Automatyzacja CRM: szybki i prosty przewodnik

W przypadku firm każdej wielkości arkusze kalkulacyjne i ręczne prowadzenie dokumentacji mogą bardzo szybko stać się męczące. Dlatego wiele firm B2B i B2C, które chcą nadać priorytet rozwojowi, korzysta z systemów CRM, takich jak Salesforce, do organizowania procesów biznesowych i upraszczania złożonych zadań.

Systemy CRM mają szeroki zakres możliwości, od pomagania firmom w zarządzaniu danymi klientów i wspieraniu zespołów marketingowych po zwiększanie zadowolenia klientów, a nawet pomoc w obsłudze klienta. Jednak w miarę jak do CRM trafia coraz więcej danych (codziennie tworzonych jest ponad 2,5 tryliona bajtów!), ogólna jakość danych CRM staje się trudniejsza do utrzymania.

Dlaczego? Cóż, wiele zadań związanych z poszukiwaniem i zarządzaniem klientami jest powtarzalnych i czasochłonnych. Im więcej danych trafia do CRM, tym więcej zadań trzeba wykonać i tym więcej czasu zabiera się innym obowiązkom. Zasadniczo oznacza to mniejszą produktywność, mniejszą sprzedaż, a ostatecznie spadek przychodów. Tak.

Na szczęście automatyzacja CRM pozwala użytkownikom zapomnieć o żmudnych, czasochłonnych zadaniach bez poświęcania jakości danych CRM. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o automatyzacji CRM.

Czym jest automatyzacja CRM?

Automatyzacja CRM to sposób automatyzacji powtarzalnych, ręcznych zadań w celu usprawnienia procesów i zwiększenia produktywności. Automatyzacja CRM zajmuje się codziennymi zadaniami, takimi jak aktualizowanie informacji o klientach, zarządzanie kalendarzem, wprowadzanie danych i nie tylko.

Potęga automatyzacji CRM

CRM z automatyzacją otwiera świat korzyści, z których wszystkie mogą ostatecznie prowadzić do wielkich rzeczy dla Twojego wyniku finansowego.

Zwiększona produktywność i wydajność

Najlepszą częścią automatyzacji jest wolność, jaką ci daje. Automatyzacja CRM pozwala użytkownikom usprawnić zadania, uwalniając resztę dnia na skupienie się na tym, co ważne.

Dla zespołu sprzedaży może to oznaczać swobodę wysyłania większej liczby e-maili lub kontaktowania się z większą liczbą klientów przez telefon, co ostatecznie oznacza większe możliwości sprzedaży dla firmy.

Lepsze wrażenia klientów

Zautomatyzowany CRM przynosi korzyści nie tylko użytkownikom. Klienci też odczują korzyści!

Kiedy wszystko w CRM musi być wykonywane ręcznie (zwłaszcza przy lawinie danych wpływających do systemu), nie trzeba długo czekać, aby zadania zostały odłożone na dalszy plan. Problem? Powoduje to słabą konserwację danych, co może powodować wiele tarć z klientami.

Załóżmy na przykład, że ktoś z zespołu sprzedaży postanawia skontaktować się z potencjalnym klientem. Kiedy dzwonią, okazuje się, że z tą osobą kontaktował się już ktoś w firmie! Ponieważ sprzedawca nieświadomie oparł się na duplikacie rekordu, aby poinformować o rozmowie telefonicznej, nie wiedział, że skontaktowano się już z tym potencjalnym klientem.

Jest coraz gorzej: klient miał już otwarte wiele spraw dotyczących produktu, który kupił od firmy. Są teraz zdenerwowani, ponieważ zamiast rozwiązać ich problem, firma próbuje sprzedać im inny produkt. Nie tylko wprawia to sprzedawcę w zakłopotanie, ale klient decyduje się nigdy więcej nie robić interesów z firmą.

Jest to jeden problem, który automatyzacja CRM może pomóc rozwiązać. Automatyzacja procesu deduplikacji może dotrzeć do wszystkich zduplikowanych rekordów, do których zespół sprzedaży nie ma czasu, zmniejszając poziom stresu i utrzymując nienaruszone relacje z klientami. Wynik!

