Planowanie imprez firmowych 101: 5 wskazówek, jak odnieść sukces

Imprezy firmowe mogą przybierać różne formy, w tym premiery produktów, promocje, budowanie zespołu, networking oraz profesjonalne szkolenia i rozwój. Niezależnie od przyczyny, planowanie może być przytłaczające — zwłaszcza gdy jest to nowa koncepcja.

Ponadto, aby odnieść sukces, musisz mieć przewagę. Biorąc pod uwagę tak wiele szczegółów, poświęcenie sobie więcej czasu pomoże uniknąć błędów, takich jak pominięcie istotnych informacji, takich jak zaproszenie akcjonariuszy lub zaplanowanie budżetu.

Możesz rozważyć współpracę z organizatorami wydarzeń w Twojej okolicy, aby zmniejszyć presję. Na przykład, jeśli planujesz organizować wydarzenia w Londynie, skontaktuj się z doświadczonymi organizatorami wydarzeń, aby uzyskać pomysły na zaplanowanie najlepszego wydarzenia firmowego.

Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować udaną imprezę firmową, ten przewodnik zawiera nowe informacje, wskazówki i wskazówki, które pomogą Ci w planowaniu:

1. Oceń swoje główne cele

Określenie celu i celów wydarzenia to świetny sposób na rozpoczęcie planowania. Da ci to jasny obraz tego, jakie segmenty uwzględnić w programie, jakie osoby zaprosić i jakie zadania delegować zespołowi.

Ogólnie rzecz biorąc, kieruje wszystkimi twoimi decyzjami i pozwala mierzyć sukces wydarzenia. Co więcej, daje wgląd w każdy krok w miarę jego postępu.

Aby usprawnić planowanie, pamiętaj o uwzględnieniu niektórych z tych głównych celów:

• Generuj dochód dla firmy
• Zwiększ świadomość swojej marki
• Przyciągaj potencjalnych inwestorów i nowych klientów
• Stwórz społeczność poprzez interakcje społeczne
• Wprowadź nowe lub ambitne koncepcje
• Świętowanie ostatnich osiągnięć lub przełomów
• Uznanie pracowników za ich poświęcenie
• Zachęcaj do pracy zespołowej i współpracy

Określenie celów to pierwszy krok w kierunku planowania, organizacji i zakończenia udanego wydarzenia firmowego.

2. Określ rodzaj i rozmiar wydarzenia

Gdy znasz cel, łatwiej jest określić rodzaj wydarzenia do zaplanowania. W zależności od tonu, który chcesz ustawić, każde wydarzenie może również różnić się od następnego. Z tego powodu firmy powinny dokładnie rozważyć wielkość swoich wydarzeń.

Średnio większość wydarzeń firmowych należy do jednej z następujących kategorii:

• Mikro: są przeznaczone dla organizacji do organizowania prostych wydarzeń z udziałem do 100 gości. Planowanie takich wydarzeń jest stosunkowo łatwe, ale może zależeć od zaproszonych delegatów. Na przykład, jeśli masz więcej kierowników wyższego szczebla, być może będziesz musiał poświęcić więcej czasu na organizację logistyki i zakwaterowania w zależności od ram czasowych.
• Małe: imprezy te zazwyczaj obejmują 100-250 delegatów. Ilość pracy, którą wykonasz, będzie również zależała od rang uczestników. Jednak podobnie jak w przypadku mikro-imprez należy stworzyć program uwzględniający przerwy i zaplanowanie transportu dla gości senior managerów.
• Średniej wielkości: Są to większe wydarzenia dla maksymalnie 2000 gości, głównie w celu nawiązania kontaktów i targów, podczas których najwyższe kierownictwo chce spotkać się ze swoimi najważniejszymi klientami. Wymaga to więcej planowania, ponieważ obok zakwaterowania i logistyki może być konieczne uwzględnienie rozrywki po spotkaniu.
• Duża skala: Są to najważniejsze wydarzenia firmowe, w których bierze udział około 10 000 delegatów. Poruszanie się po tych ustaleniach może być trudne i będziesz potrzebować pomocy profesjonalistów, aby sobie z tym poradzić. Możesz także użyć technologii korporacyjnej do rezerwacji lotów i zakwaterowania, rejestracji i alokacji budżetu w celu zwiększenia wydajności.

