatwo tworzyć i zarządzać plikami danych klientów, które obejmują profile klientów oraz ich transakcje sprzedaży i interakcje. Wykorzystanie narzędzi CRM daje większą elastyczność i nie ogranicza ilości danych klientów do zakodowania.

2. Raportowanie sprzedaży

Cały proces sprzedaży i raportowanie Twojej firmy można wygodnie monitorować za pomocą oprogramowania CRM. Monitorowanie pomaga firmie zarządzać potencjalnymi klientami, śledzić współczynniki konwersji i monitorować ogólną produktywność firmy.

W przypadku arkuszy kalkulacyjnych nadal będziesz prosić o pomoc podczas przechowywania i formatowania danych. Jednak dzięki oprogramowaniu CRM nie musisz szukać pomocy przy kodowaniu danych i tworzeniu raportów w czasie rzeczywistym.

Możesz napotkać więcej błędów, gdy przypadkowo zmienisz dane w danych arkusza kalkulacyjnego. Jest to problem, którego chcesz uniknąć tak bardzo, jak to możliwe. Z drugiej strony oprogramowanie nie jest podatne na błędy, ponieważ można ciąć dane.

Pomocne jest tworzenie elementów wizualnych w arkuszach kalkulacyjnych. Jednak dodanie tak wielu elementów wizualnych do arkusza kalkulacyjnego może ograniczyć jego możliwości przetwarzania danych. Jednak w przypadku oprogramowania nie stanowi to problemu, ponieważ może bez wysiłku przetwarzać złożone i duże dane.

3. Zarządzanie czasem i monitorowanie pracy

Wiele firm nadal ręcznie zarządza danymi klientów. Dlatego kilku przedstawicieli handlowych powiedziało, ile czasu poświęcają na papierkową robotę i kodowanie informacji o klientach. Firmy powinny bardziej skupić się na sprzedaży, zamiast spędzać dużo czasu na papierkowej robocie.

Wiele firm widziało, jak arkusze kalkulacyjne zawodzą pod względem wydajności wprowadzania danych, marnowania cennego czasu i zmniejszania wydajności pracy. Ale dzięki oprogramowaniu możesz spędzać mniej czasu na robieniu dokumentów i innych ręcznych zadaniach, możesz zbierać i przechowywać dane ze stron internetowych, kont w mediach społecznościowych i innych platform.

Monitorowanie i rejestrowanie pracy jest możliwe dzięki oprogramowaniu CRM. Możesz śledzić, co robi każdy przedstawiciel handlowy i jak sobie radzi. Jest to przydatne do oceny wydajności i wyznaczania celów.

Może ci się spodobać: 7 najlepszych narzędzi do budowania pozytywnych relacji z klientami.

4. Automatyzacja

Korzystanie z oprogramowania CRM może zautomatyzować wszystkie czynności biurowe. Nie ma potrzeby otwierania pliku Excel, gdy masz nowe dane lub potencjalnych klientów do zakodowania. W zautomatyzowanej konfiguracji nowe leady są automatycznie dodawane do bazy danych.

Automatyzacja pomaga zaoszczędzić dużo czasu, w przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, w których wszystko trzeba kodować ręcznie. Ręczne kodowanie jest nie tylko czasochłonne, ale także podatne na błędy.

5. Współpraca

Jeśli korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, nie będziesz mieć dostępu do swoich plików, jeśli zamierzasz pracować zdalnie. Korzystanie z Arkuszy Google na urządzeniu mobilnym jest możliwe, ale praca na telefonie może być trudna. Z drugiej strony oprogramowanie CRM posiada aplikację mobilną przystosowaną do pracy zdalnej.

Praca w dużej firmie obsługującej duże ilości danych jest wyzwaniem dla członków zespołu sprzedaży, którzy muszą codziennie śledzić dane dotyczące sprzedaży i klientów. Oprogramowanie zachęca do współpracy, gdzie każdy członek zespołu może zamieszczać komentarze lub swobodnie rozmawiać ze sobą na temat danego projektu.