Poprawiona dokładność i organizacja danych

Jedną z największych wad ręcznego wprowadzania danych jest zwiększone prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Istnieje wiele błędów, które można popełnić podczas ręcznego wprowadzania danych, w tym błędna pisownia czyjegoś imienia, zapomnienie symbolu „@” w adresie e-mail osoby, całkowite pominięcie pola… Niestety, lista jest długa.

Automatyzacja danych CRM może zmniejszyć liczbę procesów ręcznego wprowadzania danych, zmniejszając prawdopodobieństwo błędu i poprawiając ogólną dokładność danych.

Ale nie tylko wprowadzanie danych może być zautomatyzowane. Aktualizacje rekordów również mogą być zautomatyzowane! Warto o tym pamiętać, ponieważ przy tak dużej ilości danych wprowadzanych do CRM łatwo zapomnieć o powrocie i zaktualizowaniu starych informacji kontaktowych. Zautomatyzowanie tego procesu zapewnia aktualność i dokładność wszystkich informacji kontaktowych, poprawiając ogólną jakość danych CRM.

Lepsze podejmowanie decyzji

Firmy polegają na danych CRM przy podejmowaniu decyzji biznesowych. Na przykład dane CRM są wykorzystywane do tworzenia prognoz sprzedaży, które są następnie wykorzystywane do umożliwienia planowania strategicznego i usprawnienia przepływów pieniężnych.

Jak wspomniano w poprzedniej sekcji, automatyzacja danych CRM może odegrać ważną rolę w poprawie dokładności danych. Dokładne dane są niezbędne do tworzenia dokładnych prognoz sprzedaży, które stanowią podstawę do podejmowania jeszcze ważniejszych decyzji biznesowych — zwłaszcza tych dotyczących problemów budżetowych.

Załóżmy na przykład, że szef sprzedaży prognozuje sprzedaż w wysokości 60 mln USD na rok. Ta liczba jest niższa, niż się spodziewali, co oznacza, że ​​firma będzie musiała zmniejszyć budżety, wielkość zespołu i nie tylko, aby osiągnąć docelowe przychody. Wkrótce pracownicy zostają zwolnieni, zespół marketingu przestaje sponsorować i przemawiać na imprezach branżowych, a firma przenosi pozostałych pracowników do mniejszej, mniej wydajnej przestrzeni roboczej w celu obniżenia kosztów.

Wtedy szef sprzedaży dochodzi do niefortunnego wniosku: znacznie zaniżył prognozy. Dane CRM, których użył do stworzenia prognozy, były pełne błędów, w wyniku czego prognoza była o 50 mln USD mniejsza niż powinna. Wszystkie zmiany wprowadzone przez firmę w celu zapewnienia jej rentowności przyniosły odwrotny skutek — a teraz kierownictwo kwestionuje, na jakie inne decyzje biznesowe wpłynęła niska jakość danych.

Krótko mówiąc, automatyzacja CRM mogła zapobiec błędom ludzkim, które doprowadziły do ​​tak katastrofalnych wniosków.

Rewolucja w e-mail marketingu dzięki CRM

Jeden z najlepszych sposobów wykorzystania automatyzacji CRM? Aby usprawnić działania marketingu e-mailowego. Możesz używać razem e-mail marketingu i platform CRM do organizowania kontaktów, przechowywania danych klientów i — jak zgadłeś — automatyzowania kampanii.

Magia automatyzacji e-mail marketingu

Automatyzacja e-mail marketingu to wiadomość e-mail (lub sekwencja wiadomości e-mail), która jest wysyłana po wykonaniu przez subskrybenta określonej akcji, takiej jak rejestracja w programie pocztowym, dokonanie zakupu lub użycie kodu rabatowego.

Załóżmy na przykład, że zarejestrowałeś się w programie pocztowym sklepu detalicznego. Kilka minut po rejestracji otrzymasz wiadomość e-mail „Witamy” w swojej skrzynce odbiorczej. Zbieg okoliczności? Niezupełnie — to automatyzacja e-mail marketingu w grze. Gdy zarejestrowałeś się w programie pocztowym, automatyzacja marketingu e-mailowego marki spowodowała wysłanie wiadomości powitalnej do Twojej skrzynki odbiorczej.