Twoja impreza firmowa będzie bardziej udana, jeśli oszacujesz liczbę gości, których planujesz. Pozwala odpowiednio zaplanować i uniknąć niespodzianek, które mogą rozebrać cały program. Wyobraź sobie, co się stanie, jeśli będziesz mieć ponad 500 delegatów, podczas gdy planowałeś tylko 200!

3. Stwórz swój budżet

Cele i rozmiar wydarzenia będą miały wpływ na budżet. W przeciwieństwie do innych inwestycji finansowych, w których tworzysz budżet i koncentrujesz się na swoich decyzjach, planowanie wydarzeń firmowych wymaga ustalenia budżetu w zależności od wielkości, celów i rodzaju zaproszonych gości.

Na przykład, kiedy mikroseminaria są przeznaczone tylko dla kierowników najwyższego szczebla, prawdopodobnie będziesz potrzebować więcej zasobów niż w przypadku planowania małego szkolenia personelu z około 200 członkami zespołu.

Może to być spowodowane tym, że firma może być zmuszona do zapewnienia transportu, zakwaterowania i rozrywki dla VIP-ów, co może być bardziej kosztowne. Budżet zazwyczaj obejmuje:

• Miejsce ze sprzętem i materiałami
• Poczęstunek i posiłki
• Premiowe prezenty
• Koszty promocji
• Sytuacje awaryjne obejmują nieprzewidziane przerwy w dostawie prądu, w przypadku których potrzebne są rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych.

Uwzględnienie innych potencjalnych i nadzwyczajnych kosztów zapewni przydzielenie odpowiednich zasobów na wydarzenie bez względu na to, co się stanie. Nie będzie miejsca na niespodzianki, a Ty masz większe szanse na udany event firmowy.

4. Wybierz dogodne miejsce i datę

Wybrane miejsce będzie zależeć od pozycji i liczby delegatów przybywających na wydarzenia. Pamiętaj jednak, aby zarezerwować miejsce z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, aby mieć pewność, że będzie ono dostępne. Im wcześniej zabezpieczysz miejsce, tym wcześniej możesz też wysłać zaproszenia.

Wybierając miejsce, pamiętaj o uwzględnieniu budżetu. Możesz chcieć czegoś wymyślnego i wyszukanego, aby wywołać szum, ale nie chcesz też nadmiernie obciążać zasobów firmy. Jeśli budżet nie pozwala na luksusowe miejsce, wybierz dobrą lokalizację i udekoruj ją zgodnie ze standardami Twojej firmy.

Trzeba też wziąć pod uwagę lokalizację lokalu. Musi być dostępny dla gości, z niezbędnymi udogodnieniami, takimi jak toalety. Musi być wystarczająco duży, aby pomieścić wszystkich uczestników i umożliwiać przyzwoity układ bez wyglądania na zbyt ciasny. Miejsce powinno być również bezpieczne, z odpowiednim protokołem awaryjnym i planem ewakuacji.

5. Zbuduj swój zespół

Będziesz potrzebował zespołu ekspertów do pomocy w planowaniu wydarzenia, od rezerwacji miejsc i zakwaterowania na czas, planowania i wysyłania zaproszeń do tworzenia materiałów. Zaangażowanie zespołu w takie przygotowania sprzyja zaangażowaniu i pomaga zapewnić, że zadania są delegowane i szczegółowo realizowane.

Ponadto jest to okazja do zaprezentowania umiejętności i wiedzy obecnego personelu, jeśli chodzi o planowanie wydarzeń. Na przykład zespół marketingu może w razie potrzeby pomóc z artykułami promocyjnymi i broszurami, podczas gdy dział graficzny przejmuje projektowanie zaproszeń i banerów internetowych.

Mogą również dostarczyć cennych spostrzeżeń i pomysłów, aby wydarzenie odniosło sukces, jak lepiej zaplanować program i inne kwestie. Dlatego, chociaż możesz mieć płatnych profesjonalnych planistów wydarzeń, upewnij się, że odłożyłeś również niektóre obowiązki dla swoich współpracowników.

Wniosek

Planowanie imprez firmowych, zarówno wirtualnych, jak i fizycznych, może być wymagające i zniechęcające. Pamiętaj tylko, że najważniejszymi czynnikami są rozmiar wydarzenia i cele. Dzięki odpowiedniemu zespołowi składającemu się z najlepszych obecnych pracowników i zewnętrznych profesjonalnych organizatorów imprez, Twoja pierwsza impreza firmowa może być tak udana, że ​​następnym razem będziesz mógł ją ponownie obsłużyć.