6. Wszystkie dane przechowywane w jednym miejscu

W przypadku arkuszy kalkulacyjnych musisz mieć dostęp do wielu arkuszy kalkulacyjnych, aby pobrać dane, których szukasz. Ale dzięki oprogramowaniu wystarczy uzyskać dostęp do jednego okna. Oprogramowanie zapewnia centralną lokalizację, w której wszystkie przechowywane dane są połączone w celu łatwego dostępu za pomocą jednego kliknięcia.

7. Bezpieczeństwo danych

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, możesz używać arkusza kalkulacyjnego do zarządzania danymi klientów. Z biegiem czasu, gdy Twoja firma się rozwija i zatrudnia więcej osób do obsługi relacji z klientami, arkusz kalkulacyjny może nie być już odpowiednim narzędziem.

Arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy ludzkie; jeden błąd może zniszczyć plik arkusza kalkulacyjnego. Arkusze kalkulacyjne można łatwo kopiować i udostępniać. To może zagrozić całemu biznesowi.

Najlepszą rzeczą w oprogramowaniu CRM pod względem bezpieczeństwa danych jest to, że pracownicy otrzymują różne uprawnienia dostępu do danych. Działania, które wykonują na oprogramowaniu, można śledzić, co jest dużym plusem dla bezpieczeństwa.

8. Planowanie działań

System oprogramowania CRM zarządza nie tylko danymi klientów. Oprogramowanie może śledzić kontakty z klientami i zarządzać możliwościami biznesowymi. Posiada również przydatne narzędzia do planowania działań i planowania zadań.

Oprogramowanie CRM może zautomatyzować ręczne zadania, takie jak planowanie i tworzenie harmonogramów działań biznesowych i transakcji. Dzięki oprogramowaniu możesz planować zadania, takie jak dzwonienie do klienta w celu uzyskania opinii lub dzwonienie w celu uzyskania zaktualizowanych informacji.

Kiedy przejść na oprogramowanie CRM?

Musisz wiedzieć, że przejście na oprogramowanie CRM wiąże się z kosztami, w przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, z których można korzystać bezpłatnie. Jednak wiele firm jest gotowych zapłacić, ponieważ korzystanie z oprogramowania jest korzystne dla ich działalności.

Jeśli planujesz zmianę, poniżej znajdziesz kilka pytań, na które musisz odpowiedzieć:

1. Czy codziennie odbierasz kilka telefonów i wiadomości e-mail?
2. Czy prowadzisz interesy z różnymi rodzajami klientów?
3. Czy Twój dział relacji z klientami zatrudnia więcej niż trzech pracowników?
4. Czy bezpieczeństwo danych jest dla Ciebie ważne?

Może Cię również zainteresować: Co to jest C-SCRM i dlaczego potrzebujesz go w swojej firmie?

Końcowe przemyślenia

Małe firmy lub firmy rozpoczynające działalność używają arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ są łatwo dostępne i bezpłatne. Możesz wygodnie używać go jako bazy danych klientów.

Z jednej strony, gdy firma się rozwija i rośnie ruch klientów, korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych nie jest już wskazane. Oprogramowanie CRM jest lepszym wyborem. Jest to niezawodne narzędzie do obsługi dużej ilości informacji o klientach.

Decyzja, czy używać arkuszy kalkulacyjnych czy oprogramowania do zarządzania informacjami o klientach, nie jest łatwa. Istnieje kilka kwestii, na które należy zwrócić uwagę. Jeśli nie jesteś jeszcze gotowy, aby wykonać skok i przejść na oprogramowanie CRM, to w porządku. Możesz korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ są to również doskonałe narzędzia do zarządzania danymi. Bądź jednak otwarty na zmiany i rozważ swoje opcje, jeśli zajdzie taka potrzeba.