Czułeś się mile widziany. Marketingowiec e-maili nigdy nie musiał kiwnąć palcem. I to, mój przyjacielu, jest magia automatyzacji e-mail marketingu.

Ale to nie koniec. Ten e-mail „Witamy” oznacza początek podróży klienta, a całe podróże można zautomatyzować na podstawie działań podejmowanych przez subskrybentów. Kilka dni po pierwszym e-mailu powitalnym możesz otrzymać e-mail z 25% zniżką dla nowych subskrybentów. Jeśli klikniesz w link zawarty w wiadomości e-mail i skorzystasz z rabatu na konkretny artykuł, będzie to oznaczać zainteresowanie zniżką i może wywołać kolejny e-mail kilka dni później polecający produkty podobne do tego, który kupiłeś.

Te rekomendacje zostały przygotowane specjalnie dla Ciebie na podstawie Twoich poprzednich zakupów, a treść e-maila została dobrana specjalnie pod kątem Twoich zainteresowań. Jednak to nie sprzedawca poczty e-mail siedział po drugiej stronie komputera i ręcznie wybierał elementy, które według niego mogą Ci się spodobać. Była to automatyzacja poczty e-mail, która wyzwalała wysłanie do Ciebie wcześniej spreparowanych wiadomości e-mail na podstawie Twojego zachowania.

Ostatecznie masz większe szanse na dokonanie zakupu, a e-mail marketer ma więcej czasu na skupienie się na innych ważnych zadaniach. To wygrana-wygrana!

Jak automatyzacja CRM podnosi e-mail marketing

Jeśli chodzi o marketing, personalizacja jest kluczowa. Automatyzacja e-mail marketingu to doskonała okazja do wysyłania spersonalizowanych treści, które są odpowiednie dla każdego subskrybenta.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, automatyzacja e-mail marketingu umożliwia wysyłanie e-maili wyzwalanych na podstawie działań podejmowanych przez subskrybentów. Ale gdzie w grę wchodzi automatyzacja CRM?

CRM to skrzynia skarbów, w której przechowywane są wszystkie cenne dane klientów. Te dane są kluczowe podczas tworzenia spersonalizowanych kampanii e-mail marketingowych — imię i nazwisko klienta, płeć, zawód, wiek, lokalizacja, wzorce zachowań i inne są przechowywane w CRM. Ale aby te dane były przydatne, muszą być wysokiej jakości.

Ogólnie rzecz biorąc, dane można uznać za „wysokiej jakości” tylko wtedy, gdy:

• Dokładny
• Kompletny
• Niezawodny
• Odpowiedni
• Aktualny
• Ważny

Automatyzacja danych CRM może pomóc zapewnić, że Twoje dane CRM sprawdzają każde z tych pól.

Funkcje e-mail marketingu opartego na CRM

Szukając systemu CRM i/lub platformy do e-mail marketingu, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji:

Możliwości testowania i analizowania

Marketing nieustannie się zmienia, podobnie jak Twoi klienci. W związku z tym zmieniają się również ich dane.

Platforma e-mail marketingu z obsługą CRM zapewnia stały strumień aktualnych danych klientów. Ponadto zapewnia narzędzia potrzebne do analizowania tych danych, testowania e-mailowych kampanii marketingowych i dostosowywania strategii w razie potrzeby.

Na przykład możesz użyć analityki, aby dowiedzieć się, ilu subskrybentów kliknęło link, który umieściłeś w ostatniej kampanii e-mailowej. Na podstawie tych wskaźników możesz określić, jak skuteczna była ta kampania i wprowadzić niezbędne zmiany.

Integracje

Szukając narzędzia CRM i/lub narzędzia do marketingu e-mailowego, znalezienie czegoś, co jest jak najbardziej wszechstronne, może być bardzo wygodne. Upewnij się, że narzędzie, którego szukasz, integruje się z innym oprogramowaniem i usługami, takimi jak Microsoft, Salesforce lub inne platformy marketingowe.

Dlaczego to jest ważne? Integracje dają możliwość zwiększenia możliwości i lepszej obsługi odbiorców. Na przykład dzięki integracji z firmą Microsoft będziesz mógł wysyłać zautomatyzowane kampanie e-mailowe do podzielonych na segmenty list kontaktów bez konieczności przechodzenia między systemami.

Opieka nad leadami

Lead nurturing polega na budowaniu i pielęgnowaniu relacji z klientami na każdym etapie ich podróży. Aby zaoszczędzić czas (i pieniądze), poszukaj platformy e-mail marketingu obsługującej CRM, która zautomatyzuje część (lub całość) tego procesu.

Automatyczne odpowiedzi na e-maile

Możliwość tworzenia kampanii kroplowych jest jedną z najważniejszych funkcji, na które należy zwrócić uwagę, ponieważ pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, zwiększyć produktywność i poprawić jakość obsługi klienta.

Kampanie Drip to e-maile, które są wysyłane automatycznie do określonych klientów na podstawie określonych wyzwalaczy. Przykłady kampanii kroplowych obejmują przypomnienia o porzuconym koszyku i aktualizacje wysyłki.

Śledzenie zaangażowania subskrybentów

Marketing e-mailowy wymaga od marketerów szybkiej zmiany strategii, gdy coś nie działa. Dzięki marketingowi e-mailowemu CRM możesz zobaczyć, którzy subskrybenci otworzyli Twoją wiadomość e-mail, kliknęli określone łącza i tak dalej.

Te informacje dają Ci możliwość dostosowania strategii, dopóki nie dowiesz się, co rezonuje z Twoimi subskrybentami. Poszukaj narzędzia ze śledzeniem konwersji, aby lepiej zrozumieć zachowanie swoich subskrybentów.

Korzyści z e-mail marketingu opartego na CRM

Korzystanie z platformy e-mail marketingu, która integruje się z systemem CRM, może zapewnić Twojej firmie wiele korzyści.

Centralne centrum danych klientów

Gdy korzystasz z platformy e-mail marketingu z systemem CRM, zapewnia ona jedno, scentralizowane centrum dla wszystkich danych klientów. To centrum jest następnie dostępne dla każdej osoby w Twojej organizacji, która może go potrzebować, niezależnie od tego, czy pracuje w dziale sprzedaży, marketingu, czy nawet finansów.

System CRM przechowuje informacje kontaktowe (np. numery telefonów, adresy e-mail, adresy pocztowe, numery faksów itp.), informacje o działaniach sprzedażowych, zachowaniach użytkowników, rozmowach telefonicznych, uwagach klientów i inne. Może pomóc Ci odkryć wzorce i odkryć kluczowe ustalenia dotyczące Twoich klientów.

Wyraźny obraz swoich odbiorców

Łatwiej jest lepiej zrozumieć swoich odbiorców, gdy wszystkie dane klientów znajdują się w jednym miejscu. Możliwość śledzenia wszystkich interakcji z klientami pozwala określić, które strategie działają, a które nie, oraz wskazać obszary, w których Twoja firma może się poprawić.

Ukierunkowane, spersonalizowane kampanie

Najskuteczniejsze kampanie e-mail marketingowe są spersonalizowane pod kątem konkretnych zainteresowań i preferencji danej osoby. System CRM ułatwia personalizację, automatycznie gromadząc, organizując i przechowując kluczowe dane użytkownika.

Łatwe tworzenie atrakcyjnych, responsywnych wiadomości e-mail

W dzisiejszych czasach nigdy nie wiadomo, na jakim urządzeniu ktoś będzie odbierał Twoje e-maile. Subskrybenci mogą przeglądać swoją skrzynkę odbiorczą na komputerze stacjonarnym, laptopie, telefonie komórkowym, a nawet na iPadzie.

Dzięki narzędziu do e-mail marketingu z obsługą CRM możesz uzyskać dostęp do szablonów wiadomości e-mail, które można łatwo dostosować i dostosować do każdego rodzaju urządzenia. Jest to niezbędne do stworzenia spójnego i wciągającego środowiska użytkownika. Ponadto może mieć pozytywny wpływ na zaangażowanie w kampanię.

Naród automatyzacji rośnie w siłę

Ponieważ do CRM trafia coraz więcej danych, utrzymanie ich jakości ma kluczowe znaczenie. Automatyzacja CRM może pomóc w utrzymaniu wysokiej jakości danych, oszczędzić czas, zwiększyć produktywność, a nawet usprawnić marketing e-mailowy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu CRM? Sprawdź nasz raport Stan zarządzania danymi CRM.